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2004/1 (Vol. 8)

  • Pages : 160
  • DOI : 10.3166/dn.8.1.137-150
  • Éditeur : Lavoisier


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1 - Introduction

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La gestion des connaissances est un processus d’explicitation, de modélisation, de partage et d’appropriation des connaissances (Dieng et al., 1998). La plupart des méthodes de gestion des connaissances visent la définition d’une mémoire d’entreprise considérée comme un patrimoine de connaissances de l’organisation. Nous pouvons classer ces méthodes en deux grandes catégories : les méthodes de capitalisation des connaissances et les méthodes d’extraction directe (figure 1).

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Les méthodes de capitalisation des connaissances utilisent essentiellement des techniques de l’ingénierie des connaissances. Ces techniques consistent principalement en un recueil (entretiens avec les experts ou recueil à partir des documents) et une modélisation des connaissances.

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Les méthodes d’extraction des connaissances visent à extraire les connaissances directement de l’activité de l’organisation. Nous pouvons distinguer plusieurs techniques comme la fouille de données (permettant d’extraire des connaissances à partir d’analyses statistiques), la fouille de texte (extraction des connaissances en se basant sur une analyse linguistique des textes (Bourigault et al., 1996)), les techniques de traçabilité de communication (e-mail, forum de discussion, etc.) et les approches de logique de conception.

Figure 1 - Deux technique d’explicitation des connaissances: capitalisation et extraction directeFigure 1
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Nous présentons dans cet article, une approche de traçabilité qui vise à définir une mémoire de projet (leçons et expériences vécues lors de la réalisation des projets (Matta et al., 2000)). Le principal problème dans cette traçabilité est le processus dynamique de modélisation. En d’autres termes, comment formaliser les données et informations extraites en temps réel à partir de l’activité et comment représenter le contexte du projet et définir son influence sur le raisonnement pendant la conception. La modélisation doit s’intégrer dans l’activité de l’organisation. En d’autres termes, l’extraction directe et la modélisation des connaissances induisent des changements dans l’organisation et dans la réalisation d’un projet.

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Plusieurs méthodes de logique de conception ont été définies. Ces méthodes permettent de garder une trace de résolution collective de problèmes, extraite spécialement dans des réunions de prise de décision. Les techniques préconisées dans ces méthodes induisent un travail conséquent. De ce fait, elles sont de moins en moins utilisées dans les organisations. L’objectif de notre travail est de définir une méthode de modélisation simple et n’exigeant pas un travail de formalisation important, donc une méthode s’intégrant facilement dans l’activité de réalisation de projet. Nous nous basons sur l’idée de décomposition de la modélisation en plusieurs étapes, transformant légèrement aussi bien l’activité de prise de notes que l’organisation des rapports obtenus. La méthode que nous avons définie est construite d’une manière ascendante à partir d’une expérience de traçabilité d’un projet de définition des principes d’évaluation des risques professionnels (en collaboration avec l’Institut national de recherche et de sécurité (INRS) (Bekhti et al., 2001)) tout en se basant sur une étude de l’état de l’art en logique de conception (cf. 2).

2 - Construire une mémoire de projet

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Une mémoire de projet est généralement définie comme une représentation de l’expérience acquise pendant la réalisation de projets (Dieng et al., 1998). Elle décrit l’historique d’un projet (Tourtier, 1995), et l’expérience acquise pendant la réalisation d’un projet (Pomian, 1996). Cette mémoire doit contenir des éléments de l’expérience venant aussi bien du contexte que de la résolution des problèmes. Ces éléments ont une influence mutuelle forte de sorte que si le contexte est omis, la restitution de résolution des problèmes devient incomplète et non conforme. Le processus dynamique de la modélisation des connaissances que nous avons défini est basé sur une méthode permettant d’obtenir une trace structurée d’une mémoire de projet comprenant le contexte et la prise de décision. Les principaux objectifs de la méthode sont d’une part de permettre son application en temps réel, particulièrement au cours des réunions de conception et, d’autre part, de structurer les connaissances extraites dans l’objectif de les rendre facilement réutilisables.

