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Documentaliste-Sciences de l'Information

2006/1 (Vol. 43)

  • Pages : 98
  • DOI : 10.3917/docsi.431.0036
  • Éditeur : A.D.B.S.

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L’ARCHIVAGE EST UN PROCESSUS PERMETTANT QU’UN DOCUMENT SOIT PRIS en charge par une autre personne que celle qui l’a produit. Cette fonction, qu’il ne faut confondre ni avec un simple stockage ni avec la GED et qui recouvre le records management, suppose une homogénéisation du traitement des documents dans le but de les restituer à la demande et de retrouver l’information qu’ils renferment.

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Dans le monde du papier, le support et le contenu sont indissociables, mais ce n’est évidemment plus vrai pour le document numérique. Sa pérennisation doit être envisagée différemment de celle du document papier, l’objectif final étant de préserver l’un et l’autre dans leur présentation.

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Archiver a deux finalités : juridique et historique. Du point de vue juridique, un document devient archive dès qu’il est produit, et il existe quel que soit son support. La raison de l’archivage est d’abord de prouver des droits et cela nécessite donc qu’il soit « sécure ». Les documents peuvent avoir en plus un intérêt patrimonial.

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L’archivage électronique prend de l’importance mais jusqu’ici, et notamment dans l’administration, on a surtout informatisé les procédures permettant de produire… des dossiers papier qui restent l’information probante. La loi du 13 mars 2000 a pourtant donné au document numérique une valeur probante équivalente à celle du document papier. Les originaux numériques doivent donc être conservés. Il s’agit de mettre en place les outils qui apportent de la confiance dans les documents numériques réputés falsifiables, peu fiables, etc.

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Depuis 2004, l’administration devient de plus en plus numérique : c’est l’e-administration dont le domaine fiscal et le Journal officiel ont montré les prémices. Cette numérisation se concrétise dans le programme gouvernemental ADELE (ADministration ELEctronique) et notamment dans la dématérialisation des marchés publics. Ces nouveaux types de documents induisent bien évidemment de nouveaux types d’archivage. L’Agence pour le développement de l’administration électronique (ADAE) travaille sur des référentiels de plusieurs ordres (standards d’échange, processus d’archivage, référentiel de sécurité, etc.)

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Il faut respecter l’intégrité et la sécurité pour conserver la confiance dans le document numérique. Il faut le protéger dans l’espace. La notion de pérennisation n’avait pas été prise en compte dans l’archivage papier mais le savoir-faire traditionnel participe à la qualité de l’archivage numérique.

Le programme de la journée et les intervenants

Session du matin

Présidente de séance : Françoise Banat-Berger, Direction des archives de France

Contraintes de l’entreprise et bénéfices de l’archivage. Par Marie-Anne Chabin, Archive 17

Les processus de l’archivage électronique. Par Chantal Faure, Euriware

Formats et supports numériques, comment choisir ? Par Philippe Martin, Bureau Van Dijk

Session de l’après-midi

Président de séance : Jean Gasnault, cabinet d’avocats Gide Loyrette Nouel, président de l’association Juriconnexion

Les enjeux de l’archivage électronique : l’exemple du groupe Total. Par Michel Bernard et Benoît Doessant, Total

L’organisation de l’archivage et des données numériques : retour d’expérience du CNES. Par Claude Huc, CNES

La gestion dématérialisée des dossiers d’un cabinet d’avocats international. Par Bruno Couderc, consultant en GED

  • On peut s’appuyer sur les bonnes pratiques existantes afin de faire évoluer les processus.

  • Il existe des professionnels de l’information dont c’est le métier.

  • Il faut faire des choix « entreprise » avant de se noyer dans les détails.

  • Les solutions techniques ne suffisent pas. Sans règles, procédures ni organisation, le système d’archivage numérique ne fonctionnera pas.

  • Les études en amont doivent être systématiques (qualification des besoins et des exigences, estimations budgétaires, plan d’action).

  • L’étude d’infrastructure de stockage doit être mise en adéquation avec les besoins et les exigences.

  • Les spécifications et la conception du système doivent être réalisées par des professionnels.

  • Le système d’archivage doit être fonctionnellement organisé (règles, procédures, plan de classement, durées de conservation, règles de sécurité, etc.).

