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Documentaliste-Sciences de l'Information

2007/2 (Vol. 44)

  • Pages : 56
  • DOI : 10.3917/docsi.442.0148
  • Éditeur : A.D.B.S.

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LES PROBLEMES RENCONTRÉS EN 2002-2003 PAR UNE AGENCE D’ABONNEMENTS ONT permis de mettre en évidence certains dysfonctionnements dans le cycle de l’abonnement. À cette occasion, l’ADBU et le GFII avaient organisé une journée d’étude qui avait rencontré un vif succès. Très rapidement, il fut décidé de créer un groupe de travail inter-association pour poursuivre l’échange entre clients, éditeurs et agences.

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Animé depuis l’origine, en 2003, par François Libmann, ce groupe réunit des représentants de cinq organisations professionnelles : l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS), l’Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires (ADBU), la Fédération nationale de la presse spécialisée (FNPS) le Groupement français de l’industrie de l’information (GFII) et le Syndicat national des importateurs et exportateurs de livres (SNIEL).

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Des réunions mensuelles ont permis à ces organisations de dialoguer et de mieux connaître les contraintes de chaque métier, tous concernés par les abonnements dont le marché était en 2004 évalué par le SNIEL à 210 millions d’euros. Leurs travaux ont abouti dans un premier temps à la mise au point d’un vade-mecum publié en juin 2005 : Clients, agences, éditeurs : comment mieux gérer ensemble les abonnements ? [voir notre numéro 2/2005, page 97]. La journée d’étude du 16 novembre 2006 s’inscrivait dans le prolongement de ces travaux qui se sont focalisés sur les abonnements électroniques.

Clients, agences, éditeurs : les attentes des acteurs

Les clients

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Le point de vue des utilisateurs médiateurs, les documentalistes et bibliothécaires, était défendu, au sein du groupe de travail inter-association, par l’ADBS et l’ADBU.

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Sur le plan de l’acquisition des périodiques, les centres de documentation et les bibliothèques sont aujourd’hui confrontés à plusieurs questions :

  • le coût : le budget des centres de documentation et bibliothèques des entreprises et établissements est actuellement structuré par les augmentations du prix des périodiques ;

  • la propriété des documents électroniques : le périodique électronique modifie la relation que le professionnel entretient avec le document et avec les utilisateurs. Que se passe-t-il quand on se désabonne ? Quel accès conserve-t-on et à quoi ?

  • les offres de bouquets proposés par les éditeurs : elles ne sont pas toujours adaptées aux besoins des clients ;

  • les appels d’offres : les réflexions conduites par le groupe de travail ont montré que les demandes contenues dans les appels d’offres étaient souvent irréalistes. Par ailleurs, les services proposés par les prestataires ne sont pas toujours ceux qu’attendent les clients.

Les interventions

Abonnements et abonnements électroniques : état des lieux et bonnes pratiques, journée d’étude organisée par l’ADBS, l’ADBU, la FNPS, le GFII et le SNIEL, avec le Réseau national des documentalistes hospitaliers (RNDH) et le réseau documentaire en santé mentale GIP Ascodocpsy.

Introduction. François Libmann, animateur du groupe de travail Abonnements électroniques

Clients, éditeurs, agences, les attentes des acteurs

– Représentants des clients : Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS) et Association des directeurs de bibliothèques universitaires (ADBU) : Caroline Wiegandt, présidente de l’ADBS

– Représentants des éditeurs : Fédération nationale de la presse d’information spécialisée (FNPS) : Laurent Bérard-Quelin, éditeur SGP et Commission des médias électroniques de la FNPS

– Représentants des agences : Syndicat national des importateurs et exportateurs de livres (SNIEL) : Patrick Fenouil, Lavoisier

Les principes du vade-mecum

La communication des tarifs par les éditeurs, les prix fermes. Jérôme Conquet, Prénax et IS Abonnement

La rédaction des appels d’offres, que peut-on demander ? Catherine Baude, ministère de la Santé et ADBS

Les abonnements électroniques

Résultat de l’enquête sur l’activité en ligne des éditeurs de presse spécialisée. Par Valérie d’Auria, éditeur Ciel et Espace et Commission des médias électroniques de la FNPS

Panorama du marché des revues électroniques. Par Patrick Fenouil, Lavoisier et SNIEL

Les attentes des clients en matière d’abonnements électroniques. Par Caroline Lopez, Bibliothèque nationale de France et ADBS

La mise à disposition des ressources électroniques dans les bibliothèques européennes. Par Frédéric Blin, Sous-direction des bibliothèques et de l’information scientifique (SDBIS) du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

Quelle place pour les consortia ? Par Nathalie Berriau, coordinatrice d’Ascodocpsy, réseau documentaire en santé mentale

Offres comparées des agrégateurs et des éditeurs de presse : quel choix pour l’entreprise ? Par Rosette Azoulay, France Télécom R&D, ARIA

Les différents modes d’accès aux archives électroniques. Par Philippe Peyle, Springer

Les statistiques d’usage en bibliothèque universitaire. Par Sabine Barral, Mission sur les indicateurs d’usage des ressources électroniques pour la SDBIS

Les supports des intervenants peuvent être consultés sur les sites de l’ADBS : www. adbs. fr/ site/ evenements/ journees/ index. php? annee= 2006, de l’ADBU : www. adbu. fr/ article. php3? id_article= 185 et du GFII : www. gfii. asso. fr/ article. php3? id_article= 1762

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Si le vade-mecum n’a pas réglé l’ensemble de ces problèmes, il a permis de meilleures connaissance et compréhension des différents acteurs. Les points de vue de chacune des parties ont évolué. La réflexion se poursuit au sein du groupe de travail avec la question des périodiques électroniques. Il est important que ce dialogue puisse se prolonger.