2.1 - Le contexte de projet

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Par contexte de projet nous signifions toutes les informations pouvant être utilisées pour caractériser la situation d’un projet à chaque étape (Giard, 1991). Le contexte de projet doit contenir notamment la description de l’environnement de travail (moyens et techniques, référentiels, directives et contraintes du projet, etc.) et de l’organisation de projet (participants, rôles et l’organisation des tâches, etc.) (figure 2). Excepté le système DRCS (Klein, 1993), peu d’approches définissent des techniques pour représenter le rapport entre le contexte et la résolution de problèmes dans un projet (le lecteur peut se référer à (Matta et al., 2000) pour avoir plus de détails concernant ces méthodes). Le système DRCS lui même ne permet de représenter qu’une partie de ce contexte (l’organisation en tâches et la projection des décisions sur l’artefact). De même, nous pouvons observer certains efforts dans le formalisme DIPA (Lewkowicz et al., 1999) pour représenter l’organisation du travail en un workflow (tâche/rôle). Cependant, d’autres éléments restent également à identifier comme les contraintes, les directives, les ressources et les compétences, les modes de communication, etc. Nous envisageons dans notre approche de représenter une vision plus complète du contexte d’un projet en mettant en avant les relations des ses éléments avec ceux de la logique de conception.

Figure 2 - Eléments formant le contexte d’un projetFigure 2

2.2 - Logique de conception

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La représentation de la logique de conception (Buckingham, 1997) dans la mémoire de projet consiste à modéliser le processus de la prise de décision à travers tous les éléments la caractérisant. Ces éléments sont essentiellement:

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Objets du problème : le problème global discuté aux cours des réunions est composé de sous-problèmes ou éléments de problème. L’idée est de décomposer l’ensemble de la discussion en éléments basiques discutés. La structure permet donc de représenter ces éléments de discussion avec leur contenu d’une façon structurée, de les lier entre eux et de représenter l’évolution de chacun d’eux au cours des négociations.

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Arguments : l’un des éléments les plus importants de toute négociation est l’argumentation. Dans notre approche, l’argumentation est un élément essentiel de la structure représentative car elle est l’origine et la cause de l’évolution de la discussion du problème et par conséquent de la prise de décision.

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Suggestions : les arguments avancés par les intervenants au cours des réunions les amènent souvent à proposer leurs propres suggestions concernant tel ou tel élément du problème discuté, d’où la nécessité de prévoir dans le modèle un espace pour les suggestions des intervenants. Les suggestions sont liées aux arguments et aux intervenants qui les ont proposés.

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Intervenants (participants) : la représentation des participants à la négociation dans la structure est importante, elle permet de lier les arguments et les suggestions à leurs émetteurs. Chaque participant est caractérisé, essentiellement, par ses compétences et son rôle dans le projet (voir contexte). Cela permet de bien comprendre la logique et le raisonnement des intervenants et les motifs de leurs interventions.

2.2.1 - Recueil et représentation de la logique de conception

Retranscription directe

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Les approches de logique de conception demandent généralement une analyse approfondie lors de la traçabilité d’une prise de décision. De ce fait, ils sont difficilement applicables en temps réel. La première étape de notre démarche consiste en une retranscription dirigée par une simple structure où les éléments de base peuvent être classés. Des fiches de retranscription sont utilisées. Elles contiennent des schémas structurés, vides a priori, représentant la logique de discussion. Nous utilisons ces fiches pour noter d’une façon structurée et rapide tous les éléments d’information qui peuvent être recueillis durant une négociation. L’objectif est de préparer une retranscription structurée de la négociation au cours des réunions et en temps réel. La structure de ces fiches permet de distinguer les éléments du problème discuté, de mettre en évidence les arguments des participants à la réunion (intervenants) ainsi que leurs éventuelles suggestions. La prise des notes est structurée d’abord par les participants qui, pendant la réunion, sont reconnus soit par leur nom soit par leur aspect visuel. En fait, la retranscription directe que nous proposons suit d’une part, les méthodes classiques de prise de notes dans une réunion, et d’autre part prépare la structuration des connaissances. Cette retranscription peut être facilement réalisée par un secrétaire de séances. Aucune analyse approfondie n’est demandée dans ce type de retranscription.

