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Documentaliste-Sciences de l'Information

2002/4 (Vol. 39)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.394.0213
  • Éditeur : A.D.B.S.

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L’ORGANISATION DE LA GESTION DE L’INFORMATION au sein de l’entreprise évolue en fonction de besoins nouveaux consécutifs à l’apparition du document numérique et de services de plus en plus élaborés que proposent certains acteurs de l’industrie de l’information. Après une analyse des pratiques dans une entreprise étendue où la fonction d’information est éclatée dans différents services, une réflexion a été proposée sur l’alternative entre utilisation des ressources internes et externalisation de cette fonction grâce aux nouveaux outils offerts par les infomédiaires. Les conséquences sur l’évolution des métiers et des compétences des gestionnaires de l’information ont ensuite été évoquées.

Une expérience réussie de knowledge management

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Pour créer une véritable culture de partage des connaissances au sein de ses bureaux d’étude répartis dans le monde entier, Schlumberger, entreprise multinationale, a mis en place depuis deux ans et demi environ un système de gestion des connaissances.

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Les deux solutions mises en œuvre couvrent deux aspects : la production de contenu et l’échange d’information. Le système de production documentaire EDMS (documentation technique, formations interactives, meilleures pratiques, etc.) est couplé au portail In Touch, clé d’accès à l’information opérationnelle, via une classification ou un moteur de recherche. L’information, émise par les ingénieurs d’étude (organisés en communautés de pratiques virtuelles) à destination des ingénieurs de terrain, est validée par un réseau d’ingénieurs opérationnels (ITE, ingénieur In Touch) détachés dans les bureaux d’étude pour y apporter leur expérience et chargés d’alimenter le portail.

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Pour rendre le système efficace et performant, l’effort a porté sur la rapidité du temps de réponse aux ingénieurs de terrain et celle de la mise à jour des documents. Une attention particulière a également été accordée à l’attribution de ressources suffisantes pour faciliter le travail quotidien (et non pour le surcharger).

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Aujourd’hui, les concepteurs de ce système de KM estiment qu’il répond d’une manière satisfaisante aux objectifs poursuivis et que cette réussite, indépendamment de la technologie, repose sur le succès des communautés de pratique virtuelles, essentielles dans la gestion des connaissances.

Externaliser la gestion de l’information numérique ?

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Les problèmes récemment posés par l’accroissement des volumes d’information à gérer et la nécessité de traiter cette information conduisent les grandes sociétés à s’interroger sur l’opportunité d’externaliser la gestion de l’information numérique.

L’information numérique en entreprise

Présidée par Jean Michel (École nationale des ponts et chaussées) et coordonnée par Dominique Vallée (Chambre de commerce et d’industrie de Paris) et Louis-Pierre Guillaume, cette session proposait les interventions suivantes :

Valorisation de l’information numérique interne, Louis-Pierre Guillaume, documentation manager, Schlumberger

Externalisation de la gestion de l’information dans l’entreprise ou maintien de ressources internes en fonction de l’offre des infomédiaires, Simon Alterman, Factiva Europe

Compétences et évolution des métiers face aux nouvelles pratiques, par Eddie Soulié, chercheur, Université technologique de Troyes

La veille automatisée

Présidée par Christophe Binot (Total Fina Elf) et coordonnée par Monique Letranchant (ministère de la Recherche) et François Libmann, président de SCIP France, cette session réunissait les interventions suivantes :

Examen et comparaison d’outils de veille concurrentielle, par France Bouthillier, professeur à l’Université McGill de Montréal

Mise en perspective des pratiques de veille d’entreprises françaises à partir des outils mis en œuvre, par Laurence Favier, maître de conférences à l’université de Bourgogne

Retour d’expérience, par Marie-Laure Charrier, de la cellule de veille du ministère des Affaires étrangères

La veille concurrentielle chez Air France, par Fabien Pelous (Air France)

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Leur demande, en matière de gestion des contenus numériques et d’outils associés, peut se décliner en cinq points : qualité de l’information externe (sources fiables et reconnues) ; personnalisation approfondie (profils, moteurs de recherche sophistiqués, alertes e-mails) ; intégration sur les intranets ; offre de fonctionnalités administratives (gestion des droits, outils de contrôle des usages, outils de gestion, etc.) ; retour sur investissement.

