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Documentaliste-Sciences de l'Information

2001/1 (Vol. 38)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.381.0039
  • Éditeur : A.D.B.S.

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L’usager d’internet est confronté à une profusion d’information dont la majeure partie n’est pas pertinente pour lui. Il est en butte à la croissance ininterrompue du nombre et de la variété des sources d’information - dont la validité ne lui est pas assurée. Au problème de gestion de la masse s’ajoute ainsi celui de la localisation et de l’identification de l’information. Bien que des outils de plus en plus sophistiqués permettent la capture, la mémorisation, la recherche et la diffusion de grandes quantités d’information, cet usager n’a souvent qu’une vision incomplète, déstructurée, voire incohérente de l’univers informationnel, aussi bien public que professionnel. Et les questions liées à la sécurité des systèmes et des transactions inspirent à l’usager réticences et méfiance : désinformation, spamming, utilisation abusive des données laissées par le passage de l’internaute, etc. Un outil de référence dont on connaît le sérieux pourra apporter une réponse à ces problèmes.

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C’est ce constat qui a été à l’origine du concept de portail, pour établir un ordre dans l’univers du Web, une structure dans un monde par nature sans organisation. Le portail n’est pas uniquement un outil d’accès aux informations et de diffusion de celles-ci. Il a bien pour origine la nécessité d’identifier, acquérir, traiter, valoriser et diffuser l’information. Mais il permet aussi l’intégration des applications, la mise en œuvre d’outils de communication et de gestion des connaissances, des opérations de commerce électronique, etc. : autant de fonctions aujourd’hui assurées par tous les portails et que nous analyserons ici. Non pas pour proposer des solutions toutes faites - qui n’existent pas, le sujet étant en évolution et les entreprises déployant des solutions variées adaptées à leurs besoins propres – mais plutôt pour présenter des points clés afin d’orienter la réflexion et des repères à prendre en compte dans le processus de mise en œuvre d’un portail, principalement en entreprise.

Le principe

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Le modèle fondateur du portail est le site de Yahoo ! qui, pour faire face à la surabondance et à la complexité des informations accessibles sur le Web, a proposé dès le début des années quatre-vingt-dix un mode d’organisation, un système de classification dans lequel ces informations sont présentées selon des rubriques thématiques.

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Mais les problèmes auxquels un portail comme Yahoo ! entend remédier ne se limitent pas au monde de l’Internet. Ils se posent également au sein des entreprises, c’est-à-dire au niveau des intranets ou des extranets : selon une étude du cabinet KPMG (mars 2000), deux entreprises sur trois sont submergées par leur propre système d’information interne, et ce en dépit de la mise en place des intranets et des data warehouses. Or on sait que, pour les entreprises, la création de valeur ne réside pas dans la détention ou l’acquisition d’information – celle-ci n’étant que le signal plus ou moins explicite d’un événement – mais dans l’action décidée après l’interprétation de cette information.

Quelle typologie pour les portails ?

Si l’on considère le public auquel s’adresse le portail, on pourra distinguer :

  • le portail Internet, pour le public en général. Les premiers portails de ce type ont été mis en place sur les grands sites publics (Yahoo, AOL, SAP, Alta Vista, Infoseek, Lycos, Wanadoo, Netscape, MSN, etc.). L’innovation majeure a consisté à proposer les premiers une personnalisation des services ;

  • le portail d’entreprise (PE), pour le personnel d’une entreprise. En se résumant fortement, on peut voir le portail d’entreprise comme un élargissement à un modèle B to B du modèle B to C du portail Internet.

