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Documentaliste-Sciences de l'Information

2003/1 (Vol. 40)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.401.0046
  • Éditeur : A.D.B.S.

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LES NORMES APPLICABLES AU SECTEUR DE L’INFORMATION et de la documentation sont essentiellement traitées dans le cadre de la commission générale AFNOR CG 46, miroir du Comité technique ISO TC 46. D’autres comités et commissions, au sein de l’Association française de normalisation comme en celui de l’International Standard Organization, se penchent sur certains aspects de notre secteur d’activité.

Les activités de la commission CG 46 « Information et documentation »

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Consciente des nouveaux enjeux liés à l’exploitation du document numérique et aux possibilités d’échange sur les réseaux, la commission CG 46 [3][3] Pour trouver la liste exhaustive des normes élaborées... a restructuré son activité et défini de nouvelles priorités autour des ressources numériques. Les échanges de données se généralisent et concernent tous les secteurs d’activité. Il ne s’agit plus d’établir des normes particulières au seul secteur des bibliothèques et de la documentation, mais de s’intégrer à un processus de normalisation multi-sectorielle, avec l’adoption de normes ouvertes et génériques. L’interopérabilité et l’approche par modèle deviennent les deux mots clés majeurs de la normalisation.

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Les travaux de normalisation sont assurés par des experts qui opèrent aux niveaux national (AFNOR) et international (ISO). Au niveau de l’AFNOR, les tâches sont réparties en six commissions.

• Modélisation, production et accès au document (CN 357)

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Cette commission participe à l’étude et au suivi des normes internationales relatives :

  • à la création, la production et la diffusion des documents et au moyen d’accès : description bibliographique, présentation des documents, analyse et indexation (ISO 5963), métadonnées, thésaurus monolingues (ISO 2788) et multilingues (ISO 5964) ;

  • aux codes pour la représentation des noms de pays (ISO 3166) et des noms de langues (ISO 639-2) ;

  • aux répertoires des éléments de données liés au prêt (ISO 8459-1), aux acquisitions (ISO 8459-2), à la recherche documentaire (ISO 8459-3), à la circulation (ISO 8459-4), aux échanges de catalogues et de métadonnées (ISO 8459-5), en liaison avec les protocoles ;

  • à l’édition électronique : pour exemple, la norme ISO 12083:1994 - Information et documentation - Préparation et balisage de manuscrits électroniques ;

  • aux travaux de modélisation, avec notamment la norme en cours de réalisation ISO 21127 - Modèle de référence conceptuel pour l’échange de données relatives au patrimoine culturel.

À propos de normalisation

Il y a des mots qu’il faut parfois éviter de prononcer pour ne pas se fâcher avec certains interlocuteurs. Le mot normalisation fait partie de ceux-ci. Le côté « règle » est parfois ressenti comme liberticide, il peut donner une impression de rigidité, voire faire obstacle à l’innovation ou, plus simplement, à l’adaptation. L’apprentissage des fameuses « normes de catalogage » induit des souvenirs plus ou moins pénibles aux anciens étudiants documentalistes.

Et pourtant, les normes peuvent faciliter bien des choses dans notre métier. Cela évite de réinventer des solutions, elles permettent des échanges techniques, elles facilitent la gestion, elles constituent un langage commun entre professionnels et procurent bien d’autres avantages.

Curieusement, la normalisation est peu présente dans les travaux ou les publications de l’ADBS, voire dans les formations ; plus généralement, la profession est peu représentée au sein des instances de production des normes et laisse faire « les autres » sans mettre en avant les besoins ou exigences spécifiques à notre métier. Les structures de normalisation ont été récemment remaniées au niveau international comme au niveau français. De nouvelles approches normatives induites par les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication et par le développement des documents numériques ont été adoptées et vont conduire à la publication au cours des prochaines années de nouvelles normes techniques.

Mais les normes ne sont pas uniquement des règles techniques de production ou de traitement individuel des documents, elles deviennent de plus en plus des guides méthodologiques d’organisation ; la norme internationale sur le records management est typique de ce processus. Des normes concernent aussi les relations avec les prestataires de service (services de veille par exemple).

