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Documentaliste-Sciences de l'Information

2005/4 (Vol. 42)

  • Pages : 80
  • DOI : 10.3917/docsi.424.0310
  • Éditeur : A.D.B.S.

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APPLIQUER LES RÈGLES DE LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE AUX bibliothèques publiques en reprenant l’ensemble des coûts, notamment les salaires, les frais généraux et les amortissements, souvent négligés, et les confronter ensuite au temps passé pour réaliser une tâche au cours d’une période donnée permet de connaître le coût total du prêt, du catalogage d’un document ou de toute autre activité réalisée au sein d’une bibliothèque.

La comptabilité analytique appliquée aux bibliothèques

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S’il n’existe pas de normes sur les temps nécessaires pour accomplir une tâche particulière car ce calcul n’est réalisé que par un nombre insuffisant de bibliothèques, on dispose, en revanche, de modèles d’allocations des ressources par disciplines propres à divers pays. Si ces modèles posent des problèmes liés notamment à la variation des prix, ils permettent d’établir des comparaisons mettant en relief d’éventuelles dérives (pour peu que l’on prenne quelques précautions liées, entre autres, aux différences de nature des bibliothèques considérées). Il est possible aussi de comparer le coût de l’utilisation d’une unité documentaire sur support papier et sur support électronique, en tenant compte de l’ensemble de ses composantes (stock, salaires, etc.). Les indicateurs de performance permettent ainsi d’évaluer la qualité d’une collection en déterminant statistiquement si elle répond aux besoins des usagers.

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Mais l’imperfection de ces modèles a également a été soulignée. Ils sont conçus, en effet, pour évaluer de grandes bibliothèques qui recourent massivement au support électronique. Par ailleurs, on ne sait pas calculer le coût de la conservation électronique à long terme. D’autres difficultés proviennent des modèles économiques imposés par les éditeurs (bouquets de titres, couplage papier et électronique) et du décompte des usages, délicat à effectuer qu’il s’agisse du support papier ou de l’électronique. En outre, calculer le temps de travail est souvent fastidieux !

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Si plusieurs méthodes, dont celles préconisées par la norme ISO 2789 Information et documentation - Statistiques internationales de bibliothèques, ont été présentées pour définir un usage papier ou électronique en bibliothèque, il faut savoir prendre du recul et bien comprendre ce que l’on mesure.

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Pour éviter des dépenses inutiles, des exemples ont été donnés pour démontrer que l’achat d’articles ou le simple accès peut être quelquefois préférable à une acquisition par le biais d’un abonnement. Passer du papier à l’électronique a également un impact important pour les bibliothèques en termes d’usage et de coût. Si les services traditionnels (prêt, copie, etc.) diminuent ainsi que les stocks et les reliures, les frais de gestion des supports informatiques impliquent en revanche des coûts plus importants pour l’achat et la maintenance du système et, le personnel étant plus qualifié, pour les salaires. Mais, globalement, on note une baisse du coût d’une utilisation électronique qui, par ailleurs, offre aux usagers, sur leur poste et à tout moment, toute l’information dont ils ont besoin et de meilleurs services.

Poldoc

Groupe de recherche bibliothéconomique appliquée aux outils de politique documentaire, Poldoc rassemble des professionnels des bibliothèques et toutes autres personnes intéressées à développer des outils de mise en œuvre des politiques documentaires : plans de développement des collections, méthodes d’évaluation, tableaux de bord, etc. Il s’est donné pour mission de repérer les travaux de recherche entrepris en France et dans d’autres pays francophones, de mutualiser certaines actions, d’organiser des formations et des débats, notamment dans le cadre de journées d’étude telle que celle qui avait été proposée sur la gestion des coûts ce 20 septembre 2005 au Centre Georges-Pompidou, à Paris.

Ce groupe de recherche est hébergé et soutenu par l’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib). Il a été mis en place en mars 1999 par un groupe qui comprenait originellement quinze bibliothécaires œuvrant dans leurs établissements.

