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Documentaliste-Sciences de l'Information

2008/2 (Vol. 45)

  • Pages : 80
  • DOI : 10.3917/docsi.452.0004
  • Éditeur : A.D.B.S.

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Le TGE Adonis, un outil pour les sciences humaines et sociales

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Métaportail. Un an après le lancement du TGE Adonis, le département Sciences humaines et sociales (SHS) du CNRS a récemment fait le point sur les différents aspects de la construction en cours de ce très grand équipement.

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Accès unifié aux données et documents numériques des sciences humaines et sociales : c’est ainsi que se définit le projet Adonis lancé en mars 2007 par le CNRS [1][1] Voir notre numéro 4-5/2007, pages 313-314.. Un an plus tard, les responsables de ce TGE en ont rappelé les objectifs, présenté la mise en place et les premières avancées et dessiné les perspectives pour 2008 et 2009 devant les directeurs d’unités SHS, des chercheurs et des professionnels de l’IST de différents organismes.

Pourquoi un TGE en SHS ?

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Pour Arnold Migus, directeur général du CNRS, les objectifs majeurs d’Adonis sont d’assurer une transdisciplinarité à l’intérieur des sciences humaines et sociales, de participer à la révolution numérique actuellement en cours, d’assurer une dimension internationale à la recherche en SHS (en participant aux projets DARIAH, CESSDA et CLARIN) et enfin de faire reconnaître l’excellence des recherches à travers les publications. Pour relever ces défis, les équipes de recherche en SHS doivent se saisir de cette opportunité pour mutualiser intelligemment les moyens attribués. Le TGE ne peut pas se développer sans la participation active de l’ensemble de la communauté scientifique SHS et il a un devoir de réussite. Ses partenaires sont les MSH (maisons des sciences de l’homme), les grandes bibliothèques, les éditeurs publics et privés, les organismes de recherche privés et publics.

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Le président du comité de pilotage d’Adonis, Michel Spiro (IN2P3), définit le TGE comme un outil mis au service d’une communauté scientifique : un outil structurant et performant pour cette communauté, un outil coûteux qui dépasse les investissements possibles pour un seul laboratoire mais avec un excellent rapport qualité/prix, un outil qui permet le travail en réseau. Il a insisté sur la nécessité de disposer d’indicateurs de performance, de mettre en place un comité d’utilisateurs et de proposer des bonnes pratiques d’utilisation et des normes.

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Le TGE a lancé en août 2007 un appel à projet sur le thème « Outils de traitement numérique pour la valorisation et la diffusion des données ». 23 projets ont été retenus sur les 93 soumis. Deux axes ont été définis comme prioritaires pour les prochaines années : rassembler la documentation des égyptologues et privilégier l’accès aux données utilisées par les MSH.

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Représentant le CNRS qui en est le correspondant français officiel, le TGE Adonis participe au projet européen DARIAH (Digital Research Infrastructure for the Arts and Humanities, www.dariah.eu). Peter Doorn (responsable de l’infrastructure DANS) a présenté ce projet qui, outre le CNRS, associe l’Institut Max-Planck (Allemagne) et les services anglais AHDS (Arts and Humanities Data Services, http://ahds.ac.uk) et néerlandais DANS (Data Archiving and Networked Services, www.dans.knaw.nl/en). DARIAH a pour objectif la mise en réseau (donc la standardisation) des données et des logiciels et leur préservation à long terme. L’accent est mis sur les archives numérisées, les données primaires et secondaires, les bibliothèques numériques. Ce projet correspond à une étape de préparation de cette infrastructure, à partir des structures nationales existantes.

Accéder aux ressources et métaportails

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Après avoir rappelé la nature de l’information scientifique et technique, les besoins en IST des usagers et les acteurs impliqués dans l’accès à celle-ci, Marc Guichard (Inist) a défini un métaportail comme un espace virtuel d’accès à de grands ensembles fédérés de ressources, utiles à une communauté et organisés par une mutualisation technique de moyens. Ce métaportail est mis à disposition de la communauté scientifique grâce à des outils d’exploitation adaptés permettant l’exploration, l’interrogation, l’analyse, les annotations et la personnalisation de l’information. D’autres fonctions sont importantes à considérer pour la réalisation d’un tel métaportail, comme le contrôle des accès, la pérennité des données, l’archivage, les éditions numériques, etc.

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Différents aspects à prendre en compte dans la construction et la gestion d’un métaportail ont été évoqués : la complexité d’un hébergement mutualisé (Olof Barring, CERN), les bonnes pratiques de numérisation et de mise en ligne (Florence Clavaud, projet TELMA, Traitement électronique des manuscrits et des archives).

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Jean-Marie Pierrel (CNRTL, Centre national de ressources textuelles et lexicales) a évoqué quelques résultats et projets à venir de cette unité qui gère un portail lexical. Le CNRTL est le partenaire français du projet européen CLARIN (Common Language Resources and Technology Infrastructure, www.mpi.nl/clarin) qui vise à rendre accessibles et interopérables des instruments et ressources linguistiques déjà développés.

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Muriel Foulonneau (CCSD, Centre pour la communication scientifique directe) a présenté des modèles de métaportails et des réalisations internationales. Les portails peuvent prendre des formes diverses car ils peuvent viser des objectifs très différents en termes de communauté, de type de ressources, d’accès aux ressources (favoriser le digital scholarship ou accès à des données mais aussi à des outils et des services), de personnalisation directe par l’utilisateur, etc.

