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Documentaliste-Sciences de l'Information

2001/3 (Vol. 38)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.383.0222
  • Éditeur : A.D.B.S.

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L’ENQUETE MENEE PAR LA SOCIETE HISTEN RILLER, avec le concours financier du ministère de la Recherche, visait à permettre aux entreprises de se positionner au niveau de leurs pratiques et de faire évoluer leur situation selon leurs besoins et leur stratégie ; à les aider dans la mise en œuvre de nouvelles organisations et de nouveaux principes de travail ; et enfin à observer les évolutions de la fonction et des métiers de l’Information-Documentation, par rapport notamment au déploiement des NTIC, à la veille et à la gestion des connaissances.

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Cette étude procède à une analyse qualitative et quantitative des pratiques en cours, afin d’identifier les différentes méthodes appliquées par les entreprises ainsi que les outils d’ingénierie documentaire qu’elles utilisent.

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Elle s’appuie sur une enquête de terrain auprès des plus grandes entreprises françaises, choix découlant du constat que les PME/PMI sont encore relativement peu sensibilisées à l’importance de l’information. C’est en tout cas dans les grandes entreprises que l’on a aujourd’hui le plus de chances de trouver un nombre significatif d’exemples concrets et significatifs de mise en œuvre d’intranets, de mise en place de systèmes de veille, de démarches de gestion des connaissances. Les résultats de cette étude pourront toutefois constituer pour les PME/PMI un référentiel des pratiques et des tendances, qui leur permettra de se positionner dans leur domaine d’activité.

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Cette enquête a été complétée par une analyse critique d’autres travaux menés sur le même sujet, dont les résultats ont été intégrés à la synthèse finale. Il s’agit de L’évolution de la fonction information-documentation : résultats de l’enquête ADBS 1999[1][1] Roederer Benoît. L’évolution de la fonction information-documentation :..., enquête à laquelle le présent article se réfère très souvent, et d’une enquête menée par l’Institut des hautes études de défense nationale dont les résultats ont été publiés sous le titre : L’intelligence économique et stratégique dans les entreprises françaises[2][2] Bournois Frank, Romani Pierre-Jacquelin. L’intelligence....

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L’échantillon de l’enquête de terrain a été établi à l’aide de la liste des mille premières sociétés françaises, en terme de chiffre d’affaires, publiée par le magazine L’Expansion, liste recoupée avec des informations provenant de L’Usine nouvelle. Cent quatre-vingt-neuf contacts ont finalement été pris au sein de cent quatre-vingt-une sociétés. Quatre-vingt-cinq réponses obtenues (soit 45 %) ont pu être exploitées, dont trente-neuf révèlent qu’il n’y a pas ou qu’il n’y a plus de structure consacrée à l’I-D dans le groupe ou dans l’entreprise interrogée. Quarante-six entreprises ont répondu de façon détaillée au questionnaire.

Une nouvelle étude sur l’information dans l’entreprise

En octobre paraît une étude de la société Histen Riller intitulée La fonction Information-Documentation dans les grandes entreprises françaises, dont cet article présente quelques aperçus. Elle a été réalisée au début de l’année 2001 avec le concours financier de la Direction de la technologie du Ministère de la recherche. Les résultats d’une enquête menée sur le terrain, exploitant les réponses de quatre-vingt-cinq des plus grandes entreprises françaises, y sont comparés à ceux d’enquêtes et études antérieures de l’IHEDN et de l’ADBS sur même sujet.

Les principaux chapitres de ce travail sont consacrés à la fonction I-D dans l’entreprise (structure et métiers), aux produits et services, aux liens que la fonction I-D entretient avec la veille, avec les NTIC et avec la gestion des connaissances, aux principales tendances et évolutions qui se dessinent.

Cette étude est diponible au prix de 150 HT (984 F) auprès de Histen Riller, Tour Maine Montparnasse, BP 135, F-75755 Paris Cedex 15, téléphone +33 (0)1 45 38 62 00, télécopie +33 (0)1 45 38 72 43, courriel hr@ histen-riller. fr. Une présentation détaillée et le sommaire figurent sur le site www. histen-riller. fr.

La fonction I-D dans l’entreprise

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Une première observation que l’on peut faire est la disparition de certains centres d’information et de documentation (CID) au profit d’une organisation éclatée et en réseau, s’appuyant d’une part sur les nouvelles technologies de l’information et de la communication pour la circulation et l’accès à l’information, et d’autre part sur des structures très spécialisées (achats, communication), parfois relayées par des prestataires extérieurs.