Au sein de ces deux catégories, et en restant du point de vue des utilisateurs, on peut distinguer deux sous-classes :

  • les portails horizontaux qui s’adressent à l’ensemble des usagers. On les appelle parfois mégaportails. C’est le cas de myYahoo ! ou de mySap pour les portails Internet, ainsi que de la partie accessible à tout le personnel d’une entreprise pour les PE ;

  • les portails verticaux qui s’adressent à un public spécialisé, fédéré autour d’un sujet (Allocine pour le cinéma, Boursorama pour la bourse, MCM.net pour la musique, etc.). On les appelle aussi portail de niche ou sous-portail. Les thèmes sont par exemple la santé, les animaux, l’administration, le recrutement. Sur les portails d’entreprise, ce sont des sous-portails qui concernent par exemple un métier particulier : veilleurs, professionnels de l’information et de la documentation, informaticiens. Dans ce cas, l’autorisation d’accès au sous-portail varie selon la fonction que l’on exerce dans l’entreprise. Une partie du sous-portail est en général d’accès libre, et donc destinée à tous ceux qui sont intéressés par le sujet ; une autre partie est réservée aux spécialistes de l’entreprise dans le domaine considéré.

Mais on peut aussi distinguer la finalité du portail pour établir une classification. Ainsi dans la catégorie des portails Internet, on différencie :

  • les portails de commerce électronique, dont la finalité principale est la vente ;

  • les portails d’information, dont la mission principale est la diffusion d’information. Pour ceux qui sont spécialisés autour d’un sujet, l’objectif est de satisfaire une communauté d’usagers.

Dans la catégorie des portails d’entreprise, on distingue de la même façon :

  • le portail de connaissance, axé sur la gestion des connaissances dans une entreprise ;

  • le portail d’applications (EAP, entreprise application portal) qui se présente comme un ensemble de modules logiciels associées aux données qu’ils manipulent, et de services autour de ces applications (dictionnaires de données, gestionnaires de fichiers, émulateurs de sessions, EDI, etc.) ;

  • le portail place de marché, souvent commun à plusieurs entreprises.

Pour en savoir plus. La société Histen Riller et l’Agence pour la diffusion de l’information technologique (ADIT) viennent de publier un Guide du portail. Ce guide pratique est disponible au prix de 1 800 francs TTC auprès de la société Histen Riller (33 avenue du Maine, BP 135, F-75755 Paris Cedex 15). Sommaire : www. histen-riller. fr

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La solution n’est donc pas dans la multiplication des sources d’information reliées par des outils de communication, ni dans le déploiement d’outils traitant d’un aspect particulier de la problématique générale. Il faut une information replacée dans son contexte, reliée à d’autres informations pertinentes à un moment donné sur un sujet donné. On peut ici parler de « connaissance » car un tel réseau d’information dépasse largement la simple fourniture d’une réponse à une question.

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Répondre à ce besoin, c’est ce que tente de faire un portail en donnant accès simultanément à des informations de natures et de sources diverses et à des outils de travail en collaboration et d’échange. Un portail, aujourd’hui, c’est donc un site qui permet un accès à des millions de pages du Web grâce à un moteur de recherche et des répertoires thématiques ; qui diffuse des articles de presse ou des dépêches de fils Internet (news) ; qui permet l’accès à toute une gamme de services qui peuvent aller jusqu’au commerce électronique ; qui fournit des facilités de communication avec d’autres utilisateurs du site, ou entre clients et fournisseurs pour les sites de commerce électronique. Et qui – idéal recherché mais non encore parfaitement atteint – permet un traitement personnalisé d’un thème de recherche.

Typologie

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Quels sont les types de portails existants ? Les typologies sont nombreuses, et n’ont d’intérêt que par les repères qu’elles proposent.

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Une première typologie très simple est la distinction entre portail Internet – destiné au public général et accessible par le réseau Internet, tel myYahoo ! – et le portail d’entreprise – placé sur un intranet ou un extranet et réservé au personnel d’une entreprise. La notion de portail d’entreprise peut être strictement limitée à l’intranet, ou s’étendre à un extranet (incluant des partenaires, des fournisseurs, etc., donnant une réalité à la notion d’entreprise en réseau, d’« entreprise étendue ») ou même aller jusqu’au portail « place de marché », qui regroupe par exemple des entreprises autour d’une fonction d’achat groupée.