Les éditeurs

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La Fédération nationale de la presse spécialisée (FNPS) est l’une des quatre composantes de la presse française. Elle regroupe la presse culturelle et scientifique, la presse agricole, la presse professionnelle et la presse mutualiste. Son action s’inscrit dans une démarche en direction du client, c’est-à-dire le client acheteur, mais également le lecteur.

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Les agences d’abonnement se sont installées pour répondre à une demande des clients. Il a fallu informer et sensibiliser les éditeurs sur le rôle des agences et notamment sur le fait que leur existence était une nécessité incontournable pour certains clients. Le lecteur est la raison de vivre, d’écrire et de publier des éditeurs. Or l’intermédiation est de plus en plus forte avec les agences, les clients et le media électronique. Les éditeurs prennent des distances par rapport au lecteur, ce qui est préjudiciable à la qualité des contenus.

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L’électronique est une question de survie pour les éditeurs qui doivent élaborer des stratégies pour valoriser leur capital et le protéger.

Les agences

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Le Syndicat national des importateurs et exportateurs de livres (SNIEL) a été créé en 1947 pour faciliter l’importation et l’exportation de livres. Il rassemble librairies et agences. Grâce à des actions auprès des douanes et du ministère des Finances, le SNIEL a permis que les revues importées bénéficient d’un taux de TVA à 2.10 %, avec une procédure simplifiée auprès de la commission paritaire. Les déclarations des revues (des dizaines de milliers de titres) se font par une procédure commune pour toutes les agences. Ainsi, les revues ne sont pas arrêtées en douane et parviennent rapidement aux clients.

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Il était naturel que le SNIEL et l’ensemble des agences participent à l’initiative du GFII : une occasion privilégiée de dialoguer simultanément avec les clients et les fournisseurs afin de comprendre et faire comprendre les problématiques de chaque métier.

Les principes du vade-mecum

La communication des tarifs par les éditeurs, les prix fermes

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Une partie du vade-mecum publié en 2005 par le groupe de travail inter-association est consacrée à la communication des tarifs et à la pratique des prix fermes. Les clients et les éditeurs ont des attentes précises sur ces questions à propos desquelles les agences jouent un rôle d’intermédiation.

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La communication des tarifs

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Les attentes des clients ont été définies à partir de l’observation des pratiques. Le client souhaite travailler sur son budget dès le mois de juillet : pour que ces budgets soient valides, il faut qu’il y ait peu de variations entre les estimations et le prix réellement facturé. Le client souhaite une seule facture, sans réajustement. Le calage des abonnements se fait à une date anniversaire (souvent le 1er janvier).

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Les éditeurs ne peuvent boucler leur budget avant octobre. Ils attendent notamment la communication de la politique tarifaire de leurs concurrents. Comme la date anniversaire la plus courante est le 1er janvier, les éditeurs demandent aux agences l’envoi des commandes le plus tôt possible (début novembre idéalement) afin qu’il n’y ait pas de rupture dans le service.

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Pour de nombreux clients, il est nécessaire de passer par une agence. Celles-ci saisissent les listings des tarifs des éditeurs (des dizaines ou des centaines de milliers de références). Dès juillet, elles communiquent à leurs clients des listes de réabonnements, avec les derniers tarifs connus.

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Les agences demandent aux clients de répondre entre septembre et octobre : début novembre, 80 % des demandes clients sont arrivées. Les agences envoient ensuite les commandes aux éditeurs en novembre. Certains tarifs pour l’année suivante ne sont pas connus avant décembre (voire janvier).

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Le vade-mecum recommande que les tarifs soient communiqués au plus tard le 31 octobre. Pour la majorité des éditeurs étrangers, ils le sont en août et septembre. Depuis la parution du vade-mecum, les agences ont noté l’effort des éditeurs pour communiquer leurs tarifs plus tôt.

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• Les prix fermes

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Les clients souhaitent que le devis et la facture soient identiques. 20 % des appels d’offres publiés pratiquaient en 2004 des prix fermes. Ce chiffre a un peu baissé depuis la diffusion du vade-mecum. Le problème qui se pose aux agences est d’anticiper la variation des prix des éditeurs et de prévoir les fluctuations de change.

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Il existe trois formules :

  • le devis se base sur les derniers tarifs éditeurs connus, une facture prévisionnelle est émise avec les tarifs connus puis, entre avril et juillet, est adressée une facture de réajustement ;

  • l’agence essaie d’évaluer les augmentations et propose un devis qui servira de base à la facture : l’agence prend un risque et souvent elle perd ;

  • la commande est émise lorsque les tarifs définitifs sont connus : il y a alors un risque réel de coupure de l’abonnement.

La rédaction des appels d’offres : que peut-on demander ?

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En matière d’abonnements, beaucoup de bibliothèques ou centres de documentation passent des appels d’offres pour rendre la gestion plus efficace et par obligation légale.

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• Rendre la gestion plus efficace

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Une majorité d’éditeurs sont défavorables, dans le principe, à l’intervention des agences. Mais, pour certains clients, recourir aux services d’une agence est indispensable : cela permet de s’adresser à un interlocuteur unique pour assurer les relations avec un nombre très important d’éditeurs et traiter de nombreux titres, de nombreuses commandes ; cela permet de simplifier les contacts, les problèmes de langue, de devise, de décalage horaire, de TVA, etc. ; cela simplifie aussi la gestion puisque des factures globalisées réduisent le nombre des actes de gestion, de la commande à la facturation.