Structuration du contenu

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L’objectif principal d’une structuration est de permettre un accès intelligent aux connaissances de la mémoire. Nous proposons alors de fournir plusieurs accès à la mémoire selon diverses perspectives que nous définissons ultérieurement. La deuxième étape de notre démarche consiste en une structuration basée sur une analyse cognitive des fiches remplies lors de la retranscription directe. Nous nous sommes inspirés des approches de logique de conception pour définir une structure de représentation permettant de mettre en avant les éléments moteurs d’une négociation, tels que les arguments, les critères de justification et les suggestions. L’identification des critères est guidée par une classification de types d’arguments.

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Dans un souci d’applicabilité, la méthode que nous proposons peut être comparée à un reporting de réunions où la retranscription directe est similaire à la prise de notes et la structuration à la rédaction de compte rendu. Cependant dans notre cas, la prise de notes est dirigée et le résultat est plus riche et reflète une trace plus complète de la prise de décision.

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Certains critères, définis lors de cette structuration, peuvent être considérés comme simples à identifier et pourront être utilisés pour enrichir la structure de la retranscription directe (utilisés dans des futures réunions) et par conséquent faciliter la structuration. C’est dans ce sens que nous considérons notre méthode comme un processus dynamique agissant à la fois sur la démarche et la structure.

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Notre principal objectif est d’intégrer la traçabilité de décisions dans le processus de réalisation de projets. L’approche que nous proposons introduit un léger changement dans l’organisation d’un projet de manière à rendre cette traçabilité pertinente. Cette approche n’exige pas de compétences spécifiques en ingénierie de connaissances mais simplement une connaissance des objectifs du projet.

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Dans le but de garantir une représentation des connaissances profondes qui ont influencé la logique de conception, des réunions de validation à mi-parcours et a posteriori, surtout avec des participants ayant une vision globale sur le projet (par exemple, le chef du projet), doivent être tenues. Ces réunions permettent de reformuler les arguments, les suggestions et les critères et de revoir leur classification. La structure de la mémoire incite les participants à expliciter leurs connaissances, enrichissant par là le contenu de la mémoire.

2.2.2 - Logique de la fiche de structuration

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La structure (figure 3) représente une logique de discussion des éléments du problème discuté. Chacun des éléments du problème est discuté par des participants qui donnent leurs opinions appuyées par des arguments de plusieurs types. Les participants peuvent aussi avancer des suggestions concernant l’élément du problème. L’ensemble des arguments et suggestions permet au groupe de prendre une décision concernant cet élément du problème. L’élément du problème est donc résolu, sinon il sera rediscuté de la même manière et passera par le même cycle. Ainsi on pourra voir l’évolution de cet élément pendant la discussion jusqu’à sa version finale.

Figure 3 - Modèle de la fiche structuréeFigure 3
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Dans la structure, les arguments sont classés selon leur type ou leur nature. Chaque argument ou suggestion est lié au participant qui l’a émis. Sachant que chaque participant est caractérisé par ses compétences et son rôle, cela permet de bien voir la relation qui peut exister entre les contributions (arguments, suggestions) des participants et leurs compétences. Ce lien peut également donner accès aux relations entre les participants.

2.3 - Modèle relationnel (contexte/logique de conception)

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Nous avons étudié différents modèles représentant le travail coopératif et contenant les mêmes éléments que ceux que l’on peut trouver dans un projet. On peut trouver ce genre de modèles dans les études de CSCW et notamment dans les travaux de représentations de «groupe awareness ».