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Cette mutation que l’on voit se dessiner dans la gestion de l’information au sein des entreprises ne peut cependant se réaliser sans l’appui de ressources internes, constituées des experts rattachés à l’entreprise et qui soutiennent sa stratégie, des processus formalisés mis en place afin d’extraire de la valeur des informations non structurées (outils collaboratifs, par exemple), des informations internes formatées, accessibles, mises à jour et indexées. L’entreprise doit donc savoir intégrer de façon harmonieuse ces deux aspects (information interne et information externe) et trouver la meilleure combinaison entre elles.

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La solution proposée par Factiva (coentreprise réunissant Dow Jones et Reuters) est fondée sur le concept de taxonomie dont le but est de relier le contenu interne à des ressources externes grâce à une terminologie codifiée. C’est un système structuré et hiérarchique (indexation de l’information) qui permet de mettre en relief les différents liens entre les données. Il reflète ainsi la culture de l’entreprise et répond à la vision de chaque organisation.

Les métiers de l’information dans l’économie du savoir

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La notion d’« économie du savoir » s’applique à la phase actuelle de l’évolution de l’économie mondiale. Elle recouvre six phénomènes : le degré croissant d’ouverture (concurrence internationale, globalisation des marchés, croissance des exportations mondiales…) ; le déplacement de la production des biens vers celle de services à forte valeur ajoutée ; la compétition fondée sur l’innovation continue et intensive ; l’avènement brutal des NTIC ; la croissance des secteurs de la science et de l’éducation et la montée des emplois hautement qualifiés ; l’apparition enfin de nouvelles formes d’organisations fondées sur l’application des TIC (modalités de travail, de production, d’achat, d’enseignement…).

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L’un des enjeux de l’évolution de cette économie de la connaissance se trouve dans la capacité des entreprises à développer de nouvelles compétences en matière de gestion d’information et de travail en réseau. Il faut également souligner un déplacement récent des enjeux associés à l’accès à l’information, à la prise de décision et à la création de valeur dans l’entreprise. Autant dire que les métiers de l’information sont hautement concernés par une telle évolution ! Une vision encore centralisatrice de l’information persiste cependant, même si Internet l’a mise à mal en favorisant un accès plus démocratique à la connaissance.

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Dans ce schéma, on peut tenter d’esquisser une cartographie des métiers de l’information et documentation. Un premier constat est la prolifération de métiers émergeant principalement autour de la gestion des connaissances, notion très en vogue depuis quelque temps. La gestion de l’information s’inscrirait-elle dans un cadre interdisciplinaire, transversal ?

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Deux conceptions sont envisageables dans cet environnement : un modèle « travailleur de l’information et du savoir » avec une vision gestionnaire (rationaliser et standardiser les méthodes, les connaissances, l’information, les compétences, etc., en s’appuyant sur une « technostructure ») ; un modèle « compétence et communauté des pratiques » avec une vision ethnographique, modèle fondé sur l’autonomie, la prise d’initiative, la responsabilité, le sens, l’intelligence distribuée et l’engagement des membres dans des communautés, s’inscrivant en réaction au premier modèle.

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À partir de l’évolution des métiers de l’information s’amorce dès lors une réflexion sur une nouvelle vision du travail et de la structure des organisations, en train de naître dans les sociétés de la connaissance.

Résumé

Français

De nouvelles pratiques informationnelles, allant de pair avec une nouvelle vision de l’organisation de la gestion de l’information, émergent dans les entreprises. Cette session a tenté, sinon d’apporter des réponses, du moins de s’interroger sur cette nouvelle complexité, conséquence notamment de l’environnement numérique, que doivent gérer les professionnels de l’information.

Plan de l'article

  1. Une expérience réussie de knowledge management
  2. Externaliser la gestion de l’information numérique ?
  3. Les métiers de l’information dans l’économie du savoir

Pour citer cet article

Ferchaud Bernadette, « IDT/NET 2002. L'information numérique en entreprise : communication interne et gestion», Documentaliste-Sciences de l'Information 4/2002 (Vol. 39) , p. 213-214
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2002-4-page-213.htm.
DOI : 10.3917/docsi.394.0213.


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