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Documentaliste-Sciences de l'Information

2002/4 (Vol. 39)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.394.0232
  • Éditeur : A.D.B.S.

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LE GROUPE DE TRAVAIL DU GFII a délibérément conçu un guide concret, méthodologique, véritable mode d’emploi pour accompagner dans leur démarche tous ceux qui sont amenés à construire ou à améliorer un portail d’entreprise.

Les principales étapes de la conception

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Sept étapes essentielles ont été identifiées. On s’attardera plus particulièrement sur deux d’entre elles, fondamentales dans tout projet de cette nature.

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L’analyse des besoins, moment clé dans toute élaboration de produit ou service, consiste à faire le bilan de l’existant (sources d’information et mode de diffusion, services offerts, profil des usagers déjà connus) puis à mettre en relief les demandes exprimées. Un questionnaire destiné à déterminer les besoins du public cible et son profil est proposé en annexe au guide.

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Les besoins exprimés par le public, dont il est fondamental de bien analyser les retours, orientera de manière radicale la rédaction du cahier des charges. C’est un document de référence technique et fonctionnel qui s’élabore selon un plan type et qui doit répondre à la question : « Pourquoi fait-on ce produit ? »

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Les étapes suivantes se déclinent ainsi : plan de test ; appel d’offres/consultation ; réalisation du site portail ; ressources humaines (encadrement de l’équipe, pluridisciplinaire, chargée de concevoir et de faire vivre le portail) ; dynamique du site (logique de renouvellement).

Le moteur de recherche, pierre angulaire du portail

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La fonction Recherche du portail est évidemment importante car il s’agit de la capacité à (re)trouver l’information pertinente et ensuite de faciliter le partage de l’information. Le moteur de recherche sera donc la pierre angulaire du portail mis en place. Les différents types de moteurs de recherche, ainsi que les services que l’on peut en attendre (analyse et classement des résultats), sont minutieusement détaillés dans le guide, la tendance actuelle étant à l’intégration des métadonnées. Un des éléments clés est de bien définir la notion de pertinence d’un moteur puis de l’évaluer à l’aide de tests sur un corpus connu de l’utilisateur. La mise en œuvre de la fonction Recherche doit prendre en compte le comportement des usagers (vocabulaire utilisé, fautes de frappe, etc.). Des exemples concrets d’interfaces (interrogation et présentation des résultats) sont donnés à titre d’illustrations. Des conseils utiles, portant notamment sur les questions techniques, fonctionnelles, d’intégration et de maintenance, complètent utilement ce chapitre.

Quels contenus sur le portail ?

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De ses contenus dépend la crédibilité d’un portail. Les contenus externes doivent être sélectionnés avec une exigence extrême et apporter une réelle valeur ajoutée à trois niveaux : éditorial (fiabilité, qualité, expérience, mise à jour et exhaustivité), technologique (documents normalisés, indexés, retrouvables) et administratif (gestion de profils, facturation, veille et envoi d’alertes, contrôle et suivi des usages, gestion des droits d’auteur). La production interne, qui représente encore la plus grande part de la documentation de l’entreprise, doit également être soumise à certaines règles de publication : contenu unique (au sens de « original ») et reconnu comme tel, données relatives aux versions (mise à jour), contenu normalisé et validé, auteur ou responsable identifié. Deux tendances parallèles apparaissent dans la gestion du contenu : la dimension humaine avec des experts indispensables pour valider et enrichir le contenu et pour en extraire la valeur ; l’intégration de plus en plus profonde de l’information au sein des logiciels et processus métiers des entreprises en même temps qu’une intégration transparente de l’information externe et de l’information interne.

Aspects juridiques

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Passerelle entre organisme (entreprise par exemple) et monde externe (le public), le portail soulève également des questions juridiques. Les enjeux politiques et économiques sous-jacents à ce type de réalisation créent de fortes tensions juridiques qu’il convient de ne pas négliger. Une grille de lecture des points auxquels il faut prêter une grande attention a été proposée lors de cette journée : évolutivité des outils informatiques, périmètre des droits consentis par le prestataire, diffusion du contenu interne, respect de la loi « Informatique et libertés », conditions générales d’accès au service, relations contractuelles avec les fournisseurs d’information, responsabilité et/ou protection du portail, etc. – autant d’aspects de cette dimension juridique liée à la mise en place d’un portail et à laquelle tout concepteur doit rester attentif.