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Nous proposons dans la figure 4, un modèle relationnel représentant les différents rapports existant entres les éléments de la logique de conception et ceux du contexte de projet. L’idée est d’établir un modèle global représentant à la fois le contexte et la logique de conception et montrant les influences qui existent entre les composants de chaque partie sur l’autre.

3 - Utilisation de la représentation formelle

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Comme nous l’avons expliqué auparavant, notre première motivation est de construire un modèle global et les composants de la mémoire de projet et leurs relations. Le système formel est bien adapté pour modéliser ce genre de mémoires. En effet, nous pouvons représenter les éléments et les relations de la mémoire de projet en utilisant le langage de la logique formelle. Nous pouvons donc représenter la situation définie sous forme de termes et formules.

Figure 4 - Modèle relationnel (contexte/logique de conception)Figure 4

Logique formelle et mémoire de projet

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Dans la figure 4 au-dessus, nous avons proposé un modèle graphique global représentant les éléments du contexte et de la logique de conception en même temps. Pour pouvoir obtenir une représentation formelle, nous définissons notre syntaxe appropriée basée sur la logique de premier ordre.

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Nous définissons donc un vocabulaire contenant des variables, des constantes et des relations pour représenter les informations dans une mémoire de projet (figure 4) :

  • variables : représentent les objets qui composent notre domaine (mémoire de projet) tels que rôle, contrainte et ressource (les noeuds du modèle graphique, figure 4) ;

  • constantes : représentent les valeurs définies des objets du domaine ;

  • relations (prédicats): représentent les relations entre les objets du domaine.

Pour représenter l’ensemble de situation, nous considérons deux étapes.

Représentation conceptuelle

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Cette étape correspond à la phase de modélisation et elle permet de représenter les informations existant dans une mémoire de projet. Dans ce cas, nous utilisons des relations et des variables pour dénoter les situations du projet.

Figure 5 - La relation participant-tâcheFigure 5

Exemple

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Pour représenter la situation « participant affecté à tâche" (figure 5), on a besoin de:

  • un symbole de variable Part pour l’ensemble des participants,

  • un symbole de variable task pour l’ensemble des tâches,

  • la relation Affected–To pour « affecté à ».

« Participant affecté à tâche" devient donc : Affected_To(part,task).

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Nous pouvons par conséquent représenter le modèle logique de discussion de problème dans la figure 6 en utilisant les expressions dans la figure 7. Ces expressions permettent une symbolisation formelle.

Figure 6 - Une partie de la représentation de la mémoire de projetFigure 6
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A partir du modèle relationnel dans la figure 6, nous obtenons :

Figure 7 - Représentation formelle de la figure 6Figure 7
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Nous représentons de la même manière les autres situations et nous obtenons, donc une représentation formelle des différentes parties du modèle « contexte/logique de conception ».

Représentation générée

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Une mémoire de projet est définie dans le but de garder une trace d’une expérience et donc de fournir des indications pour résoudre des problèmes dans une organisation. Nous sommes donc intéressés par la manière de réutilisation des connaissances mémorisées. En effet, l’intérêt de garder une trace d’un projet est d’être capable de comprendre les informations qu’elle contient et en particulier le « pourquoi" des décisions. Pour atteindre ce but, nous proposons plusieurs accès à la mémoire de projet selon différents points de vue (Bekhti et al., 2001) tels que : résolution de problème, critères d’argumentation, évolution de la résolution du problème, compétences des participants ainsi que point de vue chronologique. Ces points de vue permettent de comprendre les procédures de prise de décision et leurs contextes. La représentation formelle de la mémoire aide à générer différentes représentations selon le besoin. En effet, en utilisant un système d’inférence, basé sur les relations et les concepts, nous pouvons obtenir différentes vues sur la mémoire. Cette génération donne un accès dynamique correspondant au besoin de l’utilisateur. Les vues peuvent être représentées sous forme de graphes qui montrent l’influence de quelques éléments de la mémoire. Ces influences peuvent être montrées selon le besoin de l’utilisateur dans une situation donnée et non pas prédéfinies comme il est souvent recommandé dans les approches de logique de conception. Par exemple, l’utilisateur pourrait avoir besoin d’obtenir tous les critères d’argument caractérisant la discussion d’un problème donné ou bien il souhaite voir le problème selon les compétences des participants comme dans l’exemple 1 et 2 respectivement.