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Le passage par un intermédiaire offre la possibilité d’axer la prestation sur la qualité de service, en offrant de la réactivité (regroupement des réclamations), des outils de suivi, la mise à disposition d’informations, l’individualisation du dossier du client.

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Ce système agence d’abonnements/marché fonctionne bien pour les éditeurs commerciaux et facilement identifiables, dont les clients sont nombreux. Mais, dès qu’il s’agit de littérature grise, de publications de recherche, de sociétés savantes ou d’associations, ce n’est pas un cadre adapté.

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• L’obligation légale

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Selon le Code des marchés publics, les administrations et organismes assimilés sont tenus de publier un appel public à la concurrence à partir d’un seuil de 90.000 euros, et un appel d’offres à partir de 135.000 euros. Au cœur de cette démarche se trouvent la définition des besoins dans un cahier des charges et la mise en concurrence des prestataires potentiels.

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Les grands principes de la commande publique figurant dans l’article 1 du Code des marchés publics sont l’égalité de traitement des candidats, la liberté d’accès à la commande publique et la transparence des procédures. Ces principes visent à assurer l’efficacité de la commande et la bonne utilisation des deniers publics. Ils ont vocation à s’appliquer dès le premier euro, car tout achat est assimilé à un marché public.

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Un autre principe est la pluriannualité des marchés, avec un maximum de quatre ans (article 77). L’intérêt de cette règle est de planifier son besoin, d’être certain de la réalisation du contrat et de pouvoir demander une prestation plus riche sur la base d’un volume assuré de chiffre d’affaires.

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Le cahier des charges définit « la nature et l’étendue des besoins » ainsi que la prestation attendue (article 5). La définition des engagements demandés au prestataire doit s’inscrire dans la réalité économique et légale : ne pas imputer à un acteur une responsabilité qui ne lui incombe pas, ne pas rédiger des clauses inapplicables. Le cahier des charges, véritable outil de travail, va servir de cadre à la réalisation de la prestation pour les deux partenaires.

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• Deux exemples de clauses problématiques

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La notion de délai d’acheminement des revues doit être précisée : délai de mise à disposition par l’éditeur, délai de traitement par l’agence, délai de transport par la poste, suivi du client. L’éditeur expédie les revues, la poste les achemine, l’agence les regroupe et éventuellement bulletin, le client les réceptionne et les transmet au demandeur. Il ne faut pas prévoir une clause pénalisant l’agence pour tout retard de livraison sans analyse de la cause.

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Le principe des prix fermes n’est pas conforme à la réalité du marché de l’édition de revues : l’éditeur annonce les prix des abonnements en fin d’année. Les marchés sont passés au cours de l’année, voire de l’année précédente. À ce moment, le futur prix n’est pas connu. Quels risques les prix fermes font-ils courir ? Pour l’agence, celui de vendre à perte et, pour le client, un risque d’abonnements tronqués pour mettre en cohérence le prix contractuel et le prix réel.

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• La qualité doit être un critère primordial de sélection, pas seulement le prix. La pondération des critères de choix des offres, annoncés aux candidats lors de la publicité, est un outil pour privilégier la qualité. On pourra ainsi privilégier la valeur technique (40 %), le suivi bibliographique (30 %), le prix (20 %), les délais (10 %). Une autre pondération des critères : les délais de réactivité (40 %), l’organisation proposée pour l’exécution de la prestation (40 %), le taux de remise et le montant de la commission pour les revues étrangères (20 %).

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Ces exemples montrent que l’abonnement n’est pas une prestation qui peut être isolée, mais une chaîne de prestations. Sa réalisation dépend de plusieurs acteurs, tous responsables, mais à leur seul niveau. C’est pourquoi l’agence ne peut pas être seule à porter l’obligation de résultat. Ce qui compte, c’est son obligation de moyens et la qualité de son travail.

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Les exposés de la première partie de cette journée ont suscité un certain nombre de questions et de remarques dont la synthèse figure en hors texte pages 152 à 154.

Les abonnements électroniques

Les résultats de trois enquêtes, portant respectivement sur la stratégie Internet des éditeurs, sur le marché français des e-revues et sur les attentes des utilisateurs en matière d’abonnements électroniques, ont permis d’aborder d’une manière globale mais en même temps de différents points de vue la problématique des abonnements électroniques.

Internet, un média à part entière

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Les résultats d’une enquête réalisée par la Fédération nationale de la presse spécialisée (FNPS) sur l’activité en ligne des éditeurs de presse spécialisée mettent en évidence quelques lignes fortes. Désormais considéré comme un média à part entière, Internet est complètement intégré dans la stratégie des éditeurs (72 % des répondants – mais le nombre de ces derniers, et c’est dommage, n’est pas indiqué – disposent d’un site). La question de la complémentarité entre papier et Internet demeure cependant. Les contenus proposés en ligne sont principalement des sommaires, des archives, du texte intégral, des résumés, contenus faciles à charger sur Internet.

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Quant au modèle économique, les éditeurs ont en grande majorité (70 %) opté pour un service partiellement ou totalement payant (ce qui traduit une conscience de la valeur ajoutée des contenus professionnels), le modèle gratuit s’adressant plutôt à une clientèle grand public. Mais ils sont peu nombreux (14 %), représentant surtout la presse scientifique, à se sentir concernés par le mouvement du Libre Accès. En ce qui concerne les stratégies commerciales, plus de la moitié des éditeurs (57 %) proposent un tarif identique pour le seul abonnement papier ou pour l’abonnement couplé papier/en ligne, en misant sur ce couplage pour séduire de nouveaux abonnés et multiplier ainsi les sources de revenus. Beaucoup souhaiteraient développer le paiement à l’acte (pratiqué par 14 % d’entre eux). Certains freins cependant empêchent un véritable essor de la vente en ligne : le régime fiscal appliqué (TVA), le problème des droits d’auteur (piratage des contenus), le développement chez les utilisateurs du sentiment qu’« Internet égale gratuité ».

