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Documentaliste-Sciences de l'Information

2005/3 (Vol. 42)

  • Pages : 60
  • DOI : 10.3917/docsi.423.0210
  • Éditeur : A.D.B.S.

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Le concept de gestion de contenu

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TROIS EXPOSÉS, AU COURS DE CETTE JOURNÉE, ONT PERMIS DE CLARIFIER LES concepts et à témoigner des changements fondamentaux apportés par la gestion de contenu.

Le document, la GED, la gestion de contenu : du document objet au document réservoir

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Structuré et composite, le document se caractérise aujourd’hui par sa (re)composition à partir d’éléments de textes qui sont de différents niveaux (titre, sous-titre, intertitres, niveaux hiérarchiques, etc.) et de différentes natures (images référencées et/ou légendées, références bibliographiques, adresses utiles, référence de l’éditeur, insertion dans une collection, date, etc.) ; et par son aménagement pour la diffusion, déterminé par des règles d’extraction des données et de présentation (définition des éléments à afficher, ordre d’apparition, intégration d’équations de recherche dans les bases de données, modèle de mise en page, etc.).

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Aux fonctions traditionnelles de la gestion documentaire se sont ajoutées deux nouvelles fonctions :

  • la gestion électronique de document (numérique) : le document reste encore un objet extérieur au système d’information. On est dans une dimension documentaire et organisationnelle. La notice contient des informations sur le document (cycle de vie, auteurs, gestion des droits, format, etc.). On ne s’intéresse pas à la fabrication du document ;

  • la gestion de contenu (numérique) : le document devient composite, il est construit à la volée pour un support donné, à partir des éléments dont il est constitué (unités d’information issues des systèmes d’information de l’entreprise), avec une charte de présentation liée au support de diffusion (web, papier, appareils nomades, etc.). La notion de granularité de l’information est ici essentielle.

La gestion de contenu devient nécessaire à partir du moment où l’on a besoin de gérer dynamiquement des documents « en devenir » et de les tenir à jour en permanence, dans une dimension multicanal.

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Cette évolution exige des compétences particulières en ingénierie intégrée de type documentaire, en gestion des processus et en matière éditoriale, en relation avec les professionnels de ce secteur.

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La notion de structuration n’est pas une notion récente : les documentalistes ont toujours réfléchi à la structuration de l’information lors de la conception des bases de données, des carnets d’adresses, des fiches techniques, etc. Ce qui est « presque » nouveau avec le langage XML, c’est que le document sert de « réservoir » d’informations structurées. Il est composé de deux types de données : le texte et les informations de structure qui, à partir de ce réservoir de données, permettent de construire de nouveaux documents. Les données deviennent des ressources que l’on peut valoriser de multiples façons.

Le programme de la journée

MATIN. Président de séance : Dominique Cotte, Ourouk

  • Le document, la GED et la gestion de contenu, par Martine Sibertin-Blanc, La Documentation française

  • Fonctionnalités et typologies des outils de gestion de contenu, par Philippe Martin, Bureau Van Dijk

  • Différents choix d’outils pour publier de l’information dans des contextes variés

    Jalios, pourquoi ce choix pour la publication de contenu à M6 ? Par Hafosa Ali, M6 Web

    Zope, outil de travail collaboratif pour un réseau, les chambres de commerce et d’industrie, par Séverine Huy, CCI.fr

    Typo 3, pour réaliser le site sur la Constitution européenne, par Anne Bescond, Sources d’Europe

APRÈS-MIDI. Président de séance : Jean-Claude Le Moal, Inria

  • La problématique documentaire dans la conception d’une application de gestion de contenu, par Myriam Lalaude, Cap Gemini

  • D’un système de publication assistée sur le web à un système de gestion dynamique de l’information au ministère de l’Équipement, par Marie-Pascale Krumnow, ministère de l’Équipement, des Transports, de l’Aménagement du Territoire, du Tourisme et de la Mer

