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Documentaliste-Sciences de l'Information

2004/1 (Vol. 41)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.411.0041
  • Éditeur : A.D.B.S.

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UN RAPPEL DES DEFINITIONS DE DIVERS TERMES techniques (sites dynamiques, frames, DTD, CSS, format PDF, métadonnées, etc.), juridiques (open source, droit patrimonial, droit moral, etc.) ou liés aux contenus (knowledge management, content management, GED, workflow, etc.), qui allaient être utilisés lors de cette journée, s’imposait en ouverture. Un panorama très complet en a été proposé, repris, avec des informations concrètes sur d’autres thèmes liés au sujet de la journée, dans un guide pratique remis aux participants. Nous sommes en effet peu nombreux à pouvoir nous targuer de connaître tous ces termes, en particulier lorsqu’il s’agit de leurs implications.

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La présentation de l’intranet juridique de la Caisse nationale des caisses d’épargne a illustré plusieurs notions qui venaient d’être évoquées. Ont ainsi été exposés les difficultés rencontrées et les moyens adoptés pour les résoudre et soulignée l’importance de l’impulsion donnée par les instances dirigeantes. On a aussi rappelé que les objectifs poursuivis – à savoir l’échange d’informations en temps réel, l’accès centralisé à différentes sources, la mise à disposition d’une structure d’échange pour une communauté de métiers – ne devaient jamais être négligés. Les moyens utilisés pour cela sont le choix des canaux d’informations, la création de bases documentaires et de diverses applications, la fédération de communautés juridiques. Il ne faut pas non plus perdre de vue que les publics visés sont multiples et qu’ils doivent également devenir, dans ce cadre, des acteurs – résultat difficile à obtenir.

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L’accent a été mis sur le rôle clé du gestionnaire de l’intranet qui recense et valide les contenus, choisit et met en œuvre les fonctionnalités qui seront offertes. C’est à lui qu’il appartient d’assurer la cohérence du produit proposé à partir des sources hétérogènes retenues et de la diversité de leurs modes d’accès. Divers types d’intégration peuvent être envisagés par des liens plus ou moins complexes vers un ensemble ou une unité d’information, des indexations de contenus par des moteurs de recherche, ou des réplications de données, dont les modalités doivent souvent être négociées. Il incombe aussi au gestionnaire de définir et de gérer les droits d’accès des lecteurs, des auteurs ou des administrateurs, de concevoir des diffusions sélectives d’information et diverses applications liées à la gestion quotidienne du travail, à l’information juridique ou aux statistiques, et d’opter pour des solutions logicielles.

Les facteurs clés du succès

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Pour obtenir un intranet utile, plusieurs points clés doivent être gardés en mémoire lors des quatre étapes qui, selon Sandrine Blasco, ponctuent la création d’un intranet.

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Il s’agit, dans un premier temps, d’identifier des besoins à partir d’une connaissance des personnes, des contenus et des outils déjà utilisés, de la culture d’entreprise ainsi que du budget disponible. Le choix des outils intervient ensuite. Il est déterminé en fonction de ceux qui existent déjà au sein de l’entreprise et de ceux qui sont disponibles sur le marché. Ni sous ni surdimensionnés, ils doivent répondre à la possibilité d’envisager une utilisation réelle et pérenne et s’adapter ainsi aux évolutions progressives susceptibles d’être envisagées ultérieurement. La troisième étape permet d’accompagner la mise en œuvre de l’outil en définissant les populations cibles ainsi que leurs niveaux d’accès en fonction de certaines compétences. Ces outils seront retenus après avoir fait émerger les attentes des divers acteurs mais aussi les craintes, souvent non exprimées. Des actions de formation au sein de l’entreprise compléteront le processus lors d’une dernière phase, une opération indispensable même si les outils sont proches de ceux qui sont déjà connus et qu’ils assurent un maximum d’autonomie.

La journée d’étude

Présidée par Christian Hazard, responsable de la documentation du Crédit agricole et membre du conseil d’administration de l’Association pour le développement de l’informatique juridique (ADIJ), cette journée proposait les interventions suivantes.