Gestion des abonnements : remarques et questions de la salle

• L’application des prix fermes est demandée par beaucoup d’institutions françaises. Il ne faut pas négliger dans cette pratique le risque éditeur : appliquer une remise inférieure au tarif éditeur va à l’encontre de la politique commerciale de celui-ci. Il est important que la politique commerciale de l’éditeur se répercute sur le client.

• L’intermédiation a été présentée comme un frein dans la relation entre l’éditeur et le lecteur. Il faut une intermédiation réussie entre le lecteur et le gestionnaire, entre le gestionnaire et le prestataire et entre le prestataire et l’éditeur. Il s’agit d’une chaîne. Le dialogue entre l’éditeur et le lecteur doit plutôt se faire sur les aspects relatifs aux contenus que sur les aspects contractuels.

• Il faut convaincre les services d’achat que la solution la moins chère n’est pas forcément la meilleure. La qualité de service doit être mise à égalité avec l’aspect tarifaire.

• Le ré-abonnement est un moment privilégié de dialoguer avec le lecteur.

• La présence d’agrégateurs a pour conséquence de distendre le lien entre l’éditeur et le lecteur : les statistiques ne sont pas suffisamment détaillées, on ne sait pas ce qui est consommé ni par qui. Les éditeurs compensent avec des entretiens téléphoniques, mais les contacts sont le plus souvent des services comptables ou des acheteurs qui ne savent pas pourquoi les abonnements n’ont pas été renouvelés.

• Certaines institutions ont assurément la volonté de rompre le contact direct entre le lecteur et l’éditeur sur l’achat : la somme de tous les souhaits des lecteurs n’est pas la politique générale de l’institution. Le gestionnaire est le régulateur des demandes individuelles.

• L’éditeur ne peut se contenter d’alimenter seulement des intermédiaires : il risque de se déconnecter des demandes des lecteurs.

• S’agissant des prix fermes, un autre cas est possible : l’éditeur alimente le lecteur jusqu’au moment où sa prestation a couvert le prix engagé et ensuite il interrompt en cours d’année les livraisons (début septembre, par exemple). Ce système est très efficace pour les abonnements électroniques car le client s’aperçoit immédiatement de la rupture du service.

• Doit-on rédiger des appels d’offres différents pour le papier et l’électronique ? Si l’on travaille titre à titre, on peut mélanger papier et électronique : il y a une volonté des éditeurs de faire le lien entre l’imprimé et l’électronique. Les deux supports ne s’opposent pas, ils sont complémentaires. Les usages sont différents. Si on travaille sur des bouquets de périodiques, on a intérêt à séparer les appels d’offres.

• Des actions devraient être entreprises auprès des cellules des marchés publics pour les sensibiliser à la problématique des prix fermes.

• On est passé depuis des années du moins-disant au mieux-disant. Le principe de base de l’achat public est d’acheter le produit dans les meilleures conditions en fonction des besoins.

• Les agences pourraient-elles ne pas répondre à des appels d’offres avec des prix fermes ? Non, car elles risqueraient d’être accusées d’entente.

• Le changement de prestataire pose parfois problème.

• La question de l’évolution des prix et des factures émises se pose de manière importante dans le cas des catalogues électroniques.

• Il convient d’insister sur le suivi bibliographique : c’est souvent un critère de différenciation de la qualité de service. Une bonne information bibliographique sur les titres est un élément important, car ces recherches peuvent être consommatrices de temps et de ressources.

• Il est important de ne pas exposer les demandes de manière trop précise dans son cahier des charges mais de globaliser les demandes. En revanche, dans sa grille de dépouillement, on pourra juger des critères très précis.

• 40 % des réclamations sont liées à des problèmes internes.

• Les éditeurs fixent un tarif : personne n’a le droit de vendre à perte.

• La difficulté dans la communication des tarifs est que les clients et les éditeurs ont le même rythme. La FNPS a fait un gros effort pour que les éditeurs communiquent plus tôt leurs tarifs.

• Internet fait partie de la stratégie des éditeurs. Ceux-ci sont conscients de la valeur de leurs contenus, et les adaptent en fonction des médias. Ils sont à l’écoute des clients et évoluent en fonction des demandes qui sont exprimées.

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L’enquête révèle également la montée en puissance de l’intermédiation. 96 % des répondants accepteraient l’intervention des agences d’abonnement - qu’ils reconnaissent rendre un réel service – mais tout en exprimant une certaine réserve. Certains craignent un potentiel éloignement du lecteur final et une remise en cause de leur indépendance. Dans les filières scientifique, technique, médicale et sciences humaines, les consortiums, autres intermédiaires, deviennent peu à peu des interlocuteurs incontournables dans la négociation des tarifs. Pour la gestion des droits, le Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC) est sollicité par 46 % des répondants (et 25 % ont l’intention de le faire) qui tentent ainsi de répondre aux nouvelles pratiques induites par Internet.

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Du point de vue des éditeurs, les attentes des clients se focalisent essentiellement sur la négociation tarifaire et les modalités techniques d’accès. Les éditeurs restent donc très à l’écoute de leurs besoins et attentifs à l’évolution de l’environnement électronique.