Publier, diffuser

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François Gèze (Éditions La Découverte) a dressé un bref panorama des plates-formes privées et publiques qui existent dans le domaine des SHS (l’offre des ressources écrites et numériques en France). Il a mis l’accent sur deux enjeux majeurs pour l’optimisation d’une offre de qualité : le renforcement des partenariats entre public et privé et l’amélioration des échanges entre prestataires. Les présentations de réalisations en cours ou à venir, soutenues par le TGE Adonis, ont apporté des éléments de réponse aux problématiques de viabilité et de visibilité de la production scientifique.

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Marc Minon (Cairn) a abordé la double question des modèles économiques et de la viabilité des revues numériques. Malgré les avantages évidents du numérique (démultiplication de l’audience, élargissement de l’impact, meilleure visibilité pour des articles tombés dans l’oubli), la viabilité organisationnelle et la viabilité économique sont deux contraintes à prendre en compte pour une offre adaptée à des lectorats diversifiés (particuliers, bibliothèques, institutions).

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Marin Dacos (Cleo et Revues.org) a rappelé la mission principale du Centre pour l’édition électronique ouverte (Cleo) qui est de publier du texte intégral, tout en insistant sur la valorisation éditoriale de la recherche en SHS qui passe par la création d’une véritable identité visuelle des revues et par l’optimisation de la visibilité des textes (DOI et stabilisation des URL). Dès 2008, Cleo souhaite ouvrir un espace de gestion électronique des manuscrits (de la soumission à l’impression), une plate-forme de blogs éditoriaux (hypotheses.org) et amorcer une réflexion autour de la mutualisation de services entre plates-formes.

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Jérôme Kalfon (Bibliothèque de sciences humaines et sociales, Université Paris-5) a présenté un autre exemple concret de collaboration et de mutualisation avec Persée (projet de l’Université Lyon 2). L’objectif du projet de réplication de Persée, plate-forme de diffusion numérique des collections rétrospectives de périodiques en SHS, est de constituer un patrimoine scientifique numérique en installant une chaîne de production de numérisation et de développer des compétences techniques au service de la communauté des chercheurs en SHS. Des projets « hors Persée » sont également envisagés, notamment avec le Ceped (IRD, Ined, Université Paris-5) à partir de 2008.

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Daniel Charnay (CCSD, HAL-SHS) a mis l’accent sur les développements futurs de HAL-SHS, la question sous-jacente étant de savoir si cette archive ouverte peut devenir une archive de référence dans le domaine des SHS. L’interopérabilité (norme internationale OAI-PMH), la conservation et le stockage des données restent des préoccupations majeures pour développer et enrichir cette archive. Un travail avec le Cines (Centre informatique national de l’enseignement supérieur) et les éditeurs est actuellement en cours pour récupérer et stocker des articles anciens.

Numérique et nouvelles pratiques savantes

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Jean-Émile Tosello-Bancal (président du Conseil scientifique d’Adonis) a abordé la question des besoins des chercheurs qui sont à la fois nomades et producteurs de contenus. Comment mettre le chercheur au cœur du dispositif ? Comment enrichir les contenus (indexation partagée, tag) ? Le TGE Adonis se positionne comme un outil de partage de ressources numériques dans une logique de capitalisation autour des disciplines SHS et de réponse aux besoins des chercheurs. Une réflexion est engagée, en liaison avec l’École normale supérieure Lettres et sciences humaines et en partenariat avec l’ENSSIB, pour la création d’un observatoire des pratiques numériques en SHS.

Repères

Créé en mars 2007 par le CNRS par le CNRS pour relancer sa politique d’accès aux documents numériques des sciences humaines et sociales, le « très grand équipement » Adonis vise à mobiliser chercheurs, documentalistes et informaticiens sur le développement de trois types d’infrastructures :

  • des plates-formes d’accès et de gestion des données, ressources et services : « les laboratoires doivent pouvoir produire ou utiliser les ressources numériques de toute nature selon les normes, formats et structures propres à l’interconnexion et à la collaboration, qu’il s’agisse de données d’inventaire ou d’enquête, de leur signalement, de leur documentation ou de leur organisation. Une attention toute spéciale sera apportée aux données socio-économiques, notamment à travers la question des accès sécurisés » ;

  • des plates-formes de publication : « le TGE ADONIS soutient une politique de convergence et de complémentarité des différents portails existants : Cleo au premier chef, mais aussi, Cairn, Persée, HAL-SHS, etc., qu’il s’agisse de plates-formes en accès public libre développant l’animation éditoriale de la recherche ou progressant sur les marchés internationaux et les abonnements des bibliothèques universitaires ; qu’il s’agisse de revues, de monographies, ou à terme de tous supports de publications » ;

  • des plates-formes de stockage : « la conservation, la pérennité à long terme, l’archivage des données de la science doivent être des préoccupations mutualisées ».

Yannick Maignien, directeur de ce TGE, précise que « ces trois axes doivent progressivement converger vers des spécifications pour un ensemble de services que la notion de "métaportail" peut représenter. Le TGE Adonis assurera la maîtrise d’ouvrage de cette montée en charge "fédérée", en liaison avec des réalisations dont la maîtrise d’œuvre sera assurée notamment par l’Inist. Des question spécifiques de méta-portail, par exemple de développement de moteurs de recherche dédiés aux SHS, sont déjà à l’étude. Cette stratégie est appuyée sur les pratiques et usages des laboratoires eux-mêmes. »

Un nouveau site a été ouvert par le TGE Adonis à l’occasion de la journée d’information du 4 février 2008 à l’adresse www.tge-adonis.fr

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À partir de l’analyse du syntagme « épistémologie numérique », Clarisse Herrenschmidt (Laboratoire d’anthropologie sociale, EHESS-CNRS-Collège de France) est revenue sur les interactions entre évolution des sciences humaines, écriture et informatique.

