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Documentaliste-Sciences de l'Information

2008/3 (Vol. 45)

  • Pages : 94
  • DOI : 10.3917/docsi.453.0044
  • Éditeur : A.D.B.S.

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Le B. A. BA de la gestion de contenu

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Décryptage. Née à la fin des années quatre-vingt-dix, la gestion de contenu a des contours parfois encore flous. Globalement, elle désigne la méthodologie et les outils qui permettent d’optimiser l’organisation des contenus et des sites. Pour bien situer cette discipline dans le paysage numérique, Myriam Lalaude en présente les concepts de base, les enjeux pour les organisations, le périmètre fonctionnel et les fonctionnalités majeures. Suivez le guide !

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Au sens large, la gestion de contenu prend en charge les contenus numériques non structurés des organisations et couvre l’ensemble de leur cycle de vie. Née de la nécessité de gérer les sites Internet de façon industrielle, cette discipline s’est dotée d’outils techniques, les systèmes de gestion de contenu (SGC ou CMS, content management systems), apparus à la fin des années quatre-vingt-dix.

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Dans ce contexte, elle désigne plus spécifiquement la méthodologie et l’outillage nécessaires à la gestion des contenus non structurés et à leur restitution sur différents médias, dont le web. Les contenus sont gérés comme des composants et sont manipulés et réutilisés indépendamment de leur mise en forme.

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Par souci d’efficacité, toutes les grandes organisations administrent dorénavant leurs sites avec des CMS, pour répondre aux enjeux suivants :

  • optimiser la chaîne de production des contenus : production unique / restitutions multiples (chartes, canaux, profils, etc.), mutualisation, réutilisation des contenus ;

  • s’adapter à des chaînes de production complexes et multisites (plusieurs régions, plusieurs pays) ;

  • fiabiliser le cycle de vie des contenus : mise à jour, archivage, etc. ;

  • les publier en temps réel (dynamisme) ;

  • en optimiser l’accès (moteurs de recherche, newsletters, pushs, communication ciblée, etc.).

Périmètre fonctionnel

Domaines couverts

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La gestion de contenu couvre des besoins plus ou moins spécifiques, d’où certaines distinctions terminologiques.

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La gestion de contenu web (ou WCM, web content management) concerne les contenus non structurés devant être mis à jour rapidement (actualités, promotions, grilles tarifaires, etc.) sur un site. Elle permet également de répondre à des objectifs d’agrégation, de réutilisabilité, de personnalisation, de mise en forme des données, etc.

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La gestion des contenus multimédias (DAM, digital asset management) concerne le référentiel des données multimédias (logos, images relatives à une marque, images sur des produits, vidéos, enregistrements sonores, etc.).

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La gestion des contenus de l’entreprise (ECM, enterprise content management) répond à l’objectif ambitieux de gérer de façon unifiée l’ensemble des données des organisations (structurées, non structurées, multimédias, provenant d’applications diverses), mises ensuite à disposition sur un portail. Outre la problématique technique, l’enjeu réside dans une contrainte d’interopérabilité (les contenus doivent être reliés sémantiquement grâce à des métadonnées). Beaucoup d’entreprises énoncent comme une priorité la gestion de toutes leurs données. Dans la réalité, cela implique en amont un travail d’urbanisation et de refonte des données structurées et non structurées exploitées dans les systèmes d’information, un travail encore à peine entamé car coûteux.

À ne pas confondre avec…

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D’autres concepts sont proches de celui de gestion de contenu mais ils lui sont historiquement antérieurs. Ils s’en distinguent par le périmètre fonctionnel, les entités manipulées, les outils, etc.

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La gestion électronique de documents (GED) s’applique à la gestion du cycle de vie (création, modification, publication, diffusion, archivage, suivi des versions, etc.) d’un document électronique complet caractérisé par une fiche d’indexation. La GED diverge donc de la gestion de contenu notamment parce qu’elle manipule une entité plus large qu’un contenu et répond à de strictes contraintes réglementaires et d’archivage.

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Les portails répondent techniquement à la problématique d’intégration de plusieurs applications (messagerie, applications d’entreprise, etc.) accessibles par authentification unique. Les portails ne produisent ni ne gèrent de contenu ; ils l’affichent en fonction du profil des internautes.

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Les solutions de travail collaboratif sont plutôt dédiées à la gestion de projet (elles sont couplées à des outils de forum, d’agenda partagé, de messagerie). Elles permettent de générer et de gérer des contenus communs dans des bibliothèques de documents, dont la granularité et le niveau de caractérisation sont moindres qu’en gestion de contenu.

