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Documentaliste-Sciences de l'Information

2002/4 (Vol. 39)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.394.0190
  • Éditeur : A.D.B.S.

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LE DEVELOPPEMENT CONSTANT DES NOUVELLES TECHNOLOGIES et leur utilisation dans le cadre professionnel comme dans celui des loisirs entraînent une modification des comportements vis-à-vis des sites Internet et une évolution des technologies liées à Internet. Le savoir-faire des usagers augmentant, on développe maintenant des sites de plus en plus interactifs.

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Tel est aussi le cas dans le milieu professionnel en ce qui concerne les intranets, ou « Internet internes ». Ceux-ci ont vu leur nombre grandir dans les entreprises. Quel service n’a pas aujourd’hui son intranet ? Mais alors que certains développent des intranets de communication décrivant les activités de leur organisation, d’autres s’appuient sur ces nouvelles technologies et développent de véritables outils de travail à destination de leurs collaborateurs, partenaires ou usagers.

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Les sites intranets des services de documentation s’inscrivent dans cette logique coopérative en précédant souvent les nouvelles exigences de leurs usagers. Nombreux sont en effet les centres de documentation qui présentent toutes leurs activités, services et prestations sur un intranet : des formulaires de demande d’information aux documents numérisés, en passant par le catalogue de leur fonds. La question qui se pose alors est : comment faire en sorte que « l’usager soit au centre du dispositif d’information » [2][2] Bruno Salléras et Sylvie Dalbin, La nouvelle conception... ?

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La problématique actuelle n’est donc plus de savoir pourquoi il est utile de réaliser un intranet dans un service documentaire, mais plutôt de s’attacher à le rendre efficace et ergonomique afin d’en favoriser l’interactivité et de rendre les usagers autonomes.

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En effet, en tant que support de produits documentaires, un intranet documentaire doit répondre aux exigences formulées par Paul Otlet : « Permettre d’offrir des informations universelles quant à leur objet, sûres et vraies, complètes, rapides, à jour, faciles à obtenir, réunies d’avance et prêtes à être communiquées, mises à la disposition du plus grand nombre » [3][3] Cité par : Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre Réthy,.... Mais un intranet d’entreprise, fût-il documentaire, ne propose pas forcément des informations « universelles » ni au « plus grand nombre »… Elles peuvent être très spécialisées et pointues, et destinées seulement à un nombre limité d’usagers internes à l’entreprise. C’est sur l’aspect « informations faciles à obtenir » que notre réflexion va se porter : cet article présente les différents moyens dont on dispose pour améliorer les rapports entre l’usager final et l’information par l’intermédiaire d’un intranet documentaire.

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Deux aspects seront pris en compte. L’aspect « enveloppe » c’est-à-dire la forme : quels sont les moyens techniques et ergonomiques pour rendre un site facile à l’emploi ? Mais aussi l’aspect « contenu » : que met-on dans un intranet documentaire qui permette à des utilisateurs non spécialistes de réaliser leurs propres recherches sur Internet.

1 - L’approche technique : l’apport des NTIC

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Avant de passer en revue certains outils permettant de réaliser des intranets interactifs, rappelons quelques concepts.

L’intranet

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Le concept d’« intranet » est apparu en 1994. L’intranet reprend les technologies de l’Internet appliquées au réseau privé de l’entreprise. Il utilise, en réseau fermé et réservé aux collaborateurs de l’entreprise, les standards, les protocoles et les outils qui sont en vigueur dans l’Internet public.

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Ces protocoles ou langages de communication sont des standards de plusieurs types :

  • le protocole TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) permet le transport de données entre un serveur et un client ;

  • le protocole FTP (File Transfer Protocol) permet de transférer des fichiers ;

  • le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) permet l’échange de messages : il est utilisé par les messageries électroniques ou courriel ;

  • le protocole NNTP (Net News Transfer Protocol) permet d’échanger des dialogues : il est utilisé par les forums de discussion ou groupes de news ;

  • le protocole HTTP (Hypertext Transport Protocol) permet de transporter des pages en format HTML (Hypertext Mark-up Language) utilisées sur le Web.

Intranet ou extranet ?