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Notre propre enquête nous enseigne en effet que 21 % au moins des 181 plus grandes entreprises françaises industrielles et commerciales n’ont pas ou n’ont plus de CID. Le besoin en information ne pouvant disparaître purement et simplement, on peut supposer, comme cela nous a été confirmé parfois au cours d’entretiens téléphoniques, que la fonction I-D est dispersée au niveau des services, et assurée sur un plan local pour les besoins spécifiques des unités auxquelles elle est intégrée.

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En complément à ces données, nous rappellerons que l’enquête ADBS de 1999 révèle que 38 % des unités documentaires ont moins de 10 ans d’existence, 35 % de 11 à 25 ans, 26 % plus de 25 ans [3][3] Malgré la composition différente des échantillons,.... Les plus anciennes unités sont aussi les plus grandes : 61 % des professionnels de l’I-D travaillant dans des unités de plus de 20 personnes exercent dans des unités de plus de 25 ans d’ancienneté. Les entreprises privées sont un peu au-dessous de la moyenne pour la présence d’unités récentes et de 3 à 10 ans d’existence. Nous observons d’ailleurs sur le terrain que ceci est plus particulièrement vrai des très grandes entreprises, qui ont mis en place il y a déjà longtemps une fonction I-D, généralement dotée de moyens importants.

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Le rattachement hiérarchique des structures d’information-documentation que nous avons interrogées est significatif de la place qu’on leur accorde dans l’entreprise. Dans près de la moitié des cas, la fonction I-D est reconnue : elle est rattachée à la direction de la R&D ou à la direction générale. Une forte majorité des responsables de CID (92 % des réponses) estiment avoir le soutien de leur direction ; cela se traduit bien par la place prise par le CID dans l’organisation générale.

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Les titres des responsables restent en grande partie traditionnels. Quelquefois ils exercent une activité autre que la documentation proprement dite (normes, propriété industrielle), ou une activité au périmètre plus large comme l’information scientifique et technique. 11 % des réponses (à l’une ou l’autre des questions posées sur le titre du responsable et la dénomination du CID) mentionnent la veille soit dans le titre du responsable, soit dans le nom de la structure. Dans 7 % des réponses, la fonction I-D est clairement prise en charge par un service de presse.

Les missions et les moyens

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On constate qu’aux deux principales missions de la fonction I-D que sont la recherche et la fourniture d’information d’une part, la gestion et la centralisation de la documentation d’autre part, sont parfois associées des missions d’expertise : veille, analyse et satisfaction des besoins en information, gestion des connaissances et du capital intellectuel, gestion d’intranet. On assiste donc une sorte de « changement dans la continuité » : à coté des missions classiques, qui représentent encore pour certains CID l’essentiel de leur mission, une proportion significative d’entreprises confient aux responsables de leur fonction I-D des missions nouvelles, liées à la veille ou aux NTIC.

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Au sujet des missions de la fonction I-D, l’enquête ADBS indiquait que, « lorsqu’elles sont définies, les missions des CID visent à mettre à disposition du personnel de l’entreprise ou de l’établissement l’information documentaire disponible et pertinente dont il a besoin, de manière complète et rapide ».

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Nous retrouvons bien cette affirmation : la principale mission des CID est la « recherche et la fourniture d’information » : la mission a été mentionnée dans pratiquement toutes les réponses (97,6 %). Nous trouvons également en bonne place, et c’est logique, la mission de « gestion et centralisation de la documentation » : 65 % des réponses. Près d’un tiers des réponses (30 %) mentionnent ensuite une mission de « veille ».

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L’adéquation des moyens aux missions reflète cependant un problème : 56 % des responsables qui se sont exprimés sur cette question estiment ne pas avoir les ressources suffisantes à l’accomplissement de leur mission. La principale ressource qui leur manque est le personnel : pratiquement tous les CID exprimant un manque de ressources ont besoin de moyens humains supplémentaires, soit en quantité, soit en compétence. Le manque de moyens financiers affecte la moitié des CID ayant signalé une insuffisance de ressources.

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On constate ainsi une contradiction entre l’évaluation très largement positive du soutien de principe apporté par la hiérarchie à la fonction I-D et les moyens qui sont effectivement affectés à l’accomplissement des missions.

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L’enquête ADBS apporte quelques éclairages sur le plan des moyens techniques attribués aux CID. On peut ainsi y lire que « les entreprises privées équipent plus leurs professionnels à la fois en logiciel non documentaire (40 %) et en système de GED (20 %) » ; que « le logiciel non documentaire est moins utilisé à mesure que croît la taille de l’unité documentaire (de 37 % à 26 %), le logiciel documentaire est plus utilisé dans les unités importantes » ; que « l’usage de la GED croît avec la taille jusqu’à 20 personnes (de 7 % à 25 %) mais décline au-dessus » [4][4] Ce dernier point est probablement dû à la spécialisation... ; que « les unités très récentes (moins de trois ans d’existence) sont plus équipées d’un logiciel non documentaire (43 % contre 32 % en moyenne), moins d’un logiciel documentaire (49 % contre 66 %), mais plus d’un système de GED (19 % contre 14 %). Dans les unités les plus anciennes (plus de 25 ans), on trouvera 26 % pour les logiciels non documentaires, 81 % pour les logiciels documentaires, 17 % pour la GED ». En revanche, on apprend aussi dans cette enquête que l’utilisation des logiciels de traitement d’information de type agents intelligents, data mining, robots d’indexation, etc., semble assez peu répandue au niveau de la fonction I-D.