Principes de base de la gestion de contenu

Distinction fond / forme

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Les outils de gestion de contenu permettent aux contributeurs métier de se concentrer sur le fond (enregistré dans des formulaires de saisie), tandis que la mise en forme est placée sous la responsabilité des graphistes. Techniquement, la forme des contenus saisis est prise en charge par des gabarits (templates, en anglais), éléments de code associant des composants de contenu à une mise en forme graphique et respectant des règles de gestion différentes selon le type de page.

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Exemple : un article d’actualité est constitué d’un titre, d’un paragraphe et d’une image. Le gabarit de page d’accueil affichera le titre du dernier article publié sur le site, le gabarit des pages d’actualité affichera l’ensemble, avec l’image positionnée à droite du paragraphe.

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Cette distinction rend possibles :

  • la saisie par un plus grand nombre de contributeurs métier qui n’ont pas à connaître HTML ni à traiter la mise en forme ;

  • une homogénéité graphique des pages ;

  • la prise en compte des critères d’accessibilité ;

  • la diffusion des contenus sur différents canaux, selon des chartes graphiques diverses ;

  • la réutilisabilité et la mise à jour des contenus ;

  • la création de pages composites agrégeant des types de contenus divers ;

  • la syndication des contenus grâce à des flux RSS.

Structuration des contenus

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Les contenus (jusqu’alors non structurés) sont décomposés en unités élémentaires (composants), ce qui se traduit par des champs dans des formulaires de saisie référençant des objets gérés dans le référentiel. La structuration peut être de type fonctionnel (titres, paragraphes de texte, images, liens vers des fichiers ou des url) ou sémantique (ville, code postal, température de cuisson, effets secondaires, etc.). Ces objets obéissent à des règles de gestion et d’affichage précises.

Caractérisation des contenus

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Dans la mesure où l’enjeu est de réutiliser des composants élémentaires de contenu à plusieurs fins (mise à jour, push, génération de newsletter, moteur de recherche, etc.), il faut pouvoir y accéder facilement dans le référentiel. Il importe de leur affecter des métadonnées précises (thématiques, géographiques, selon le public cible, selon le type de contenu, etc.).

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Sur un plan organisationnel, les contributeurs doivent être sensibilisés aux problématiques de l’indexation de l’information.

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En terme de conception, une analyse poussée de l’architecture de l’information doit être menée pour organiser le référentiel.

Référentiel des contenus

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Ce référentiel constitue toute la valeur ajoutée d’un projet de gestion de contenu.

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L’ensemble des contenus manipulés dans un site (formulaires de saisie, métadonnées, ressources documentaires et multimédias, éléments de graphisme, etc.) y est organisé avec des modes de classement évolutifs et selon des facettes diverses (type de contenu, type de public, type de produit, sites géographiques, etc.). D’où l’importance que revêt l’architecture de l’information dans un tel projet. Le mode d’organisation le plus classique est la structure hiérarchique arborescente.

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Un projet sera réussi si le référentiel a été conçu pour évoluer en fonction des nouveaux besoins de l’organisation, si des processus ont été prévus pour qu’il soit « purgé » dans le temps, s’il peut prendre en compte des organisations complexes (multisites, multilinguisme), si les contributeurs peuvent se l’approprier simplement, si la recherche des contenus réutilisables est optimale. Techniquement, le référentiel est fondé sur une base de données.

Dynamisme

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Comme les contenus sont stockés en base de données, les pages HTML sont générées en temps réel en fonction de la mise à jour des informations ou des requêtes des internautes. Cependant, trop de dynamisme nuit aux performances des sites et il importe de clairement identifier les cycles de vie des contenus selon qu’ils sont vifs (nécessitant un dynamisme), pérennes (pouvant être traités comme des pages statiques), mis à jour à périodicité variable, etc.

Les fonctionnalités des outils de gestion de contenu

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Les CMS sont dédiés à la gestion d’un référentiel de contenu, à la mise à disposition d’une interface de saisie et d’un workflow éditorial (back office) et à la publication de pages web (front office). Toute autre fonctionnalité nécessaire au bon fonctionnement des sites (moteur de recherche, outil collaboratif, GED, etc.) est hors périmètre. Le schéma ci-dessous illustre les fonctionnalités natives d’un CMS.

L’administration du back office

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Elle concerne la gestion des droits des contributeurs selon leur statut (par défaut, auteur, valideur, publicateur, administrateur). Si l’organisation implique une chaîne de publication plus complexe, des droits complémentaires pourront être ajoutés. Dans tous les cas, les droits doivent pouvoir être affectés finement selon les parties du référentiel.

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Les accès en front office sont gérés différemment par l’intermédiaire de l’annuaire de l’organisation.

Le module de contribution

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Ce module recouvre plusieurs éléments fonctionnels.