  • Documentum et le rôle du service de documentation dans la réalisation du dossier d’enregistrement d’un nouveau médicament, par Pascale Loret, Institut de recherches internationales Servier

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La gestion de contenu présente de nombreux avantages :

  • une meilleure organisation en amont (modélisation, paramétrage des bases de données, structuration des contenus, analyses d’audiences, définition du rôle de chacun des acteurs dans le processus, feuilles de style, etc.) aboutit à un outil configuré ;

  • la saisie des contenus dans un formulaire, avec des possibilités d’indexation, permet de constituer un référentiel d’actifs qui contient les données et les logiciels ;

  • une diffusion adaptée aux besoins des différents publics est possible grâce à l’association des extractions du référentiel d’actifs à des feuilles de style ou à des modèles de données ;

  • l’échange des contenus s’effectue par le biais des fils RSS.

Fonctionnalités et typologies des outils de gestion de contenu

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Traditionnellement, le document est conteneur d’information, fermé et validé comme un tout. Son contenu, l’information, peut partiellement se périmer. Aujourd’hui, le document composite est un contenu associé à une structure logique et à des éléments de présentation (feuilles de style).

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La gestion de contenu permet d’enrichir ou de réutiliser des documents publiés (par exemple des photos dont on maîtrise les droits). Elle entraîne donc un gain de temps et elle garantit la diffusion d’informations fiables sur différents supports de diffusion (imprimé, Internet, mobile, etc.). Par la séparation du contenu et de la mise en forme, elle aide à la création de contenu. Elle en facilite et accélère la publication par l’aide à la mise en forme et l’intégration du processus de validation.

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Avec XML, il est possible de séparer le contenu de la présentation, de publier sous une forme normalisée, pilotée par le système qui, automatiquement ou semi automatiquement, applique les règles de publication et organise le circuit de validation.

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Il existe trois manières de fabriquer du XML : la solution la plus simple est de proposer un formulaire ; un éditeur XML grand public peut donner accès à une palette d’outils, par exemple à un « outil tableau » comme dans Word ; un éditeur XML professionnel est plus riche mais d’utilisation plus complexe.

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Dans la gestion des contenus, il y a traçage et archivage : le circuit de validation permet de soumettre par messagerie ; la gestion de contenu permet de prendre en compte à la fois les acteurs de cette validation et la validation elle-même.

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L’outil de publication gère les accès à l’information par la gestion des droits, il permet de fixer des dates de publication ou de péremption automatiques, il intègre les moteurs de recherche et rend la création d’interfaces multilingues très facile.

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La gestion des processus du web content management permet de personnaliser la présentation du site, son référencement, sa maintenance et son administration décentralisées.

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Différents types d’approche sont envisageables pour gérer des contenus :

  • la gestion électronique de documents avec portail : la GED n’est pas morte, c’est une première approche, d’autant plus que les systèmes de GED encapsulent le document par un mode de création contrôlée et proposent un workflow de validation ;

  • l’enterprise content management permet l’intégration de sources d’origines diverses ;

  • le web content management est dédié à la gestion de sites web ;

  • un portail fédérant des ressources dans une fenêtre personnalisable et gérant des profils utilisateurs ;

  • une solution collaborative proposant des forums de discussion sur les contenus et le partage des travaux et des contenus ;

  • une gestion de contenu orientée web : SPIP, Typo3, Zope, Manbo, PHPNuke.

Quels sont les critères essentiels à prendre en compte pour choisir une solution de gestion de contenu ? Il faut comme toujours partir d’une analyse de l’existant et des besoins : quels contenus, quelle organisation de la production et des circuits de validation (nouveau critère), quels médias de sortie (et quelle richesse de présentation souhaitée : pages web, impression pdf, mobiles, etc.) ?

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L’automatisation du cycle de publication est un atout mais aussi un risque si la validation n’est pas à la hauteur (production de contenus erronés).