Le marché des portails

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Si le marché mondial des logiciels de portail d’entreprise a connu une baisse en 2001 (mais les analyses restent positives sur son potentiel à long terme), le commerce électronique, lui, selon une enquête IDC, devrait afficher une croissance forte en France entre 2001 et 2006. L’infrastructure dans les entreprises, pour répondre à cette évolution, est désormais bien installée. Aux sites web institutionnels de la première époque se sont désormais substitués les intranets et les extranets, dont les grands comptes sont déjà bien équipés, exploitant au mieux les potentialités d’Internet.

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Cependant, la demande des entreprises évolue vers une meilleure intégration des applications. Le portail doit devenir une réponse à la multiplication des systèmes et des usagers. La centralisation et la gestion des informations internes et externes, la veille concurrentielle sont au cœur des attentes des entreprises lorsqu’elles envisagent un projet de portail. Le principal frein à une telle réalisation ne réside pas tant dans le coût que dans la complexité d’une telle mise en place et dans une mauvaise visibilité du retour sur investissement. L’offre des concepteurs, actuellement pléthorique, devrait sans aucun doute s’orienter vers une meilleure prise en compte de ces différents éléments. On trouvera dans le guide un chapitre qui fait le point sur l’évolution du marché mondial du logiciel de portail d’entreprise.

Quelques illustrations

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L’après-midi de cette journée d’étude était consacré à la présentation de différents exemples de portails, illustrant la diversité des réalisations dans ce domaine : le portail BioLib de l’Institut Pasteur, qui se présente comme un outil de recherche multi-sources via le Web pour une population multilingue ; ConnectSciences, portail INIST-CNRS d’information scientifique et technique ; le projet conçu par l’Unesco de portail de connaissances collaboratif multilingue ; le portail d’information professionnelle Qwam.com ; l’intranet de Factiva qui se définit comme un centre de ressources commerciales tout en offrant des services personnalisés. Certains d’entre eux font l’objet d’une fiche de présentation détaillée dans le guide méthodologique.

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Pour compléter utilement celui-ci, des annexes proposent un glossaire, une bibliographie, un exemple de questionnaire permettant de déceler les besoins en information et services lors de la conception d’un projet de portail, des fiches produits [1][1] Comment mettre en œuvre et alimenter un portail d’entreprise,....

Notes

[1]

Comment mettre en œuvre et alimenter un portail d’entreprise, étude réalisée par le groupe de travail Portail du Groupement français de l’industrie de l’information. On peut se procurer ce guide, sous format électronique exclusivement, au prix de 119,60 € TTC pour les adhérents du groupement et 239,20 € TTC pour les non-adhérents, auprès du GFII (25 rue Claude Tillier, F-75012 Paris, téléphone +33 (0)1 43 72 56 04, courriel gfii@ gfii. asso. fr).

Résumé

Français

Créé au sein du Groupement français de l’industrie de l’information (GFII) à la fin de l’année 2001, le groupe Portail d’entreprise s’est donné comme objectif de faciliter les échanges et les partages d’expériences. Constitué d’une quinzaine d’acteurs intervenant dans la chaîne de création de portails - offreurs de solutions, intégrateurs, chefs de projets, webmestres, juristes, etc. -, ce groupe a élaboré à la suite de ses travaux un guide pratique pour la réalisation d’un portail, présenté lors de cette journée d’étude, le 25 juin 2002 à Paris.

Plan de l'article

  1. Les principales étapes de la conception
  2. Le moteur de recherche, pierre angulaire du portail
  3. Quels contenus sur le portail ?
  4. Aspects juridiques
  5. Le marché des portails
  6. Quelques illustrations

Pour citer cet article

Ferchaud Bernadette, « Journée d'étude GFII. Comment mettre en œuvre et alimenter un portail d'entreprise ? », Documentaliste-Sciences de l'Information, 4/2002 (Vol. 39), p. 232-233.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2002-4-page-232.htm
DOI : 10.3917/docsi.394.0232


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