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Documentaliste-Sciences de l'Information

2003/1 (Vol. 40)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.401.0033
  • Éditeur : A.D.B.S.

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LE DEVELOPPEMENT DU DOCUMENT ELECTRONIQUE et l’explosion des volumes informationnels imposent aux organisations la gestion des documents témoins de leur activité. Une bonne maîtrise de la vie du document et de son archivage permet de protéger ses droits, d’assurer la sécurité et la traçabilité de l’information et de consolider une démarche qualité.

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Le records management, qui a récemment fait l’objet d’une norme internationale (voir page suivante), propose une méthode permettant aux entreprises de mettre en place des dispositifs dans une approche globale et transversale en vue de l’organisation, la gestion, la communication et la conservation des documents.

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Après une première journée organisée sur ce thème en 1998 (voir page 35), cette deuxième rencontre proposée par l’ADBS, en partenariat cette fois avec l’AAF, visait à faire le point sur les évolutions de cette démarche et de présenter des exemples de réalisations françaises. C’était également l’occasion de s’interroger sur la validité des modèles « anciens », sur la manière de les faire évoluer et de comparer les approches et réalisations à l’étranger.

Au carrefour de plusieurs disciplines

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La norme ISO 15489 définit le records management (RM) comme un « champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents ». Cette dernière précision mettant en évidence, sans ambiguïté, la prise en compte du document électronique.

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Dans le cycle de vie du document, le RM s’applique dès la création de celui-ci, puis pendant toute sa phase d’usage jusqu’à son échéance d’utilisation légale ou interne (le document devenant archive après cette phase).

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Tout projet de records management doit se situer par rapport aux autres disciplines ou techniques dans le monde plus général de la gestion de l’information. Par rapport à ses deux voisins, le document management (création d’un document pour utilisation immédiate et quotidienne) et le knowledge management (exploitation d’informations pour un objectif donné), le records management relève, lui, d’une démarche de conservation du document dans le temps et de responsabilité de son détenteur. Mais il se distingue de l’archivage par la préoccupation, dès sa création, de la gestion d’un document. En fait, le records management se situe au carrefour de plusieurs compétences : documentation, archivistique, contrôle qualité, nouvelles technologies et droit.

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La norme qui lui est consacrée, à la fois document de référence et guide pratique, relève plus de la stratégie que de la technique. Elle s’adresse plus particulièrement aux dirigeants des entreprises ou organisations, aux professionnels de la documentation, des archives, de l’information – à toutes les personnes qui ont la responsabilité de produire ou de conserver des documents. (Voir hors-texte)

La norme ISO 15489

Les objectifs de la norme ISO 15489, qui exclut de son champ les archives historiques, visent à définir les documents à créer et les informations qu’ils doivent contenir, les méthodes et procédures pour organiser et gérer ces documents, gérer ces procédures, les contrôler et les auditer. Sa mise en œuvre peut se décliner en huit étapes :

  • l’enquête préliminaire qui permet d’identifier et documenter le rôle de l’organisation, sa structure et son environnement réglementaire, économique et politique ;

  • l’analyse des activités qui vise à identifier toutes les fonctions et les hiérarchiser dans un plan de classement ;

  • l’identification des exigences archivistiques (quels documents doivent-ils être archivés, avec quels délais et quel sort final ?) ;

  • l’évaluation des systèmes existants, dans lesquels le RM doit trouver sa place ;

  • l’identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques (quels principes, normes, procédures et pratiques à mettre en place ?) ;

  • la conception du système de RM qui doit intégrer la stratégie et les procédures de la norme ;

  • la mise en œuvre du système (gestion de projet) ;

  • le contrôle a posteriori.

Références de la norme :

ISO 15489-1 - Information et documentation - « Records management » - Partie 1 : principes directeurs.

ISO/TR 15489-2 - Information et documentation - « Records management » - Partie 2 : guide pratique

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Le projet MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), financé dans le cadre du programme IDA2 de la Commission européenne, vise à utiliser et à développer les normes et spécifications existantes couvrant tout le continuum des documents et archives électroniques et à produire un modèle de référence. Il propose un certain nombre de recommandations relatives au contrôle et à la sécurité des documents, à leur conservation et à leur sort final, à leur capture (intégration des documents au système), à leur identification. (www. cornwell. co. uk/ moreq. html)

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Bien que promu en France seulement depuis 2001 (une norme nationale australienne existe depuis les années quatre-vingt-dix), le records management, au-delà des modes concernant la gestion de l’information, est une démarche qui correspond donc à un besoin identifié.