Les formations

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Selon l’étude ADBS, le niveau de formation en documentation et sciences de l’information des professionnels de l’I-D tend à augmenter, ceux-ci étant de plus en plus diplômés chaque année. En formation générale, la dominante reste littéraire : 43 % ont une formation supérieure en sciences humaines, sciences sociales ou lettres, pour 14 % en sciences exactes, sciences de la vie, sciences de l’ingénieur. Les niveaux de formation initiale (hors formation de documentaliste) s’échelonnent de la façon suivante : 18 % bac + 5, 32 % bac + 4, 20 % bac + 3, 13 % bac +2, 17 % niveau d’études secondaires. L’entreprise privée recrute en moyenne un peu plus de scientifiques (21 % contre 15 %).

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Dans le cadre de notre enquête, nous relevons d’une manière générale une formation d’un niveau élevé des responsables de CID et des documentalistes. Un certain nombre de responsables n’ont pas de formation en I-D, mais la proportion est nettement inférieure à celle constatée lors de notre enquête de 1995. Les filières de formation de ces mêmes responsables sont assez variées, et reflètent moins qu’en 1995 une tendance « métier », c’est-à-dire l’affectation de spécialistes du domaine d’activité de l’entreprise aux postes de responsables de CID. Les documentalistes, dans leur grande majorité, ont une formation en I-D, et souvent d’un niveau élevé.

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La profession évolue avec son environnement – extrêmement mouvant du fait des turbulences générées en permanence par les NTIC – par le biais de la formation continue : selon l’enquête ADBS, une forte majorité des professionnels de l’I-D ont suivi un stage dans les deux dernières années, le sujet principal en étant les nouvelles technologies de l’information, puis les techniques documentaires et la bureautique. On peut constater ce phénomène même dans les organismes dans lesquels les professionnels de l’I-D estiment que leur fonction n’est pas reconnue, ce qui pourrait indiquer une prise de conscience par les instances dirigeantes des efforts d’adaptation qu’imposent les NTIC.

Les produits et services

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Nous avons observé par notre enquête que la mission de base de la fonction I-D – la recherche et fourniture d’information – prend la forme, dans les grandes entreprises, de services tels que la « recherche ponctuelle d’information », la « recherche de documents primaires » et les « questions-réponses ». La « revue de presse » est un produit assez largement répandu, et la proportion de « dossiers » réalisés par les CID augmente. Est-ce l’indicateur d’un besoin en information à valeur ajoutée, dont une partie serait confiée aux CID ?

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Dans l’enquête ADBS, on note que l’accueil et les questions-réponses constituent le service de base des professionnels de l’I-D (89 % des réponses). Viennent ensuite les produits documentaires tels que bulletins et synthèses (60 % des réponses), la diffusion sélective d’information (DSI) et la veille (49 %).

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Au-delà des disparités liées à la définition des produits et services eux-mêmes et aux agrégations qui ont été faites, la tendance forte est reflétée par ces observations. Dans l’enquête ADBS, on observe que même lorsque les produits et services vont au-delà du simple service de base « accueil et questions-réponses » – ce qui est le cas des unités d’I-D dans les grandes entreprises – ce dernier est fourni dans au moins trois quarts des cas.

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Par ailleurs, il est rare que les unités soient très spécialisées en terme de services ; à l’inverse, lorsqu’elles offrent des services pointus, elles couvrent également une gamme étendue de services divers.

La situation du métier et de la profession n’est pas homogène. Dans certaines entreprises, la fonction I-D est parfaitement reconnue : en plus des fonctions classiques, on lui confie des missions de veille, on l’associe au processus de gestion des connaissances, on la fait participer au déploiement des NTIC. Dans d’autres, à l’inverse, cette fonction est diluée au sein des services, où aucune structure propre ne la prend en charge.

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En toute logique, les unités d’I-D s’adaptent aux besoins de leurs utilisateurs ; elles vont procéder aux acquisitions et recherches d’information correspondant aux demandes – une unité servant un service marketing ou une direction générale n’allant pas traiter le même type d’information qu’une unité attachée à un centre de recherche.