Qu’est-ce qu’un intranet ? Définitions, par Emmanuel Barthe, documentaliste juridique, BMH Avocats, et Rémy Nerrière, documentaliste, Étude Chevreux

Quels modes d’organisation pour un intranet ? par Guiraude Lame, responsable des systèmes d’information juridique à la Caisse nationale des caisses d’épargne

Intranet et knowlegde management (la gestion de savoir-faire), quelques exemples :

Mise en place d’un intranet juridique : le point de vue du consultant, par Sandrine Blasco, société Kinetis,

Intranet : quelques outils et concepts, par Jean-Marc Elsholz, directeur knowledge management Europe de Shearman α Sterling

Les documents en matière d’épargne salariale à portée de clic au cabinet Clifford Chance, par Marie-Dominique Desmarchelier

Une expérience de KM au service juridique d’une banque, par Louis Bancal, responsable des études juridiques au Crédit commercial de France (CCF)

Les contrats de fourniture de données en question : regards croisés d’une documentaliste et d’un civiliste, par Laurent Leveneur, professeur à l’Université Paris-II, directeur du laboratoire de droit civil, directeur de collection du Juris-Classeur Contrats Distribution, et Michèle Battisti, ADBS

Sortir de l’intranet illicite, table ronde présidée par Xavier Strubel, maître de conférences au département Sciences de gestion de l’Institut national des télécommunications (INT), responsable de l’équipe de recherches heuristique Droit et usages des technologies de l’information et de la communication (LEDUTIC), membre du RTP 36 du CNRS Droit et systèmes d’information. Modérateur : Jean Gasnault, président de Juriconnexion, cabinet Gide Loyrette Nouel. Avec la participation de Florence Wilhelm-Rentler, chef du bureau de la politique documentaire et des systèmes d’information documentaires des ministères des Affaires sociales, du Travail et de la Solidarité, et de la Santé, de la Famille et des Personnes handicapées ; Denis Berthault, directeur de l’information au Jurisclasseur - Lexis-Nexis ; Pierre de Boisguilbert, directeur général de la société Legal News ; Etienne Drouard, président de la commission juridique du GESTE ; Jean Philippe Pinsar, Petites-Affiches - Lextenso ; Benoît Tabaka, Forum des droits sur l’Internet

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La direction, lors de la création d’un tel site, joue un rôle clé, de même que l’aide apportée par des prestataires extérieurs indépendants.

Les bonnes pratiques

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Elles ont été illustrées, dans un premier temps, par les différentes phases qui ont donné naissance à un module d’information sur l’épargne salariale inséré sur un intranet déjà existant. La mise à disposition devait être rapide – six mois – pour pallier le départ du salarié qui avait créé un système d’information sur ce thème. L’application concernait un ensemble de documents déjà existants mais dont la nature et les formats étaient très divers. Il fallait répondre aux besoins d’utilisateurs présents sur plusieurs continents et aux compétences variées, et définir plusieurs niveaux d’utilisation. Le choix technique s’est porté naturellement sur le logiciel déjà utilisé qui disposait d’une interface web personnalisable et qui permettait d’intégrer tous les formats présentés. En outre, il avait pu être établi que les choix faits et le mode d’organisation adopté pouvaient être revus à tout moment. Un environnement rassurant, une présentation à tous les utilisateurs et un accompagnement personnalisé ont permis à ce module de voir le jour dans les temps voulus. Il est désormais régulièrement alimenté et de manière particulièrement rapide, sans mobilisation excessive de personnel.

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Tout aussi empirique a été l’expérience du Crédit commercial de France où a été créé un intranet juridique, sans accompagnement extérieur mais avec l’aide de deux services internes, le service de documentation qui a assuré la coordination éditoriale et le service informatique. Cet intranet juridique devait également répondre aux multiples besoins du personnel non juriste opérant sur le réseau de cette banque et des filiales du groupe. Si la cohérence de l’ensemble des informations collectées a été assurée dans un deuxième temps, ce fut en gardant en mémoire la finalité poursuivie par la création d’un tel produit : le partage croissant des connaissances avec une grande sécurité juridique. Il a ainsi été possible de traiter de manière performante des documents de formats différents, d’articuler intelligemment la page d’accueil en différentes rubriques et sous-rubriques, d’ajouter des flashs d’informations, de concevoir des liens vers d’autres sites et divers accès à des espaces réservés. L’intranet juridique du CCF représente aujourd’hui un réel outil de travail, complété par des espaces pédagogiques.

Des outils variés et performants

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Après avoir attiré l’attention sur la nécessité de développer une plate-forme commune à divers acteurs, de respecter la règle des « deux clics » qui évite de créer des liens trop profonds, et d’appliquer la charte graphique de l’entreprise, Jean-Marc Elsholz a mis l’accent sur un point essentiel : la préférence pour les outils qui permettent un usage implicite, évitant ainsi de multiplier les explications sur un site. Ce qu’il a illustré par la présentation de divers modules d’aide en ligne qui visent tous à empêcher l’utilisateur de sortir de l’intranet pour obtenir l’information recherchée, ce qui est considéré comme une situation d’échec.