Un marché des revues électroniques peu structuré

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Le marché des périodiques électroniques a fait l’objet d’une étude collaborative réalisée sur l’initiative d’agences d’abonnements. Ce panorama du marché français des e-revues révèle de la part des éditeurs – même si aucun chiffre n’a été communiqué – beaucoup d’hésitations et de tâtonnements, avec des tentatives aussi nombreuses que diverses. Ce sont les éditeurs de revues du domaine sciences-techniques-médecine (STM) qui sont les plus présents sur ce marché : 75 % d’entre eux proposent une version électronique de leurs revues. Leurs offres se déclinent selon différentes grilles tarifaires qui donnent accès à plus ou moins de contenu : année en cours plus deux à cinq ans d’archives, bouquet thématique avec la politique de vente forcée de revues qui « marchent moins bien », dix dernières années d’archives ou acquisition complète de la collection.

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L’acquisition peut se faire hors abonnement (soit en accès libre sur le site de l’éditeur, en open access par l’intermédiaire des dépôts institutionnels ou, pratique moins courante, en pay per view) ou par abonnement (papier plus e-version gratuite ou payante ; couplage papier/électronique obligatoire et payant ; version électronique seule). La tarification, sur laquelle se focalise souvent le mécontentement des utilisateurs, varie selon différents critères parmi lesquels le nombre d’utilisateurs, le nombre de FTE (personnes employées à temps plein dans l’institution), très complexe à déterminer, la typologie et la taille de l’institution cliente (entreprise, université, administration et consortium), l’usage des contenus (critère qui devrait favoriser le développement des statistiques d’utilisation). Autant de critères qui contribuent à renforcer, chez l’utilisateur, le sentiment d’opacité des politiques tarifaires des éditeurs.

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Sur le plan technique, ceux-ci privilégient l’accès par adresse IP associée à un mot de passe, sur leur site (le plus souvent) ou sur un site agrégateur.

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Mais qu’est-il prévu en cas d’arrêt d’un abonnement ? Plusieurs solutions peuvent être proposées : accès perpétuel (mais peu répandu), transfert des données sur cédérom, contribution annuelle pour utilisation de la plate-forme technique…

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Il ressort de cette étude que le marché français des revues électroniques est encore loin d’être mature et qu’il offre une image d’autant plus floue qu’aucun standard n’est susceptible d’émerger prochainement.

Les attentes des clients en matière d’abonnements électroniques

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Les travaux du groupe de travail inter-association sur les abonnements ont donné lieu à la publication du vade-mecum déjà évoqué ci-dessus, puis se sont poursuivis par une réflexion sur les abonnements électroniques. Début 2006, l’ADBS et l’ADBU ont donc décidé de lancer un nouveau sondage sur les attentes des clients en la matière. L’objectif de cette enquête était essentiellement de confirmer la problématique posée, d’obtenir des retours d’expériences afin de définir les priorités à traiter et enfin de dégager éventuellement d’autres problématiques.

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Les questions portaient sur les formules d’abonnement adoptées, les modes d’acquisition, les difficultés rencontrées. Les personnes interrogées étaient également invitées à classer leurs difficultés et leurs priorités concernant les abonnements électroniques parmi une liste pré-établie de dix thèmes (format des archives acquises, accès aux archives après l’interruption de l’abonnement, gestion des réclamations, continuité du service, conditions contractuelles, installation-maintenance de l’abonnement, contenu de l’offre, diversité des modes de tarification, coût, adéquation entre les SI client et éditeur) et à exprimer leurs besoins dans une question ouverte.

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Il ressort des réponses obtenues que les deux principaux problèmes rencontrés sont le coût et la diversité des modes de tarification (ce qui ne fait que confirmer les propos précédents), le format des archives étant mentionné en dernier et les autres thèmes étant peu ou prou à égalité. La hiérarchie des priorités exprimées met également en avant, outre la tarification, la rigidité des offres proposées, les conditions contractuelles et l’accès aux archives.

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Les besoins formulés dans la question ouverte concernent surtout la possibilité d’achats d’articles à l’unité et la personnalisation des bouquets.

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L’aspect commercial (coût, contenu de l’offre, etc.) reste donc une préoccupation majeure. En revanche, et contrairement à ce que l’on relevait il y a quelques années, les problèmes techniques sont peu mis en évidence car les éditeurs semblent avoir fait beaucoup de progrès sur ce plan-là.

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Le groupe de travail, à qui cette enquête confirme que ses préoccupations sont en adéquation avec la réalité du terrain, a donc l’intention de continuer ses travaux en se fondant sur cette demande objective.

La mise à disposition des ressources électroniques dans les bibliothèques européennes

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Une étude sur la mise à disposition des ressources électroniques scientifiques dans les bibliothèques européennes d’enseignement supérieur et de recherche a été présentée. Ces ressources électroniques y ont provoqué une véritable révolution, en les conduisant notamment à travailler en réseau et à développer de nouvelles compétences. D’autres acteurs que les bibliothèques ont été amenés à s’intéresser davantage à la question de la documentation scientifique, en particulier les pouvoirs publics et la communauté scientifique (notamment à travers le mouvement en faveur des archives ouvertes). De nouveaux défis se présentent aux bibliothèques. Ainsi en est-il de la préservation des données, mais aussi de l’articulation de leurs services avec les nouveaux usages de l’Internet. Enfin et surtout, une interrogation majeure est de savoir quel modèle économique s’imposera dans un avenir proche pour la diffusion des résultats de la recherche scientifique. La Commission européenne mène des réflexions à ce sujet, mais le modèle n’a pas été trouvé et nécessite toujours d’intenses réflexions entre les acteurs (agences d’abonnement, bibliothèques, éditeurs, pouvoirs publics).