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Le principe de l’intranet permet à une entreprise de disposer des services de type Internet de façon sécurisée, mais seulement en son sein. On appelle aussi réseau intranet les réseaux de communication qui relient différents sites géographiques d’une même entreprise [4][4] Encyclopædia Universalis, 2000.. Lorsqu’on fournit les moyens d’échanger des informations de façon sécurisée avec des fournisseurs, des partenaires ou des clients en gardant les protocoles d’Internet, on parle d’« extranet ». En effet il est facile d’ouvrir certaines parties de son intranet vers l’extérieur pour diffuser des informations comme par exemple des catalogues de produits, des services, etc.

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La figure 1 page suivante représente un réseau privé sous TCP/IP et des standards Internet dans un intranet [5][5] Schéma conçu d’après : Jean-Claude Courbon et Silvère....

Figure 1 - ?Réseau privé sous TCP/IP et standards Internet dans un intranetFigure 1

Deux modèles d’intranets

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On constate depuis quelques années que le concept d’intranet évolue d’un système simple appelé « intranet communicant » vers un nouveau système qui devient le réseau d’entreprise : « l’architecture client-serveur » [6][6] Jean-Claude Courbon et Silvère Tajan, ibid..

L’intranet communicant

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Cette configuration, la plus simple à mettre en place, est appelée aussi intranet de base. Celui-ci est constitué d’une messagerie, de forums de discussion et d’un serveur web avec une ouverture extérieure sur l’Internet.

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Le courrier électronique permet la communication immédiate d’informations entre des personnes grâce à des boîtes aux lettres électroniques. Ce système est largement utilisé en entreprise.

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Le forum de discussion permet de partager et d’échanger de l’information sur un sujet donné dans un espace électronique commun.

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Le Web interne permet de diffuser à toute l’entreprise des informations sous une forme plus achevée, librement consultables par les collaborateurs de l’entreprise.

L’intranet à architecture client-serveur

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Un « client » est un ordinateur ou un programme qui demande de l’information à un « serveur ». Un « serveur » est un ordinateur qui héberge des informations consultables à distance par d’autres ordinateurs.

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En particulier, le client web assure l’affichage des données : on l’appelle aussi navigateur. Toutes les informations et leurs systèmes de gestion sont centralisés sur le serveur. L’évolution technologique actuelle tend à relier le serveur à une banque de données : c’est ce qu’on appelle l’architecture client-serveur à trois niveaux. Voir la figure 2 ci-contre[7][7] Schéma conçu d’après l’ouvrage déjà cité de Jean-Claude....

Figure 2 - ?Architecture client-serveur à trois niveauxFigure 2
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Cette architecture à plusieurs niveaux va permettre de faire évoluer le modèle d’intranet « de base » constitué de pages statiques organisées hiérarchiquement et simplement mises à disposition, vers un système réalisant des pages à la demande. Ces pages créées « à la volée » sont appelées pages dynamiques. On dispose alors d’un web client-serveur dynamique.

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Ces concepts étant précisés, examinons les outils dont on dispose pour réaliser des pages web dynamiques interactives.

Les outils permettant de réaliser des pages web dynamiques

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Pour permettre la réalisation de pages web dynamiques, un certain nombre de fonctions ou utilitaires doivent être ajoutés. Ces principaux utilitaires sont situés soit sur le poste serveur soit sur le poste client.

Sur le serveur

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- L’interface CGI (Common Gateway Interface ou interface passerelle commune[8][8] Voir : Jean-François Pillou, <www. commentcamarche....) permet d’associer une page HTML à un programme sur le serveur. Le serveur identifie le programme grâce à l’URL, l’exécute en lui fournissant des paramètres complémentaires spécifiés dans l’URL (le résultat d’un formulaire par exemple) et récupère les données générées dynamiquement, le plus souvent sous forme d’une page HTML (figure 3).

Figure 3 - ?L’interface CGIFigure 3
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- Les langages de script PHP (Personal Home Page) ou ASP (Active Server Page) permettent d’interpréter, au niveau du serveur, des pages HTML qui contiennent des fichiers ASP. Le serveur repère les pages web ASP (ou PHP) grâce à leur extension «.asp » et interprète le code. Il renvoie ensuite du HTML au navigateur qui affiche une page web. Celle-ci aura donc un contenu différent selon certains paramètres (informations stockées sur une banque de données, préférences de l’utilisateur, etc.) : c’est une page dynamique.

