Accueil Revues Revue Numéro Article

Documentaliste-Sciences de l'Information

2007/6 (Vol. 44)

  • Pages : 64
  • DOI : 10.3917/docsi.446.0382
  • Éditeur : A.D.B.S.

ALERTES EMAIL - REVUE Documentaliste-Sciences de l'Information

Votre alerte a bien été prise en compte.

Vous recevrez un email à chaque nouvelle parution d'un numéro de cette revue.

Fermer

Article précédent Pages 382 - 384 Article suivant
1

DANS SON ACCEPTION LA PLUS LARGE, LA GESTION DE CONTENU RECOUVRE L’ENSEMBLE des phases qui régissent le cycle de vie des documents disponibles dans un système d’information, de leurs création et validation jusqu’à leurs publication et diffusion multimédias (sur des sites Internet, notamment). Apparue il y a deux ans environ avec l’émergence des technologies Internet, cette notion fait appel à de nombreuses fonctionnalités qui doivent assurer une gestion globale et transversale de la production documentaire d’une entreprise.

2

GED, CMS, ECM : que recouvrent exactement ces sigles mystérieux ? Comment le professionnel de l’information, acteur du système d’information de l’entreprise, peut-il articuler le système de gestion documentaire et ses outils « métiers » au système de gestion de contenu de l’entreprise ? Les trois interventions de ce séminaire, l’une à caractère délibérément technique, les deux autres présentant des réalisations dans des contextes professionnels différents, ont permis d’éclairer différentes approches de la gestion de contenu.

Outils de gestion de contenu (CMS) et/ou outils de gestion documentaire (GED) ?

3

Cette contribution se concentrait sur les fonctionnalités de la gestion de contenu qui font appel à des outils spécifiques rassemblés sous la dénomination de CMS pour content management system et, plus largement, de ECM (enterprise content management), dont le champ fonctionnel est censé être plus large.

4

Alors que, dans le cycle de vie de l’information, la GED ne s’intéresse qu’au processus de production de celle-ci (produire, valider, stocker, indexer, archiver) et se résume pour ainsi dire à la gestion de « containers », le CMS va plus loin et prend en compte la structure interne du document, autrement dit l’accès à l’information (publier, diffuser, rechercher, interagir). Le CMS crée de la cohérence par le format html pour accéder à des informations hétérogènes. Il permet ainsi la génération de pages html, la création de sites intranet/Internet, l’intégration multimédia, la diffusion multicanal, la navigation, l’indexation des pages, la personnalisation des interfaces, la création et la gestion d’annuaires, la consultation de statistiques d’utilisation, la gestion multilingue, celle de versions de contenu et des droits.

5

Son modèle d’organisation s’apparente au réseau, avec une navigation intuitive entre les pages et une appréhension du sens en naviguant à l’intérieur du fonds documentaire. Pour obtenir une valorisation maximum des contenus, il faut donc associer la GED, plus proche dans son organisation de la bibliothèque numérique, donc du classement, à un CMS et à un moteur de recherche. Ce couplage (souvent intégré dans un portail) permet un stockage unique de l’information, un affichage sélectif et dynamique suivant les besoins de mise en valeur, une publication automatique d’extraits du document : il facilite ainsi la construction d’une base de connaissance. L’intégration et l’interopérabilité de ces différentes technologies deviennent alors une nécessité pour permettre une véritable gestion de l’ensemble des documents produits et gérés dans les entreprises.

Le Forum des acteurs du numérique

Est né du rapprochement du Forum de la Geide, organisé par l’Association des professionnels de la Ged (Aproged), et du salon Éditique Documents à la Demande, deux salons dont la complémentarité répond à l’évolution actuelle du marché et aux attentes de ses acteurs.

Cette première édition a réuni pendant deux jours à Paris plus de 4.000 visiteurs et 120 exposants. Ce qui, pour ses organisateurs, confirme la pertinence du rapprochement entre gestion électronique de documents et éditique. Les visiteurs ont ainsi pu rencontrer, réunis en un seul espace, tous les acteurs du management des flux d’informations et des documents. Parallèlement à l’exposition, le cycle de conférences a également rencontré un vif succès tant auprès des participants que des intervenants qui ont apprécié la vision prospective et sociétale apportée par certaines d’entre elles. Les neuf conférences ont réuni plus de 600 participants sur des sujets aussi variés que la création de richesse dans l’économie de l’immatériel, les technologies de dématérialisation et d’impression numérique, les documents à la demande dans les entreprises, la gestion de l’information non structurée...