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Les deux intervenants suivants ont présenté différentes modalités de fonctionnement : le conseil et la formation des chercheurs à l’utilisation des données numériques pour Alain Chenu (CDSP, Centre de données socio-politiques) ; la production de ressources numérisées et la structuration de l’activité scientifique par la mise en réseau et un travail nécessaire sur la problématique de l’archivage des données en SHS pour Serge Wolikow (Réseau des MSH, un acteur prépondérant du TGE).

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Yannick Maignien, directeur d’Adonis, a conclu cette journée d’information en insistant sur les trois principaux chantiers : l’accès aux données, les publications, la conservation. La question centrale et stratégique est celle de la création d’un métaportail, de son appropriation et de son évaluation par les chercheurs.

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Michèle Dassa

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Marie-Josèphe Pierrat

Services d’information. L’INTD et l’information en I-D

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Pour aider les professionnels à maîtriser l’information en I-D, l’INTD/Cnam propose deux précieux produits documentaires : le Bulletin bibliographique et la base de données BD-ID.

Fiche technique

Le Bulletin bibliographique INTD peut être acquis par abonnement annuel auprès de l’INTD en version imprimée ou électronique, ou sous les deux formes à la fois.

La banque de données en information et documentation, BD-ID, est en ligne sur le site de l’AIESI (www.aiesi.refer.org/intd). Accès public sur abonnement. Les conditions d’abonnement figurent sur le site de l’INTD : http://intd.cnam.fr

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Depuis janvier 1979, les lecteurs de Documentaliste - Sciences de l’information avaient l’habitude de retrouver la rubrique « Analyse de la presse spécialisée : une sélection du Bulletin bibliographique INTD ». Si cette rubrique n’existe plus ici, le bulletin, lui, continue – beaucoup plus riche que Doc-SI ne le laissait paraître en ne signalant que les articles publiés dans les périodiques d’expression française.

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Le centre de ressources documentaires de l’Institut national des techniques de la documentation analyse pour les professionnels en poste ou en formation les principales revues scientifiques et techniques en information-documentation. Son but est de suivre la recherche scientifique à travers les revues à comité de lecture qui continuent d’être le vecteur officiel de diffusion des résultats de la recherche ; ainsi que les problématiques professionnelles au travers de revues analysant l’actualité, les tendances et les thématiques à l’œuvre dans le secteur de l’I-D et aussi au travers des mémoires de fin d’études des élèves du cycle supérieur de l’INTD.

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Les documentalistes se doivent de maîtriser l’information en I-D pour construire leur identité professionnelle, s’enrichir des expériences de leurs pairs, cultiver leur employabilité. Or notre secteur génère un univers informationnel riche, international, dans lequel on navigue souvent en aveugle. L’abondance est la règle et l’on ne maîtrise pas tous les développements de la discipline, on manque de visibilité sur les sources d’information. La maîtrise des concepts, la connaissance du vocabulaire doivent être consolidées en français comme en anglais ou en d’autres langues. Rechercher l’information en français est un atout pour réussir. Lire un résumé dans notre langue pour ensuite se décider à lire l’article dans une autre langue favorise largement l’accès à l’information, la mise à jour des concepts, la maîtrise du vocabulaire, la réalisation de travaux académiques de qualité...

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Les produits documentaires que sont le Bulletin-bibliographique et la banque de données en information et documentation (BD-ID) dont ce bulletin est extrait constituent un élément du dispositif de formation mis en place à l’INTD qui doit permettre de progresser sur tous ces points. Aux élèves comme aux professionnels abonnés, ils offrent l’analyse d’une sélection de ressources (articles et mémoires) validées par l’INTD. La BD-ID propose en avril 2008 plus de 27 000 notices, rédigées et indexées en français quelle que soit la langue de l’article (français, anglais, allemand, espagnol), et le texte intégral de 130 mémoires. Elle s’accroît de 1 200 notices par an. Le bulletin est un extrait mensuel de la base (environ cent notices par numéro).

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Les thèmes couverts sont la bibliothéconomie et le management de l’information, le records management, la gestion des connaissances, la recherche d’information, le document numérique, l’usage et le droit de l’information, la classification, le management des TIC dans les services Documentation, etc.

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Chaque notice pointe, quand il existe, vers le site web de la revue éditrice, ce qui facilite souvent l’accès au texte intégral de l’article dans sa langue source, notamment quand on interroge depuis le campus du Cnam grâce à la mise à disposition par la bibliothèque centrale du conservatoire d’un grand nombre de revues électroniques.

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Longtemps réservée aux élèves parisiens de l’INTD, la BD-ID est désormais accessible aux écoles francophones membres de l’Association internationale des écoles des sciences de l’information (AIESI) et, tout comme le Bulletin bibliographique, proposée à tous sur abonnement.

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Adriana Lopez Uroz

Gallica 2, un portail numérique pour les éditeurs

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Bibliothèque numérique. Le Syndicat national de l’édition (SNE) a présenté fin janvier les modalités de création et de fonctionnement du portail Gallica 2, bibliothèque numérique de la BnF qui est encore dans une phase expérimentale et dont la version finale sera présentée en mars 2009.