  • Les choix et les arbitrages doivent être décidés avant toute mise en œuvre.

  • Le management du projet doit être confié à des personnes habilitées à prendre des décisions.

Contraintes de l’entreprise et bénéfices de l’archivage électronique

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L’entreprise doit être en mesure de satisfaire aux obligations légales et réglementaires, de gérer les contentieux en produisant les pièces qui défendent son intérêt, mais elle se doit également de gérer efficacement l’information de manière à être à même d’y accéder afin de la réutiliser éventuellement. Le non-respect de ces exigences de preuve et de qualité n’est pas sans conséquences financières et humaines.

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Cette information utile (elle ne représente que 5 à 15 % de l’information produite ou reçue) doit être accessible pendant dix, trente ou cent ans, ce qui oblige à prendre certaines précautions, notamment pour en respecter l’intégrité. L’information utile est celle qui a valeur de preuve et qui doit donc être fixée, validée et datée. Elle doit être également exploitable, contextualisée. En corollaire, l’information inutile doit être détruite.

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Trois difficultés principales sont à surmonter afin d’atteindre ces objectifs. La première provient de la diversité de l’information : supports, formats, redondance des données, etc. La deuxième est due à la nécessité de la conserver pendant sa durée d’utilité tout en assurant son intégrité, sa lisibilité, son intelligibilité et sa compréhension. Enfin il faut évaluer les risques en fonction des diverses caractéristiques de l’information considérée.

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Par les principes, procédures et moyens qu’il met en œuvre pour que toute information utile et validée puisse être réutilisée, l’archivage permet de faire face à ces exigences. De même, l’archivage numérique est la réponse pour les données et documents numériques. Les principes restent identiques à ceux des archives papier, mais les moyens sont plus lourds et les risques plus grands pour assurer l’intégrité et la sécurité. Et pourtant la part des archives numériques ne fait que croître dans l’ensemble des archives…

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Il ne faut confondre l’archivage ni avec la sauvegarde informatique qui se contente de stocker les données pour les restaurer en cas de panne, ni avec la GED ou GEIDE axée sur la production et le partage des documents devant ou non être archivés par la suite. Le knowledge management, tout aussi différent, vise à exploiter l’information disponible pour développer l’activité de l’entreprise. L’archivage a par contre partie liée avec la sécurité, la qualité, le droit et la gestion des risques.

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L’on peut tirer trois types d’avantages de l’archivage et donc de l’archivage numérique : être en règle, défendre ses intérêts au cours du temps et gérer efficacement l’information utile. À noter d’ailleurs que la législation oblige tout autant à conserver certains documents qu’à détruire les données personnelles.

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Un bon système d’archivage est en mesure de répondre aux audits, de gérer des contentieux et d’assurer une bonne gouvernance. Sous-ensemble du système d’information, ce système doit être global, hiérarchique, efficace et au meilleur coût. Tout ceci pour le confort des utilisateurs à qui il permet d’accéder aux données ou aux documents archivés grâce aux métadonnées et avec l’assurance de l’intégrité et de la fiabilité des données.

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L’archivage est une affaire d’anticipation, un investissement ; s’il est coûteux, son absence coûte rapidement beaucoup plus cher encore.

Les processus de l’archivage électronique

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Ces processus, génériques, prennent en compte la norme ISO 15489 (records management) qui préconise la gestion d’un document, sans rupture depuis sa création jusqu’à sa destruction. Ils peuvent être adaptés à chaque entreprise.

Les processus d’archivage

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Il s’agit successivement de sélectionner, définir les durées de conservation, intégrer, enregistrer, classer, classifier, stocker, conserver et appliquer le sort final d’un document électronique.

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Pour sélectionner le document numérique à archiver, il faut définir son format et la notion d’original : fichier auquel peut être associé le message, empreinte de la signature électronique, fichier d’horodatage. Il faut également y associer son contexte : accusé de réception du document, métadonnées, propriétés du fichier, de l’activité, de l’affaire, du projet, etc.

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La définition des durées de conservation est identique au processus des documents papier.

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Deux possibilités existent pour intégrer les documents numériques dans un système d’archivage, soit dès qu’un document remplit les conditions d’archivage (au fil de l’eau), soit à la fin d’une transaction, d’un projet, d’une affaire et alors que tous les documents sont enregistrés.