Partenaire de longue date de l’Aproged, l’ADBS proposait une demi-journée d’étude consacrée à la gestion de contenu et aux outils associés à cette notion. Dans l’avenir, ces deux associations ont l’intention de travailler de plus en plus sur des propositions communes.

6

Les éditeurs ont créé le nouveau concept d’ECM, une sorte de boîte à outils qui intègre ces différentes technologies (GED plus workflow plus moteur plus outils collaboratifs) pour créer une plate-forme permettant une gestion complète de l’information, quel que soit son format. Des modules spécifiques à la gestion documentaire y sont également disponibles.

7

Les professionnels de l’information devraient trouver, dans les projets d’ECM, une réelle opportunité d’affirmer leur compétence et la valeur ajoutée qu’ils apportent en matière de gestion de l’information, domaine généralement dédaigné par les informaticiens.

Production collaborative et gestion de droits d’accès : le portail du CNIEL

8

La mise en œuvre, au sein du Centre national interprofessionnel de l’économie laitière, d’un portail d’informations professionnelles de la filière laitière française illustrait les propos précédents. Cette application devait permettre la production collaborative de données et leur diffusion dans le respect de multiples droits d’accès – ce dernier aspect, essentiel, ayant pour une bonne part déterminé les options technologiques.

9

En effet, le CNIEL, en tant que centre interprofessionnel, regroupe différentes entités (syndicats et fédérations professionnels, Centres régionaux de l’économie laitière (CRIEL), laboratoires) et est organisé en différentes instances (conseil d’administration, commissions, groupes de travail). Tous ces acteurs, qui œuvrent dans le même domaine d’activité mais n’ont pas forcément les mêmes intérêts ni la même culture professionnelle, sont producteurs et utilisateurs de données ; ils disposent de fonds d’informations hétérogènes à la fois dans leurs structures et formats et dans leurs applications. Le défi consistait donc à rassembler tous ces matériaux dans un même outil et à développer de manière progressive des pratiques collaboratives, tout en privilégiant la gestion des droits d’accès. L’option retenue a donc été de personnaliser et de rassembler : en créant, sur la page d’accueil du portail, un espace spécifique (qui peut contenir plusieurs sous-espaces) pour chaque entité et instance et en créant un espace commun.

10

Les documents sont regroupés dans des bibliothèques organisées en fonction des besoins dans l’espace commun et dans les espaces spécifiques. L’accès aux espaces dédiés aux entités et instances est lié au profil de l’utilisateur. Ainsi, ce dernier ne verra pas apparaître sur sa page d’accueil les espaces qui ne lui sont pas autorisés. Cette gestion des droits fait l’objet d’un traitement très détaillé car de multiples cas sont possibles : par exemple, un document joint n’a pas le même statut que sa notice ; au sein d’une même notice, deux documents joints peuvent être soumis à des règles d’accès différentes, etc. Cette gestion très fine mais complexe permet également de proposer l’accès du fonds à des partenaires extérieurs. Pour uniformiser les données importées dans le portail (bases de données documentaires préexistantes et documents des extranets), de nouveaux référentiels ont été créés (liste thématique à quatre niveaux, produits, typologie, etc.). Puis un inventaire des métadonnées utiles (préexistantes et nouvelles) a été effectué pour élaborer une bibliothèque de base.

11

Un espace du portail est organisé autour de deux types de pages : la page d’accueil (personnalisée) et une page de recherche structurée en trois colonnes (accès par plans de classement, affichage des résultats, retour à la page d’accueil). Chaque bibliothèque est composée de documents décrits via des notices spécifiques à chaque bibliothèque, auxquelles peuvent être associés des documents en texte intégral (notion de pièce jointe) ou des liens vers d’autres bibliothèques ou sites externes (notion de « voir aussi »). Ainsi, cette organisation permet de classer les notices par autant de champs dont dispose la bibliothèque interrogée : auteur, thème, date, etc. Et elle permet à l’usager de rechercher une information selon ses besoins du moment. Des recherches rapides (grâce à un moteur intégré au portail), des recherches personnelles enregistrées ou préenregistrées pour des groupes spécifiques sont également possibles. Le portail offre d’autre part des outils collaboratifs : alertes personnelles, agendas accessibles selon les droits de l’utilisateur, forums, workflows de validation, outils de publication.