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Le texte développé et complété de cette intervention figure dans ce numéro, pages 138-147.

Le consortium, un partenaire précieux pour les professionnels de l’information ?

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Un sous-ensemble du groupe de travail inter-association s’est penché sur l’intérêt que pouvait présenter un consortium en tant qu’intermédiaire dans les négociations relatives aux abonnements électroniques.

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Qu’est-ce qu’un consortium ? « C’est un groupement d’entreprises juridiquement indépendantes réunissant, sous une direction unique, des moyens financiers ou matériels en vue d’exécuter en commun des opérations déterminées. » Il permet donc, entre autres, de mutualiser les achats des membres et de négocier, grâce au poids qu’il représente, la meilleure offre possible au meilleur coût. Dans le domaine documentaire, un consortium peut fonctionner de trois manières : achat centralisé avec accès, pour chaque bibliothèque et sur son propre serveur, aux ressources qu’elles a sélectionnées, acquisition par le consortium de ressources électroniques mises à disposition de tous les membres sur un serveur commun, ou négociation de licences pour les membres et mise à disposition sur un portail. Il peut intervenir dans les négociations portant sur le contenu de l’offre, sur les licences d’accès aux ressources et sur l’achat de ces licences, mais également sur beaucoup d’autres aspects : partage d’information, réduction des doublons, politique commune d’acquisition, standardisation des services aux utilisateurs, etc.

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L’adhésion d’une bibliothèque à un consortium a évidemment un impact sur le développement de ses collections, leurs modes de sélection et d’acquisition, mais aussi un impact organisationnel et financier. Dans ce contexte, un développement de politiques de coopération ambitieuses est nécessaire. L’appartenance à un consortium est donc un atout mais pas forcément pour tous les établissements, toutes les ressources, tous les utilisateurs…

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Deux éditeurs consultés sur ce sujet voient d’un bon œil l’émergence des consortiums qu’ils considèrent comme de véritables outils de communication : meilleure visibilité de leur offre, établissement de calendriers pour les projets d’acquisition, etc. Le consortium, qui permet de réunir des personnes d’horizons variés, peut ainsi devenir un espace, un laboratoire où s’élaborent des outils pédagogiques.

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Les agences d’abonnement, qui se considèrent comme des partenaires privilégiés grâce à leur connaissance à la fois des clients et des offres des éditeurs, reconnaissent leur difficulté à fonctionner quand elles n’ont pas participé aux accords entre éditeurs et utilisateurs via les consortiums. Elles le regrettent et estiment pouvoir jouer un rôle dans le suivi des négociations et des contrats, dans le suivi technique et la facturation personnalisée.

Abonnement direct ou agrégation ?

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L’accès à la presse en ligne peut se faire selon deux modes : accès direct et indépendant au site de l’éditeur par achat de logins et de mots de passe, ou accès par un portail documentaire qui rassemble différents titres (agrégateurs de contenu). Quelle solution adopter ? Les critères à prendre en compte concernent la possibilité de contrôler les coûts (bien définir la métrique qui permettra le calcul du prix), la facilité de mise en place (consultation sur le site du prestataire ou de l’éditeur ou rapatriement des articles sur le serveur de l’entreprise, plus intéressant car il permet d’indexer les articles mais demandant en revanche un certain investissement informatique), les services complémentaires (alertes, ajout de notes, droit d’archives) et le nombre de revues considérées (un seul contrat dans le cas d’un agrégateur pour les revues qu’il diffuse, un contrat par éditeur dans le cas d’un accès direct).

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Les principaux inconvénients de l’agrégation de contenu sont bien sûr la limitation du choix au bouquet proposé par le prestataire et la perte de la présentation originelle des articles.

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En raison de la taille de leur base documentaire, les grands serveurs scientifiques comme IEE, Elsevier, etc., proposent en général un accès sur leur site. La vigilance s’impose alors en ce qui concerne la tarification et le droit d’accès aux archives.

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L’exemple du serveur de veille Marchés et acteurs de France Télécom a servi d’illustration à cette problématique du choix d’accès aux revues électroniques. Dans une grande entreprise comme celle-ci, la centralisation des achats permet une meilleure négociation sur les tarifs et le luxe de refuser, le cas échéant, une offre exorbitante de la part de l’éditeur. Pour la presse généraliste, le service a opté pour un contrat avec Factiva, agrégateur qui propose environ trois mille titres du monde entier. Les articles, rapatriés sur le serveur interne puis indexés, font l’objet d’alertes quotidiennes pour les clients internes. Pour la presse spécialisée, un contrat a été établi avec chaque éditeur. Les articles subissent le même traitement que dans le cas de la presse généraliste.

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Le choix de l’accès ne se résume donc pas à l’une ou l’autre solution. Il faut envisager ces deux options comme complémentaires plus que concurrentes, et savoir les adopter selon les besoins et les ressources considérées.

L’accès aux archives électroniques : l’exemple d’un grand éditeur

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• La segmentation de l’information chez Springer

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L’éditeur Springer distingue dans sa production les archives historiques (toutes les données des origines jusqu’en 1996), l’information contemporaine (de 1997, date fixe, à l’année n-1) et l’information courante (année n). Il propose différents types d’abonnement : à la version imprimée, avec accès gratuit en ligne au contenu publié pendant l’année en cours ; à la version papier et au supplément électronique (accès au contenu depuis 1997) ; à la seule version électronique (accès à tout le contenu depuis 1997). Une licence d’utilisation, à laquelle sont soumis tous les abonnements, définit les droits et devoirs de chacun, les éléments figurant sous la licence souscrite, les modes d’accès (IP et accès distants) et la valeur de la transaction. Ce contrat est signé entre le client et l’éditeur ; il n’exclut pas les agences d’abonnement.