Pour en savoir plus sur le réseau Poldoc, voir le site de l’ENSSIB : www. enssib. fr/ autres-sites/ poldoc/

Pour en savoir plus sur cette journée d’étude, voir le programme détaillé et consulter les présentations faites par les intervenants : wwww. enssib. fr/ autres-sites/ poldoc/index.php?page=44

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Il faut avoir une vision équilibrée du management en évitant de se focaliser uniquement sur l’économie réalisée, en recadrant son analyse par rapport à des objectifs et des standards de qualité. On peut être amené, en effet, à opter pour un service ou un produit d’un coût plus élevé si celui-ci contribue à augmenter la valeur des services proposés par la bibliothèque.

Vers une conservation partagée ?

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Ce n’est plus le résultat d’une étude mais l’histoire d’une évolution qui a été présentée ensuite : celle de la Bibliothèque nationale de France dont les objectifs, définis en terme de volumétrie, déterminent un rythme annuel d’acquisitions et de désherbage. Les problèmes rencontrés, liés à la politique de crédits annuels de fonctionnement, sont évalués par le pourcentage de factures liquidées au cours d’un exercice.

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Dans l’évolution récente de la BnF, plusieurs époques ont été distinguées. Entre 1995 et 2000, on est passé d’une certaine autonomie à une crise liée à l’ouverture des nouveaux locaux. Entre 2000 et 2005, le contexte a radicalement changé puisqu’il a fallu répondre à une baisse des moyens et à un envol des coûts. Des contrats d’objectifs et de moyens ont été définis, ainsi qu’une programmation détaillée. Si l’on raisonne toujours en terme de consommation totale de crédits, les fournisseurs sont suivis de manière rigoureuse par des dispositifs électroniques. Une réflexion a aussi été entreprise sur les métiers et l’on a défini des fiches de postes. Les acquéreurs sont devenus des chargés de collection responsables également de leur valorisation.

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Si la situation budgétaire est difficile, comme pour toutes les autres bibliothèques, l’échelle est toute autre. En réaction, on dédoublonne, on négocie pour « serrer les prix », mais l’on doit aussi se résoudre à faire des choix, aux dépens de la cohérence des fonds et des supports. On veille à accélérer le rythme des livraisons et du traitement des ouvrages, à intégrer les contraintes de coûts. En revanche, pour l’instant, on n’entend pas définir des ressources en fonction d’objectifs.

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Après cet exposé, des remarques ont été faites préconisant l’application plus souple du code des marchés qui permet, dans certains cas, de réaliser des négociations directes plus intéressantes, ou mettant l’accent sur la conservation partagée, notamment au sein des pôles associés.

Une approche sociologique

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Ont ensuite été présentées les grandes lignes des résultats d’une étude sociologique sur l’incidence de la baisse du pouvoir d’achat sur les comportements des bibliothécaires, définissant ainsi le système de valeur qu’ils défendaient. Allaient-ils plutôt répondre à la demande des usagers ou veiller à la préservation des collections ? Les choix semblent se porter nettement, du moins pour les grandes bibliothèques, sur la préservation des collections, légitimant ainsi leur fonction par l’œuvre et non par le public.

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Par ailleurs, les hésitations très nettes notées dans les réponses données ont été mises en relation avec le flottement sur la notion de culture. Les bibliothécaires seraient ainsi « clivés de l’intérieur », hypothèse aussitôt rejetée par l’une des personnes présentes dans la salle qui souligne que les bibliothécaires doivent faire face à de fortes « tensions ». Parmi les autres remarques faites lors des débats, signalons le fait que l’offre électronique ait été négligée et les biais de l’étude qui occultait dans son analyse les missions défendues par les bibliothécaires.