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Le classement électronique doit être prédéfini dans le système d’archivage. Les dossiers, qui sont des regroupements de documents par thème, transaction ou projet, peuvent être créés manuellement ou automatiquement.

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Le processus de classification consiste à définir et à appliquer les règles de sécurité, c’est-à-dire à définir des règles d’accès en fonction des documents, des profils d’utilisateurs et du cycle de vie de l’archive.

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Pour stocker un document numérique, il faut choisir le support de stockage (selon la valeur du document, sa durée de conservation, les contraintes budgétaires, etc.), définir les règles de stockage (support, serveur), choisir l’emplacement de l’hébergement de l’infrastructure, effectuer le stockage proprement dit, manuellement ou automatiquement, en enregistrant les informations à l’emplacement défini, enfin contrôler le fonctionnement du système et prévoir son évolution.

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Conserver consiste à garantir l’intégrité du document. La difficulté provient éventuellement du fait que sa durée de vie peut être supérieure à celle du support, que le logiciel ayant servi à le créer n’est plus exploité ou est incompatible avec ses nouvelles versions. Il faut donc être vigilant et prévoir un processus de migration pour pallier une rupture technologique. En cas de migration des documents vers d’autres supports, il est nécessaire de tracer ce qui a été fait.

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L’application du sort final d’un document numérique est un processus relativement similaire à celui du papier. Il faut documenter la destruction puis détruire le fichier et son support. À noter que la destruction sélective de fichier sur support WORM est impossible. Casser un WORM implique de détruire l’équivalent de 750 boîtes d’archives !

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Une deuxième série de processus est nécessaire pour assurer l’archivage numérique. Administrer, superviser, tracer, contrôler, auditer en sont les points forts parce qu’ils peuvent être automatisés ; c’est une garantie d’intégrité. La mise à disposition d’un document numérique consiste à en permettre la visualisation, l’impression et éventuellement la copie sur un poste de travail pour réexploitation. La formation des utilisateurs est plus lourde que dans un système papier car il s’agit d’apprendre l’utilisation d’une application informatique.

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Les processus d’utilisation sont principalement la recherche et l’accès. La recherche, semblable à ce qui existe dans une application de gestion électronique classique, permet la navigation dans les arborescences de classement ; elle peut être multicritères, peut éventuellement porter sur le texte intégral et être préenregistrée.

Les processus de l’archivage électronique dans les entreprises

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Dans la plupart des entreprises, les documents numériques font aujourd’hui l’objet de sauvegardes, mais il n’y a pas de règles ou de directives pour définir ce qu’il faut archiver : comment ? pourquoi ? par qui ? pour quelle durée ? La sauvegarde est très souvent confondue avec l’archivage, mais elle ne respecte pas les règles de classement, mise à disposition, sécurité, pérennité et traçabilité.

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Les entreprises qui disposent de systèmes de GED ont été obligées d’organiser une gestion documentaire pour les documents numériques. Ceux-ci sont quelquefois seulement sauvegardés avec leurs métadonnées, ou bien des règles d’archivage sont définies (types de documents à archiver, dossiers, plan de classement, durée de conservation) ; mais les points critiques tels que les formats, la conservation et les supports d’archivage sont encore des zones d’ombre.

Formats et supports numériques : quelques normes pertinentes

Organisation

ISO 15489 (Records Management)

Conception et exploitation d’un système d’archivage électronique (SAE)

NF Z 42013 (ISO 18509 supprimée)

ISO 22938 (Réversibilité)

Projet Label SAE (FNTC, Aproged, Fedisa, ADAP)

Formats

Ascii : ISO 646, 8859,10646

PDF/A-1 : ISO 19005

XML : ISO/IEC 8824, 8825, ++

Supports

Disques optiques : ISO 9960, 13346, 17345

Cassettes magnétiques : DLT 1 à 6 (ISO 13421, 13962, 14833, 15307, 15895, 15896, 16382), DAT (ISO 11321 et 12248)

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Il est évident que les particularités du document numérique vont contraindre à mettre en œuvre des processus qui n’existent pas dans un système d’archivage papier. Par ailleurs, le contexte légal et réglementaire en matière d’archivage numérique induit des processus particuliers qui ne sont pas toujours en phase avec les technologies existantes. Nous sommes dans une période transitoire où nous devons assurer une gestion simultanée du papier et du numérique. Les entreprises doivent s’en accommoder, ce qui n’est pas toujours facile – manque de formation des personnes impliquées, investissements budgétaires importants, faible intérêt des décideurs pour l’archivage… Quelques conseils pour réussir l’archivage électronique en entreprise sont proposés dans le hors texte ci-dessus.

