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Documentaliste-Sciences de l'Information

2006/3-4 (Vol. 43)

  • Pages : 86
  • DOI : 10.3917/docsi.433.0242
  • Éditeur : A.D.B.S.


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À L’INSTAR D’AUTRES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES, LES MÉTIERS DE LA gestion documentaire sont profondément modifiés par le numérique. L’accès à l’information n’est plus toujours lié à l’accès au document, la technologie modifie notablement le rapport à l’information, de sa création à son exploitation. Les modes de fonctionnement des organisations et du travail transforment les conditions d’exercice de nos métiers.

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Tout professionnel, à un moment ou à un autre, est confronté dans son travail quotidien à l’impact du numérique. Dans le champ de l’information-documentation, les technologies numériques affectent tous les aspects du traitement et du management de l’information. Comment les professionnels de l’I&D s’adaptent-ils à ce contexte ? À partir d’une part des réflexions de chercheurs sur l’évolution des modes de travail, d’autre part de témoignages sur leur environnement de travail proposés par des professionnels extérieurs au monde de l’I&D, cette journée visait à débattre de la place des professionnels dans la gestion de l’information.

Le programme et les intervenants

• Les mutations du travail : quel impact sur les hommes et les organisations ? Damien Brochier, Centre d’études et de recherches sur les qualifications (CEREQ)

• L’impact du numérique sur l’organisation du travail. Fabienne Goux-Baudiment, ProGective

• Les mutations liées au numérique et l’accompagnement au changement dans un organe de presse. Jean Huchet, Ouest France

• L’évolution des modes de travail dans le monde de la formation. Claude Lépineux, Algora, Forum français pour la formation ouverte et à distance (FFFOD)

• Les évolutions dans les métiers de l’information-documentation : table ronde animée par Florence Muet, membre du Conseil d’administration de l’ADBS et enseignante à la Haute École de gestion (HEG) de Genève. Avec la participation de : Claire Cottin, directeur de projet Archivage électronique à la Société générale ; Lisette Calderan, Institut national de recherche en informatique et en automatique (INRIA), Direction de l’information scientifique et de la communication (DISC) ; Aline Duru, responsable du département Veille de Total ; Gérard Puimatto, Centre régional de documentation pédagogique (CRDP) d’Aix-Marseille ; Bénédicte Roullier, chef de produit à La Documentation française

Une synthèse de cette table ronde sera bientôt accessible sur le site de l’ADBS à l’adresse : www. adbs. fr/ uploads/ journees/ 4627_fr. php

• Conclusion de la journée et perspectives. Mireille Lamouroux, membre du Conseil d’administration de l’ADBS

Les mutations du travail : quel impact sur les hommes et les organisations ?

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Les mutations du travail sont un phénomène régulier et constant mais la période actuelle (depuis une dizaine d’années) se caractérise par une phase d’accélération souvent vécue comme une déstabilisation des repères antérieurs, non seulement professionnels mais aussi privés. Cette perception que « tout bouge » est imputable à plusieurs facteurs : l’évolution technologique, évidemment, mais aussi l’évolution des organisations, des hommes et des métiers.

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Les technologies, dont la finalité est avant tout d’apporter un soutien aux hommes dans leur travail, d’être des intermédiaires entre eux et leur activité, deviennent actuellement de plus en plus complexes et leur donnent le sentiment d’être mis à distance, voire dépossédés de leur activité professionnelle, de plus en plus assistée. Mais, plutôt que de subir ces mutations technologiques, il est possible d’en maîtriser le rythme d’évolution. D’abord en franchissant de manière raisonnée les étapes d’automatisation, puis en apprenant à user de façon pertinente de ces technologies.

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Dans les entreprises, l’évolution est marquée par le passage du modèle tayloriste à un monde que la variété innombrable des situations de travail rend difficilement modélisable. De l’ère post-industrielle, nous sommes passés à celle du service : il faut produire un service pour un client précis et pour un usage donné. Cette exigence a pour conséquence une organisation qui fait la part belle au travail en réseau et à la gestion d’événements aléatoires. Cependant, un système – ce serait une erreur de le croire – n’en remplace pas un autre : il s’agit plutôt d’une cohabitation où se côtoient différentes représentations du travail.