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• Le droit d’archives

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Dans l’article 3 de ce contrat juridique, Springer accorde à l’institution qui souscrit un abonnement le droit de posséder à perpétuité les contenus. Il y a donc cession de contenu.

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L’article 3.2 prévoit que l’acquéreur de la licence dispose d’une copie électronique et d’une copie imprimée (copie de sauvegarde ou copie d’archives).

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En cas de résiliation, l’article 3.4 prévoit un accès continu à la partie des éléments souscrits. Par exemple, si un établissement a souscrit un abonnement à partir de 2002 et le résilie fin 2006, il conservera pendant deux ans l’accès aux contenus de 2002 à 2006. À l’issue de ces deux ans, deux solutions sont proposées pour garantir la conservation de l’accès aux contenus souscrits : ou le versement des honoraires correspondant aux frais de gestion des collections (500 € : entretien du serveur de connexion, mise à jour de la plate-forme), ce qui permet de disposer d’un accès ouvert à la plate-forme Springer pour les éléments souscrits ; ou l’acquisition d’une copie numérique sur disque (cd-rom ou dvd-rom). Pour le moment, Springer est le seul éditeur à proposer l’accès aux contenus souscrits après résiliation, par un accès contre rémunération à sa plate-forme.

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Ces éléments concernent la licence standard. Par l’intermédiaire des consortiums, il est possible de négocier d’autres mesures de conservation.

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La pérennité de l’accès est un critère décisif pour les institutions qui décident de passer au tout numérique.

Les statistiques d’usage des ressources électroniques

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La Sous-direction des bibliothèques et de l’information scientifique (SDBIS) du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche a mis en place une Mission sur les indicateurs d’usage des ressources électroniques. L’objectif est de définir les statistiques et les indicateurs permettant de mesurer l’usage des ressources électroniques dans l’enseignement supérieur. C’est en effet un élément important pour la politique documentaire des établissements concernés et cela rejoint les préoccupations de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF). Ces statistiques sont une aide pour la gestion de l’établissement, pour mieux connaître les besoins des usagers et pour leur proposer des formations.

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Les données statistiques et indicateurs qu’il apparaît nécessaire de collecter sont, par exemple, le nombre de requêtes par an, mois, etc., ou par titre ; le nombre d’unités de contenu documentaire téléchargées par an, mois, etc., par titre ou par catégorie d’usagers ; le nombre d’enregistrements téléchargés ; le coût par unité de contenu documentaire téléchargée ; la satisfaction des usagers, etc.

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Se pose ensuite la question de la mesure de ces données. Deux solutions sont possibles : les statistiques locales ou les statistiques des fournisseurs.

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Les premières ont l’avantage de proposer des données homogènes, de permettre les comparaisons avec les statistiques des fournisseurs et d’offrir une diversité de rapports élaborés en conformité aux attentes des établissements. En revanche, cette solution impose une maintenance importante de l’outil (ajouts d’éditeurs, modifications, etc.) et l’utilisation d’un proxy.

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De nombreux tests, nécessaires pour vérifier la faisabilité de la mesure de statistiques locales, ont commencé dans des établissements de Compiègne, Strasbourg et Grenoble, puis à plus grande échelle à Lyon-1 depuis novembre 2006 grâce à une aide du ministère : ils ont porté sur des revues et bases de données qui représentent un enjeu financier plus important, surtout en STM (mais tous les éditeurs n’ont pas encore été testés) et la configuration d’un proxy (filtres, codes retour doubles clics, etc.).

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Quant aux statistiques fournies par les éditeurs et agrégateurs, elles sont souvent très disparates. Elles ne sont pas toujours disponibles ni exploitables et sont souvent peu documentées. Elles ne correspondent pas forcément aux besoins des établissements. Il y a peu de statistiques sur l’activité (IP, par exemple). En exploiter les résultats impose un gros travail car ce sont souvent des données hétérogènes, ce qui nécessite un outil automatique de récupération et d’exploitation.

Des abonnements papier aux abonnements électroniques : un nouveau vade-mecum

À l’occasion du salon i-expo paraît, en juin 2007, un second vade-mecum issu des travaux du groupe interassociation qui réunit l’ADBS, l’ADBU, la FNPS, le GFII et le SNIEL. Ce nouveau document prolonge et complète le premier vade-mecum sur la gestion des abonnements aux périodiques, publié en juin 2005 [voir notre numéro 2/2005, page 97], par l’étude du passage Des abonnements papier aux abonnements électroniques. Ce vade-mecum a été élaboré, à partir de retours d’expériences variés, par des représentants des différents acteurs de la chaîne de l’abonnement électronique – clients, éditeurs et agences d’abonnements – qui aux différents acteurs de ce marché proposent réflexions et recommandations. Il est diffusé gratuitement par les associations éditrices et accessible sur leurs sites.

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Dans ce cadre, le projet Counting Online Usage of NeTworked Electronic Resources peut apparaître comme une solution. COUNTER est un projet de standard NISO, lancé en 2002 par des éditeurs, intermédiaires, bibliothèques. Il propose un code de bonnes pratiques dont on trouvera les détails aux adresses www. projectcounter. org ou www. inist. fr/ article57. html.