Exemple 1

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La figure 8 est un exemple extrait d’une expérience de traçabilité d’un projet de définition des principes d’évaluation des risques professionnels que nous avons menée en collaboration avec l’Institut national de recherche et de sécurité (INRS) (Bekhti et al., 2001). L’exemple montre trois chemins possibles pour atteindre les rôles des participants discutant le problème PROB 1. En effet, l’exemple montre que le problème-élément PROB 1 a comme solution la suggestion SUGG12 qui est émise par le participant PART 1 1, ce dernier a comme rôle le rôle ROLE 1. On remarque aussi que l’argument ARG3 discutant le problème-élément PROB 1 est émis par le participant PART4 qui a le rôle ROLE2. Enfin, que l’argument ARG5, qui relève du critère CRIT4, discute le problème-élément PROB 1. ARG5 est émis par le participant PART3 qui a comme rôle ROLE6 la suggestion SUGG 10, qui relève du critère CRIT2.

Figure 8 - Exemple d’une situation générée focalisée sur les rôles des participantsFigure 8
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A partir de ces situations on peut générer une représentation graphique (figure 9) de point de vue des rôles des participants en rapport avec le problème-élément PROB 1.

Figure 9 - Une représentation graphique de la situation de la figure 8Figure 9

Exemple 2

Figure 10 - Un exemple d’une situation générée focalisée sur les compétences des participantsFigure 10
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La figure 10 est un autre exemple extrait de la même une expérience de traçabilité. Dans l’exemple, il y a deux situations de projet focalisées sur les compétences des participants. Une représentation graphique du point de vue compétences des participants peut être générée comme dans la figure 11. La procédure est similaire pour générer d’autres représentations de points de vue.

figure 11 - Une représentation graphique de la situation de la figure 10figure 11

4 - Conclusion

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Une mémoire de projet reflète une expérience acquise, elle doit représenter tous les éléments d’information relatifs au projet, aussi bien le contexte que la logique de conception. Nous décrivons dans cet article une approche qui permet une représentation globale de ces éléments. Elle met en avant les éléments et les relations mutuelles qui influencent la résolution de problèmes dans un projet et ceci à travers des vues représentant les différentes faces du déroulement du projet. Les approches de traçabilité de la logique de conception présentent des limites surtout dans la modélisation au cours de l’activité. Ces limites résident essentiellement dans la difficulté d’identifier et de classer en temps réel les questions, les suggestions, les types d’arguments, etc., avancés lors d’une négociation. Nous avons proposé un processus dynamique de modélisation basé sur une démarche en plusieurs phases partant d’une prise de notes semi-structurée vers une structuration plus avancée. La structure de notre approche se base sur une représentation similaire aux approches de logique de conception. En effet, la prise de décision est décrite avec des mots-clés comme : problème, arguments, suggestions, etc. Comme nous l’avons montré dans cet article, elle s’intègre facilement dans le processus de réalisation de projets sans nécessiter des compétences spécifiques. Elle s’appuie aussi bien sur un accompagnement en temps réel que sur une analyse a posteriori, ce qui permet d’obtenir une trace riche et bien structurée et avoir une mémoire garantissant une vision globale sur le projet. Notons que le processus de modélisation se base sur une abstraction assistée par des classifications et des structures. Nous avons également proposé une représentation formelle de la mémoire. Cette représentation symbolise les influences entre les différents éléments de la mémoire. Nous obtenons donc une structure flexible qui peut être facilement augmentée selon les spécificités des domaines. Par ailleurs, cette représentation formelle peut être utilisée comme système d’inférence dans le but de générer dynamiquement des vues sur les résolutions collectives de problèmes. En effet, selon le besoin de l’utilisateur, il peut vouloir savoir comment un élément donné a eu une influence sur une prise de décision comme il peut examiner le rapport qui lie cet élément aux autres éléments formant le contexte du projet. Nous avons aussi montré dans cet article comment une représentation formelle peut donner une flexibilité pas seulement dans la représentation des connaissances mais également dans la structuration et la recherche de connaissances. Nous travaillons actuellement sur une modélisation de la dynamique de la mémoire de projet en essayant de représenter les données de la mémoire dans leurs différentes phases avant, pendant et après interaction. Aussi, nous développons un outil support à notre approche offrant d’une part une structure flexible de représentation et d’autre part une interface adaptative à l’utilisateur. Cet outil permettra de recueillir les informations de projet, de les structurer et d’offrir des accès flexibles à la mémoire de projet selon le besoin de l’utilisateur.