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L’open source est une solution intéressante mais il ne faut pas oublier qu’elle exige d’acquérir en interne ou en externe les compétences de paramétrage. Si les licences sont gratuites, il faut vérifier la couverture fonctionnelle et la puissance (variables) et prévoir des coûts d’intégration et d’évolution.

La problématique documentaire dans la conception d’une application de gestion de contenu

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Définie au sens strict, la gestion de contenu permet la construction et l’administration d’une base de contenus (référentiel de contenus) et ceci indépendamment de la façon dont ils seront publiés.

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Les bases de contenus doivent répondre à différents objectifs :

  • l’industrialisation de la publication, celle-ci pouvant être faite sur des supports différents (publication multicanal) ou en direction de publics différents (publication multicible) ;

  • la gestion de volumes importants ;

  • l’implication d’acteurs divers et dans des lieux différents ;

  • la construction de pages à partir d’éléments hétérogènes.

Le référentiel des contenus doit être organisé pour répondre à ces objectifs : si la structure de départ est mauvaise, il sera très difficile de rattraper les dysfonctionnements par la suite.

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Même si la construction du référentiel est souvent assurée par des non-professionnels de la gestion de l’information, elle nécessite l’application de règles issues des techniques documentaires, notamment pour la catégorisation des contenus. D’autres aspects de la gestion de contenu, par exemple l’analyse des processus des workflows éditoriaux, sont moins documentaires.

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La gestion de contenu est organisée autour de trois étapes, les deux premières relevant du back office alors que la troisième constitue le front office :

  • la contribution : les auteurs (contributeurs) saisissent et qualifient l’information qu’ils ont créée dans le référentiel ;

  • la validation : les valideurs contrôlent les contenus et les envoient pour publication ;

  • la publication sur les différents supports de diffusion. Les outils de gestion de contenu au sens strict ne gèrent en principe pas cette fonction mais, de fait, les séparations sont floues.

Les éléments d’information qui constituent le système de gestion de contenu sont hétérogènes, que ce soit leur format (fichiers attachés, images ou éléments multimédias, contenus textuels, application), leur taille, le niveau de lecture de leurs destinataires, ou encore leur cycle de vie (les contenus vifs comme les actualités, nécessitant une mise à jour régulière, les informations pérennes comme les procédures, les informations de cycle moyen comme les chiffres-clés ou les données d’un rapport annuel).

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La modélisation des contenus doit faire l’objet d’une analyse très rigoureuse pour produire une matrice décrivant, par type de contenu, la durée de vie, le propriétaire, l’audience, l’auteur, le valideur et le workflow associé, la confidentialité, le format, le poids et la résolution, la version, la provenance des données, la source, le mode de classement, les règles de nommage des fichiers, les droits.

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On peut regrouper ces caractéristiques des contenus selon trois dimensions qui couvrent l’ensemble des métadonnées nécessaires :

  • la forme, c’est-à-dire la structuration fonctionnelle ; on peut différencier les contenus textuels pour lesquels on mettra en place des formulaires de saisie adaptés au type de contenu (rapport annuel, procédures, actualités, etc.) et les objets non textuels (images, fichiers attachés, liens) ;

  • le sens et la structuration sémantique via un classement (le plan de classement est géré en back office) ou une indexation thématique avec un thésaurus (ou des langages documentaires adaptés) proposé(s) en ligne aux contributeurs ;

  • la transmission qui recouvre les canaux de diffusion, les cibles, les chartes éditoriales et graphiques à appliquer.

Cette analyse préalable des contenus, qui doit être très fine, va également permettre la mise en place de règles de publication adaptées aux objectifs. Elle permettent d’agencer automatiquement dans les pages HTML finales les éléments de contenus selon les objectifs du site et de respecter le cycle de vie de l’information avec, en fin de cycle, son archivage ou son retrait.