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Gallica 2 est un projet conçu pour contrer les menaces de piratage mais aussi le programme Google Recherche Livre : le modèle économique que l’on entend adopter doit donner un large accès aux documents – mais dans le respect du droit d’auteur et de manière plus raisonnée.

Le contenu et les offres

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Plus étoffé que Gallica 1, qui ne proposait que des œuvres du domaine public, Gallica 2 donnera également un accès contrôlé aux œuvres sous droit par l’entremise d’« e-distributeurs » et d’un portail de libraires. La recherche de documents, même à partir du texte intégral, sera gratuite, comme la visualisation de courts extraits, y compris pour les œuvres sous droit. Mais la consultation des œuvres protégées sera payante, à un prix fixé par l’éditeur.

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Gallica 2 est un outil de promotion pour les éditeurs, même pour leurs ouvrages sur support papier, via les libraires. À l’instar des diffuseurs numériques, chargés de diffuser sur tout l’éventail des lecteurs numériques et de créer une interface avec les librairies traditionnelles, ils gardent la maîtrise de leurs modèles économiques et la possibilité de proposer leurs publications par d’autres canaux.

Plusieurs aspects concrets

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Les coûts de numérisation sont très variables, sur une échelle allant, selon les hypothèses, de 1 à 20. On peut rencontrer trois types de situations, plus ou moins onéreuses : des supports papier à numériser, des fichiers numériques de moins de cinq ans à convertir et les nouveautés que l’on peut rendre immédiatement compatibles aux besoins des diffuseurs numériques. Ces coûts restant globalement élevés, il est très souhaitable que la profession se regroupe pour faire des économies d’échelle.

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En ce qui concerne les formats, les diffuseurs numériques doivent fournir des métadonnées selon un protocole d’échange OAI-PMH, suivant le schéma de Dublin Core de la BnF, avec une couche Onix. Les textes, accompagnés des numéros de pages, doivent être écrits en XML. L’éditeur fournira à son distributeur un fichier structuré (ce peut être sous Excel). Mais des discussions doivent être menées rapidement entre les éditeurs et les diffuseurs numériques pour définir des formats plus riches qui seront proposés sur leurs plates-formes.

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Les contrats entre éditeurs et diffuseurs ne représentent pas une cession de droits mais seulement une autorisation à vendre un livre. En fonction du prix payé par le consommateur, ils permettent certaines utilisations contrôlées par des systèmes numériques de gestion des droits (DRM). Renouvelables tacitement, ces contrats ne sont pas exclusifs et laissent la faculté de retirer un ouvrage. Quant aux contrats entre éditeurs et auteurs, ils doivent prévoir ces modes d’exploitation, en échange d’une rémunération proportionnelle aux recettes d’exploitation. Dans cette chaîne des contrats, les diffuseurs numériques accorderont à la BnF, par une licence non exclusive, la possibilité d’importer des œuvres vers ses serveurs, de reprendre les métadonnées et de visualiser les listes, d’indexer les contenus des ouvrages et de visualiser de courts extraits.

Des aides publiques

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Toutes ces tâches impliquent des frais importants. Les éditeurs et les diffuseurs numériques qui répondront à certains critères définis dans un cahier des charges pourront s’adresser à la commission « Politique numérique » du Centre national du livre (CNL) qui a déjà engagé 400 000 euros pour financer une première série de dossiers lors de la phase test, et obtenir une subvention pouvant représenter jusqu’à la moitié des coûts de numérisation. En fait, dix millions d’euros ont été versés pour financer diverses opérations dans le cadre du projet de Bibliothèque numérique européenne.

L’articulation avec la BNE

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Gallica 2 intègre les fonctionnalités développées pour Europeana, prototype de bibliothèque numérique européenne mis au point par la France. Celles-ci sont examinées par les bibliothèques nationales des autres pays dans le cadre du projet EDLnet qui, sous l’égide de la Commission européenne, vise à garantir l’interopérabilité technique et juridique du projet et veille à ce qu’il soit économiquement viable.

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Michèle Battisti

De la production collaborative à la capitalisation des connaissances

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Journée d’étude. Dans le cadre du salon Documation, l’ADBS animait le 13 mars 2008 une session qui se proposait de faire le lien entre capitalisation des connaissances et pratiques collaboratives tout en précisant le rôle des professionnels de l’information et les compétences nécessaires pour mener à bien de tels projets.

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Après le point de vue d’une consultante, qui a fourni une solide base théorique à cette session en définissant et cadrant ces thématiques, les témoignages d’un panel représentatif, composé d’un industriel, d’un cabinet d’avocats et d’une administration, ont apporté un éclairage plus pratique.

Travail collaboratif et capitalisation des connaissances : définitions et enjeux

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Le développement de la pratique collaborative dans les entreprises et les organisations conduit les professionnels de la documentation à s’interroger sur leur rôle pour initier, accompagner et exploiter la capitalisation des connaissances. Cette réflexion suppose au préalable de préciser ce que recouvre l’expression travail collaboratif (TC) et de définir les connaissances à capitaliser.

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Le travail collaboratif ne signifie pas uniquement « travailler ensemble ». Il implique une plus grande synchronisation des tâches, une meilleure mutualisation des documents, une amélioration du contact entre personnes concernées par une même tâche ou un même projet, une qualité accrue de la production par la multiplication des regards, une dynamique de créativité. Toutefois, des freins ne sont pas à exclure dans la mise en place de pratiques collaboratives, au niveau individuel (réticences psychologiques) ou hiérarchique (crainte de perte de contrôle), ou encore du fait d’une ergonomie ou d’une intégration insuffisantes des outils utilisés.