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Ces évolutions dans les organisations portent pourtant en elles des paradoxes : plus d’autonomie dans le travail pour les individus mais en même temps plus de contrôle de la part de l’entreprise ; gestion d’événements au jour le jour mais dans une vision à moyen terme ; valorisation du travail en équipe au risque de perdre des qualités individuelles…

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En ce qui concerne l’évolution des métiers, la recomposition des identités professionnelles est l’un des enjeux d’une certaine cohésion sociale. En effet, les mutations actuelles transforment à la fois les identités de métier (changement des conditions d’apprentissage du métier) et les identités de fonction (recomposition de la relation hiérarchique : on passe d’une autorité hiérarchique à une autorité liée à la compétence).

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Ces incertitudes générées par le changement doivent être le prétexte non pas au repli sur soi, mais au contraire à l’accroissement de la capacité d’action des acteurs et cela dans au moins quatre domaines : l’acquisition d’une compétence ou d’une spécialisation difficilement remplaçable ; le contrôle de ses relations avec l’environnement professionnel, en se positionnant comme interface entre plusieurs systèmes d’action (collègues, service clients, groupes avec lesquels on est en contact, etc.) ; la capacité à la maîtrise de l’information (ressource décisive au sein de l’organisation) ; la capacité à jongler entre les règles formelles (qui viennent de la hiérarchie) et les règles imposées par les acteurs de terrain.

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Le changement est donc affaire d’apprentissage collectif où chacun des acteurs doit pouvoir participer et trouver sa place.

L’impact du numérique sur l’organisation du travail

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L’observation plus détaillée de l’impact du numérique sur l’organisation du travail dans l’activité documentaire met en évidence de nouveaux modes de traitement de l’information à l’œuvre dans les entreprises. Les volumes d’information croissent d’une façon exponentielle mais non le temps nécessaire pour les traiter ! Les problèmes de tri, de catégorisation, de conservation prennent alors une importance capitale dans la gestion de l’information. D’autre part, la question de la qualité de l’information se pose d’une manière accrue : il faut apprendre à développer son sens critique et faire preuve de discernement. Enfin, la conservation des contenus numériques reste un défi pour les professionnels de l’information.

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Un triple mouvement – complexité croissante du traitement de l’information, accélération du temps vécu (culture de l’urgence ; dans un même laps de temps, on doit faire de plus en plus de choses), changement de paradigme sociétal (le centre de la société devient la personne et non plus l’individu indifférencié, les modes de fonctionnement sont de plus en plus marqués par l’intuition, le spontané, le flou, etc.) – entraîne inévitablement, dans le milieu professionnel, de nouveaux usages qui prennent essentiellement la forme du travail collaboratif. Dans les métiers de l’I&D, les intranets, les blogs, les RSS, etc., en sont des exemples courants. Mais ces nouveaux outils collaboratifs ne résolvent pas pour autant le problème essentiel qui reste celui de la qualité de l’information. Leurs avantages sont néanmoins précieux : créativité personnelle, progrès collectif par la coopération, diffusion gratuite, multiplication des échanges, etc.

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Les métiers émergents dans le domaine de la gestion de l’information vont prendre différentes formes : interface entre le monde du papier et celui du numérique, gestion de banques de données spécialisées avec double compétence documentaire et informatique, métiers de veille et de recherche d’informations. Pour peu qu’ils fassent preuve de détermination et sachent maîtriser leur nouvel environnement, cette période de transition peut devenir une heureuse opportunité pour les professionnels de l’I&D.

L’accompagnement au changement dans un organe de presse

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Une illustration concrète de ces propos théoriques était proposée par l’exemple de Ouest-France, quotidien régional qui a fait le choix du tout numérique (l’ensemble de l’entreprise travaille désormais derrière un écran). Pour accompagner les bouleversements structurels et humains qu’une telle situation provoque inévitablement, une équipe pilote a été mise en place. Elle est composée de deux rédacteurs en chef adjoints affectés aux projets et évolutions technologiques, d’un service informatique extrêmement étoffé avec une équipe études développant les outils dont l’entreprise a besoin, et de personnes qui exercent des fonctions qui n’existaient pas auparavant (attaché d’organisation qui assure l’interface entre les journalistes et les processus techniques, assistant technique de réseau qui joue le rôle d’intermédiaire entre les correspondants et le journal).