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L’application des processus documentaires est essentielle : s’ils ne sont pas mis en place, le back et le front office deviennent « ingérables ». Mais le débat sur le rôle des contributeurs dans l’indexation reste ouvert : ils peuvent indexer à partir d’un langage documentaire réalisé par un professionnel de l’information. Le risque, si ce langage est trop complexe, est qu’ils se contentent de la première rubrique venue. En contrepartie, la solution de l’indexation libre connaît des limites.

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Les méthodes et les outils documentaires jouent un rôle fondamental en gestion de contenu. Les professionnels de l’information doivent toutefois cesser de raisonner en terme de document et intégrer la notion de contenus informationnels : éléments d’information hétérogènes venant de partout et agencés à la volée en fonction de besoins définis au préalable. La gestion de contenu implique une organisation pluridisciplinaire dans laquelle les professionnels de l’information peuvent jouer un rôle à plusieurs niveaux : dans les phases de conception, dans la vie du site et dans la formation et la sensibilisation des contributeurs.

La réalisation du site « Une constitution pour l’Europe » avec le logiciel Typo3

Besoins

  • Gestion des contenus avec possibilité de mises à jour contrôlées par des gabarits.

  • Mise à jour dynamique : création d’une page dans une rubrique conduisant à ce qu’elle soit immédiatement proposée dans cette rubrique, dans les sommaires, etc. Possibilité d’ajouter de nouvelles rubriques quand on le souhaite.

  • Contribution partagée : mise en ligne simple et rapide, autonomie des contributeurs.

  • Extraction de contenus existants sur des bases MySQL, créées pour d’autre sites.

  • Rapidité de mise en œuvre : commande des tutelles début septembre, ouverture du site avec tous ses contenus fin octobre. Choix du prestataire début octobre. Le choix d’un graphiste externe distinct du prestataire a fait perdre un peu de temps.

  • Site d’information grand public.

Raisons du choix de Typo3

  • Interface intuitive pour les rédacteurs, proche de Word et de l’explorateur Windows.

  • Richesse fonctionnelle : éditeur WYSIWYG, copier/coller, visualisation du site, etc.

  • Modularité, possibilité d’évolution importante : 750 extensions développées par la Communauté (FAQ, formulaires, etc.), donc gain de temps et d’argent pour les développements.

  • Forte notoriété en Europe, donc pérennité.

  • Architecture :

    logiciels classiques du libre (Apache, MYSQL, PHP) ;

    noyau et 750 extensions permettant de modifier l’extension sans toucher au noyau ;

    back office : l’arbre est identique à celui de l’explorateur Windows, les extensions permettent de créer des gabarits plus facilement.

Ce qui a bien marché

  • Le prestataire connaissait bien Typo3 et a respecté les délais, très courts.

  • La capacité de l’équipe à réagir aux demandes du ministère ; prise en mains rapide, pas de temps perdu pour la mise en ligne.

  • La richesse d’extensions est très utile.

  • L’arborescence dynamique du site permet de répondre aux demandes du ministère très rapidement et de ne pas définir au démarrage toutes les rubriques.

  • Un million de visiteurs depuis le lancement du site.

À prendre en compte

  • Coûts d’intégration de l’outil open source, mais ils restent raisonnables par rapport au coût de licences.

  • Outil assez complexe, d’où nécessité de relations avec le prestataire ; il peut exiger un informaticien en interne.

  • Il faut faire évoluer les extensions : pour créer le Forum, par exemple, il a fallu faire un développement spécifique ; mais celui-ci n’a pas pu être reversé à la communauté des utilisateurs de Typo3 car, pour des raisons de temps et de coût, il n’avait pas pu être assez documenté.

  • Trouver la plate-forme d’hébergement : inconvénient d’avoir un hébergeur qui ne connaît pas Typo3 et ne sait pas bien paramétrer ses serveurs.

  • Dans l’avenir, pour le site Info-Europe, il faudra aller plus loin dans la granularité de l’information pour pouvoir utiliser facilement les contenus.