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Ce n’est qu’une fois l’objectif commun clairement défini qu’intervient la question des outils. Les logiciels collaboratifs forment de plus en plus une composante d’ensembles plus généraux que sont les intranets et les portails. On parle alors d’« espaces collaboratifs » qui peuvent comprendre les outils suivants : outils de planification, agendas partagés, dossiers de dépôt de documents, forums, système d’alertes. Ces logiciels permettent, en jouant sur leur complémentarité, de créer des relations dynamiques entre documents et outils, de relier la gestion de l’espace collaboratif à un entrepôt de documents ou d’offrir une relation synchrone entre les collaborateurs. Les applications concernées sont variées : suivi de projet, production éditoriale, veille collaborative, échanges au sein d’une communauté d’experts ou d’un réseau documentaire.

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Le travail collaboratif n’est pas la capitalisation des connaissances, mais il peut contribuer à fertiliser le terrain en favorisant l’échange informel et en permettant un accès organisé à des ressources documentaires. Dans une approche « documentaire » du knowledge management, l’apport des documentalistes à la relation TC/KM se joue sur des registres assez classiques pour eux (organiser, synthétiser et rechercher l’information). Dans une approche plus qualitative du KM, il s’agit plutôt de capitaliser sur des pratiques et des méthodes que sur des contenus. Cette capacité à animer, à susciter la production et la formalisation des connaissances et à accompagner les utilisateurs dans l’appropriation des outils et la dynamique collaborative exige un savoir et un savoir-faire qui ne font pas forcément partie du bagage du professionnel de l’I-D.

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Il faut aussi reconnaître que le positionnement encore assez timide des documentalistes dans les projets qui ne concernent pas uniquement la gestion des documents, ainsi que le déficit de reconnaissance de leurs compétences en matière de structuration de l’information et d’animation d’espace, ne leur facilitent pas les choses.

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Trois témoignages contrastés ont illustré cet exposé liminaire.

Le collaboratif, un trait d’union entre gestion du patrimoine et gestion de l’innovation

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Des déménagements risquant d’occasionner des pertes matérielles et documentaires, les documentalistes de Salomon SA, équipementier de sport, ont pris l’initiative d’organiser la sauvegarde de ce patrimoine, véritable mémoire de l’entreprise. Afin de répertorier les données et produits récoltés, un modèle de recueil et de capitalisation des données a été créé. Cette reconstitution de l’historique a nécessité des entretiens avec les personnes compétentes. L’élaboration de la base de données s’est faite en étroite concertation avec les personnes concernées, afin qu’elles puissent s’approprier l’outil.

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Face au succès de cette initiative, la Direction a décidé d’étendre cette politique aux produits maison actuels et à la concurrence. Ce projet a ainsi progressivement évolué d’une « simple » opération de sauvetage à un projet plus global, intégrant veille concurrentielle et innovations internes. Ainsi, des rencontres sont régulièrement organisées entre les documentalistes et les ingénieurs des bureaux d’étude, afin de faire le point sur les développements en cours. L’intitulé du projet, Protothèque, rend d’ailleurs compte de sa dimension intemporelle.

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Au-delà de ce projet, le rôle d’animateurs et de médiateurs des documentalistes a contribué à améliorer les pratiques collaboratives au sein de l’entreprise en favorisant les échanges inter-services (meilleure collaboration, par exemple, entre les ingénieurs brevets et ceux des bureaux d’études).

Une approche collaborative au sein d’un cabinet international d’avocats d’affaires

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Bénédicte Baudot, de la cellule KM de ce cabinet, a insisté sur les spécificités de son activité (travail en petites équipes, souci permanent de rentabilité, contraintes temporelles) qui dictent les choix en matière de pratiques collaboratives. Ces contraintes n’occultent pas la nécessité de partager et de capitaliser les connaissances au sein du cabinet mais aussi avec le client.

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Parmi les applications développées, une base recense les documents, compétences et savoir-faire liés à un dossier spécifique. Une autre regroupe des documents anonymisés pouvant resservir dans une autre affaire. Les dossiers des clients sont, eux, gérés à l’aide du logiciel Concordance, conçu spécifiquement pour traiter de grands volumes d’information juridique et favoriser le partage des connaissances. Outre la recherche sur le texte intégral, cet outil permet d’ajouter des commentaires et des tags aux documents qui acquièrent ainsi une haute valeur ajoutée. Le souci de partage a été jusqu’à installer cet outil chez le client, qui peut lui aussi alimenter cette base de connaissances.

Repères

Retrouvez les supports des interventions présentées au cours de cette session ainsi qu’une version plus développée de ce compte rendu sur www.adbs.fr, rubrique « Se former et s’informer »

Le programme de la session :

Comment articuler une vision normée et structurée à un espace collaboratif en construction permanente pour assurer une capitalisation optimale des connaissances. Sylvie Cabral, consultante, cabinet Ourouk

De la gestion des innovations à une approche collaborative au sein des bureaux d’étude d’un équipementier de sports. Dominique Debbane, knowledge manager - chargée de projets documentation, Salomon SA

Une approche collaborative au sein d’un cabinet d’avocats d’affaires international : utilisateurs diversifiés, équipe projet au centre des process, intranet fédérateur sous SharePoint. Bénédicte Baudot, knowledge management specialist, Shearman et Sterling LLP

Le portail national de connaissances « Veille info tourisme ». Merchid Berger, chef de la Mission d’information et de veille, direction du Tourisme, ministère de l’Économie, des Finances et de l’Emploi

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En plus des possibilités de recherche, notamment sur les personnes (recherche d’une compétence particulière ou d’un collaborateur ayant traité un certain type de dossier), le logiciel SharePoint offre de nombreux outils favorisant le travail collaboratif : wiki, liste de tâches, agenda, liste de ressources, gestion du cycle de vie des documents, etc. L’intranet mis en place permettra bientôt à chaque avocat de paramétrer son espace de travail.