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Cette équipe s’est appuyée sur une méthode rigoureuse pour mener à bien son projet. Un premier test de la méthode, réalisé sur un seul des départements couverts par le quotidien, a permis d’effectuer des ajustements pour « coller » au plus près de la réalité du terrain. Puis un deuxième test a été réalisé sur un département pilote. Des négociations ont alors pu être engagées et un plan de mutations accepté par le personnel. Après validation de cette phase, le déploiement du projet a été lancé dans tous les services, où les deux systèmes (l’ancien et le nouveau) n’ont été maintenus en parallèle que le strict temps nécessaire à la transition (pour éviter tout retour aux habitudes anciennes !).

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Les tests effectués en amont ont joué un rôle primordial dans l’acceptation du projet. Véritables laboratoires, ils ont permis de prendre en compte le besoin des utilisateurs, invités à expérimenter le nouveau dispositif et à faire part de leurs observations, et de mettre en évidence leurs points de blocage et leurs attentes. L’appropriation de l’outil est ainsi facilitée en aval.

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Les efforts de l’équipe pilote ont également porté sur la communication interne, conduite par étapes : d’abord l’encadrement de l’entreprise, puis les instances représentatives et enfin le personnel ; et sur la formation, avec suivi personnalisé, qui reste un chantier permanent.

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Ces évolutions, comme partout, ne se sont pas faites sans grincement de dents. Pour emporter l’adhésion de tous, chacun des acteurs doit, immédiatement et de façon tangible, tirer du nouveau dispositif des avantages dans l’exercice de ses tâches. Enfin, le temps reste un allié considérable à condition de lui laisser… du temps !

L’évolution des modes de travail dans le monde de la formation

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Autre exemple avec le secteur de la formation professionnelle qui connaît également des mutations profondes dans ses modes de travail. Un rapide aperçu du marché de la formation en France fait apparaître une situation éclatée, avec quelques gros acteurs d’un côté et une multitude d’organismes, dont la formation n’est pas l’activité principale, de l’autre. Si le chiffre d’affaires du marché est à la hausse, en revanche le volume total du nombre d’heures de formation délivrées est en baisse : les salariés passent de moins en moins de temps en formation. Rien d’étonnant quand on sait que, pendant qu’il est en stage, la rémunération d’un stagiaire représente 45 % d’un budget formation, à peu de chose près la même part que les frais pédagogiques (48 %).

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Les besoins de formation dans les entreprises concernent essentiellement le développement de compétences. Sous la pression de cette demande, des solutions de formation s’appuyant sur les nouvelles technologies de l’information sont alors apparues comme le e-learning (formation en ligne internet/intranet), désormais très répandu, l’EPSS (electronic performance support system ou système en ligne d’aide à la performance), ou la e-competence (gestion en ligne de référentiels de compétences).

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L’EPSS se présente sous la forme d’un environnement électronique intégré qui permet à l’utilisateur d’accéder depuis son poste à des ressources (guides pratiques, aides contextuelles, assistants, procédures, démonstrations sur vidéos, bases de données, etc.). Celles-ci lui permettent l’exécution d’applicatifs métiers en limitant au maximum les interventions extérieures. En terme de retour sur investissement, c’est un outil efficace qui permet une appropriation rapide d’une nouvelle application, contrairement au stage en présentiel où l’on constate une énorme perte de compétence si l’apprentissage n’est pas suivi d’une application immédiate. La e-competence permet quant à elle l’articulation entre les métiers, les compétences et les offres de développement des compétences. Elle est spécifiquement destinée, pour leurs besoins d’information, aux DRH, aux managers et à leurs collaborateurs.

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Les tendances de fond dans le secteur de la formation sont donc à l’individualisation, à l’utilisation du plurimédia (choix des supports les mieux appropriés), à la mix formation (présentiel/en ligne), à l’industrialisation des contenus, à une logique de service pour le professionnel de la formation.