Formats et supports numériques : comment choisir ?

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L’archivage numérique doit garantir une conservation à long terme des contenus numériques et la solution doit offrir les fonctions nécessaires (recherche, restitution, conversion et migration) en respectant les contraintes (pérennité, authenticité, fidélité, intégrité, sécurité, traçabilité, volume) de l’archivage.

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Un document numérique est un ensemble composé de contenu, d’une structure logique (qui intègre la signature électronique éventuelle) et d’attributs de présentation permettant de restituer une mise en forme intelligible par l’homme ou lisible par une machine (définition extraite du rapport du groupe de travail ADAE-APROGED sur la maîtrise du cycle de vie du document numérique, 10 mai 2005).

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Le respect des normes internationales [voir le hors texte ci-dessus] est une manière de se protéger de l’évolution.

Formats d’archivage

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Pour les différents formats utilisés en archivage, l’on peut distinguer six critères : recherche, restitution, conversion, pérennité, fidélité et volume.

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Les formats natifs bureautiques ou éditiques sont efficaces pour la recherche et peu encombrants, mais leur pérennité est peu assurée.

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Le format ASCII, normalisé, est bon pour la recherche comme pour la pérennité et le volume, mais il ne donne aucune assurance pour la restitution.

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Les formats images, qui sont normalisés, c’est-à-dire TIFF en sortie de scanner et JPEG pour la photo, sont déficients pour la recherche et occupent un volume important ; mais la restitution, la pérennité et la fidélité sont bonnes.

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Le format PDF/A (norme ISO 19005), sous-ensemble de PDF, est particulièrement bon pour la recherche, la restitution et la pérennité.

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Le format XML, normalisé, formé de texte et de balises, ne peut être restitué qu’en appliquant une feuille de style. Ce format est très intéressant si la présentation n’a pas d’importance.

Supports d’archivage

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Les supports d’archivage peuvent être considérés en fonction des critères de recherche, d’intégrité, de pérennité et de volume.

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Les CD-R et DVD-R sont normalisés et seul le volume n’est pas pleinement satisfaisant. La pérennité est de l’ordre de dix ans.

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UDO (Ultra Density Optical : technologie de disque optique offrant une capacité de 30 Go) est un nouveau support normalisé qui est excellent sur les quatre points considérés.

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Les cassettes magnétiques (DLT, SDLT, DAT), normalisées, ne sont pas efficaces pour la recherche ni pour l’intégrité mais bonnes pour le volume. Elles sont réenregistrables et leur pérennité est de cinq à sept ans. Il est nécessaire de les dérouler et réenrouler régulièrement.

La gestion dématérialisée des dossiers…

… d’un cabinet d’avocats international

Le cabinet juridique international Landwell, qui rassemble quatre cents avocats, s’est doté d’un système de GED, puis dernièrement d’un système d’archivage électronique.

L’environnement en mutation impose toujours plus de pression des clients, une concurrence croissante entre grands cabinets internationaux, la nécessité d’une sécurité accrue en raison des enjeux liés au droit des affaires. À cela s’ajoute l’obligation, dans des cabinets qui fonctionnent sur le mode des professions libérales, d’une capitalisation des connaissances.

La solution de GED est intégrée à un outil métier qui inclut l’ensemble des étapes de l’activité métier. Chaque pièce est raccrochée à la procédure, ce qui donne un dossier très structuré.

Dans un cabinet d’avocats, le plan de classement est simple : un dossier correspond à un client et à une mission. À l’intérieur, il s’agit d’un classement selon la typologie des documents. Tout le métier est décrit dans des procédures, ce qui facilite l’audit et le contrôle.

La mise en place de cette GED permet l’amélioration de la circulation de l’information. Le client a un accès direct à son dossier grâce à un accès sécurisé. Il peut même, s’il le souhaite, avoir accès à un forum.