Présentation du portail « Veille info tourisme »

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Ce projet visait notamment à remédier aux problèmes de communication entre les nombreux acteurs (administrations centrale et locales, professionnels, chercheurs) intervenant dans le secteur du tourisme en décloisonnant les structures concernées, en valorisant les compétences et les connaissances et en créant un lieu d’échanges.

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L’exposé des difficultés rencontrées pour mettre en place ce projet n’a pas constitué la partie la moins intéressante de cette intervention. En effet, les freins ont été nombreux pour instaurer ces pratiques collaboratives, que ce soit au niveau des services ministériels ou individuels : problème de confidentialité, manque de temps, d’intérêt, de confiance envers les autres, scepticisme, complexité, crainte de perte de pouvoir... Il a donc fallu communiquer et convaincre. Finalement, il a été fait appel à un consultant externe, qui a préconisé de ne pas chercher à rallier tous les acteurs à ce projet, mais d’avancer avec les personnes convaincues. Ce qui fut fait et se révéla bénéfique. Ce sont souvent les régions qui se sont montrées les plus actives, voyant dans cet outil un moyen de s’affirmer. Peu à peu, le phénomène d’émulation a fait boule de neige et ceux qui au début étaient réticents ont fini par s’associer au projet. Le fait d’avoir eu le soutien du ministère au plus haut niveau a été déterminant pour mener à bien cette entreprise.

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Créé en 2004, le portail « Veille info tourisme » (www.veilleinfotourisme.fr) se compose de trois espaces. Un centre de ressources qui mutualise des sources d’origines diverses et propose quatre bases de données structurées : une bibliothèque numérisée, un inventaire juridique, un calendrier des événements et un annuaire de l’expertise. Une plate-forme de veille partagée propose un dispositif d’informations stratégiques, dont notamment une lettre hebdomadaire de veille sectorielle, des dossiers de veille thématiques, un abonnement à un fil RSS et une carte heuristique. Un espace commun d’apprentissage, appelé « entreprise apprenante », complète ce dispositif : acteurs du public et du privé y construisent une communauté virtuelle du tourisme échangeant connaissances et idées. Plus simple à utiliser qu’un wiki, le logiciel QuickTopic a été choisi comme outil d’échange.

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Merchid Berger, qui a présenté ce portail, reste persuadée que les professionnels de l’information ont leur place au cœur de tels projets. Pour cela, ils doivent ajouter à leurs acquis de base des compétences et des connaissances en matière de gestion de projet et de crise, d’outils collaboratifs, de modes d’expression en ligne, d’animation et de médiation. Ce sont des aspects que les formations destinées aux documentalistes doivent prendre en compte, afin que ceux-ci puissent jouer un rôle prépondérant en matière de capitalisation des connaissances et de travail collaboratif.

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Serge Boulier

La chronique de Dominique Cotte. Les organisations au miroir des portails

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Révélatrice des enjeux de pouvoir, des questions sociales et des défauts de l’organisation, la mise en œuvre d’un intranet ou d’un portail d’entreprise comporte une dimension politique.

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Prendre les portails d’entreprise pour de simples sites web serait une grave erreur, même si les technologies employées (portlets, web services) sont identiques d’un univers à l’autre ; même si l’apparence des pages d’accueil de ces applications internes aux entreprises, l’agencement des rubriques, les systèmes de navigation, les instruments de recherche, l’accès aux bases de données sont comparables ; même si les difficultés des utilisateurs à se repérer dans l’organisation des pages et l’ergonomie générale des applications peuvent se retrouver dans cet univers fermé - parfois même de manière accrue.

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Au-delà de ces aspects phénoménaux, l’objet portail comporte une autre dimension, que l’on ne peut appréhender à partir de sa seule ergonomie, de son aspect graphique ou de ses usages, mais que l’on comprend bien dès lors qu’on participe aux projets de mise en œuvre de ces systèmes. Cette dimension est fondamentalement politique. En effet, l’étude des phases amont d’un projet de mise en œuvre d’un intranet d’entreprise ou d’un portail est extrêmement révélatrice des enjeux managériaux, sociaux, politiques, informationnels qui sont à l’œuvre de manière sous-jacente.

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L’analyse et la modification des structures d’une entreprise sont plus souvent confiées aux spécialistes du management et de la stratégie qu’aux professionnels de l’information. Recomposer des services, regrouper des fonctions, modifier des organigrammes, créer des instances décisionnelles, attribuer les missions, définir les rôles sont rarement des activités associées à la logique de la gestion de l’information. Longtemps les tenants de l’organisation d’entreprise ont pu ignorer la dimension fondamentale du versant informationnel de cette organisation, soit assimilé de manière étroite à la communication interne, soit réduit à la dimension de gestion du document externe dévolue aux services de documentation. Or, bâtir une architecture de portail pour une organisation donnée, c’est se poser précisément toutes les questions afférentes à l’accès à l’information, notamment à l’information opérationnelle nécessaire à l’accomplissement de la tâche, qu’elle soit contenue dans des documents ou déjà compilée par ailleurs dans d’autres applications auxquelles le portail est censé donner accès.