C’est pour mieux faire connaître cet ensemble de « documents de référence » que le Bureau de l’ADBS, sur proposition de la commission Techniques et méthodes, a souhaité qu’une rubrique régulière consacrée aux travaux de normalisation figure dans les publications de l’association et sur son site web. Nous souhaitons qu’elle soit lue et qu’elle incite les membres de l’association à appliquer de façon éclairée les normes mises à leur disposition (malheureusement pas gratuitement !) par les instances de normalisation, voire qu’elle suscite des vocations pour représenter la profession au sein de ces instances.

Éric Sutter

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Au niveau national, elle a pour programme :

  • la formation aux techniques de modélisation et l’étude des modèles existants ;

  • l’ébauche d’un modèle pour les données d’autorité (groupe GE4) ;

  • la mise en pratique des modèles de documents structurés (DTD et schémas XML), avec en priorité l’étude et la traduction française de la norme EAD (Encoded Archival Description) pour l’encodage des instruments de recherche en archives et en bibliothèques (groupe GE3) ;

  • la définition de métadonnées dans le cadre du dépôt électronique des thèses (groupe GE5).

Au niveau international, elle participe aux activités des sous-comités ISO TC46/SC4 « Interopérabilité technique » (www. niso. org/ international/ SC4/ index. html) et ISO TC46/SC9 « Identification et description » (www. nlc-bnc. ca/ iso/ tc46sc9/ ).

• Réseaux et interconnexions (CN 4)

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Cette commission a en charge l’étude et le suivi des normes liées :

  • aux jeux de caractères codés ;

  • aux différents protocoles :

    . ISO 10160, ISO 10161-1, ISO 10161-2 - Information et documentation - Interconnexion de systèmes ouverts (OSI) ;

    . ISO 17933:2000 - GEDI-Échange standard de documents électroniques ;

    . ISO 23950:1998 - Information et documentation - Recherche d’information (Z3950) - Définition du service de l’application et spécification du protocole.

Au niveau international, ces activités sont traitées au sein du sous-comité ISO TC46/SC4 « Interopérabilité technique ».

• Identification et numérotation (CN 6)

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Cette commission est responsable du suivi des normes liées à l’identification d’objets documentaires : des œuvres aux produits éditoriaux. Ces normes définissent des identifiants univoques, tels que l’ISAN pour les œuvres audiovisuelles, l’ISRC pour les fixations de musique enregistrée, l’ISWC pour les œuvres musicales, l’ISRN pour les documents de type rapport, l’ISSN pour les publications en série.

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Les projets en cours :

  • la révision de la norme ISO 2108:1992 - Système international pour la numérotation des livres (ISBN), dans le contexte de la publication électronique ;

  • le projet ISO 20925 dont l’objectif est de développer en complément de l’ISAN un identifiant V-ISAN des versions d’œuvres audiovisuelles ;

  • l’étude de la norme DIS ISO 21047 : ISTC pour l’identification de contenus textuels indépendamment de leurs manifestations et des formes matérielles de leur publication ;

  • l’élaboration du rapport technique ISO TR 21449 - Mise à disposition de contenus et gestion des droits - Spécifications fonctionnelles des identifiants et descripteurs à l’usage des industries musicales, cinématographiques, vidéographiques, phonographiques et de l’édition.

Au niveau international, ces activités sont traitées au sein du sous-comité ISO TC46/SC9 « Identification et description ».

• Évaluation des résultats (CN 8)

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La commission CN 8 a en charge l’élaboration et le suivi des normes concernant :

  • les statistiques de bibliothèques (ISO 2789, ISO 9707, etc.) dont l’objet est de traduire la réalité des bibliothèques en termes de ressources et d’activités ;

  • l’évaluation des performances à l’aide d’indicateurs significatifs pour les différents acteurs, afin d’améliorer la qualité des services rendus aux usagers (ISO 11620, ISO 20983, etc.).

Cette commission est le miroir français du sous-comité ISO TC46/SC8 « Qualité, statistiques et évaluation de la performance ».

• Conservation (CN 10)

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Les activités de la commission CN 10 concernent la normalisation des techniques de conservation (papier permanent, encre permanente, carton permanent, stockage du document, conservation pendant les expositions, etc.) et des pratiques de conservation des documents qui constituent les fonds des bibliothèques et des centres de documentation.

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Parmi les travaux en cours :

  • les prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d’une exposition (norme NF Z40-010:2002) ;

  • les méthodes d’évaluation de l’état physique des fonds d’archives et de bibliothèques.