Des négociations menées par des consortiums de bibliothèques

• Un consortium pour les bibliothèques de lecture publique

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Le consortium de bibliothèques CAREL [1][1] Consortium pour l’acquisition des ressources électroniques... a été créé en 2002 pour mutualiser les acquisitions de ressources en ligne destinées aux bibliothèques publiques. Géré par la Bibliothèque publique d’information (BPI), il s’est donné pour objectif de négocier les tarifs auprès d’éditeurs, aujourd’hui essentiellement français, d’améliorer la lisibilité des tarifs et de les harmoniser. Il entend également définir des contenus et des services électroniques afin de les adapter aux usages de la lecture publique.

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Le mode de fonctionnement du consortium est fondé sur un dialogue permanent, instauré par le comité de pilotage, avec les bibliothèques et les éditeurs. Quant aux résultats obtenus par CAREL, ils ont été présentés sous forme de listes – nombre et profils des bibliothèques participantes, titres négociés – et non par des informations sur les critères qui auraient été définis et sur les négociations menées.

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Si l’on assiste pour certains produits à une substitution du papier par l’électronique, l’offre reste encore très faible. L’analyse des coûts, elle, ne concerne que les coûts d’acquisition. Par ailleurs, il est difficile d’obtenir des précisions sur les tarifs, car les fiches de produits tenus qui définissent plusieurs critères à croiser sont complexes.

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CAREL n’aurait ainsi pas encore atteint ses objectifs. Il est vrai qu’un groupe de soixante bibliothèques a peu de poids, que le contexte éditorial numérique français est peu développé, que l’aide institutionnelle est très limitée et que le poids de la gestion ralentit le développement de la documentation électronique.

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Des perspectives se profilent néanmoins grâce à la collaboration avec l’Association pour le développement de la documentation numérique en bibliothèque (ADDNB). Les objectifs de ce partenariat sont de créer une plate-forme d’échange et de mutualisation des compétences ; et de parvenir à une meilleure veille documentaire pour améliorer l’information des établissements et augmenter l’offre de titres, ainsi qu’à une meilleure définition des fiches de produits.

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Dans le cadre du débat lancé après l’intervention, l’accent a été mis sur la nécessité de connaître le coût de l’usage, de négocier pour obtenir des données statistiques sur la consultation afin de les comparer, notamment par rapport au coût d’utilisation du support papier. Il a été précisé également que CAREL ne négociait pas pour des consultations à distance, les éditeurs refusant ce type d’usage. Il convient également d’inciter les bibliothèques à utiliser les normes [2][2] Notamment les normes ISO 2789 Information et documentation... permettant d’effectuer de manière pertinente les calculs de coûts.

• Un consortium pour les bibliothèques universitaires

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Créé pour répondre à l’accroissement exponentiel des prix des périodiques électroniques proposés par de grands groupes étrangers, le consortium COUPERIN [3][3] Consortium universitaire de périodiques numériques... regroupe des bibliothèques universitaires et de la recherche.

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Dans cet exposé, l’accent est mis dans un premier temps sur les implications de l’offre électronique que sont les effets de masse et de seuil, le règne de l’accès, l’économie de réseau, la coexistence d’un domaine commercial et d’un domaine en libre accès. C’est ce marché en évolution permanente qui est détaillé ensuite en termes de titres, de prix et de supports. Des chiffres sont donnés aussi sur les acquisitions des bibliothèques universitaires françaises qui font face à des modèles économiques très particuliers – comme le couplage obligatoire du support papier et de l’électronique – imposé par les éditeurs.

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Les usages de la documentation électronique croissent. On lit désormais plus d’articles isolés issus de différents canaux et l’explosion de l’offre, associée à des services ajoutés, représente une réelle opportunité pour les bibliothèques. En outre, par la discussion politique qu’elle a engendrée, la documentation électronique a constitué une opportunité de mise en valeur de la documentation. Ce qui a permis de créer un réseau de compétences grâce au consortium et, si le travail en collaboration n’est pas une tradition française, il faut bien reconnaître que, dans ce cadre, un réseau s’est créé assez facilement.

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Négocier l’offre électronique, former et informer la communauté des chercheurs, mutualiser les expertises, regrouper les établissements pour obtenir de meilleures conditions, telles sont les missions de Couperin.