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Cette construction qui, au-delà des aspects techniques, implique des compétences en matière d’organisation de l’information, ne se fait ni d’emblée, ni facilement. Elle exige un travail d’introspection de l’organisation sur elle-même qui, si elle possède indéniablement une valeur heuristique, nécessite également une solide maîtrise des enjeux : car à travers cet exercice se dévoilent tous les enjeux de pouvoir, les questions sociales, les défauts de l’organisation existante.

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Bref, à l’occasion d’un tel exercice, l’organisation doit se rendre compte qu’elle va se trouver devant son propre miroir ; et que, comme dans les contes de fée, celui-ci ne répond pas éternellement à la reine qu’elle est la plus belle.

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Dominique Cotte

L’OpenURL en quelques mots

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Protocole de communication très efficace pour l’organisation des ressources web interopérables, l’OpenURL permet de fédérer ressources et services au sein d’un même portail.

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Dans le monde du Web, la localisation d’une ressource se fait par l’URI (uniform resource identifier ou identificateur uniforme de ressource). Cette appellation générique recouvre deux modes d’accès aux ressources : de type locator (URL), le plus connu, ou de type name (URN) [voir ci-dessous].

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À l’origine, ces URI étaient d’une sobriété exemplaire, offrant ainsi une grande facilité d’accès à des pages... statiques. Pour pouvoir exploiter toutes les ressources proposées dans les bases documentaires et les catalogues, les éditeurs ont dû très rapidement – à la suite des interfaces Minitel – proposer des applications qui traduisaient dynamiquement les requêtes des utilisateurs dans un langage compréhensible par les logiciels documentaires (i.e. les serveurs de données) qui, en retour, fournissaient les réponses dans le format HTML lisible par le navigateur (i.e. le client) : ce fut le règne des scripts CGI, éléments de dialogue incontournables sur les premiers portails documentaires.

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Mais les usages du Web se multiplient et s’enrichissent. Le passage du client comme du serveur au « tout Web » (XML, HTML) fait entrevoir des possibilités fonctionnelles élargies s’appuyant encore plus fortement sur les URI. Ceux-ci, dès lors, se complexifient et peuvent pointer non seulement vers un emplacement mais vers un service.

Précisions terminologiques

URI : uniform resource identifier ou identificateur uniforme de ressource.

URL : uniform resource locator ou localisateur uniforme de ressource. URI qui identifie une ressource sur un réseau et fournit également les moyens d’agir sur cette ressource en décrivant son « emplacement » sur le réseau et en l’adressant par un lien statique en HTTP.

URN : uniform resource name ou nom uniforme de ressource. URI qui identifie une ressource par son nom dans un espace de noms, indépendamment de son emplacement.

Exemple : [urn:ISBN:0262011808].

Ces deux types d’URI sont mis en œuvre dans la norme présentée ici, l’OpenURL.

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Dans le monde de l’information documentaire, on peut citer trois applications majeures : l’Open URL, dont il est question ici, le protocole SRU (Search/Retrieve URL), fonctionnellement proche des scripts CGI puisqu’il permet d’« embarquer » des requêtes mais avec l’incontestable avantage de la normalisation, ou encore les URL permanentes (PURL ou permanent URL) pour pallier l’obsolescence des URL et éviter le message « 404-Fichier non trouvé ». Ces trois protocoles de communication (i.e. spécifications de règles et procédures à respecter pour émettre et recevoir des données sur un réseau) sont libres de droit.

L’OpenURL pour étendre les recherches

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Pour élargir l’accès par un portail à des sources pertinentes qu’on ne possède pas, on peut procéder de différentes manières.

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Une première est de créer un répertoire de sites web sélectionnés et qualifiés qui fournira à l’utilisateur des pistes pertinentes pour poursuivre sa recherche, à charge pour lui de se rendre sur ces sources et d’en exploiter les contenus en s’adaptant aux environnements fonctionnels et graphiques qui lui sont proposés.

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Une autre façon de procéder, plus efficace, est de rendre les applications et les ressources interopérables et de permettre ainsi à un utilisateur de partir d’une recherche sur un système d’information pour accéder dynamiquement à des ressources complémentaires ou connexes. Par exemple, à partir d’une référence trouvée par l’utilisateur, le système peut proposer à ce dernier, en fonction de ses droits, de l’emprunter directement ou par l’intermédiaire d’un service de prêt entre bibliothèques, de l’acheter chez un libraire en ligne, d’accéder à son sommaire ou à sa critique, ou encore de contacter un spécialiste du sujet recherché (lien direct à une messagerie ou à des services questions/réponses).

L’OpenURL, une spécification normalisée

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Pour rendre possibles ces automatismes, il est nécessaire que la méthode et la syntaxe utilisées pour le dialogue vers les bases sollicitées soient précisées et harmonisées. C’est l’objet de l’OpenURL, spécification normalisée ANSI (États-Unis) depuis 2004 (ANSI/NISO Z39.88-2004).

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Cette spécification décrit un mécanisme permettant de transporter vers un serveur appelé « résolveur de lien » les identifiants et les métadonnées relatifs à l’objet demandé (OBJECT-DESCRIPTION) ainsi qu’à l’origine de la demande (ORIGIN-DESCRIPTION). Toutes ces informations, métadonnées de la référence et caractéristiques de la demande, sont transmises sous la forme d’une URL toujours structurée de la même façon. Le serveur de résolutions de liens (encore appelé résolveur de liens ou serveur de liens) détermine, en fonction de règles préétablies, les bases à interroger. Puis il renvoie à l’utilisateur la réponse sous la forme d’une url correspondant à sa demande : cela peut être un document ou une ressource (texte intégral, critique, sommaire, etc.), des demandes d’emprunt, etc.