• Records management (CN 11)

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La commission CN 11 a pour objectif de fournir aux entreprises et aux administrations publiques un cadre normalisé pour répondre aux exigences organisationnelles et technologiques de la société de l’information et maîtriser le cycle de vie des documents produits par ces entreprises ou ces administrations.

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Les deux premières normes élaborées ont été publiées en 2001 :

  • ISO 15489-1 - « Records management » - Partie 1 : principes directeurs ;

  • ISO TR 15489-2 - « Records management » - Partie 2 : guide pratique.

Au niveau international, cette commission est le miroir du sous-comité ISO TC46/SC11 « Records management » qui a en chantier de nombreux travaux, répartis selon quatre axes :

  • l’étude des métadonnées, pour établir la liste des métadonnées indispensables à la gestion des documents ;

  • l’étude des modalités d’accès, pour l’approfondissement du chapitre de la norme sur l’accès aux documents ;

  • l’étude de l’articulation entre le records management et les autres systèmes ou technologies d’information telles que le knowledge management (projet ISO/NP 22997), le workflow, etc. ;

  • l’élaboration d’un guide pratique de mise en œuvre d’un système de records management.

Au niveau national, deux groupes de travail ont été constitués et participent activement aux travaux sur les métadonnées et sur les modalités d’accès.

Les activités d’autres commissions de normalisation

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Les travaux d’autres commissions de normalisation se rapportent directement ou non à l’information et à la documentation. Nous reviendrons ultérieurement de façon plus approfondie sur les activités de certaines de ces commissions dont nous proposons aujourd’hui un aperçu.

• Terminologie et autres ressources linguistiques (commission TC 37)

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Les travaux relatifs à la terminologie et aux ressources linguistiques sont traités au niveau international par le comité ISO TC 37 et ses quatre sous-comités relayés au niveau national par les commissions « Terminologie - Principes et coordination », « Génie linguistique - Terminotique » et « Ressources normalisées en ingénierie de la langue » (commission créée en 2002). Voici à titre d’exemple quelques références de normes publiées :

  • ISO 704:2000 - Travail terminologique - Principes et méthodes ;

  • ISO 1087-1:2000 - Travaux terminologiques - Vocabulaire - Partie 1 : théorie et application ;

  • ISO 12199:2000 - Mise en ordre alphabétique des données lexicographiques et terminologiques multilingues représentées dans l’alphabet latin ;

  • ISO 15188:2001 - Lignes directrices pour la gestion de projets de normalisation terminologique.

• Applications en imagerie documentaire (commission CG 171)

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Le domaine des travaux traités par le comité ISO TC 171, relayé au niveau français par la commission miroir CG 171, est celui de la normalisation des techniques applicables à la gestion des documents et des images sur microformes et autres supports optiques. Cette commission a publié diverses normes techniques mais aussi une norme méthodologique fondamentale : NF Z42-013:1999 - Archivage électronique. Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

• Documentation et symboles graphiques (comité CE 3 de la Commission électrotechnique internationale - SC 3B)

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Cette sous-commission a publié une norme fondamentale pour la production et la gestion des documents internes, quelle que soit leur thématique : NF EN 82045-1:2002 - Gestion de documents - Partie 1 : principes et méthodes.

• Autres secteurs d’activités en matière de gestion de l’information

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Il existe encore d’autres normes produites par d’autres commissions de normalisation et sur lesquelles nous reviendrons plus en détail. Voici la liste des documents importants.

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Gestion de l’information et de la documentation :

  • FD X50-185 (à paraître) - La gestion de l’information ;

  • XP X50-053:1998 - Prestations de veille - Prestations de veille et prestations de mise en place d’un système de veille ;

  • Z74-500:2002 - Sécurité des informations stratégiques - Qualité de la confiance - Comment préserver la confidentialité des informations ;

  • HB 275:2001 - La gestion des connaissances. Un projet cadre pour réussir dans l’ère des connaissances (norme australienne traduite en français dans le recueil Knowledge management de l’Afnor, 2002) ;

  • FD X50-190:2000 - Outils de management - Capitalisation d’expériences

Expression des besoins en information ou documentation :

  • FD X50 -179:2000 - Management de la qualité - Guide pour l’identification des exigences des clients ;

  • NF X50-151:1991 - Analyse de la valeur, analyse fonctionnelle - Expression fonctionnelle du besoin et cahier des charges fonctionnel.