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Une autre typologie, et qui se place également d’un point de vue d’usager, distingue le portail horizontal – qui a une vocation généraliste – du portail vertical – spécialisé autour d’un sujet. Dans le monde de l’Internet, les portails horizontaux sont ceux de grands sites comme Yahoo ! et les portails verticaux sont ceux de communautés virtuelles. Au sein d’un organisme, le portail horizontal concerne tout le personnel, alors que le portail vertical ne s’adresse qu’à une partie.

Des fonctions d’intégration

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Idéalement, un portail propose les fonctions suivantes : intégration des informations, intégration des applications, intégration des informations et des applications, recherche des informations et navigation, personnalisation de l’interface utilisateur, gestion des tâches et workflow, travail en collaboration et groupware, diffusion de l’information, administration du portail, services (type commerce électronique).

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Dans la pratique, aucun portail n’offre encore toutes ces fonctions rassemblées, ou du moins ces fonctions au même niveau de développement. Les éditeurs de portails ont tous une spécialité de base (gestion de bases de données, recherche et navigation, enterprise ressource planning[1][1] ERP : progiciel intégré de gestion (comptabilité, trésorerie,..., gestion des connaissances, veille et intelligence économique, etc.) autour de laquelle ils bâtissent leur offre. Pour assurer les fonctions qui leur manquent, ils s’associent avec des partenaires, mais le développement des fonctions qui ne sont pas dans leur cœur de compétence peut être plus ou moins réussi.

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Un portail assure donc une intégration à plusieurs niveaux : intégration des information, intégration des applications, intégration des informations avec les applications qui leur sont rattachées.

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En ce qui concerne l’information, les portails intègrent des informations internes et des informations externes, ainsi que des informations structurées (bases de données, documents) et des informations non structurées (courrier électronique, messages de forums, notes, etc.).

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Sur un portail d’entreprise, l’intégration des informations internes et externes se fait selon trois axes : la présentation de l’information qui, interne ou externe, se présente pour chaque usager sur une même interface et selon les mêmes règles graphiques ; l’accès au travers de la classification mise en place sur le portail, ou par un moteur de recherche ; l’organisation de l’information, rangée dans des classes thématiques selon des critères propres à l’entreprise, mais dont les fondements sont communs à tous les usagers.

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Jusque dans le mécanisme de personnalisation de l’interface utilisateur, le portail est un outil d’intégration, car les règles qui régissent ce mécanisme sont communes à tous les usagers.

Un indiscutable succès

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Plusieurs facteurs ont contribué au succès manifeste des portails. Au départ une tentative de réponse à des problèmes récurrents et fondamentaux – surabondance de l’information, diversité des sources, complexité de l’univers du Web, difficulté d’évaluer l’efficacité des recherches et la pertinence des résultats –, en s’appuyant sur des technologies connues, robustes et éprouvées. Dès la naissance du concept, un vecteur de diffusion extrêmement efficace du fait de sa popularité, le site de Yahoo ! qui en fut l’initiateur. Puis le vaste mouvement de déploiement des intranets, qui a littéralement propulsé le concept dans les entreprises et les grandes organisations. Et enfin un intérêt croissant pour la gestion des connaissances, conforté par les possibilités technologiques qu’offrent les portails.

De nombreux avantages

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L’organisation de l’univers informationnel proposée à l’usager peut aller jusqu’à une forme d’organisation du système d’information qui lui soit propre. L’intégration des informations internes et externes et des applications va assurer une meilleure réponse aux besoins en information que celle des sites intranet ou Internet traditionnels. Ce progrès va augmenter le niveau de satisfaction des usagers, et donc la fidélisation.