Le RM dans les administrations…

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L’introduction du records management au ministère de la Justice a été facilitée par l’adoption d’un nouvel outil de gestion électronique des dossiers archivés. Les limites de cet outil initialement baptisé Pacha, très orienté « archives », ont amené ses concepteurs à le développer vers une gestion plus souple. La réflexion a donc amené à transformer Pacha en Saga (Système automatisé de gestion des dossiers et des archives), projet délibérément orienté vers les services où les dossiers sont enregistrés dès l’arrivée des documents. Le but étant, entre autres, d’harmoniser des pratiques très contrastées au sein du ministère et d’apporter une réponse au problème de la gestion des documents électroniques.

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Grâce à Saga, chaque document (entrant ou sortant) est rattaché à un dossier comportant lui-même des attributs de description et de gestion. L’enregistrement est facilité par des tables de référence (plans de classement, tableaux de gestion, etc.) et automatisé au maximum. Le système rend possibles la saisie des données utiles au quotidien pour le service concerné, l’importation, parallèlement, de données issues des applications de gestion de dossiers dans les services qui en sont pourvus, la récupération de ces données par le système lors des versements des dossiers papier correspondants. La conservation des documents électroniques est assurée par la conversion dans des formats pérennes des fichiers contenus dans des répertoires clos et basculés dans une base d’archives intermédiaires, à laquelle les services disposent d’un accès permanent. La prochaine étape de ce projet consistera en la fusion de Saga avec l’outil de suivi du courrier actuellement utilisé.

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Au ministère des Affaires étrangères, la pratique du RM existe de longue date. En effet, la gestion des archives courantes repose sur le système du bureau d’ordre hérité du XIXe siècle et toujours en vigueur. Dans chaque service existe un Centre d’archives et de documentation (CAD), véritable centre nodal du service où arrive et d’où part toute l’information traitée par le service concerné. Les fonctions du CAD peuvent se décliner en six activités : enregistrement, cotation (pour plan de classement), diffusion et contrôle de la circulation (traçabilité), classement physique en fonction de la cote attribuée, recherche, versement une fois que le document a atteint sa DUAC (durée d’utilisation des archives courantes).

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Le système informatisé Archibal (Archives et boîte aux lettres) n’a donc fait que reprendre toutes les étapes de la gestion des archives courantes déjà établie, avec, de surcroît, l’efficacité et la rapidité qu’apporte l’utilisation des nouvelles technologies : enregistrement informatisé des documents, gestion des tables de référence et du plan de classement, tri préalable des documents à éliminer, versement annuel des données sur cédérom, recherche des informations dans la base de données informatisée, gestion du droit d’accès au registre électronique du CAD. Cette démarche, qui paraît exemplaire, s’appuie à la fois sur une organisation qui prend en charge le sort du document dès sa création et une volonté des responsables du records management de maintenir un contact permanent avec les services versants par une présence sur le terrain.

Pour en savoir plus

Informations et articles sur le records management parus dans cette revue :

• Le records management s’implante en France. 2002, vol. 39, n° 1-2, p. 6

• Records management : lancement officiel de la norme internationale / Élisabeth Morineau. 2001, vol. 38, n° 3-4, p. 164

• Records management : vers une norme internationale / Philippe Barbat. 2000, vol. 37, n° 3-4, p. 167

• Les tableaux de gestion de documents : une des clés du records management / Delphine Fournier. 1999, vol. 36, n° 2, p. 89-96

• Projet de normalisation du records management / Élisabeth Morineau, Claudine Masse. 1999, vol. 36, n° 1, p. 5&7

• Records management et archivistique française / Philippe Barbat, avec des contributions de Évelyne Van den Neste et Geneviève Drouhet. 1998, vol. 35, n° 3, p. 169-174

• Records manager : un nouveau métier pour les professionnels de l’information et de la documentation ? (Journée d’étude ADBS, Paris, 25 mars 1998) / Claudine Masse, Xavier Thiébaut. 1998, vol. 35, n° 2, p. 90

• Records management : concept nouveau ? Pratique ancienne ? / Philippe Martin, avec une contribution de Susan Vaillant. 1998, vol. 35, n° 1, p. 37-42

Voir aussi :

Records management : mode d’emploi / Geneviève Drouhet, Georges Keslassy et Élisabeth Morineau ; préface de Jacques Portevin et Florence Wilhelm-Rentler. ADBS Éditions, 2000. 125 p.