Sur le client

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(ou navigateur) le besoin s’est aussi fait sentir de faire évoluer la technique et ceci au sein même des pages HTML.

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- Les scripts sont des petits programmes encapsulés dans le langage HTML. Ils sont de plusieurs sortes : JavaScript, VisualScript et Jscript. Ils permettent une maîtrise événementielle des structures de la page HTML, augmentant ainsi l’interactivité avec l’usager. C’est le navigateur qui interprète le code HTML et le JavaScript. Grâce à ce script, le développeur peut insérer des petits morceaux de programme à l’intérieur de la page HTML, avec des propriétés et des méthodes, et associer à cette page des actions en fonction d’événements déclenchés par l’intranaute, par exemple au passage de la souris, un clic…

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Le langage JavaScript est très proche du langage de programmation de haut niveau Java utilisé sur les systèmes Unix. Ces programmes Java sont pratiquement toujours sous forme d’applets dans les pages HTML. Ils placent du code exécutable sur les pages web pour rendre un site plus actif.

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La différence entre Java et JavaScript se situe au niveau de la localisation de leur action : le langage Java impose le téléchargement de programmes depuis le serveur alors que JavaScript provoque l’exécution de programmes interprétés et contenus dans le corps de la page HTML au niveau du client.

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- Les plug-ins, situés au niveau du navigateur, permettent de traiter des formats de fichier différents de HTML et donc d’enrichir les pages web en fichiers graphiques animés et interactifs.

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- Les cookies stockent sur le poste client des informations de type fichier texte qui seront automatiquement retransmises par le navigateur lors d’une connexion au même serveur.

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Dans le tableau 1 ci-dessous sont récapitulés les utilitaires qui permettent de réaliser des pages dynamiques et des exemples d’applications.

Tableau 1 - Utilitaires permettant de réaliser des pages dynamiquesTableau 1
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L’utilisation de ces technologies de manière adaptée permettra de réaliser des pages web ergonomiques.

2 - L’approche ergonomique : proposer un contenu bâti pour le web

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L’ergonomie est une discipline scientifique qui s’attache à adapter le travail à l’homme. La SELF (Société d’ergonomie de langue française) la définit comme « la mise en œuvre de connaissances scientifiques relatives à l’homme et nécessaires pour concevoir des outils, des machines et des dispositifs qui puissent être utilisés par le plus grand nombre avec le maximum de confort, de sécurité et d’efficacité ».

Le support écran comme vecteur de l’information

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L’ergonomie d’un site web peut concerner plusieurs aspects : la présentation des informations sur un écran, les aspects techniques (comme l’attente de chargement des pages), et les aspects liés à la manipulation (nombre de clics, par exemple). Pour faciliter la démarche de l’usager on peut améliorer différents types de confort.

Le confort visuel

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va dépendre de l’emplacement des informations sur l’écran, de la police, du graphisme et de la densité des informations dans une même page [9][9] Joëlle Cohen, L’écran efficace : trois lois fondamentales....

Le confort manuel

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sera obtenu en limitant les manipulations de la souris : utilisation ou non des ascenseurs, apparition de menus déroulants, obtention de l’information en un seul clic grâce à l’hypertexte… On peut aussi améliorer le confort manuel en aidant la saisie d’informations, par exemple grâce à l’utilisation des cookies qui permettent de saisir une fois pour toutes certaines informations et de suivre le cheminement d’un intranaute.

Le confort intellectuel

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Ce confort va dépendre du choix des intitulés des rubriques et du temps d’affichage des informations. Tout doit être fait pour que l’usager puisse trouver instantanément une réponse à chaque question : une navigation intuitive et rapide.