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Sur un plan individuel, les portails améliorent la productivité en réduisant le temps d’accès à l’information pertinente, en facilitant le travail en groupe, en proposant un espace favorable aux échanges, en présentant sur une même interface les applications utiles au quotidien, etc. Au plan de l’organisme, les portails assurent, par l’ensemble des fonctions qu’ils offrent, une meilleure utilisation des intranets. Au niveau du management, les portails permettent de prendre des décisions avec le maximum d’informations pertinentes, donc avec une plus grande sécurité. Et, simplifiant les échanges et le travail en collaboration, ils transforment les rapports entre les personnes, ce qui peut induire de nouveaux modes de management. Enfin le portail est un des outils de la gestion des connaissances.

Difficultés de mise en œuvre

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Mais ce tableau ne serait pas complet s’il ne montrait également les difficultés que l’on peut rencontrer dans la mise en œuvre des portails. Les principaux freins sont d’abord d’ordre culturel, puis organisationnel et enfin technique.

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L’aspect culturel en particulier est très important pour la fonction d’intégration du portail, car celle-ci suppose une démarche transversale, difficile à initier dans certaines structures. La diffusion de l’information est un sujet qui reste sensible, car il peut être perçu comme une perte de pouvoir ou de prérogatives. Les questions de structuration et d’intégration liées à l’implantation d’un portail sont parmi les plus importantes, et les plus « dérangeantes ».

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Une autre question délicate à traiter, sur le plan de l’organisation, est celle de la fourniture et du rangement des contenus en information. Pour respecter les objectifs fixés à un portail, il est essentiel de rassembler une information qui, à la fois en quantité et en qualité, corresponde aux besoins des différents publics visés. Cette question est bien sûr particulièrement cruciale dans le cas des intranets, c’est-à-dire pour les portails d’entreprise. Alimenter le portail d’entreprise en information implique d’identifier les facteurs de motivation des personnels pour qu’ils diffusent les informations internes dont ils sont détenteurs. Le succès en la matière ne coule pas de source, et des exemples nombreux existent d’intranets pauvrement alimentés en information interne du fait de réticences du personnel à partager l’information.

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Une fois ce principe accepté, sa réalisation nécessite encore des précautions. Il convient de régler la question de l’autorisation d’accès à l’information en fonction de la position hiérarchique de chacun dans l’entreprise, du métier exercé, de la confidentialité des données. Une procédure de recensement, collecte, mise en forme, transfert, mise à jour, archivage des informations doit être définie. Elle doit être fiable et simple, ne pas être une charge de travail supplémentaire qui aurait rapidement un effet dissuasif.

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Sur le plan technique, enfin, la classification des informations est une tâche délicate et essentielle. Le système de classification revient à recenser les thèmes primordiaux pour les différentes classes d’utilisateurs, mais ceux-ci peuvent être très différents selon le métier qu’exercent ces usagers et leur position dans l’entreprise. Certains logiciels de portail proposent l’établissement d’une classification automatique, par analyse des flux d’information ; c’est la solution de Autonomy. D’autres solutions, comme celle de Arisem, adoptent au contraire un système de type Yahoo ! dans lequel la classification est établie de manière humaine. Quel que soit le système retenu, il doit être pertinent pour tous les utilisateurs du portail, et bien fonctionner dans les deux sens : rangement de l’informations et accès à celle-ci. Cette question est tellement problématique que certains organismes ont multiplié les portails verticaux – par exemple par métier, par zone géographique, etc. – car les classes d’usagers étaient trop diversifiées et ne permettaient pas de mettre en place un portail pertinent pour chacune.

Pertinence des sources et implication des usagers

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Les plus beaux outils resteront inefficaces si les objectifs ne sont pas bien définis et si le matériau sur lequel ils travaillent n’est pas de bonne qualité. Le matériau traité par un portail est l’information qu’il véhicule et qu’il traite ; celle-ci doit donc être de valeur et répondre à de réels besoins, faute de quoi la question de la surabondance se posera à nouveau. On veillera donc à bien choisir les sources externes d’information en fonction de leur pertinence pour l’entreprise et de la valeur ajoutée qu’elles apportent.