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Lequel voit son métier complètement transformé. Création de cours en ligne, scénarisation des apprentissages, mise en place de systèmes de production cognitifs sont quelques-uns des nouveaux aspects que prennent désormais ses missions. Sous l’impulsion de ces nouvelles exigences du marché, le secteur de la formation offre aujourd’hui une variété de métiers : métiers d’aide à la décision (responsable formation, consultant, directeur pédagogique, etc.), métiers de conception (ingénieur formateur, concepteur de dispositif de formations en ligne ou de ressources pédagogiques, scénariste, etc.), métiers de conduite (animateur de formation, médiateur pédagogique, télé-formateur, etc.), métiers d’accompagnement (animateur de centre de ressources, tuteur, coach, etc.).

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Bernadette Ferchaud

L’évolution de la fonction documentaire : complexité, transversalité et qualité

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À la question posée à tous les intervenants de cette journée relativement aux effets du numérique sur les modes de travail, les réponses convergent dans une appréhension très ouverte du phénomène, aux aspects tant sociologiques, économiques et juridiques qu’informationnels et techniques, mais aussi cognitifs. Les différentes problématiques pluridisciplinaires qui en ressortent devraient permettre, par leur confluence, la construction de recherches communes autour de l’approche du document, autour du métier de documentaliste et de sa nécessaire évolution, autour enfin des compétences à développer dans cette perspective.

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Complexité, transversalité et qualité : il semble que l’on puisse retenir ces trois mots clés pour caractériser l’évolution de la fonction documentaire modifiée par le numérique et ses conséquences.

L’introduction de la complexité

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La fonction documentaire est rendue plus complexe parce qu’elle est associée, voire intégrée à d’autres fonctions, principalement la fonction éditoriale, mais aussi la fonction de communication. On assiste donc à un renforcement des liens entre celles-ci qui se manifeste par un rapprochement, sinon une confusion entre elles.

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Ce qui contribue aussi à rendre plus complexe la fonction documentaire est le changement de comportement de l’utilisateur et la modification de ses demandes. Le système numérique met ce dernier en relation directe avec son environnement ; il est donc placé au centre de la conception. Rendu plus actif, l’utilisateur participe désormais au processus informationnel et devient plus exigeant. Cette exigence rejaillit sur les professionnels qui ressentent la nécessité de s’adapter pour satisfaire les attentes et les besoins exprimés par leur public.

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Enfin, la fonction documentation croît en complexité en raison à la fois de la diversité et du volume croissants de la documentation à traiter et du développement des configurations de production et de réception de l’information. Le problème du traitement, au niveau de la description, du tri et du classement, est d’abord lié au raccourcissement des délais. Comment, en effet, traiter et valider correctement une documentation de plus en plus volumineuse quand on doit la diffuser rapidement pour répondre aux attentes des usagers ? Le problème du traitement est ensuite lié au changement de statut du document qui, pour être utilisé, demande de gros efforts d’interprétation. Il faut que la description soit pensée en fonction du contexte dans lequel le document sera appréhendé. La numérisation du document ne concerne pas seulement sa construction comme document, mais aussi sa transmission. On le sait, le stockage des données dans une base ne suffit pas. C’est le contexte dans lequel ces données se situent qui est à étudier.

Une transversalité de fait

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La diversité et la multiplicité des types et des formes de documents à gérer conduisent les professionnels à effectuer des tâches qui relèvent aussi bien des archives que du records management, de la gestion de connaissances que de la veille. Ce qui implique un nouveau champ de compétences pour le documentaliste : savoir faire face à tout type ou forme de document, quel que soit le traitement documentaire qui s’impose – qu’il s’agisse de documents d’archives, de documents internes ou d’ouvrages. D’ailleurs, les usagers ne savent pas et n’ont pas à connaître les différences. Ce qu’ils veulent, c’est une information.