Bibliographie

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  • Matta N., Ribière M., Corby O., L.ewkowicz M., Zacklad M., Project Memory in Design, Industrial Knowledge Management - A Micro Level Approach, Springer-Verlag : Rajkumar Roy, 2000.
  • Pomian J., Mémoire d’entreprise: techniques et outils de la gestion du savoir, Sapienta, 1996.
  • Tourtier P.A., Analyse préliminaire des métiers et de leurs interactions, Rapport intermédiaire, projet GENIE, INRIA-Dassault-Aviation, 1995.

Résumé

Français

Une mémoire de projet est une représentation de l’expérience acquise pendant la réalisation de projets (Dieng et al., 1998). Elle peut étre obtenue à travers une capitalisation au fil de l’eau de l’activité de l’entreprise, notamment de la logique de conception (design rationale). La plupart des méthodes définies à ce propos, ne permettent pas une structurations en temps réel de la logique de conception. Nous proposons dans cet article un processus dynamique de modélisation des connaissances, offrant une démarche de traçabilité en deux étapes (retranscription directe et structuration). Nous démontrons également comment une formalisation de cette structure peut donner une représentation flexible ainsi qu’un accès dynamique à la mémoire des connaissances.

Mots-clés

  • modélisation de connaissances
  • mémoire de projet
  • mémoires d’entreprise
  • gestion de connaissances
  • logique de conception
  • logique formelle

English

A project memory is a representation of the experience acquired during projects realization (Dieng and al., 1998). It catn be gotten through a continuous capitalization of the enterprise activity, notably its design rationale. We present in this paper a representation structure of a project memory (Context and design rationale). Most of capitalization methods don’t allow a design rationale structuring in real time. We propose in this paper, a dynamic process of knowledge modelling, offering a way to keep track of Knowledge in two stages: direct transcription and structuring. We also demonstrate how a formalization of this structure catn give a flexible representation as well as a dynamic access to the knowledge memory.

Keywords

  • knowledge modeling
  • project memory
  • organisational memories
  • knowledge management
  • design rationale
  • formal logic

Plan de l'article

  1. Introduction
  2. Construire une mémoire de projet
    1. Le contexte de projet
    2. Logique de conception
      1. Recueil et représentation de la logique de conception
      2. Logique de la fiche de structuration
    3. Modèle relationnel (contexte/logique de conception)
  3. Utilisation de la représentation formelle
    1. Logique formelle et mémoire de projet
      1. Représentation conceptuelle
      2. Représentation générée
  4. Conclusion

Pour citer cet article

Bekhti Smain, « Mémoire de projet », Document numérique 1/ 2004 (Vol. 8), p. 137-150
URL : www.cairn.info/revue-document-numerique-2004-1-page-137.htm.
DOI : 10.3166/dn.8.1.137-150


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