Relations contractuelles avec les fournisseurs et les prestataires :

  • Z67-131:1988 - Traitement de l’information - Guide des relations clients-fournisseurs pour l’acquisition d’un logiciel de qualité ;

  • FD X50-054:1999 - Activités de conseil en management - … - Travaux préparatoires à une intervention de conseil ;

  • XP X50-053:1998 - Prestations de veille - Prestations de veille et prestations de mise en place d’un système de veille ;

  • Z40-350:2001 - Archivage - Prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier ;

  • BP Z67-001:2002 - Qualité des services Internet - Accès à l’Internet et services associés - Spécifications des critères de qualité du service réalisé, des niveaux de performance et de leur déclaration.

Évaluation du dispositif d’information et de documentation :

  • FD X50-126:1986 - Gestion de la qualité - Guide d’évaluation des coûts résultant de la non-qualité ;

  • FD X50-172:1999 - Management de la qualité - Enquête de satisfaction des clients.

Management et organisation. De nombreuses normes ou documents normatifs concernent le management des organisations à un titre ou un autre. Elles sont applicables évidemment aux entreprises d’information mais aussi aux structures d’information-documentation internes en tant que micro-entreprises au sein de plus grandes. Ces normes sont, pour la plupart, établies par la commission miroir de l’ISO TC 176 « Management et assurance de la qualité ». Parmi celles-ci, citons les normes génériques :

  • Management de la qualité : ISO 9000 et suivantes dont :

    . ISO 9004:2000 - Systèmes de management de la qualité - Lignes directrices pour l’amélioration des performances,

    . FD X50-180:1999 - Management de la qualité - Défauts de contribution - Défauts liés à la non-qualité du travail dans la création et l’utilisation de la valeur ajoutée ;

  • NF X50-150-1:1996 (et suivantes à venir) - Vocabulaire du management de la valeur, de l’analyse de la valeur et de l’analyse fonctionnelle - Partie 1 : analyse de la valeur et analyse fonctionnelle ;

  • FD X50-115:2001 (et suivantes à venir) - Management de projet ;

  • FD X50-183:2002 - Outils de management - Ressources humaines dans un système de management de la qualité - Management des compétences ;

  • FD X50-757:1999 - Management de la qualité - Lignes directrices pour la formation.

Janvier 2003

Notes

[1]

Voir : Normalisation documentaire : le défi de l’électronique, dossier coordonné par Catherine Mattenet. Documentaliste - Sciences de l’information, mars-avril 1999, vol. 36, n° 2, p. 117-128.

[2]

Voir le hors texte pages 47 et 48.

[3]

Pour trouver la liste exhaustive des normes élaborées au sein de chaque commission (CN), consulter, à partir du site AFNOR <www. afnor. fr>, le site du comité électronique « Technologie de l’information et de la communication », « Documentation (CG46) » et la rubrique « Normes publiées ».

Résumé

Français

Depuis notre dernier point sur les normes relatives à l’information et à la documentation [1], le contexte a beaucoup évolué [2]. Les structures de normalisation ont été remaniées, au niveau international comme au niveau français, et de nouvelles approches ont été adoptées, consécutives au développement des technologies de l’information et de la communication et à celui des documents numériques. Nous proposons ici un aperçu des travaux récemment engagés ou publiés dans le domaine de l’IαD – inauguration d’une nouvelle rubrique qui paraîtra désormais régulièrement.

Plan de l'article

  1. Les activités de la commission CG 46 « Information et documentation »
    1. • Modélisation, production et accès au document (CN 357)
    2. • Réseaux et interconnexions (CN 4)
    3. • Identification et numérotation (CN 6)
    4. • Évaluation des résultats (CN 8)
    5. • Conservation (CN 10)
    6. • Records management (CN 11)
  2. Les activités d’autres commissions de normalisation
    1. • Terminologie et autres ressources linguistiques (commission TC 37)
    2. • Applications en imagerie documentaire (commission CG 171)
    3. • Documentation et symboles graphiques (comité CE 3 de la Commission électrotechnique internationale - SC 3B)
    4. • Autres secteurs d’activités en matière de gestion de l’information

Pour citer cet article

Artur Odile, « Normalisation en information et documentation.  Aperçu des travaux récents», Documentaliste-Sciences de l'Information 1/2003 (Vol. 40) , p. 46-49
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2003-1-page-46.htm.
DOI : 10.3917/docsi.401.0046.


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