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- Importance de la rédaction des intitulés. Le classement des informations sur un site est réalisé grâce à la création de rubriques et sous-rubriques. Pour que l’usager puisse s’y retrouver, le choix des intitulés doit être fait avec attention et dans un langage qu’il comprend pour lui permettre d’aller directement à l’information qu’il recherche. On évitera par exemple de demander à l’usager s’il « souhaite interroger la base en langage naturel », formulation qui risque de l’intriguer ; on lui demandera plus simplement s’il « veut poser une question »…

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- Importance de la prise en compte de la dimension du temps. Une page web est une construction à trois dimensions [10][10] Voir : 16 règles d’or de la qualité Web, <www. auditweb.... : la largeur, la hauteur et le temps (de chargement). Ce temps de chargement est très important : combien de fois avons-nous abandonné un site parce que les pages étaient trop longues à charger. Ce temps de chargement ne devrait pas dépasser 10 secondes et pour cela les pages devraient avoir un volume moyen de l’ordre de 40 kilo-octets.

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Tous ces aspects seront pris en compte pour améliorer le rapport entre l’homme et l’interface web. Ils doivent en particulier être appliqués à la page d’accueil du site. En effet celle-ci est un élément essentiel : elle incitera ou n’incitera pas l’intranaute à aller consulter les différentes rubriques de l’intranet. Elle doit donc être réussie [2][2] Bruno Salléras et Sylvie Dalbin, La nouvelle conception.... On verra aussi que pour les formulaires il est important de suivre certaines règles.

Principales préconisations pour réussir sa page d’accueil et ses formulaires

La page d’accueil

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C’est un élément important pour réussir « l’entrée en matière ».

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La réussite de la page d’accueil d’un site web va dépendre de la façon dont est organisée l’information. Plus on balisera graphiquement les informations, plus on laissera la possibilité à l’œil de se repérer visuellement. L’usager pourra ainsi butiner sans avoir peur de se perdre.

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La présentation des informations à l’écran doit répondre à des contraintes relevant de l’ergonomie visuelle et de l’ergonomie cognitive. Rappelons les trois lois fondamentales de la vision [11][11] Joëlle Cohen, cours INTD : Organisation visuelle de... :

  • la vision est instantanée : elle achemine au cerveau sept fois plus d’informations que le système auditif ;

  • la vision ordonne : l’œil associe aux tâches les plus sombres les valeurs les plus importantes ;

  • la vision regroupe et catégorise [12][12] Catégorisation : acte mental consistant à découper... : l’œil a tendance à associer les éléments qui sont proches et à regrouper les éléments qui présentent un degré de luminance identique.

Ces lois permettent d’utiliser la taille des caractères pour hiérarchiser, la valeur et la graisse des caractères pour ordonner et la couleur, l’orientation, la texture et la forme pour distinguer.

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La présentation à l’écran doit aussi répondre à une conception architecturale : elle doit comporter des divisions harmonieuses. Les points remarquables sont des endroits où l’œil se positionne en premier. La page d’accueil d’un site sera considérée comme ergonomique si les rubriques les plus importantes sont situées sur ces points remarquables (voir la figure 4 page suivante).

Figure 4 - ?Les « points remarquables » où l’œil se positionne en premier lieuFigure 4
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Principales recommandations pour réussir sa page d’accueil :

  • utiliser des couleurs différentes pour chaque rubrique ;

  • utiliser le gras ou les différentes tailles de caractères à l’intérieur des rubriques pour les sous-rubriques ;

  • présenter les rubriques en respectant les points remarquables.

On trouvera en figure 5, comme exemple de page d’accueil, celle de l’intranet du service information documentation d’ATOFINA.

Figure 5 - ?Exemple de page d’accueil : l’intranet du service information documentation d’ATOFINAFigure 5

Les formulaires

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Outils très utilisés sur le Web, les formulaires électroniques constituent aussi un style d’interactivité relativement usité dans les sites intranets des centres de documentation.

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Grâce à ces formulaires, l’usager pourra notamment :

  • rechercher des informations dans des bases de données sans avoir besoin de connaître le langage d’interrogation ou d’indexation (par exemple pour interroger le fonds documentaire d’une bibliothèque). Nous verrons plus loin que le langage naturel permet aussi de s’affranchir des contraintes liées à la recherche de mots clés pertinents ;

  • demander une prestation documentaire et des profils de veille, demander des abonnements à des revues ou à être inscrit sur une liste de circulation de revues ;

  • remplir des bons de commandes pour des ouvrages ou d’autres documents ;

  • s’inscrire sur une liste pour être informé des nouvelles acquisitions de la bibliothèque ou du centre de documentation.