Le cabinet a ensuite voulu passer à un système d’archivage pour réduire le stockage des dossiers papier, pour éviter la coexistence de dossiers papier et de dossiers électroniques qui génère inévitablement des incohérences entre les deux systèmes, pour faciliter les accès et assurer une solution de continuité.

La phase d’archivage ne peut se faire qu’après la vérification du dossier (avec contrôle de cohérence) et sa clôture qui doit avoir lieu dans un délai de quarante-trois jours après la signature du dernier document.

… du Conseil supérieur du notariat

Les notaires sont dans l’obligation de conserver les minutes notariales pendant cinquante ans dans leurs locaux. Le Conseil supérieur du notariat a élaboré des recommandations sur les formats à utiliser, les normes de compression ainsi que les modalités d’échanges avec les prestataires. Ces recommandations sont fondées sur la norme NF Z 42-013, et elles sont accompagnées de jeux de spécifications. En effet, ce qui fait foi chez les notaires, ce sont les minutes signées. L’acte authentique électronique est validé par une signature digitalisée sur une tablette. On dissocie la signature du notaire de la signature de l’acte. En effet, il faut pouvoir recopier les données sans altérer les contenus, garantir la lisibilité et l’intelligibilité de l’information, et assurer la traçabilité des opérations.

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Les disques magnétiques (pseudo-WORM et RAID) sont excellents pour la recherche, la pérennité (le MTBF d’un disque RAID est de cent ans) et le volume.

Recommandations

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Dans l’analyse, il faut tenir compte du contexte de création des documents et des contraintes de durabilité et de valeur légale. Pour l’organisation, il est nécessaire d’avoir des règles de gestion, de se préoccuper de la collecte des documents, de faire un audit de l’exploitation. En ce qui concerne les formats et les supports, il est préférable de choisir des solutions normalisées, PDF/A ou XML (pour les flux), et des disques optiques ou des cassettes magnétiques.

Les enjeux de l’archivage électronique : l’exemple du groupe Total

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Dans le cadre de la mise en place de son plan de continuité des affaires, le groupe Total a décidé d’améliorer son processus d’archivage des documents vitaux.

Définition du projet

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Il s’agit de développer un archivage systématique, pérenne et juridiquement probant des documents vitaux dans chacune des branches et à la holding. Ainsi en avril 2004 démarre, sous la responsabilité du département archives, le projet Ad Vitam (Archivage des documents vitaux de Total pour l’accès à la mémoire). Ce département, dont la compétence est reconnue, est en charge depuis 1983 de la conservation des documents originaux du groupe : contrats patrimoniaux et commerciaux, accords de confidentialité, conventions, etc. – documents dont la perte définitive peut avoir des conséquences graves en cas de litige avec une autre partie contractante. La croissance exponentielle de diffusion du support numérique entraîne une croissance des besoins en archivage électronique. L’évolution du cadre législatif et réglementaire qui reconnaît force probante à l’écrit électronique permet ce développement.

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L’étude des besoins fait ressortir la nécessité de développer un outil adapté. Le projet s’appuie sur les normes ISO 15489 sur le records management et NF Z42-013 sur l’archivage électronique dans l’objectif de bâtir un système d’archivage électronique juridiquement fiable, ce qui implique l’utilisation d’une signature électronique.

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Le fonds est composé des contrats qui existent déjà physiquement sur papier et qui sont numérisés, des contrats électroniques qui proviennent d’un processus de numérisation, ainsi que des contrats formés électroniquement. Le système, qui devait être mis en service au premier trimestre 2006, permettra l’accès à l’image du document par la fonction de consultation, la prise en compte des techniques documentaires et surtout du concept de records management (cycle de vie, description par activité, archives vitales, etc.). Il bénéficiera d’une architecture dédiée qui assurera l’intégrité du document, la sécurité des échanges, la traçabilité des accès et des flux.

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Ce projet a été mené en collaboration étroite entre le département records management et archives de Total et la direction informatique du groupe, avec l’appui d’un cabinet extérieur.

Le système d’archivage électronique mis en place

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Il fallait que le système permette de générer des copies électroniques à valeur probante pour remplacer les originaux en cas de besoin. La sécurité du dispositif est fondée sur la mise en place d’une infrastructure à base de clé publique (PKI) qui génère un certificat et utilise les cartes à puce des agents pour authentifier les utilisateurs d’Ad Vitam.