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Les formulaires de saisie. Par défaut, un CMS offre les formulaires de saisie les plus fréquents (page de lien, page d’article court, dossier, etc.) permettant les manipulations les plus courantes :

  • champs d’insertion de lien vers une page du site, vers une page externe, vers un fichier attaché, une image, une vidéo, etc. ;

  • champs de métadonnées : date de rédaction, date d’archivage, auteur, mots clés, titre, sous-titre, etc.

L’éditeur HTML simplifié. Inclus dans les champs de texte, il autorise certaines mises en forme (gras, italique, tabulation, etc.). Mais il est fortement recommandé de « brider » les fonctionnalités de ce type d’éditeur qui permet potentiellement d’insérer des balises HTML, des liens vers des fichiers, des tableaux : les balises intempestives peuvent nuire à la mise en page et à la charte graphique et les liens insérés hors champs, dans une zone libre, induisent des risques de brisure de liens, de non-respect du droit des images, etc.

Les fonctionnalités natives d’un CMS
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Le moteur de recherche. Distinct du moteur de recherche front office, il permet aux contributeurs de retrouver leurs formulaires de saisie en vue de les mettre à jour, ou de constituer des pages composites (construites à l’aide de plusieurs formulaires).

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La gestion des objets multimédias. Les formulaires de saisie font référence à des objets également gérés dans le référentiel global, d’où l’importance du module de gestion des contenus multimédias (DAM), qui répertorie l’ensemble des images, vidéos, enregistrements sonores de l’organisation. Cette base est gérée par des profils spécifiques qui caractérisent les objets avec des métadonnées particulières, vérifient les droits associés aux images, garantissent le respect des formats, etc. Le contributeur doit pouvoir accéder facilement aux objets multimédias, les visualiser et les sélectionner.

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La saisie collaborative. Les CMS respectent les principes de base en vigueur dans les outils de GED concernant les autorisations en écriture. Ainsi, un fichier en cours de mise à jour par un contributeur n’est pas accessible à un autre qui aurait pourtant les droits sur le même répertoire (on dit qu’il est verrouillé, locked en anglais). Il reste possible de créer et de gérer des versions différentes, encore que cette fonctionnalité soit beaucoup plus restreinte dans un CMS que dans un outil de GED.

Le workflow éditorial

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La gestion de contenu impose que soient très clairement identifiés les droits et responsabilités des contributeurs et défini le cycle de vie des contenus. Ceux-ci, en effet, passent successivement par différents états : brouillon, en validation, rejeté, validé, publié, archivé. Ces états sont intimement liés au statut du contributeur : après rédaction, les contenus sont soumis à validation avant d’être publiés sur le site. Le workflow, ou système de gestion des processus de publication, permet d’automatiser cette chaîne éditoriale.

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Sur un plan fonctionnel, cela se traduit par l’existence d’un bureau de tâches (couplé à la messagerie) sur lequel chaque contributeur peut visualiser l’état de ses contenus et les commentaires ajoutés par les valideurs.

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Il est possible de perfectionner le workflow par défaut, en développant des niveaux de validation plus complexes (en parallèle, en séquentiel). Mais trop de complexité peut nuire à la réactivité de la production des contenus et induit des surcharges de développement parfois non négligeables. Sous-jacent au workflow éditorial, la mise en place d’un outil de gestion de contenu induit la définition d’une organisation précise (rôles, tâches des acteurs) qui peut nécessiter des adaptations et doit être accompagnée.

Le module de publication

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Il permet la sélection et la restitution des contenus dans une forme donnée et sur un média donné. La sélection correspond à la prise en compte de règles implémentées dans le CMS (par exemple, on n’affiche que les cinq dernières actualités en page d’accueil). Cela suppose qu’ait été très clairement défini le cycle de vie des contenus. La restitution concerne la mise en forme des contenus selon les gabarits définis, mais également l’application des règles spécifiques au dynamisme.

L’offre du marché

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Il existe de nombreuses solutions de gestion de contenu sur le marché, l’offre distinguant les éditeurs propriétaires des solutions open source. Les solutions propriétaires relèvent soit d’éditeurs traditionnellement reconnus dans la GED (Documentum d’EMC, Filenet, Livelink, etc.), soit d’acteurs directement spécialisés dans la gestion de contenu, tels Tridion R5 (Tridion), Content management Server (Microsoft), TeamSite (Interwoven). On note depuis plusieurs années une politique de rachat des éditeurs entre eux qui permet d’enrichir la palette des fonctionnalités disponibles.

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Depuis 2000, des CMS appartenant au monde du « libre » (ou open source) sont disponibles. Les plus fréquemment cités sont, entre autres, Mambo, Joomla, Zope, Typo3, SPIP, Open CMS, eZ publish, etc. Ils sont essentiellement exploités dans les services publics et la presse. Ils se distinguent les uns des autres par leur périmètre fonctionnel et leur complexité de mise en œuvre : certains sont prêts à l’emploi, d’autres constituent plutôt un environnement de développement modulaire.