Le tableau 2 page 194 permet de comparer le formulaire papier au formulaire électronique [13][13] D’après : Alistair Ross, Screen-based information design :....

Tableau 2 - Comparaison entre formulaire papier et formulaire électroniqueTableau 2
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Il montre que les avantages des formulaires électroniques sont réels. Mais un écueil que l’on peut rencontrer est leur organisation à l’écran. Les efforts vont donc porter, là encore, sur l’ergonomie. Un certain nombre de recommandations existent pour la conception de formulaires ergonomiques. Nous en présentons ici les principales [14][14] Christian Bastien et Rémy Rubio, La conception des... :

  • distinguer clairement les champs obligatoires ;

  • préciser les consignes au début du formulaire et non à la fin en bas de la page ;

  • guider la saisie par des consignes appropriées (pour la saisie de dates par exemple) ;

  • organiser les champs dans un ordre pertinent pour l’usager ;

  • faciliter l’exploration visuelle, grouper les champs de saisie et séparer les différents groupes par des espaces ;

  • éviter que les titres des champs ne soient trop loin des champs de saisie en faisant attention à l’alignement des champs et de leurs titres ;

  • éviter les corrections inutiles par les usagers : ne pas prendre en compte la casse des lettres lors de la saisie ;

  • en cas d’erreur, faire positionner le curseur sur le champ erroné ;

  • utiliser des menus déroulants pour faciliter les entrées de champs prédéfinis ;

  • utiliser les cookies pour éviter la ressaisie de données personnelles lors d’une seconde connexion (exemple : adresse électronique, nom, etc.) ;

  • enfin, après validation du formulaire, présenter un écran pour préciser que les données ont été prises en compte (par exemple un écran de récapitulation des données entrées).

À condition de suivre ces quelques éléments d’ergonomie, le formulaire, outil d’interactivité, devrait être apprécié par les usagers.

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Grâce à la technique et à des éléments d’ergonomie, des pages web facilement accessibles à l’usager final vont pouvoir être réalisées. Après les aspects « enveloppe » d’un intranet, nous nous pencherons à présent sur l’aspect « contenu ».

3 - L’approche documentaire : élaborer un contenu au service de l’autonomie de l’usager final

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Comment, en amont, mettre à profit les savoir-faire documentaires pour permettre à l’usager, en aval, d’être autonome dans sa recherche d’information ? Pour aider le non-spécialiste à trouver par lui-même, grâce à l’intranet, l’information qu’il recherche, que ce soit par l’intermédiaire du catalogue du fonds de l’entreprise, des produits documentaires élaborés par le service de documentation (les dossiers par exemple) ou des outils externes de recherche mis à sa disposition sur le Web ? Ces savoir-faire sont de deux types : technique et rédactionnel.

Quelques techniques documentaires appliquées au Web

Le langage naturel

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L’utilisation du langage naturel [15][15] Les travaux effectués dans le cadre de mon stage ne... permet à un usager de poser sa requête avec ses propres mots et de ne pas apprendre un vocabulaire spécialisé pour l’interrogation. La recherche devient plus abordable et est encore plus efficace. Comme exemples d’application de cette technique, on citera son utilisation avec succès sur l’intranet documentaire des AGF [16][16] Sylvie Dalbin, Bruno Salléras, Une expérience d’utilisation... et son utilisation pour accéder à l’information brevets par la classification internationale (CIB) [17][17] Sabine Darrigade, Michèle Lyon-Bougeat, Bernard Marx,... sur le site de l’Institut national de la propriété industrielle [18][18] <www. inpi. fr>.

L’indexation

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Des « open-windows » ou menus déroulants vont permettre de visualiser l’index d’un champ, aussi appelé dictionnaire ou lexique, de façon à faciliter la saisie et le choix des termes adaptés. (Voir la figure 6 ci-contre.)