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La mise en œuvre de la norme ISO 15489 a amené à définir :

  • un plan de classement des documents ;

  • une typologie et la durée de conservation de chaque type de document, ainsi que les métadonnées minimales à mettre en œuvre ;

  • un enregistrement formel des documents à l’entrée avec horodatage ;

  • une traçabilité de l’utilisation des documents.

La mise en œuvre de la norme NF Z42-013 a déterminé :

  • l’horodatage de l’historique des événements ;

  • l’utilisation de supports de stockage non réinscriptibles (WORM) ;

  • des modalités d’enregistrement des supports (séquentialité et initialisation) ;

  • des formats de documents (texte, SGML, XML, PDF).

Ainsi, dans le système Ad Vitam, le demandeur se connecte après vérification du certificat d’authentification contenu dans sa carte à puce ; il crée son archive en créant une fiche de versement qui contient les métadonnées et qui est liée aux fichiers électroniques, en format natif. Le gestionnaire d’archives récupère ces éléments, les valide et procède à leur enregistrement, ce qui déclenche la génération d’un fichier PDF de « rendition » des contenus natifs et la génération d’un certificat d’horodatage. L’archive est enregistrée sur disque WORM en deux exemplaires sur deux supports distincts et stockés dans des endroits différents. À ce jour, la signature électronique n’est pas encore en place.

L’organisation de l’archivage et des données numériques : retour d’expérience du CNES

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Le Centre national d’études spatiales (CNES) a eu depuis trente ans une approche pragmatique de l’archivage des données spatiales, fondée sur l’utilisation de normes. Les données scientifiques sont très diverses, avec des thématiques multiples (astronomie, climatologie, physique spatiale, physique fondamentale, biologie, chimie, etc.). Elles sont complexes et occupent de grands volumes (des centaines de téraoctets). Elles ont des formats variés (formats métier propres aux domaines concernés, formats documentaires, images, graphiques). Le CNES doit donc gérer des collections de fichiers de données accompagnées de description syntaxique et sémantique, de métadonnées, de documents textuels décrivant les expériences et leur contexte, d’information d’aide à la recherche et à la sélection des données. La difficulté est de préserver ces données dans le temps. Des observations scientifiques ont été perdues parce que des supports se sont détériorés, mais le plus souvent les pertes sont dues soit à une description incomplète ou inexacte de l’information soit à un enregistrement des données sous des formats propriétaires qu’on ne sait plus relire. Il en est ainsi de documents textuels volumineux saisis sous traitement de texte en 1985, saisis à nouveau sous MS Word en 1990 (Word 2) puis saisis à nouveau sous MS Word en 1997 (Word 95) ; et de documents scientifiques plus récents (1995) mais pour lesquels il a fallu ressaisir l’ensemble des formules mathématiques.

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De ce fait, la solution retenue est de conserver des données neutres et portables dont on connaît la structure et la signification. En 1990, un service commun est créé, en charge de préserver les fichiers indépendamment de leur contenu : il doit créer les conditions d’une pérennisation, celle-ci n’étant pas assurée par le fonctionnement en mode projet. Jusqu’en 1990, chaque mission scientifique spatiale développait un système d’accès aux données dédié à cette mission. Puis la multiplication des systèmes et l’évolution des systèmes d’exploitation ont amené à la mise en œuvre progressive de systèmes dits « génériques », utilisables par toutes les missions scientifiques.

Le modèle OAIS

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Pour mettre au point ces systèmes, il était nécessaire de les modéliser. De la réflexion commune des agences spatiales (CNES, ESA, NASA), d’Archives nationales et de grandes bibliothèques pour comprendre la problématique de l’archivage des informations numériques est né le modèle OAIS qui est devenu une norme ISO en 2002 ; la norme française est en cours.

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Ce modèle est fondé sur la notion d’archive définie comme « une organisation dont la vocation est de préserver l’information pour permettre à une communauté d’utilisateurs cible d’y accéder et de l’utiliser ». Elle doit garantir la pérennité des données et de leur accès et leur préservation avec toutes les informations nécessaires à leur compréhension et à leur utilisation.