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Une enquête a été menée en août 2006 pour mieux connaître la situation. 102 établissements d’enseignement supérieur ont été interrogés, le taux de retour a été de 63 %. Plus de 150 éditeurs ou plates-formes ont été analysés : 30 % proposent des statistiques COUNTER, 24 % ne fournissent aucune statistique, et dans l’ensemble ils présentent plus de statistiques non conformes au projet COUNTER que l’inverse.

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Dans les commentaires des établissements, il est intéressant de noter, outre l’affirmation d’un très grand intérêt pour les statistiques : le caractère souvent disparate, inexploitable ou trop succinct (nombre de connexions) de statistiques qui ne sont pas toujours fiables (y compris pour COUNTER) ; l’homogénéité appréciée des rapports COUNTER car les données en sont comparables sur plusieurs années (les établissements spécialisés en STM étant plus satisfaits que ceux du secteur SHS).

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En ce qui concerne l’exploitation locale de ces statistiques, il apparaît que très peu d’entre elles sont à ce jour produites localement et que le traitement des résultats est très lourd.

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La comparaison des deux méthodes – statistiques émanant des fournisseurs et statistiques élaborées localement – révèle leurs avantages et inconvénients respectifs.

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L’intérêt de COUNTER est d’être une solution homogène, un standard national qui se voudrait international, offrant ainsi la possibilité de comparer les résultats. Mais il s’agit d’une norme NISO et non pas ISO, que n’utilisent pas plus de 30 % des éditeurs, comme nous l’avons vu ; les résultats n’en sont pas toujours fiables ; les rapports sont imposés et il n’y a pas de données par activité ; les directives au fournisseur sont trop succinctes ; et ce système impose un gros travail d’exploitation des résultats exigeant de surcroît un outil approprié.

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Les statistiques locales, nous l’avons déjà relevé, présentent elles aussi l’intérêt de solutions homogènes ; les résultats sont immédiats, diversifiés, y compris par catégorie d’usagers, ce qui permet certaine finesse dans les rapports ; les comparaisons sont possibles avec les rapports des fournisseurs, ce qui permet de construire un modèle économique facilitant les négociations. Mais la maintenance de l’outil est lourde et exige un proxy, incompatible avec Shibboleth (application utilisée pour faciliter le partage de ressources numériques en ligne entre établissements d’enseignement supérieur) ; l’interprétation des données en est difficile car on ne dispose pas de documentation sur les logiciels des plates-formes.

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Aujourd’hui, si l’on veut que les établissements d’enseignement supérieur disposent rapidement de statistiques suffisantes et exploitables, il faut donc implémenter des solutions locales, que seule la mutualisation permettra de maintenir. Demain, un standard international de type COUNTER pourrait permettre de répondre aux besoins si sont mis en place des explications détaillées des fournisseurs (comptes rendus précis des audits) et des rapports supplémentaires et par activité. Mais la condition est de participer activement à l’élaboration de ce standard. Il faut aussi prévoir des clauses dans les contrats de licence pour obtenir des statistiques des fournisseurs (recommandation COUNTER), ce qui n’empêche pas de continuer à produire des statistiques locales.

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Statistiques et indicateurs permettent de mesurer l’efficacité et l’efficience de l’usage des ressources électroniques, qui mobilisent de très gros budgets dans les bibliothèques universitaires. Il est important de les produire (localement ou en récupérant les données des fournisseurs) et de les exploiter. On a pu observer en quelques mois une très sensible évolution des outils, ce qui montre l’importance de l’enjeu avec le moissonnage automatique (initiative Sushi qui propose un recueil de statistiques type COUNTER) et la production de résultats avec des outils tels que Scholarlystats (intégration de Sushi) ou les ERMS…

Résumé

Français

Plusieurs organisations représentant les éditeurs, les agences et les clients proposaient le 16 novembre 2006 une journée d’étude sur les abonnements. Après un rappel des attentes de chacun de ces acteurs, la première partie s’est penchée sur la mise en pratique du vade-mecum sur la gestion des abonnements publié en 2005. La deuxième partie s’est intéressée aux abonnements électroniques : la stratégie Internet des éditeurs, le marché français des e-revues, les attentes des utilisateurs, le rôle des consortiums, la problématique de l’accès aux archives et l’importance des statistiques d’usage.

Plan de l'article

  1. Clients, agences, éditeurs : les attentes des acteurs
    1. Les clients
    2. Les éditeurs
    3. Les agences
  2. Les principes du vade-mecum
    1. La communication des tarifs par les éditeurs, les prix fermes
    2. La rédaction des appels d’offres : que peut-on demander ?
  3. Les abonnements électroniques
    1. Internet, un média à part entière
    2. Un marché des revues électroniques peu structuré
    3. Les attentes des clients en matière d’abonnements électroniques
    4. La mise à disposition des ressources électroniques dans les bibliothèques européennes
    5. Le consortium, un partenaire précieux pour les professionnels de l’information ?
    6. Abonnement direct ou agrégation ?
    7. L’accès aux archives électroniques : l’exemple d’un grand éditeur
    8. Les statistiques d’usage des ressources électroniques

Pour citer cet article

Ferchaud Bernadette, Lecomte Olivier, Martinez Ruth, « Séminaire ADBS-ADBU-FNPS-GFII-SNIEL. Abonnements et abonnements électroniques : état des lieux et bonnes pratiques », Documentaliste-Sciences de l'Information 2/2007 (Vol. 44) , p. 148-156
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2007-2-page-148.htm.
DOI : 10.3917/docsi.442.0148.


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