Les interventions

Pour répondre aux nouvelles attentes d’accès à l’information, quels types de solutions mettre en place ? Quelles différences entre outils de gestion de contenu (CMS, ECM...) et gestion documentaire ? Gonzague Chastenet de Géry, cabinet Ourouk

Publication et production de fiches pratiques, quelles solutions pour un accès efficace à l’information ? L’exemple de Spoth-btp. Jean-Luc Decouvelaere, Organisme de prévention professionnelle dans le BTP (OPPBTP)

Production collaborative et diffusion de données (structurées ou non, internes et externes) dans le respect de droits d’accès multiples, au sein d’une application unique : le portail de la filière laitière. Dominique Velten, Centre national interprofessionnel de l’économie laitière (CNIEL)

L’application Spoth-btp, solutions pratiques de prévention selon les axes organisation, techniques et humain

12

Autre illustration de ces problématiques avec l’application Spoth-btp, mise en place à l’Organisme de prévention professionnelle dans le BTP (OPPBTP). Elle permet la production et la mise à disposition des clients professionnels du BTP (entreprises, médecins du travail, centres de formation, etc.) d’un catalogue en ligne de plusieurs milliers de solutions pratiques de prévention des risques.

13

Cette application repose sur deux systèmes séparés : un système de production des documents et un système de publication et consultation sur Internet. Le premier permet la création collaborative de fiches pratiques au format XML, dont la rédaction obéit à des règles précises pour garantir la qualité et l’homogénéité des contenus, et liées à des documents non structurés stockés dans une base de données techniques (BDT). Le second offre un outil de recherche et de mise à disposition d’une fiche pratique à partir d’une combinaison de critères définie par l’utilisateur, la constitution à la volée d’une présentation de la fiche (html ou pdf), la gestion des utilisateurs (inscription) et celle de dossiers personnels.

14

La base de données des critères de sélection offre 14 000 combinaisons de cinq critères (métiers, activités, phases de travail, situations de danger, dangers). Chacune correspond à une solution pratique de prévention sous forme d’une fiche qui propose une action (ou une suite d’actions) compréhensible et pertinente, réalisable par un professionnel (artisan ou entrepreneur du BTP) pour répondre à une question de prévention posée par le biais de la combinaison des critères. À une même fiche peuvent être affectées une ou plusieurs combinaisons de critères.

15

L’utilisateur peut donc rechercher une fiche à partir d’un ou de plusieurs critères (cinq au maximum) proposés sous forme de menus déroulants. À chaque étape, les fiches correspondantes sont consultables en format html ou pdf. On peut affiner la sélection en choisissant un nouveau critère pour aboutir à une seule fiche pratique quand les cinq critères ont été renseignés. Cette approche par « entonnoir » permet à l’usager d’être guidé dans sa recherche et lui évite ainsi d’obtenir des informations non pertinentes.

16

Le sommaire d’une fiche présente d’abord l’objectif de la solution proposée puis les causes possibles du problème posé. Puis la rubrique Prévenir présente les titres des actions par niveau de prévention, actions elles-mêmes détaillées en items qui s’affichent au passage de la souris.

17

Chaque utilisateur peut créer ses propres dossiers personnels en fonction de critères sélectionnés. Ces dossiers seront alimentés automatiquement au fur et à mesure de la mise à disposition de solutions correspondantes. Afin de satisfaire tous les modes de recherche des utilisateurs, une recherche par mot clé de type Google reste toujours possible parallèlement à la recherche par critère. Et, dans l’avenir, une recherche par images n’est pas exclue afin d’adapter l’outil à tous les profils des utilisateurs potentiels de cette application.

Résumé

Français

Dans le cadre du Forum des acteurs du numérique, organisé par l’Aproged, l’ADBS proposait le 9 octobre 2007 une demi-journée d’étude centrée sur la gestion de contenu. De plus en plus souvent utilisée dans les entreprises, cette notion concerne la chaîne de l’information, le cycle de vie du document, la production d’information pour le Web. Après un examen approfondi des fonctions nécessaires pour qu’un outil puisse être considéré comme capable d’assurer une fonction globale, ont été présentées deux applications récemment mises en œuvre par l’OPPBTP et par le CNIEL.

Pour citer cet article

Ferchaud Bernadette, « Journée d'étude ADBS. Gestion de contenu : diversité des approches», Documentaliste-Sciences de l'Information 6/2007 (Vol. 44) , p. 382-384
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2007-6-page-382.htm.
DOI : 10.3917/docsi.446.0382.


Article précédent Pages 382 - 384 Article suivant
© 2010-2014 Cairn.info
back to top
Feedback