Figure 6 - ?Exemple de menu déroulantFigure 6

La classification thématique

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Rendre l’information accessible, c’est aussi la hiérarchiser : en documentation on peut utiliser des classifications, langages à structure hiérarchique ou arborescente qui permettent de classer l’information. On pourra utiliser cette technique pour organiser un répertoire de sites et ainsi avoir un accès facile aux sources électroniques. On en trouvera un exemple sur le site de BUBL (Bulletin Board for Libraries)[19][19] Bulletin Board for Libraries : <http:// bubl. ac. uk/... ou sur le site du Cemagref [20][20] <www. cemagref. fr> (figure 7 ci-contre). Grâce à un accès thématique, la recherche par mot clé n’est alors plus nécessaire.

Figure 7 - ?Exemple de classification thématique (Cemagref)Figure 7
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Le lien hypertexte valorise cette technique car d’un clic on peut « déplier » l’arborescence de la classification ou aboutir directement aux informations contenues sous la rubrique considérée.

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Les outils et techniques que maîtrise le professionnel de l’information et de la documentation lui permettent ainsi de faciliter l’accès à l’information.

Le rôle du professionnel de l’info-doc : validation, qualification et présentation de l’information

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Le répertoire de sites et la rubrique d’aide à l’interrogation d’Internet sont deux exemples de produits documentaires réalisés pour rendre autonomes des non-spécialistes dans leur recherche d’information.

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Ces produits ont par exemple été développés pour le site intranet documentaire du SIDOC, département d’information documentaire d’ATOFINA à La Défense.

Proposition d’une méthode pour réaliser un répertoire de sites

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Il appartient au documentaliste de proposer un répertoire de sites validés et qualifiés pour que l’usager puisse choisir rapidement son accès à l’information sur Internet. On en trouvera un exemple dans le répertoire RIME (Ressources sur Internet en management et en économie) élaboré par un groupe de documentalistes de grandes écoles [21][21] Voir Documentaliste - Sciences de l’information, 2002,....

58

Dans les exemples que nous commenterons ci-après, le répertoire a été réalisé à partir des signets « favoris » de l’équipe du SIDOC. Les sites validés ont été qualifiés afin que des non-spécialistes puissent effectuer eux-mêmes leurs recherches sur Internet. La figure 8 page 198 représente la méthode utilisée au SIDOC pour réaliser un répertoire de sites facilitant l’accès à l’information en partant des favoris d’un ensemble de documentalistes.

Figure 8 - ?Méthode de réalisation d’un répertoire de sitesFigure 8

Le passage du guide papier au guide électronique : les différents scénarios

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Pour permettre à l’usager final de rechercher lui-même des informations sur Internet, le professionnel de l’information-documentation pourra aussi créer un guide d’aide à l’interrogation d’Internet. Ce guide existe souvent sous forme papier (figure 10 page suivante) et il doit subir certaines transformations pour passer sous forme électronique (figure 12) afin d’être incorporé à un intranet documentaire.

60

La figure 9 ci-contre présente les différentes étapes de la mise en ligne du guide papier du SIDOC intitulé : Recherche d’information sur Internet : mode d’emploi.

Figure 9 - ?Étapes de la mise en ligne d’un guide d’aide à l’interrogation d’InternetFigure 9

Exemples de pages web : l’intranet du SIDOC

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Les copies d’écran des figures 11 et 12 représentent les pages web réalisées sur l’intranet du SIDOC à partir des contenus élaborés précédemment.

Figure 10 - ?Exemple de sommaire que l’on peut proposer pour la rubrique d’aide à l’interrogation d’InternetFigure 10
Figure 11 - ?Extrait du répertoire de sites du SIDOC (Web chimie)Figure 11
Figure 12 - Extrait du guide du SIDOC d’aide à la recherche sur InternetFigure 12

4 - Quelle évolution de la fonction des documentalistes ?

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En rendant les non-spécialistes autonomes dans leur recherche d’information, que cherchent les documentalistes ? Quelles évolutions cela impli-que-t-il de leur métier ?

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La technologie intranet doit être rendue conviviale pour permettre une plus grande indépendance des usagers vis-à-vis d’un intranet documentaire. Grâce à sa connaissance des technologies web, le documentaliste va pouvoir jouer le rôle de médiateur entre des produits techniques et l’usager.