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Trois solutions techniques ont été présentées ensuite. Une solution éprouvée que représente la gestion de listes de discussion par Lotus Note, logiciel qui a connu un engouement au cours des années quatre-vingt-dix. Peu onéreux, ce dernier permet le stockage des informations et propose plusieurs fonctionnalités propres aux banques de données. Une solution originale est développée ensuite à partir du système Launchpro, lanceur de programmes, utilisé pour la présentation des ressources. Il permet une compréhension immédiate par l’utilisateur et la génération automatique de statistiques d’utilisation fines, même en temps réel, permettant d’optimiser les prises de décision et la gestion des licences. Une solution avancée, tout à fait fascinante, a enfin fait l’objet d’une dernière présentation : le logiciel KDS adapté à la gestion du savoir-faire. Beaucoup plus complexe que les précédents, il permet de croiser de manière sophistiquée les documents (en fonction de leur nature et de leur localisation) et les individus en fonction de leur niveau de compétence.

Une sécurité juridique

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Elle est obtenue par des contrats donnant accès à l’information juridique externe nécessaire à l’alimentation du site. Sur ce point, des précautions s’imposent.

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Un principe fondamental consiste en la liberté en matière contractuelle, tant au niveau de la possibilité de contracter (sauf pour les marchés publics, cas qui n’a pas été abordé) que du contenu du contrat. Si quelques limites ont été instaurées par le législateur, elle ne s’applique généralement pas, sauf lorsqu’il s’agit de considération liées à l’ordre public, aux contrats liant des professionnels. Ces précautions s’imposent d’autant plus que ces contrats, qui gèrent à la fois des fournitures de prestations et des droits d’auteur, sont souvent complexes et que certaines pratiques commerciales sont interdites au titre du droit de la concurrence et peuvent ainsi être contrées.

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Dans un deuxième temps, une typologie en quatre parties a été dressée pour qualifier divers contrats proposés pour la fourniture de données. Au nombre de dix-sept, ils ont été classés en : contrats de vente, terme improprement utilisé car ils ne représentent généralement qu’un transfert de droits sur des données ; contrats de licences, soit une déclinaison de la location qui met temporairement une chose à la disposition d’une autre partie ; contrats d’abonnement qui représentent plutôt un contrat de service lié à la modalité d’application d’un contrat ; ceux qui n’ont pas de nom. En fait, ce qui est important n’est pas le nom donné au contrat mais la modalité du transfert des droits – définitif ou temporaire – qui y est établie ainsi que son objet, gestion des droits d’auteur ou fourniture d’une prestation.

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Dans une troisième partie, diverses clauses susceptibles de poser problème ont été examinées afin d’évaluer les possibilités juridiques de négociation : le champ du contrat, l’étendue des droits, sa durée, la responsabilité du client et la limitation de la responsabilité du fournisseur, le prix et les modalités de paiement, la langue du contrat et la loi applicable.

Règles et pratiques

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Lors de la table ronde qui a rassemblé des experts en droit d’auteur, des gestionnaires de centres de documentation et des éditeurs, diverses informations sur les règles de droit et sur les pratiques ont été échangées afin de poursuivre un dialogue et de trouver des modus vivendi. Ont ainsi été mis en exergue les pratiques assurant une sécurité juridique, les difficultés des négociations et les tarifs prohibitifs faisant obstacle à la mise à disposition d’informations, l’assiette et les modalités de facturation jugées acceptables. Le délicat problème de la conservation des données a une fois encore été abordé : dans l’environnement électronique, lorsqu’un contrat prend fin, aucune conservation ne peut généralement être envisagée, l’abonnement proposé correspondant à un flux et non à un stock de données. La négociation, a-t-il été noté, sera en fait différente selon que l’interlocuteur est propriétaire de ses données ou simple distributeur. Mais des solutions techniques, plus ou moins sophistiquées, permettent de contrôler les usages. Elles peuvent d’ores et déjà être avancées par les deux parties lors des négociations.

Résumé

Français

Il n’est pas possible de concevoir et de maintenir un intranet sans prendre en considération de multiples aspects juridiques qui s’imposent à tous les acteurs. La journée d’étude annuelle de l’association Juriconnexion, organisée à Paris le 20 novembre 2003, avait pour objectif de définir très concrètement les moyens de créer un intranet performant à cet égard, tant en termes de contenus que d’outils mis à la disposition des usagers, avec le maximum de sécurité juridique.

Pour citer cet article

Battisti Michèle, « Journée d'étude Juriconnexion. Intranet juridique : mode(s) d'emploi pour un nouvel espace documentaire », Documentaliste-Sciences de l'Information, 1/2004 (Vol. 41), p. 41-43.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2004-1-page-41.htm
DOI : 10.3917/docsi.411.0041


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