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Un système tel qu’un portail, qui va bouleverser les habitudes de travail, ne fonctionnera bien que s’il bénéficie de l’adhésion des usagers. Il est donc recommandé de les impliquer dans le projet le plus en amont possible. Le portail va s’implanter dans un contexte dans lequel sont déjà en place des flux et un réseau de circulation d’information. Son installation va modifier cette circulation, engendrer de nouveaux flux, en supprimer certains. Ces questions de circulation de l’information en amont et en aval du portail sont à étudier avec soin, si l’on veut que le portail joue pleinement son rôle de collecteur et distributeur d’information, d’intégrateur d’information et de savoir-faire, de stimulateur de travail en équipe, de catalyseur dans la création de connaissance, etc.

Les enjeux

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Car les enjeux attachés à l’installation d’un portail peuvent être très importants, à la mesure de l’ambition qui lui sera attachée. La première génération d’intranets n’a pas atteint ses objectifs. Avec les portails d’entreprise, qui représentent la seconde génération, les entreprises disposent d’un outil qui leur permet de valoriser leurs informations et leurs compétences.

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Par la présentation d’une information structurée et rangée, de provenance interne et externe, le portail réalise l’intégration d’une connaissance qui associe savoir-faire interne et savoir-faire externe pour apporter de l’innovation, développer la créativité.

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Selon les objectifs qui lui sont assignés, le portail peut devenir un outil permettant la mise en œuvre concrète d’un processus de gestion de la connaissance. De plus, il est lui-même à l’origine de la génération de connaissance par le rapprochement et la valorisation qu’il opère de connaissances internes à l’entreprise et de connaissances externes.

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Sur le plan de la réalisation technique, les systèmes intègrent souvent des briques logicielles spécialisées, qui en font des applications de gestion des connaissances, de veille et d’intelligence économique, etc.

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Le portail peut donner corps à la notion d’entreprise étendue, fédérant des entreprises autour d’un intérêt commun. Les places de marché en sont un exemple, mais les relations entre une entreprise et ses fournisseurs ou ses clients, ou bien la réunion d’entreprises partenaires pour proposer des services intégrés, sont d’autres exemples de mise en œuvre efficace et féconde de la fonction d’intégration des portails.

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Enfin sur le plan du système d’information de l’entreprise, certains spécialistes voient l’avenir du portail comme le nouveau concept d’interface utilisateur. Sans aller jusque là, on peut cependant avancer qu’un portail avec des fonctionnalités suffisamment étendues permet à l’usager une vision personnalisée du système d’information de l’entreprise : les informations et les applications qui lui servent au quotidien dans son travail lui sont présentées sur une même interface et, anticipant ses propres besoins, lui sont délivrées sans même qu’il en fasse la demande.

Notes

[1]

ERP : progiciel intégré de gestion (comptabilité, trésorerie, gestion financière, etc.) dont le leader mondial est SAP.

Résumé

Français

Permettre l’accès sur Internet à des informations de natures et de sources diverses mais présentées de façon organisée, cohérente et éventuellement adaptée aux besoins propres de l’usager ; offrir en même temps des outils d’échange d’information et de travail en collaboration au sein d’un intranet d’entreprise : ces deux fonctions sont, parmi d’autres, celles des sites portails qui depuis peu se multiplient. Cet article en présente succinctement les principes et la typologie (portail Internet et portail d’entreprise), les avantages, les difficultés de mise en œuvre et les enjeux..

Plan de l'article

  1. Le principe
  2. Typologie
  3. Des fonctions d’intégration
  4. Un indiscutable succès
  5. De nombreux avantages
  6. Difficultés de mise en œuvre
  7. Pertinence des sources et implication des usagers
  8. Les enjeux

Pour citer cet article

Stiller Henri, « Le portail, outil fédérateur d'information et de connaissances », Documentaliste-Sciences de l'Information, 1/2001 (Vol. 38), p. 39-42.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2001-1-page-39.htm
DOI : 10.3917/docsi.381.0039


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