Adresse du site :

www.constitution-europeenne.fr

Diverses expériences de gestion de contenu

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LA RELATION DE TROIS EXPÉRIENCES DE PUBLICATION D’INFORMATION, menées dans des contextes très différents, a permis de présenter trois outils de gestion de contenu : Jalios, Zope et Typo3. Deux autres exemples ont été proposés, choisis dans une administration et dans un laboratoire pharmaceutique.

La publication de contenus à M6 Web avec Jalios JCMS

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L’objectif de la filiale Internet de la chaîne de télévision M6 était de disposer d’un seul contenu pour n supports, c’est-à-dire d’éviter de recréer ou de retraiter les mêmes contenus en fonction des différents supports. Les enjeux étaient de trois ordres : affranchir les rédacteurs des formes de présentation ; diffuser du contenu sur plusieurs sites en multicanal ; et optimiser la chaîne de production avec un format XML.

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Après un audit des besoins auprès des soixante salariés de M6 Web, dix intégrateurs ou éditeurs prestataires ont été consultés. Les besoins identifiés par l’entreprise et les critères de sélection de l’outil à adopter sont les suivants :

  • disposer d’une interface simple, ergonomique, déconnectée de l’arborescence du site, unique pour tous les supports. Avoir la possibilité d’accéder à l’interface par le web ;

  • faciliter l’intégration multimédia ;

  • intégrer un outil graphique léger (capturer et redimensionner des images), des scripts (module de sondage par exemple) ;

  • exporter les contenus dans des formats différents notamment vers les opérateurs mobiles. Disposer d’un système ouvert pour intégrer des formats qui n’existent pas encore ;

  • syndiquer les contenus. Générer et traiter des flux. Exemple : pousser des contenus sur la chaîne vers des portails grand public avec leurs propres règles de gestion ;

  • catégoriser les contenus : générer des métadonnées (date, auteur, etc.), proposer des mots-clés, hiérarchiser les catégories ;

  • gérer des règles de publication pour plus de réactivité : mettre à jour automatiquement les pages d’accueil ou de sommaire ;

  • programmer la mise en ligne des contenus, la suppression et l’archivage après un temps fixé ;

  • gérer le processus de fabrication : paramétrer des workflows, définir des règles ;

  • pour les processus de production : environnement sécurisé (contrôle des accès par gestion des utilisateurs), suivi des versions, gestion des conflits multi-utilisateurs (génération de deux versions si deux utilisateurs accèdent simultanément), interface personnalisée (permettre à chacun de voir le contenu à modifier ou à valider), statistiques, alertes en cas de problème ;

  • taille de plate-forme : gérer le trafic avec pic de 50.000 internautes simultanés ;

  • appropriation par les webmestres : créer et modifier des gabarits de présentation de façon simple.

Le choix s’est finalement porté sur JCMS de Jalios parce que cet outil couvre presque tous les besoins de M6 Web, notamment de manière native la publication multicanal (Internet et mobile). Il s’intègre bien avec Dreamweaver. La création de formulaires est facilitée par une bibliothèque. Il fonctionne bien sur la plate-forme technique, même en cas de pic d’utilisation. Un partenariat technique est possible avec l’hébergeur qui est aussi l’intégrateur, en lien avec l’équipe de Jalios qui est très disponible. C’est un outil open source mais M6 n’intervient pas dans le code pour bénéficier de la maintenance.

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Des solutions ont dû être trouvées pour compenser ses points faibles : JCMS dispose de sa propre base de données interne gourmande en mémoire (solution trouvée : augmenter les caches) ; l’interface est peu intuitive car très riche (solution : habillage de formulaires simples).

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L’application a été mise en œuvre par une documentaliste, mais sans équipe documentaire.

Un outil de travail collaboratif pour le réseau des CCI : Zope

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Le projet était de faire évoluer les cent quatre-vingts chambres de commerce et d’industrie (CCI) qui ont chacune leur façon de communiquer et leur propre site Internet, en créant un portail commun dans un objectif collaboratif, avec un budget limité.