La fonction I-D et la veille

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Les concepts de veille et de valorisation des connaissances sont depuis longtemps familiers aux professionnels de l’I-D. La diffusion sélective d’information (DSI) est une veille thématique diffusée en mode push à des destinataires précisément identifiés ; la revue de presse est un produit d’alerte – donc un produit de veille – sur l’environnement général de l’entreprise à travers la presse ; les banques de données bibliographiques sont des sources d’information abondamment utilisées par les veilleurs. Par ailleurs, les NTIC affectent les pratiques et le positionnement dans l’entreprise de la fonction I-D. Celle-ci se trouve donc à un carrefour entre veille et intelligence économique d’une part et mise en œuvre des NTIC d’autre part.

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Dans l’échantillon de l’enquête ADBS, 2 % des documentalistes interrogés citent l’activité de « veilleur, chargé de l’intelligence économique, courtier » comme leur activité principale. À titre secondaire, cette activité est citée par 13 % des personnes interrogées, dont l’activité principale est celle de chargé d’études et de produits documentaires (28 % d’entre eux qui forment 6 % de l’échantillon), responsable des ressources documentaires (18 % d’entre eux qui sont 16 % de l’échantillon), documentaliste généraliste dans l’ensemble des opérations documentaires (13 % d’entre eux qui sont 39 % de l’échantillon). Mais les 2 % de « veilleurs, chargés de l’IE, courtiers » ont eux-mêmes des activités secondaires autres, qui se répartissent entre de nombreuses fonctions documentaires différentes.

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En terme de veille, le rôle de la fonction I-D le plus souvent observé est un soutien par la fourniture d’information. Dans une moindre mesure, la fonction I-D réalise des produits d’information qui sont utiles à la veille : dossiers, bulletin de veille, mais surtout revue de presse et flash d’information. Mais un nombre significatif de réponses mentionnent un rôle de structuration des actions de veille, et d’animation du système de veille.

Une fonction et une profession de plus en plus diversifiées

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Pour conclure cet aperçu de quelques résultats de notre étude, nous retiendrons que la fonction I-D revêt des aspects très divers selon les entreprises et les secteurs d’activité où on la rencontre. Dans certaines entreprises, la fonction I-D est parfaitement reconnue : en plus des fonctions classiques, on lui confie des missions de veille, on l’associe au processus de gestion des connaissances, on la fait participer au déploiement des NTIC. Mais on observe aussi une tendance opposée où cette fonction est diluée au sein des services, aucune structure propre ne la prenant en charge. La situation du métier et de la profession n’est donc pas un tout homogène, elle est animée de courants contradictoires, et pour en anticiper les évolutions, il est important d’analyser chacun de ces courants dans ses particularités propres.

Notes

[1]

Roederer Benoît. L’évolution de la fonction information-documentation : résultats de l’enquête ADBS 1999. Paris, ADBS Éditions, 2000. 158 p.

Voir aussi la synthèse de ces résultats parue dans cette revue : Roederer Benoît. L’évolution de la fonction information-documentation : principaux résultats de l’enquête ADBS 1999. Documentaliste - Sciences de l’information, 1999, vol. 36, n° 4-5, p. 229-235.

[2]

Bournois Frank, Romani Pierre-Jacquelin. L’intelligence économique et stratégique dans les entreprises françaises. Paris, Économica, 2000.

[3]

Malgré la composition différente des échantillons, on retrouve les mêmes tendances et parfois des valeurs quantitatives voisines.

[4]

Ce dernier point est probablement dû à la spécialisation des tâches dans les très grandes unités documentaires, et au principe de l’enquête qui se rapporte aux professionnels de l’I-D à titre individuel.

Résumé

Français

Quelle place va prendre la fonction Information-Documentation (I-D) dans les entreprises ? Va-t-elle tendre vers une dimension stratégique, ou se positionner en tant qu’outil mis à la disposition d’autres fonctions telles que la veille et l’intelligence économique, la gestion des connaissances, etc. ? Une enquête récemment menée auprès des grandes entreprises françaises avait pour objectif de réunir des éléments de réponse à ces questions. Nous présentons ici quelques-unes de ses conclusions, rapprochées de celles de l’enquête menée en 1999 par l’ADBS sur l’évolution de la fonction I-D.

Plan de l'article

  1. La fonction I-D dans l’entreprise
  2. Les missions et les moyens
  3. Les formations
  4. Les produits et services
  5. La fonction I-D et la veille
  6. Une fonction et une profession de plus en plus diversifiées

Pour citer cet article

Stiller Henri, « La fonction Information-Documentation dans les grandes entreprises : une enquête », Documentaliste-Sciences de l'Information 3/2001 (Vol. 38) , p. 222-225
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2001-3-page-222.htm.
DOI : 10.3917/docsi.383.0222.


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