… et dans les entreprises

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Les évolutions récentes, technologiques mais aussi managériales – gestion de la qualité, utilisation de référentiels métiers, optimisation de l’organisation du travail, conservation de documents sensibles, généralisation de la micro-informatique, messagerie et intranet, développement de logiciels métiers (applications dédiées) –, suscitent un intérêt croissant pour le records management dans les entreprises. Les contraintes nées de ces différents processus et les exigences nouvelles de la gestion des documents électroniques ont permis d’asseoir la notion de management des documents.

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Les technologies de l’information répondent aujourd’hui à de telles exigences : intégrité du document, prise en compte du document depuis sa création jusqu’à son archivage, réduction des coûts et risques liés à une gestion manuelle, besoin de fédérer les différents métiers de l’entreprise, garantie de processus de gestion homogènes, possibilité d’avoir une visibilité précise et fiable sur les projets et les actions en cours (traçabilité).

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Cependant, mener à bien un projet de records management implique de réunir au moins trois conditions : d’abord partir du terrain pour analyser les besoins, les processus de travail et les contraintes des utilisateurs afin de construire un système adapté ; intégrer ensuite les différentes phases du RM (décision de produire et/ou de conserver un document, preuve que le document existe effectivement, classement en fonction des activités, recherche documentaire, fixation du sort final du document) ; enfin constituer une équipe de professionnels capables de construire et de faire vivre le système. La norme ISO 15489 devrait accélérer le processus de conservation des documents électroniques, processus encore peu industrialisé et peu formalisé dans les entreprises.

Prendre en compte la réalité du terrain

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La présentation d’un projet de records management au sein d’un groupe financier international a mis en évidence la nécessité de prendre en compte la réalité du terrain, notamment sur le plan humain. Le dispositif de RM devait répondre aux objectifs suivants : permettre à plusieurs collaborateurs de travailler en même temps sur le même dossier, sécuriser les originaux, conserver dans un même dossier les documents sensibles d’un dossier client, assurer la traçabilité d’un document depuis sa création jusqu’à son archivage. À cette fin, un service de GEDArchives a été créé, bénéficiant d’une certaine autonomie ainsi que d’une reconnaissance de ses domaines d’intervention. Les compétences demandées à l’équipe constituant ce service étaient multiples : archivistiques, documentaires, connaissance de l’entreprise et de ses activités (métiers de la banque), fonctions de records manager. La responsabilité du service a été confiée à une documentaliste entourée de personnes venant d’horizons divers et n’ayant pas forcément de formation documentaire.

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Ce qui pouvait donc être perçu au départ comme un handicap s’est traduit, après quatre années de fonctionnement, par un bilan positif. Le système de RM a étendu son territoire aux documents d’autres services et à de nouveaux types de documents. Une collaboration avec les autres métiers de l’information (informatique et service qualité) s’est instaurée. Et – preuve de la reconnaissance des compétences et de l’utilité de ce service – son nom GEDArchives, jugé finalement trop restrictif, a été abandonné au profit de « service Records management ».

L’archivistique comme rouage essentiel du RM

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L’ANAES (Agence nationale d’accréditation et d’évaluation en santé, www. anaes. fr) a pour mission l’amélioration de la qualité des soins offerts à la population française et celle de l’organisation des structures engagées dans des démarches qualité centrées sur le parcours du patient. Comme son nom l’indique, l’action de cette agence se centre autour de deux pôles : l’évaluation (recommandations de bonnes pratiques, évaluation des actes de nomenclature et des pratiques professionnelles, etc.) et l’accréditation (trois mille établissements sont à ce jour engagés dans la procédure).

Un groupe de travail AAF-ADBS

Cette journée d’étude conjointement organisée par l’Association des archivistes français et l’Association des professionnels de l’information et de la documentation était la première concrétisation d’une collaboration entre l’AAF et l’ADBS sur le thème du records management.