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Zope a été retenu parce que c’est un outil open source, choix stratégique en l’occurrence. C’est aussi un outil souple et adaptable à la construction d’un portail documentaire et collaboratif, permettant de créer les documents et de les indexer, de gérer les authentifications. Il ne nécessite pas d’installation du logiciel dans les CCI, la création des contenus se faisant en ligne.

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Le travail d’adaptation a été important. Il a fallu ajouter un CPS (collaborative portal server) pour compléter les fonctionnalités de Zope avec un workflow éditorial (cycle de publication) et une gestion des profils des contributeurs (authentification). La définition des critères éditoriaux et techniques visant à garantir une homogénéité et une unité de style a été complexe.

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Le résultat obtenu est un outil complet et souple :

  • création et publication rapides d’un grand nombre de contenus (3.000 documents à ce jour) ;

  • organisation et harmonisation de l’affichage d’informations issues de sources diverses ;

  • simultanéité du travail pour un grand nombre de contributeurs (450) ;

  • rédaction en ligne, aucune installation n’étant nécessaire ;

  • apprentissage simple pour des utilisateurs non-techniciens.

Chaque contributeur accède à l’espace de travail dont il a la charge, il choisit le type de document à produire (événement, fiche, etc.), il dispose de formulaires de saisie contrôlée (nombre de caractères, structure en titre, chapeau, etc.), d’une barre d’outils de mise en page et d’insertion de lien, image ou document, ainsi que d’un menu contextuel permettant d’agir sur le document et sur ses phases de vie.

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Chaque document a une date de péremption et est indexé par région, sur une ou plusieurs thématiques du portail commun, et sur une cible d’utilisateurs.

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Quelques points faibles ou délicats de Zope : très riche, cet outil nécessite de pouvoir s’appuyer sur un prestataire qui a de l’expérience, et de savoir ce qu’on veut faire exactement en interne ; très évolutif, il exige des compétences en interne ou un prestataire très disponible ; le problème de la lenteur d’affichage doit être surmonté par des outils de cache ; le workflow, enfin, est peu performant.

De la publication assistée sur le web à la gestion dynamique des contenus au ministère de l’Équipement

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La mise en œuvre de la gestion de contenu s’inscrit dans le contexte particulier du ministère : diversité des domaines d’activités et des prestations ; forte mobilité des agents ; importance de la territorialité, ce qui, couplé à la réforme en cours (50 % des effectifs devraient être transférés au niveau territorial), renforce le besoin des fonctions de support ; et tradition de fonctionnement en réseau. Elle porte sur deux projets visant l’ensemble du ministère : la conception et la mise à disposition d’un outil de publication sur le web et la modélisation des documents.

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• La mise à disposition d’un outil de publication sur le web

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Le projet devait répondre aux besoins exprimés :

  • permettre la publication directe et rapide par les producteurs et l’automatisation du processus de validation et de publication ;

  • garantir des solutions spécifiques pour les différents types d’informations (actualités, organigrammes, annuaires, etc.) ;

  • faciliter la publication conjointe (avec des affichages, présentations et contenus légèrement différents) sur l’Internet, l’intranet et l’extranet ;

  • utiliser l’intranet comme support d’animation des réseaux de métiers avec la possibilité de créer des espaces privés, ce qui n’était pas gérable avec les sites statiques ;

  • améliorer la visibilité des sites au niveau des moteurs de recherche externes et internes.

Il fallait en outre proposer un outil simple à utiliser par tous, donc nécessitant peu de formation et de ressources pour son déploiement dans les 160 services ; plutôt orienté vers l’assistance à la publication que vers la gestion de contenu stricto sensu ; et répondant à des contraintes budgétaires très fortes. C’est le logiciel open source qui a été retenu par les services.

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L’effort a porté sur l’organisation préalable : définition d’une typologie des sites, élaboration collective des règles communes de travail et de gestion partagée des contenus pour aboutir à une charte éditoriale et à une charte graphique, introduction de pratiques généralisées de traitement des contenus.