64

Le documentaliste élabore des produits documentaires contenant des informations validées. Pour aller eux-mêmes vers ces informations, les usagers pourront utiliser les rubriques pédagogiques d’un intranet.

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Devenus ainsi plus autonomes, ils permettront aux professionnels de l’information et de la documentation d’être plus disponibles : ils pourront alors se recentrer sur des produits documentaires à forte valeur ajoutée et élaborer des services documentaires plus efficaces pour une meilleure utilisation. Les documentalistes « doivent redéfinir leur rôle de médiateur dans l’accès à l’information, redevenir des spécialistes de l’orientation vers les sources pertinentes et des évaluateurs de ressources disponibles sur le réseau » (Jean Michel) [22][22] Jean Michel, article Internet dans : Serge Cacaly,....

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Ce nouveau rôle des documentalistes, loin de les éloigner de leurs usagers, va les en rapprocher : pour concevoir un intranet utile et prêt à l’usage, ils devront communiquer plus étroitement avec eux. En portant leurs efforts sur l’accessibilité, la facilité d’utilisation et la convivialité d’un intranet, les professionnels de l’information devront être davantage à l’écoute des usagers et de leurs besoins, par exemple en réalisant des formations adaptées, en faisant des enquêtes de satisfaction en ligne ou en mettant en place des FAQ (foires aux questions)

67

Grâce à la mise en place de logiciels statistiques, on pourra mesurer le succès d’un site et étudier ainsi l’usage d’un intranet. Ces outils vont permettre d’établir des statistiques sur les pages les plus populaires, le nombre de visiteurs etc. À partir de ces statistiques, le documentaliste pourra ajuster son site en travaillant en étroite collaboration avec des ergonomes pour présenter à l’écran et mettre en valeur les informations qu’ils auront sélectionnées.

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L’intranet documentaire « nouvelle génération » devient dynamique et interactif. On voit alors apparaître un nouveau schéma dans lequel un centre de documentation est mis en ligne : c’est le centre de documentation électronique, véritable vitrine des activités d’un centre. Les professionnels de l’information et de la documentation pourront proposer des produits documentaires à la demande et prêts à être intégrés dans un intranet. Les usagers ne sont plus passifs, ils deviennent partenaires des professionnels de l’information et de la documentation. Les documentalistes ne sont plus seulement des pourvoyeurs d’information, mais des incitateurs à la recherche d’information.

69

Mai 2002

Notes

[1]

Je tiens à remercier Élisabeth Gayon, chef du département information documentaire Sidoc, pour son accueil et son suivi actif de mon travail, ainsi que Mathilde Fourquet, chef de projet intranet, pour son aide précieuse.

[2]

Bruno Salléras et Sylvie Dalbin, La nouvelle conception de l’intranet documentaire des AGF, Documentaliste - Sciences de l’information, sept. 2000, vol. 37, n° 3, p. 200-204.

[3]

Cité par : Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre Réthy, Le métier de documentaliste, Paris, Cercle de la librairie, 1999.

[4]

Encyclopædia Universalis, 2000.

[5]

Schéma conçu d’après : Jean-Claude Courbon et Silvère Tajan, Groupware et intranet : vers le partage des connaissances, Paris, Dunod, 1999, p. 146.

[6]

Jean-Claude Courbon et Silvère Tajan, ibid.

[7]

Schéma conçu d’après l’ouvrage déjà cité de Jean-Claude Courbon et Silvère Tajan.

[8]

Voir : Jean-François Pillou, <www. commentcamarche. net>

[9]

Joëlle Cohen, L’écran efficace : trois lois fondamentales de la perception visuelle, Documentaliste - Sciences de l’information, sept. 2000, vol. 37, n° 3-4, p. 192-198.

[10]

Voir : 16 règles d’or de la qualité Web, <www. auditweb. net>

[11]

Joëlle Cohen, cours INTD : Organisation visuelle de l’information. Et : Joëlle Cohen, L’écran efficace : trois lois fondamentales de la perception visuelle. Documentaliste - Sciences de l’information, sep. 2000, vol. 37, n° 3-4, p. 192-198.

