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Documentaliste-Sciences de l'Information

2001/3 (Vol. 38)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.383.0220
  • Éditeur : A.D.B.S.

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AVEC UN MARCHE EN PLEINE CROISSANCE et une évolution qui le conduit d’un support de communication vers un outil à part entière de gestion informationnelle de l’entreprise, l’intranet relève pleinement des préoccupations des professionnels de l’information-documentation. Et, comme l’illustrent les différents exemples présentés lors de ces rencontres, ils sont fréquemment sollicités pour mettre en place ces projets.

L’intranet de demain : d’un outil de gestion de l’information vers un outil collaboratif

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Cyril Reinhard, consultant, a dressé un portrait de l’intranet de demain : outil de gestion de l’information (bases de données, gestion de documents, etc.), ce qu’il est le plus généralement aujourd’hui, il va devenir également un outil de travail collaboratif. La tendance actuelle est en effet de faire évoluer l’intranet pour permettre une participation véritablement active des membres de l’entreprise. Le but recherché étant à la fois un accès unique intégrant les différentes applications et informations utiles (documents, messagerie, bases de données, annuaires, etc.), une collaboration efficace du personnel, la personnalisation pour l’usager. Les frontières Intranet/Extranet/Internet tendent à s’amenuiser dans cet environnement. Les critères de choix techniques pour élaborer un tel projet doivent prendre en compte l’existant et s’orienter vers une architecture reposant sur trois piliers – données, applicatifs métiers, présentation – pour tendre vers un modèle qui doit se décliner sur trois registres : informer, s’informer, collaborer.

Une vision homogène des ressources informationnelles de l’entreprise

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À l’occasion de la création du réseau France Bleu par Radio France, concrétisation d’un souci de rapprochement avec les auditeurs, une nouvelle version de l’intranet doit voir le jour prochainement. Cette intervention a mis l’accent sur l’organisation du projet et notamment les contraintes qu’il implique. À la demande de la direction générale, le service de documentation a piloté le projet en collaboration avec la Direction informatique qui a pris en charge l’aspect gestion – l’écueil à éviter étant de mettre à mal les prérogatives de chacun. Les priorités de cette réalisation étaient qu’avant tout cet intranet rende des services (l’aspect travail collaboratif n’est pas pris en compte) et facilite l’accès à des ressources communes. En somme, donner une vision homogène des sources d’information disponibles. L’objectif, à terme, étant de proposer un véritable portail d’entreprise.

La formation auprès des usagers : une nouvelle fonction créée par l’intranet

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Autre exemple de réalisation d’un intranet, très différent du précédent, celui du CEMAGREF (Institut français pour l’ingénierie de l’agriculture et de l’environnement).

Les Rencontres de l’INTD

Ces Rencontres, qui ont lieu tous les ans, ont été organisées par le Bureau des élèves de l’Institut national des techniques de la documentation (INTD), le 20 septembre 2001, au Conservatoire national des arts et métiers (CNAM). Voir le site du BDE : www.cnam.fr/instituts/INTD/ promo31/bdesiteweb/index.html.

Elle réunissait cette année les intervenants suivants : Laurent Soual (Doxulting), Cyril Reinhard (consultant), Claire Scopsi et Pascale Lekieffre (Radio France), Nicole Delherbe (Cemagref), Marc Noël (Parker Williborg), Bruno Salléras (AGF).

Le présent compte rendu est également disponible en ligne sur le site de l’ADBS (www.adbs.fr, rubrique « Documentaliste-SI », à partir de la référence de cet article).

Lire aussi :

À propos des portails d’entreprise : voir dans ce numéro l’article de Philippe Lefèvre sur « Les portails d’accès à l’information »

À propos de l’ergonomie des sites intranets : voir l’entretien paru dans notre numéro 3-4/2000 sous le titre : « La nouvelle conception de l’intranet documentaire des AGF » (pages 200-204).

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Ce centre de recherches est composé de dix sites, répartis en France métropolitaine, qui bénéficient chacun d’un service de documentation. Cet éparpillement géographique est compensé par un fonctionnement en réseau qui a entraîné une grande habitude de travail en commun. Le premier intranet a démarré en 1997, à l’initiative des documentalistes. Orienté documentaire, il se veut un outil d’abord utile au public visé (ici des chercheurs). Les produits proposés sont classiques : bases documentaires, catalogue des revues reçues, photothèque, répertoire de sites Internet, normes AFNOR...Un projet de restructuration afin d’améliorer l’accès à l’information est actuellement en cours. Mais cette première expérience a permis au personnel de la documentation d’endosser un nouveau rôle, celui de formation auprès des utilisateurs, qui a également contribué au rapprochement avec les services informatique et de communication.

