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Documentaliste-Sciences de l'Information

2003/3 (Vol. 40)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.403.0218
  • Éditeur : A.D.B.S.

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CERTAINES FONCTIONS NECESSAIRES A LA GESTION d’un service d’archives dépendent de l’âge des documents. Les pratiques actuelles, définies essentiellement par le cadre législatif et réglementaire, amènent à considérer deux types de situations.

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• La gestion des archives courantes et intermédiaires concerne les documents qui ont encore une utilité administrative potentielle. Cette situation est celle de toutes les organisations et entreprises qui produisent des documents, indépendamment de leur taille et de leur statut : grandes entreprises publiques ou privées, administrations nationales ou territoriales, PME et activités libérales. La durée d’utilité administrative est déterminée par l’analyse des droits et des obligations attestés par les documents. Cette durée peut être très longue, par exemple dans le cas des archives médicales. Pendant cette période de conservation, les documents sont principalement consultés par les services qui les ont archivés. C’est le domaine du records management.

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Une application informatique permet ici de gérer la prise en compte des durées de conservation en fonction des activités et des types de documents, la déclaration des versements d’archives par les services producteurs, l’automatisation du stockage et des mouvements.

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• La gestion des archives historiques ou patrimoniales concerne, elle, des documents anciens qui sont consultés à des fins de recherche. La conservation et la communication des archives historiques est la mission des services publics d’archives. Les applications informatiques permettent dans ce type de services d’assurer la gestion des lecteurs et des communications, la gestion des magasins, la description documentaire des archives en vue de la recherche.

Confirmation des attentes antérieures

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L’étude récemment effectuée [voir le hors texte ci-contre] confirme les préoccupations des services d’archives révélées par les enquêtes antérieures.

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• Dans les services publics d’archives, la numérisation des fonds patrimoniaux dans le but de les rendre accessibles sur Internet est une raison essentielle qui justifie une informatisation ou une ré-informatisation.

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Deux approches complémentaires sont à prévoir : la numérisation en mode image des documents primaires en vue de leur consultation locale ou à distance ; la saisie structurée en mode caractère des instruments de recherche, principalement les inventaires, en vue d’initialiser la base de données de description des fonds. Les outils, les méthodes et les prestataires ne sont pas les mêmes.

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La mise en œuvre de la norme XML EAD fait partie des recommandations de la Direction des Archives de France (DAF), mais ce format n’est impératif que pour les échanges de données.

Une nouvelle étude comparative

Neuf logiciels sont analysés dans la quatrième édition de l’étude du Bureau van Dijk, soit cinquante pour cent de plus que dans l’édition de 2001. Les produits retenus offrent toutes les fonctions – plus ou moins développées – nécessaires à la gestion d’un service d’archives et sont commercialisés sur le marché français : Ariane (société Amig), Arkhéïa (société Anaphore), Avenio (société DI’X), Clara (Ever Team), Damaris Archives (Damaris), Gapi (Mobydoc), JLB-Arc (société JLB Informatique), Saga (Locarchives) et Thot (Sicem).

Deux produits ont été écartés : Gaïa, développé et diffusé dans le cadre d’un club d’utilisateurs réunissant des services d’archives départementales ; M2a, développé par la société canadienne Minisis Inc, et fondé sur le système de gestion de bibliothèque Minisis largement diffusé dans les pays en développement.

Deux nouveaux venus sur le marché français : JLB-Arc, basé sur le logiciel documentaire JLB-Doc ; Saga, développé et distribué par la société Locarchives, et commercialisé indépendamment des prestations de gestion des archives.

Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils, Progiciels de gestion intégrée d’archives : étude multiclients, 2003, 477 p. Étude disponible auprès du BvD, 57 boulevard de Montmorency, F-75016, au prix de 475 TTC. Contact : Philippe Martin, téléphone +33 (0)1 45 24 49 10, courriel philippe. martin@ bvdic. com

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• Les services d’archives d’entreprises, pour leur part, s’intéressent plus à la gestion des archives intermédiaires et à la mise en œuvre de procédures de records management qui permettent une prise en compte contrôlée des durées de conservation déterminées dans les chartes d’archivage.