À la suite de ses Assises du Havre (voir notre numéro 6-2002 page 269), l’ADBS a en effet décidé de mettre en place des groupes métiers. Il s’agit de permettre aux professionnels exerçant un même « métier » de se retrouver, d’échanger et de produire ensemble sur des thèmes comme les fonctions et activités spécifiques de ce métier et les compétences associées, les normes du domaine, les interrelations et les complémentarités avec d’autres métiers proches, les outils linguistiques, informatiques et procéduraux à mettre en œuvre, etc. (voir aussi page 4).

Sur le thème du records management, l’ADBS et l’AAF ont souhaité travailler ensemble. Une première réunion a permis à chacune des associations de bien préciser ses attentes vis-à-vis d’un groupe métier, et de trouver un cadre d’entente sur les objectifs et le fonctionnement d’une telle collaboration. Il a été décidé de poursuivre et d’établir pour l’année à venir un programme de réflexion et de production commun aux deux associations. La prochaine réunion, fin avril, aura pour objet la conception de ce programme commun.

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Le travail de la section Archives de l’ANAES se situe, entre autres, dans un contexte législatif très précis qui est celui du « document probant » (loi sur les archives, loi sur la preuve des actes publics, loi sur la preuve). Cette dernière admet le document électronique comme mode de preuve à deux conditions : identification certaine de la personne et garantie de l’intégrité du document établi et conservé. Dans ce cadre, l’outil informatique mis en place pour la gestion des archives prend en compte ces exigences en produisant une information fiable et référente. Cette double valorisation de l’information, au travers de la législation et des pratiques archivistiques, constitue un apport essentiel dans le cadre plus large d’un système de RM.

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Quelle peut être la contribution du records management, trop souvent perçu comme un mode d’organisation utile mais qui n’apporterait rien de vraiment nouveau, dans un environnement international ou multiculturel ? L’expérience dans ce domaine de la société Quintiles, société d’externalisation de services pour des laboratoires pharmaceutiques, démontre que le RM peut être un véritable moteur qui contraint l’entreprise à évoluer. À travers l’exemple de la relation sous-traitant/client, analysée au cours de cette intervention, le records management se révèle un précieux outil de maîtrise d’un environnement complexe (formes et origines multiples de la documentation, multiplicité des clients) et dans un contexte international, donc multilingue et multiculturel. Et se pose, dans ce cadre, la question du RM comme partie intégrante de la gestion d’un projet contractuel ou d’un service qui peut être facturé à part. Que le client confie ou non au sous-traitant la gestion et l’archivage définitif des documents, la solution retenue doit alors être impérativement précisée dans le contrat.

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Le dispositif de RM doit donc s’adapter à la culture de chaque entreprise et à son environnement externe, mais il peut avoir lui-même une influence sur ces deux aspects, pour peu que le records manager soit au cœur de l’action et fasse preuve d’écoute et d’audace.

Une nécessaire évolution des méthodes de travail

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Le records management répond donc à de véritables besoins : ceux des utilisateurs dans les services et ceux de l’entreprise (transversalité de la gestion de l’information), mais également aux besoins des citoyens (garantie de sécurité physique et juridique, plus grande transparence administrative). Cependant, le développement du records management ne pourra être garanti sans certaines modifications des méthodes de travail, dans l’administration notamment. Sa reconnaissance en tant que discipline professionnelle spécifique qui fait appel à des compétences à la fois archivistiques et documentaires devrait déboucher vers des propositions de formations spécifiques pour l’imposer peu à peu dans les entreprises et l’administration françaises.

Résumé

Français

L’Association des archivistes français (AAF) et l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS) consacraient une journée d’étude, le 12 décembre 2002 à Paris, au records management. Pour faire le point sur les évolutions de cette démarche, et pour présenter des exemples de réalisations en France dans les secteurs public et privé. Différents témoignages ont mis en évidence le poids des technologies de l’information, les compétences nécessaires à l’exercice de cette démarche et le rôle qui incombe aux professionnels de l’information et des archives.

Plan de l'article

  1. Au carrefour de plusieurs disciplines
  2. Le RM dans les administrations…
  3. … et dans les entreprises
  4. Prendre en compte la réalité du terrain
  5. L’archivistique comme rouage essentiel du RM
  6. Une nécessaire évolution des méthodes de travail

Pour citer cet article

Ferchaud Bernadette, « Journée d'étude AAF-ADBS.  Records management : principes et réalisations», Documentaliste-Sciences de l'Information 1/2003 (Vol. 40) , p. 33-36
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2003-1-page-33.htm.
DOI : 10.3917/docsi.401.0033.


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