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Les chartes définissent :

  • les responsabilités éditoriales (nationales/locales, thématiques et transversales) ;

  • les relations entre les sites ;

  • les rôles au niveau de la production et de la publication (rédacteurs, relecteurs, valideurs, administrateurs) ;

  • les principes de navigation ;

  • les principes d’organisation et de structuration des contenus par type de site ;

  • les règles d’échange et de mutualisation des données par type de contenu ou par processus (liens, redirection, syndication, comarquage) ;

  • les règles de caractérisation des contenus ;

  • les règles d’archivage.

Le projet a permis d’introduire une culture et des pratiques de traitement et de valorisation des contenus, avec notamment une indexation par des mots-clés normalisés (liste nationale de mots-clés thématiques) et une production de métadonnées, ce qui a sensiblement amélioré le repérage des sites par les moteurs de recherche. Les rédacteurs ont pour seule contrainte d’utiliser la feuille de style. Les données comme le titre sont reprises automatiquement pour alimenter les zones de métadonnées (format Dublin Core).

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• La modélisation des documents pour la gestion des contenus

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Ce projet a porté sur les documents à fort enjeu, que ce soit en termes de production ou d’exploitation/réexploitation et d’image du ministère. Ont ainsi été identifiés comme prioritaires les rapports et études, les circulaires et les cahiers des clauses techniques générales des cahiers des charges. Il s’est attaché à :

  • la mise en place d’outils de production communs : schémas XML identifiant les éléments de structure des documents, et feuilles de style des logiciels de traitement de texte (le choix du traitement de texte comme outil de production a évité les problèmes de licences avec les éditeurs XML ; le passage à Open Office est prévu) ;

  • la valorisation des contenus de manière automatique selon deux formes : la publication à la volée de tout ou partie du document sur différents supports de diffusion, site web, papier ou autre (comme pour le précédent projet, les métadonnées sont générées automatiquement à partir de la feuille de style dès le stade de la production du document) et la réexploitation des contenus dans des contextes différents ;

  • l’archivage, déclenché de manière automatique à partir des métadonnées de gestion du cycle de vie du document (transparentes pour l’utilisateur).

Cette expérience a mis en évidence la nécessité d’anticiper tous les types d’utilisation du document lors de la phase initiale de définition de la structure des contenus. Pour pouvoir les réutiliser dans tous les contextes, il faut que la structure soit définie de manière fine et précise. Elle a aussi confirmé l’importance des métadonnées.

Le rôle du service de documentation dans la réalisation du dossier d’enregistrement d’un nouveau médicament

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Avec le CTD (common technical document), la législation européenne a induit de nouvelles contraintes pour la constitution des dossiers permettant d’obtenir l’autorisation de commercialiser un médicament.

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Le socle de ces dossiers est constitué par des documents élaborés au cours du développement du médicament, ce qui peut représenter une dizaine d’années de recherches. Il en résulte des problèmes de pérennisation des formats. La finalisation d’un dossier n’intervient qu’au cours de l’année qui précède son dépôt. Il est encore déposé sous forme papier mais le format électronique, en cours de définition, devrait s’imposer dans les années à venir.

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Les principales difficultés se situent au niveau de :

  • l’augmentation des exigences réglementaires, qui a entraîné une multiplication des études à mener et, en conséquence, une augmentation de la taille du dossier : il peut représenter un ensemble d’un millier de volumes de 250 pages en moyenne par unité ;

  • la pagination globale et la gestion des tables des matières et des références croisées ;

  • l’organisation du travail des services qui interviennent aux différents stades du processus.

L’Institut de recherches internationales Servier a mis en place un nouveau processus de constitution du dossier fondé sur une base de données et sur un logiciel de publication. Une base de données, Documentum, partagée par l’ensemble des personnes concernées, assure l’accessibilité des documents et la gestion des accès selon des droits préétablis, leur traçabilité et la gestion des cycles de validation. Un logiciel de publication, Core Dossier, permet d’assembler les documents élémentaires selon une trame préétablie, de regrouper les documents élémentaires en volumes, de générer les tables de matières et de calculer automatiquement la pagination, ainsi que de calculer les numéros de volumes et les numéros de pages des hyperliens.