L’ergonomie du site : un aspect trop souvent négligé

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Bien que récent (1998), l’intranet du service documentaire des AGF a déjà connu quatre versions successives. Cette relative jeunesse n’empêche pas d’avoir déjà un certain recul sur ce nouvel outil et les efforts de l’équipe documentaire ont porté sur l’aspect attractif de l’intranet. Car le casse-tête qui se pose, après le phénomène de curiosité autour d’un nouvel objet, est de fidéliser les usagers par un service attractif et de le faire vivre après l’étape de sa mise en place. L’innovation majeure pour la dernière version est d’avoir fait appel aux services d’une ergonome. Son travail a permis de mieux structurer les écrans (notamment l’écran d’accueil) sur le plan visuel, ceci afin de mettre en évidence les rubriques les plus intéressantes et fournir une cohérence équilibrée de l’ensemble. D’autre part, une importance est accordée à la présence quotidienne du service sur l’intranet du groupe afin de favoriser sa consultation par les membres du personnel.

Atteindre la consolidation des contenus dans les sites dispersés d’une même entité

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L’objet de la dernière intervention, plus théorique, était centré sur le problème que pose la dispersion de l’information entre les différents sites intranets d’une même société, thème récurrent dans les grands groupes et grandes entreprises. Car si l’intranet est souvent présenté comme un outil idéal de partage de l’information, il n’en va pas réellement ainsi dans la pratique : éclatement de l’information, profusion de sites, difficulté de savoir ce qui est disponible, méconnaissance des intranets des autres services, moteurs de recherche qui ne remplissent pas efficacement leur rôle... Si les premières étapes (mise en place de l’infrastructure technique, création d’un site par chaque service, puis normalisation des présentations) sont en général bien maîtrisées, l’ultime étape, celle de la consolidation des contenus, est encore rarement atteinte.

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Cette démarche a été illustrée par le cas d’une grande entreprise comprenant plus de 160 sites intranet, dispersés et donc sans aucune visibilité. Le travail s’est structuré en trois étapes : analyse et qualification du contenu des différents sites (définition de thèmes selon un double axe, vertical, par métier, et transversal, par sujet, vocabulaire normalisé pour un référentiel commun, indexation des documents) ; puis conception du portail en privilégiant l’accès à l’information, par thème métiers, par thème transverse (exemple l’assurance qualité), par moteur de recherche ; enfin suivi de la vie du site par la création d’un comité intranet pour coordonner et assurer l’intégration de nouveaux contenus.

Une nouvelle opportunité pour les professionnels de l’I&D

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Ces différents exposés mettent en évidence l’intérêt de s’allier des compétences documentaires dans la mise en œuvre d’un intranet, notamment en ce qui concerne l’organisation et la qualification de l’information. Une nouvelle opportunité pour les professionnels de l’I&D de valoriser leur savoir-faire et de s’imposer comme spécialistes incontournables dans tout projet de système d’information, quel qu’il soit.

Résumé

Français

Le principe du portail d’entreprise est simple : unifier l’accès aux informations. Mais les applications sont nombreuses et parfois complexes à mettre en œuvre. Les rencontres de l’INTD, organisées par le Bureau des élèves à un rythme annuel, traitaient cette année de ce thème très actuel à travers expériences et exposés plus théoriques.

Plan de l'article

  1. L’intranet de demain : d’un outil de gestion de l’information vers un outil collaboratif
    1. Une vision homogène des ressources informationnelles de l’entreprise
    2. La formation auprès des usagers : une nouvelle fonction créée par l’intranet
    3. L’ergonomie du site : un aspect trop souvent négligé
    4. Atteindre la consolidation des contenus dans les sites dispersés d’une même entité
    5. Une nouvelle opportunité pour les professionnels de l’I&D

Pour citer cet article

Ferchaud Bernadette, « Rencontres de l'INTD intranet : conception, réalisation, usages », Documentaliste-Sciences de l'Information, 3/2001 (Vol. 38), p. 220-221.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2001-3-page-220.htm
DOI : 10.3917/docsi.383.0220


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