[12]

Catégorisation : acte mental consistant à découper la réalité en classes d’objets partageant des propriétés communes (Joëlle Cohen).

[13]

D’après : Alistair Ross, Screen-based information design : Eforms, Aslib Proceedings, october 2000, vol. 52, n° 9, p. 331-342.

[14]

Christian Bastien et Rémy Rubio, La conception des formulaires en ligne [en ligne], L’Ergonome, 2001 [mise à jour 28.09.2001] [consulté le 05 octobre 2001]. <www. lergonome. org/ dev/ pages/ article2. asp>

[15]

Les travaux effectués dans le cadre de mon stage ne m’ont pas conduite à me poser la question des avantages ou des inconvénients du langage naturel par rapport au langage « contrôlé » par mots clés. Pour en savoir plus, on pourra se reporter à l’article de Hubert Fondin, La recherche d’information dans les mémoires électroniques, Documentaliste - Sciences de l’information, juillet 1999, vol. 36, n° 6, p. 242-248.

[16]

Sylvie Dalbin, Bruno Salléras, Une expérience d’utilisation d’un système d’information documentaire en langage naturel, Documentaliste - Sciences de l’Information, décembre 2000, vol. 37, n° 5-6, p. 312-324.

[17]

Sabine Darrigade, Michèle Lyon-Bougeat, Bernard Marx, et al., Accès aux brevets en langage naturel : le système CIB-LN de l’INPI, Documentaliste - Sciences de l’Information, juin 2001, vol. 38, n° 2, p. 100-110.

[19]

Bulletin Board for Libraries : <http:// bubl. ac. uk/ >

[21]

Voir Documentaliste - Sciences de l’information, 2002, vol. 39, n° 1, p. 11.

[22]

Jean Michel, article Internet dans : Serge Cacaly, Yves F. Le Coadic, Michel Melot, Pierre Dominique Pomart, Éric Sutter, Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Paris, Nathan, 1997, p. 363.

Résumé

Français

Issu d’une expérience de terrain, cet article propose aux documentalistes amenés à mettre en place un intranet documentaire un ensemble d’informations techniques et de suggestions pratiques : rappel des outils disponibles, conseils d’ordre ergonomique, apport du savoir-faire documentaire. Il tend à leur donner une vue d’ensemble des principaux moyens dont on peut actuellement disposer pour rendre les usagers aussi autonomes que possible et créer un véritable outil de travail coopératif. Ces moyens ont été utilisés lors de la mise en place de l’intranet du Sidoc, service d’information documentaire d’Atofina, auquel cette étude emprunte de nombreux exemples et illustrations [1].

Plan de l'article

  1. 1 - L’approche technique : l’apport des NTIC
    1. L’intranet
    2. Intranet ou extranet ?
    3. Deux modèles d’intranets
      1. L’intranet communicant
      2. L’intranet à architecture client-serveur
    4. Les outils permettant de réaliser des pages web dynamiques
      1. Sur le serveur
      2. Sur le client
  2. 2 - L’approche ergonomique : proposer un contenu bâti pour le web
    1. Le support écran comme vecteur de l’information
      1. Le confort visuel
      2. Le confort manuel
      3. Le confort intellectuel
    2. Principales préconisations pour réussir sa page d’accueil et ses formulaires
      1. La page d’accueil
      2. Les formulaires
  3. 3 - L’approche documentaire : élaborer un contenu au service de l’autonomie de l’usager final
    1. Quelques techniques documentaires appliquées au Web
      1. Le langage naturel
      2. L’indexation
      3. La classification thématique
    2. Le rôle du professionnel de l’info-doc : validation, qualification et présentation de l’information
      1. Proposition d’une méthode pour réaliser un répertoire de sites
      2. Le passage du guide papier au guide électronique : les différents scénarios
      3. Exemples de pages web : l’intranet du SIDOC
  4. 4 - Quelle évolution de la fonction des documentalistes ?

Pour citer cet article

Azar-Exbrayat Sophie, « Un intranet documentaire au service de l'usager : conception et mise en place », Documentaliste-Sciences de l'Information 4/2002 (Vol. 39) , p. 190-201
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2002-4-page-190.htm.
DOI : 10.3917/docsi.394.0190.


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