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Parallèlement, ce consortium soutient les projets d’archives ouvertes qui, si elles ne représentent pas une alternative complète à l’offre commerciale, ont l’immense intérêt de permettre de desserrer les contraintes du marché.

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Aujourd’hui, plus d’une centaine de contrats ont été conclus. En revanche, les modèles économiques imposés par les éditeurs ont des effets négatifs qui se traduisent par l’évaporation de la notion de collection, l’achat d’un simple accès, l’achat de bouquets, et quelques bibliothèques souhaitent aujourd’hui quitter le consortium. Car ce système a des effets pervers lorsqu’il faut accepter l’ensemble d’un catalogue, ce qui revient à soutenir des revues de moindre qualité non désirées, et négocier âprement pour pouvoir conserver les documents consultés.

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Des perspectives sont envisagées : la mutualisation de la recherche et de l’enseignement par des accords communs et une meilleure structuration du consortium. Il est aussi important de déterminer une réelle politique nationale de la communication scientifique.

Le programme de la journée

DIFFÉRENTES DIMENSIONS DES COÛTS

Une approche analytique des coûts appliquée à l’étude des collections, par Rosswitta Poll (Université de Münster)

Regard d’un administratif sur dix ans d’acquisitions : BnF 1995-2005, par François Mathon (Bibliothèque nationale de France)

Les choix budgétaires des acquéreurs : résultats d’une enquête, par Claude Poissenot (Université Nancy 2)

S’ORGANISER COLLECTIVEMENT FACE AUX COÛTS

Le consortium CAREL : résultats d’étape et analyse, par Sophie Danis (Bibliothèque publique d’information)

Quelles perspectives pour le consortium COUPERIN ? par François Cavalier (Service commun de la documentation de l’Université Lyon 1)

QUELQUES OUTILS DE GESTION DES COÛTS

Deux outils pratiques : tableau de suivi prévisionnel des acquisitions et modélisation graphique de l’évolution prévisionnelle d’une collection, par Bertrand Calenge (Bibliothèque municipale de Lyon)

Un tableau de bord de suivi de la collection, par Thierry Giappiconi (Bibliothèque municipale de Fresnes)

Des exemples d’indicateurs

• Des outils « artisanaux »

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Le premier outil présenté a été conçu à l’intention des décideurs. Ce modèle très simple, développé sur Excel, permet de visualiser sous forme graphique l’importance de l’effort budgétaire à réaliser année par année pour atteindre la taille de collection voulue à une période donnée et compte tenu de l’importance de la population à desservir, du taux d’érosion naturel et de son taux d’obsolescence. Mais, conçu pour expliquer et convaincre, ce n’est pas un outil pour construire une politique d’acquisition.

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Le deuxième outil, qualifié lui aussi de « fruste et efficace », permet de gérer les acquisitions au quotidien en les replaçant dans un projet global. Réalisé également avec le logiciel Excel, le relevé des achats est ventilé selon divers critères en fonction d’un budget prévisionnel et d’un tableau de bord général. Conçu pour être rapidement intégré dans le travail ordinaire – la notion de « routine » est jugée importante –, il permet des calculs automatiques du suivi des dépenses, des commandes et du coût moyen par rapport aux acquisitions déjà réalisées en fonction des sujets, des genres et des niveaux de lecture.

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Si cet outil ne fait pas partie d’un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB), il a le mérite de rendre visible l’impact des coûts, de les mettre en relation avec les contenus et d’accorder une réelle autonomie aux acquéreurs. Et si le raisonnement se fait en terme de masse et non par titre, s’il s’agit d’un système artisanal, il permet d’ores et déjà d’éviter des doublons dans les travaux de gestion, de préfigurer un changement culturel et de préparer l’arrivée d’un SIGB.