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Bien sûr toute la normalisation maintenant connue au sein des applications du Web est prise en compte : codage Unicode, schéma XML, espaces de nom, etc. [1]

Le résolveur de liens, pièce maîtresse du dispositif

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Ce résolveur de liens est une base de connaissances qui répertorie les services proposés par le service de documentation. Il contient notamment : l’inventaire des sources accessibles aux utilisateurs en complément de la source de départ, l’inventaire des services offerts, les règles de gestion administrative paramétrées localement par l’institution (dont les droits d’accès). Il propose les liens en fonction de différents critères : la nature du document demandé, les abonnements locaux (nationaux) disponibles, la nature de la demande (sommaire, texte intégral, etc.), l’utilisateur (numéro IP, cookies).

CrossRef : un « plus » pour l’OpenURL

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Si OpenURL a été développé pour le monde des bibliothèques et centres de documentation, CrossRef est un système de gestion de liens développé par des éditeurs de revues pour retrouver plus aisément les articles. Ce système est fondé sur une technologie DOI (digital object identifier), identifiant unique et normalisé de ressource fonctionnant comme un ISBN ou un ISSN. En cours de discussion au sein du TC46/SC9 de l’ISO, cette numérotation permet d’identifier les documents indépendamment de leur URL. Cette technologie DOI est supportée par OpenURL et peut donc être exploitée dans le contexte des services documentaires.

Des applications opérationnelles

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Le monde du Web nous a habitués à des déploiements rapides. L’OpenURL ne fait pas défaut à cette pratique [1] [5] : dans sa version 1.0, elle fait l’objet de tests et d’implantations multiples. Voici, par exemple, un module Firefox : l’OpenURL Referrer (figure 1) proposé par l’OCLC [3]. Il permet d’intégrer des liens dans une source, par exemple Google Scholar, pour insérer ses propres renvois vers une autre source. Le module Firefox propose une sélection de résolveurs ou la possibilité de créer son propre profil. Nous avons choisi ici le résolveur de l’OCLC [4]. La figure 2 montre un résultat de recherche sur Google Scholar intégrant ce paramétrage.

Figure 1 - Applicatif OpenURL Referrer pour Firefox proposé par l’OCLCFigure 1
Figure 2 - Recherche sur Google Scholar avec l’applicatif OpenURL Referrer pour Firefox proposé par l’OCLCFigure 2
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Dans un contexte de développement des systèmes d’information documentaire, L’ OpenURL représente une avancée importante pour fédérer ressources et services au sein d’un même portail [2]. C’est un pas vers l’utilisateur dans le sens où l’on fait passer en back office aussi bien le choix des sources complémentaires que la multiplication ou la complexité de la formulation des questions.

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L’OpenURL est aussi un outil essentiel pour l’organisation des ressources web interopérables et constitue, avec le SRU, le SRW, les web services et le web sémantique, le socle d’une navigation plus aisée et ciblée dans la connaissance organisée et maîtrisée.

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Sylvie Dalbin

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Odile Giraud


Annexe

Erratum

Dans notre numéro 1/2008, page 71, une malheureuse interversion s’est glissée dans une notice de mots clé figurant à la fin du dossier sur le marketing stratégique. Le texte imprimé aurait évidemment dû être celui-ci :

Front Office / Back Office

Dans une perspective marketing, la logique est, dans la conception et dans le quotidien, de privilégier le front office (réalisation du service) et de réguler l’équilibre avec le back office (préparation du service), que les technologies de l’information permettent aujourd’hui de contenir.

Nous prions nos lecteurs de nous excuser pour cette négligence.


Références

Notes

[1]

Voir notre numéro 4-5/2007, pages 313-314.

Plan de l'article

  1. Le TGE Adonis, un outil pour les sciences humaines et sociales
    1. Pourquoi un TGE en SHS ?
    2. Accéder aux ressources et métaportails
    3. Publier, diffuser
    4. Numérique et nouvelles pratiques savantes
  2. Services d’information. L’INTD et l’information en I-D
  3. Gallica 2, un portail numérique pour les éditeurs
    1. Le contenu et les offres
    2. Plusieurs aspects concrets
    3. Des aides publiques
    4. L’articulation avec la BNE
  4. De la production collaborative à la capitalisation des connaissances
    1. Travail collaboratif et capitalisation des connaissances : définitions et enjeux
    2. Le collaboratif, un trait d’union entre gestion du patrimoine et gestion de l’innovation
    3. Une approche collaborative au sein d’un cabinet international d’avocats d’affaires
    4. Présentation du portail « Veille info tourisme »
  5. La chronique de Dominique Cotte. Les organisations au miroir des portails
  6. L’OpenURL en quelques mots
    1. L’OpenURL pour étendre les recherches
    2. L’OpenURL, une spécification normalisée
    3. Le résolveur de liens, pièce maîtresse du dispositif
    4. CrossRef : un « plus » pour l’OpenURL
    5. Des applications opérationnelles

Pour citer cet article

Dassa Michèle, Pierrat Marie-Josèphe, Lopez Uroz Adriana, Battisti Michèle, Boulier Serge, Cotte Dominique, Dalbin Sylvie, Giraud Odile, « Méthodes, techniques et outils », Documentaliste-Sciences de l'Information, 2/2008 (Vol. 45), p. 4-13.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2008-2-page-4.htm
DOI : 10.3917/docsi.452.0004


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