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Les archivistes élaborent des tableaux de gestion qui définissent pour chaque activité de l’entreprise et pour chaque type de document les modalités de conservation (durée et supports) et le sort final des documents. Les données des tableaux de gestion peuvent être prises en charge par les systèmes intégrés de gestion d’archives. La charte d’archivage réunit les tableaux de gestion et les procédures à appliquer dans un document unique diffusé à tous les services producteurs.

Des produits différenciés

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L’analyse de l’architecture technique des logiciels actuellement proposés sur le marché français fait apparaître plusieurs groupes en fonction de critères discriminants.

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Le choix du SGBD est un indicateur majeur. Sans surprise, Oracle domine. C’est un choix qui rassure les informaticiens, c’est la garantie d’une application potentiellement puissante, mais c’est un facteur de coût non négligeable dans le cas où l’acheteur ne dispose pas de licence dans le cadre d’un contrat préexistant.

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L’architecture dominante est de type client/serveur. L’architecture 3/3 est parfois proposée. Il n’y a aucune offre « 100 % Web » avec client léger (navigateur ou client Java).

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Certains produits intègrent une solution de GED avec base documentaire. C’est le cas de Clara qui s’appuie sur le moteur Doris du même éditeur, ou encore de Thot avec Cindoc développé par Cincom. Dans les deux cas, les fonctions de recherche documentaire et de gestion des documents numérisés sont puissantes et fortement intégrées aux fonctions de gestion des archives. En l’absence d’une solution documentaire intégrée, les éditeurs ont développé leurs propres fonctions documentaires ou proposent simplement une exportation des données vers une base documentaire, comme Arkhéïa qui peut exporter des données vers Cindoc ou vers Taurus.

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L’intégration des normes ISAAR (CPF) et ISAD(G) répond à une attente des services publics d’archives placés sous la tutelle de la DAF. L’intérêt de l’intégration de ces normes dans la structure des bases documentaires est la possibilité de publier directement sur Internet les instruments de recherche « traditionnels » (inventaires, répertoires, etc.). Les développements opérés depuis l’étude précédente ont surtout porté sur l’intégration dynamique de l’ensemble des données nécessaires aux deux normes, sur l’interfaçage Web, et sur l’import-export de données en XML.

Un marché dynamique

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L’analyse de la position des différents produits sur le marché montre une incontestable progression de l’informatisation depuis l’étude de 2001. Globalement, le nombre de références prises en compte passe de 340 à 493, soit une augmentation de 22 %. Cette analyse distingue quatre segments.

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• Les archives départementales sont les plus informatisées : 77 départements sur 96 en France métropolitaine disposent d’un logiciel spécialisé.

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• Les archives communales et régionales totalisent la moitié des références (256 sur 493). Il faut toutefois relativiser ce chiffre en rappelant qu’il y a en France presque neuf cents communes de plus de dix mille habitants. La création des agglomérations et des communautés de communes devrait faciliter le développement de services d’archives modernes, donc accroître la demande.

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• Les organismes publics constituent un ensemble de 45 références sur 493. Ce sont les organismes soumis aux obligations légales et réglementaires : entreprises et établissements publics, ministères, établissements hospitaliers, organismes sociaux, etc.

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• Les entreprises privées, enfin, représentent 115 références sur 493. Ce segment est le plus difficile à analyser pour plusieurs raisons : pas de contrôle administratif de la gestion des archives, utilisation d’applications informatiques « maison », recours à des prestataires d’archivage qui disposent de leur propre outil.

Résumé

Français

Une récente étude comparative des logiciels de gestion intégrée d’archives fait le point sur l’offre actuelle en la matière. Cet article présente brièvement les principales caractéristiques techniques de cette offre et la position des différents produits concernés sur le marché français.

Plan de l'article

  1. Confirmation des attentes antérieures
  2. Des produits différenciés
  3. Un marché dynamique

Pour citer cet article

Martin Philippe, « Évolution récente des logiciels de gestion intégrée d'archives. Un aperçu », Documentaliste-Sciences de l'Information 3/2003 (Vol. 40) , p. 218-219
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2003-3-page-218.htm.
DOI : 10.3917/docsi.403.0218.


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