• Des outils plus sophistiqués

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Voici, en revanche, un outil intégré dans un SIGB qui permet une maîtrise des collections mais qui fournit aussi, par la visibilité qu’il donne au système d’information, un cadre d’orientation de service public. Il implique que l’on définisse, en collaboration avec les élus, les objectifs en matière d’acquisition, après avoir analysé les besoins de la population de la ville desservie de manière très fine dans chaque domaine. Une segmentation d’un rayon – la psychologie par exemple – pourra se faire ainsi en fonction de niveaux d’objectifs définis pour chaque segment de population.

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À partir de l’étude des profils des emprunteurs d’un rayon et du taux de rotation des ouvrages par rapport à la population à desservir – par exemple, le nombre et le profil des étudiants ayant emprunté un type donné d’ouvrages –, ce système permet une programmation budgétaire et une évaluation des impacts des choix réalisés. Il convient naturellement d’analyser les divergences qui auront été constatées et d’interpréter correctement les ratios obtenus – en terme de collection ou d’âge – afin d’opérer des réadaptions qui semblent s’imposer et programmer les dépenses à cet effet.

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On entend améliorer ce système déjà très sophistiqué en intégrant dans les champs de saisie des données démographiques externes, en rendant les données et les indicateurs conformes aux normes ISO2789 et ISO11620, en organisant un meilleur regroupement des données et du transfert des résultats, en créant des interfaces pour une représentation cartographique, en améliorant l’ergonomie de l’outil pour qu’il ait un caractère naturel.

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Outil de dialogue et de référence, outil de programmation pour la maîtrise des acquisitions, du désherbage et de la conservation, ce système permet de prévoir des coûts et d’arbitrer des choix pour les dépenses en cohérence avec divers objectifs explicites, autorisant ainsi, dans un cadre très large, de nombreuses libertés. Faire percevoir aux élus que le développement économique et l’insertion sociale sont présents dans un domaine de collection, que le plan de développement d’une collection répond à un développement de service public – voilà aussi ce qu’il autorise. Par ailleurs, cet outil de management estompe les frontières entre la programmation et l’exécution, et il sert également à pallier la baisse de pouvoir d’achat d’une bibliothèque en affinant les moyens d’tteindre les objectifs fixés.

Notes

[1]

Consortium pour l’acquisition des ressources électroniques en ligne (CAREL) : www. bpi. fr/ ress. php? id_r1= 372&id_c= 58

[2]

Notamment les normes ISO 2789 Information et documentation – Statistiques internationales de bibliothèques et ISO 11620 Information et documentation - Indicateurs de performances de bibliothèques.

[3]

Consortium universitaire de périodiques numériques (COUPERIN) : www. couperin. org

Résumé

Français

La quatrième journée d’étude organisée à Paris le 20 septembre 2005 par Poldoc, Groupe de recherche bibliothéconomique appliquée aux outils de politique documentaire, a abordé la dimension financière de la stratégie des bibliothèques. Des approches transversales ont mis en relief l’impact des coûts sur la stratégie documentaire et celui des budgets d’acquisition sur le budget d’un établissement. Une étude sur la position des acquéreurs face à la baisse de leur pouvoir d’achat a été présentée, ainsi que des outils : les instruments de mutualisation que sont les consortiums et des outils de gestion développés par des bibliothèques.

Plan de l'article

  1. La comptabilité analytique appliquée aux bibliothèques
  2. Vers une conservation partagée ?
  3. Une approche sociologique
  4. Des négociations menées par des consortiums de bibliothèques
    1. • Un consortium pour les bibliothèques de lecture publique
    2. • Un consortium pour les bibliothèques universitaires
  5. Des exemples d’indicateurs
    1. • Des outils « artisanaux »
    2. • Des outils plus sophistiqués

Pour citer cet article

Battisti Michèle, « Journée d'étude Poldoc. Politiques documentaires et gestion des coûts », Documentaliste-Sciences de l'Information 4/2005 (Vol. 42) , p. 310-313
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2005-4-page-310.htm.
DOI : 10.3917/docsi.424.0310.


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