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Si le processus actuel repose encore sur une logique de soumission papier, l’architecture fonctionnelle devra évoluer pour la soumission électronique ; il faudra :

  • rationaliser le rangement des documents, leur cycle de vie (création, validation, modification), les différentes étapes de leur publication ;

  • faciliter les travaux de rédaction et de référencement ;

  • homogénéiser la manière de référencer les documents.

Une reprise massive de l’antériorité (plus de deux millions de pages actuellement) a également été mise en œuvre pour l’alimentation de la base. Réalisée en sous-traitance, elle avait pour objectifs la reprise des rapports papier, la rationalisation des processus de numérisation avec des standards, et l’optimisation des moyens humains et des compétences.

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Dans le cadre de cette réorganisation de la production du dossier, le Département de la documentation scientifique (DDS) de l’institut Servier s’est vu confier de nouvelles missions : la mise en place et l’administration de la base documentaire des référentiels Cedres, l’administration de bases Documentum « transverses », la formation des utilisateurs, l’assistance aux utilisateurs et la hot line, la rédaction de manuels et de guides utilisateurs, le rôle d’interface entre les utilisateurs et les informaticiens, la participation aux groupes de projet (cahier des charges, évolutions, etc.). Pour assurer ces missions, le DDS a créé une équipe Ingénierie documentaire composée de deux documentalistes, deux aides documentalistes et une assistante. Et fait évoluer le rôle des quatre documentalistes scientifiques qui alimentent la base Cedres en leur confiant la description et l’indexation des documents, le contrôle qualité des documents entrants et le contrôle qualité de la numérisation de la reprise de l’existant.

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Cette évolution, due à plusieurs facteurs dont la reconnaissance des compétences (NTI, GED, rigueur dans le traitement des documents, gestion du dialogue entre les utilisateurs et les informaticiens), a permis une double reconnaissance : celle du métier ingénierie documentaire et celle des documentalistes scientifiques. Le DDS va maintenant participer à l’évolution de la production en XML et au passage d’un processus de GED vers un processus de gestion de contenu.

Résumé

Français

Organisée le 19 avril 2005 à Paris, cette journée d’étude avait pour objectif de permettre aux professionnels de l’information-documentation de voir plus clair dans le concept de « contenu » et sur les modifications fondamentales qu’induit la « gestion de contenu » pour le processus documentaire. Avec cette nouvelle fonction, les documentalistes restent bien dans leur métier et dans leurs compétences, à la condition qu’ils s’adaptent au document numérique et à l’édition de documents composites. Ce qu’ont confirmé les témoignages de professionnels de l’I&D ayant mis en place un système de production et de publication de contenus.

Plan de l'article

  1. Le concept de gestion de contenu
    1. Le document, la GED, la gestion de contenu : du document objet au document réservoir
    2. Fonctionnalités et typologies des outils de gestion de contenu
    3. La problématique documentaire dans la conception d’une application de gestion de contenu
  2. Diverses expériences de gestion de contenu
    1. La publication de contenus à M6 Web avec Jalios JCMS
    2. Un outil de travail collaboratif pour le réseau des CCI : Zope
    3. De la publication assistée sur le web à la gestion dynamique des contenus au ministère de l’Équipement
    4. Le rôle du service de documentation dans la réalisation du dossier d’enregistrement d’un nouveau médicament

Pour citer cet article

Lénart Michèle, Vignaud Dominique, « Journée d'étude ADBS. La gestion de contenu », Documentaliste-Sciences de l'Information, 3/2005 (Vol. 42), p. 210-216.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2005-3-page-210.htm
DOI : 10.3917/docsi.423.0210


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