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Il semble donc que l’on assiste à un double phénomène : à la fois une unification des pratiques, le support numérique entraînant une forme d’unité dans le traitement documentaire (bibliothécaires, archivistes et documentalistes sont confrontés aux mêmes difficultés) ; et l’apparition de spécialités dans des métiers qui ne se définissent plus en fonction d’un support ou d’un type de document ni d’un moment d’intervention dans la chaîne documentaire (création, traitement ou diffusion), des spécialités qui semblent correspondre à des fonctions que l’on peut d’ailleurs qualifier d’expertes.

L’exigence de qualité

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Toutes ces problématiques inédites de production et de diffusion de savoir et de connaissances engendrées par le numérique ont un impact évident sur l’évolution du métier de l’information-documentation.

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De multiples questions se posent : où et comment se positionne le documentaliste ? Et quel documentaliste, d’ailleurs ? Devient-il médiateur informationnel, simple offreur de contenus, prestataire d’ingénierie de services ou du moins de ressources ? En ce qui concerne le seul problème du traitement, on peut se demander quel va être son champ d’intervention sur le document virtuel. Car, au-delà des conséquences liées à la gestion de types de documents qui posent de nombreux problèmes inhérents à leur support, entre autres en termes de fiabilité et de conservation sur le long terme, on doit prendre en compte les conséquences liées au bouleversement du temps de travail. Le temps libéré sur des activités assurées de façon automatique permet d’en avoir plus pour la recherche, l’analyse, la synthèse documentaires et pour la diffusion de l’information – autrement dit pour ce que le professionnel de l’information apporte en valeur ajoutée.

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Le mot d’ordre clé est de fournir une prestation de qualité. Il s’agit de produire du sens pour l’utilisateur, en dépassant la confusion due à l’accumulation des informations par la création de modèles permettant de traiter le contenu de documents. Cela ne peut qu’aider au renforcement du professionnalisme par le développement de compétences multiples, entre autres en marketing, conception informatique, organisation et communication.

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Au niveau de la formation, la question est de savoir s’il est réaliste de souhaiter des formations destinées à former des professionnels polyvalents à un haut niveau.

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Comment se préparer au mieux à produire des systèmes d’information numérique capables de rendre accessibles des informations contextuelles et structurées, de favoriser le travail en groupe et de renforcer la coordination pour rendre possibles le partage et la gestion de connaissances ?

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Sans doute par des formations qui permettent d’acquérir des compétences en gestion de projet, mais aussi des compétences en gestion de l’information pour comprendre les divers codes dans lesquels sont produites les sources d’information – ce qui suppose un enseignement refondé dans ce domaine. Des formations, enfin, qui permettent d’acquérir une solide culture informationnelle dans une approche intégrée, pour ne pas dire interdisciplinaire, qui prenne en compte toutes les sphères concernées par les changements induits par le numérique.

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Mireille Lamouroux

Résumé

Français

Le 7 juillet dernier, l’ADBS invitait ses adhérents à une journée de réflexion sur l’évolution que connaissent les modes de travail sous l’effet de la numérisation. Inépuisable sujet abordé cette fois-ci dans une perspective résolument élargie : ce n’est qu’après une matinée consacrée à des réflexions de chercheurs sur les mutations des modes de travail en général et à des témoignages de professionnels d’autres sphères que celle de l’information-documentation que, l’après-midi, une table ronde devait aborder les bouleversements que vivent nos métiers et les perspectives qui se dessinent pour eux.

Plan de l'article

  1. Les mutations du travail : quel impact sur les hommes et les organisations ?
    1. L’impact du numérique sur l’organisation du travail
    2. L’accompagnement au changement dans un organe de presse
    3. L’évolution des modes de travail dans le monde de la formation
  2. L’évolution de la fonction documentaire : complexité, transversalité et qualité
    1. L’introduction de la complexité
    2. Une transversalité de fait
    3. L’exigence de qualité

Pour citer cet article

Lamouroux Mireille, Ferchaud Bernadette, « Journée d'étude ADBS. L'impact du numérique sur l'évolution des modes de travail », Documentaliste-Sciences de l'Information 3/ 2006 (Vol. 43), p. 242-246
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2006-3-page-242.htm.
DOI : 10.3917/docsi.433.0242

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