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Pour que la pérennité d’un document numérique soit garantie, il est indispensable que l’archive préserve ce document numérique et l’information de représentation qui lui est associée. L’information de pérennisation comprend la provenance (origine et historique du contenu de l’information), le contexte (relation entre le contenu d’information et son environnement), l’identification (identificateur unique du contenu), l’intégrité (description des mécanismes et des clés d’authentification garantissant que l’objet contenu d’information n’a pas subi de modification sans que celle-ci ait été tracée).

L’organisation adoptée par le CNES

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Le modèle OAIS prévoit les entrées, la gestion des données, le stockage et les accès. L’organisation mise en place au CNES est fondée sur trois services autonomes : entrées, stockage, gestion des données et communication.

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En amont, le service des entrées assure la réception des objets transmis par le producteur et contrôle leur conformité par rapport au plan établi. Il affecte aux objets numériques reçus un identifiant unique, enrichit les métadonnées en mettant les objets reçus en relation contextuelle avec d’autres objets déjà archivés et transfère tous les objets numériques archivables (données et métadonnées) au service de stockage. Cette phase de collecte constitue la tâche la plus difficile et en définitive la plus coûteuse, en particulier en ressources humaines.

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Les fonctions du service de stockage sont la prise en charge des fichiers en vue de leur pérennisation, la garantie de leur intégrité, leur restitution dans le délai convenu par le contrat de service, la prise en compte des évolutions de la technologie (migrations de support de stockage, etc.). Ce concept permet une organisation du service de stockage totalement indépendante des autres services et la réutilisation des données dans de multiples contextes au sein de l’organisme concerné.

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Cette organisation a fait ses preuves au CNES. En dix ans, on constate qu’aucune donnée n’a été perdue et que la gestion se fait avec une équipe stable de quatre personnes pour un volume croissant de données stockées (en 2005, plus de 4,5 millions de fichiers représentant 365 térabytes). Et des conventions sont envisagées avec la BnF et avec le CINES (Centre informatique national de l’enseignement supérieur) pour la réutilisation des outils logiciels de pilotage mis en place au CNES.

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Les fonctions du service de gestion des données et de communication sont de gérer le patrimoine d’informations et de le communiquer auprès des utilisateurs autorisés. Il met en place et maintient en fonctionnement un système informatique qui permet aux utilisateurs d’accéder à distance au contenu de l’archive, de rechercher les données qui les intéressent, de sélectionner les données utiles, de les commander et de les récupérer.

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L’organisation du travail en services indépendants réduit la complexité du problème à résoudre. Elle permet une meilleure gestion des compétences et un contrôle précis des coûts, et elle ouvre la voie à la certification des archives.

Résumé

Français

Le considérable essor de l’information numérique ne doit pas faire perdre de vue l’absolue nécessité d’en assurer la pérennité. Cet impératif conduit à reconsidérer la place de l’archivage dans l’entreprise. Pour faire le point sur l’état de l’art en matière de technologies d’archivage électronique et pour réfléchir aux conditions de mise en place de cette fonction dans l’entreprise, une journée d’étude était organisée par l’ADBS, en partenariat avec l’Association des professionnels de la GED (APROGED), le 5 octobre 2005 au CNIT, dans le cadre du Forum de la GEIDE.

Plan de l'article

  1. Contraintes de l’entreprise et bénéfices de l’archivage électronique
  2. Les processus de l’archivage électronique
    1. Les processus d’archivage
    2. Les processus de l’archivage électronique dans les entreprises
  3. Formats et supports numériques : comment choisir ?
    1. Formats d’archivage
    2. Supports d’archivage
    3. Recommandations
  4. Les enjeux de l’archivage électronique : l’exemple du groupe Total
    1. Définition du projet
    2. Le système d’archivage électronique mis en place
  5. L’organisation de l’archivage et des données numériques : retour d’expérience du CNES
    1. Le modèle OAIS
    2. L’organisation adoptée par le CNES

Pour citer cet article

Le Moal Jean-Claude, Masse Claudine, « Journée d'étude ADBS. L'archivage électronique : démarche d'entreprise», Documentaliste-Sciences de l'Information 1/2006 (Vol. 43) , p. 36-42
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2006-1-page-36.htm.
DOI : 10.3917/docsi.431.0036.


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