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Le choix des solutions dépend de nombreux paramètres : existant technologique, contraintes d’architecture, contraintes budgétaires, besoins fonctionnels, nature du projet, support et services proposés par l’éditeur ou la communauté, références, ressources internes, etc.

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Bien au-delà des problématiques techniques, la réussite d’un projet de gestion de contenu passe par la prise en compte des changements organisationnels engendrés : une organisation éditoriale, voire des rôles nouveaux, doivent être définis.

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Dans la phase de mise en place du projet, une grande importance doit être accordée à l’audit amont des besoins et des contenus et à la phase de conception ; en effet, les outils ne présentent bien souvent que des fonctionnalités standards qui doivent être adaptées selon les besoins précis des organisations. À cet égard, on ne peut faire l’économie de recourir, systématiquement, à des professionnels de l’information, sensibilisés aux problématiques d’architecture de l’information, de classification et de qualification des contenus.

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En l’absence de claire définition de besoin, il convient de prévoir des modes de développement interactifs, permettant aux commanditaires (maîtres d’ouvrage) d’affiner et d’ajuster leur expression de besoins.

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Enfin, la gestion de contenu ne s’arrête pas à la phase de projet, la courbe d’effort doit se maintenir durant toute la vie du site pour ce qui concerne la maintenance et la mise en œuvre d’évolutions.

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Myriam Lalaude

Les sept familles d’acteurs en jeu

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Décryptage. Les dénominations sont parfois fluctuantes, les compétences requises peuvent varier d’une organisation à l’autre, mais sept grandes familles majeures émergent dans l’univers de la gestion de contenu. Isabelle Gautheron les présente une à une, des différents concepteurs du site à l’utilisateur-contributeur, et les situe dans les référentiels métiers et le monde de la formation.

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Le périmètre des compétences étant large, les appellations de métiers dans l’univers de la gestion de contenu sont variables et parfois hermétiques pour des non-initiés. Levons le voile et découvrons une typologie indicative de sept catégories d’acteurs.

Au cœur des métiers de la gestion de contenu

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1. Au cœur du dispositif se trouve l’administrateur fonctionnel [1][1] Ce métier peut connaître des appellations diverses :... de la plateforme, encore parfois appelé webmestre. Il assure le pilotage fonctionnel, la gestion des droits d’accès, l’animation du réseau des contributeurs, la coordination des partenaires. Il est appuyé, en particulier en phase de projet, par le consultant web ou chef de projet. Celui-ci intervient en qualité d’assistant à maîtrise d’ouvrage au sein de cabinets de conseil en informatique ou chez un éditeur commercial de progiciels. Il maîtrise la gestion de projet et la communication. Il connaît bien les applications mais n’a pas d’expertise technique forte. Lorsqu’elle n’est pas externalisée, cette fonction est portée par un chef de projet interne.

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2. Le concepteur web ou ingénieur d’études et de développement gère les aspects techniques. Il rédige des spécifications, conçoit les programmes et les interfaces. Il connaît les environnements de développement, les langages de programmation et les applications web. Associé au concepteur, l’intégrateur web assemble les différents contenus, s’efforce de les rendre compatibles et les intègre sur la plateforme.

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3. Les communautés représentent une catégorie singulière et incontournable d’acteurs propres à l’univers de l’open source. Elles fonctionnent sur un principe de partage de savoirs et de bonnes pratiques utiles pour le développement des applications et l’administration fonctionnelle. Chaque communauté est animée par une équipe de développeurs, la « core team », qui assure sa vitalité. Pour les logiciels propriétaires, les clubs d’utilisateurs assurent cette même fonction de partage de bonnes pratiques.

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4. Le directeur artistique et ses graphistes conçoivent, pour des agences, des cabinets conseil ou des éditeurs, l’image graphique et l’interface de la plateforme ; ils traduisent visuellement les principes d’ergonomie et d’accessibilité.

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5. Le responsable éditorial est un spécialiste de la communication sur le web. Garant de la qualité et de la cohérence des formes et des contenus, il peut faire externaliser la production de contenus en recourant aux services d’agences spécialisées.

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6. Les référenceurs, trafic managers ou chefs de projet SEO (search engine optimization), ont pour mission d’accroître la visibilité des sites par un référencement optimal des contenus par l’intermédiaire des moteurs de recherche.

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7. Enfin, les contributeurs eux-mêmes sont des acteurs à part entière. Formés par l’animateur de la plateforme, ils auront acquis une bonne pratique d’utilisation du CMS et des modes de publication. Aucune compétence technique n’est requise à leur niveau.

Compétences multiples, communication et management à l’honneur

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Les métiers de la gestion de contenu sont référencés dans le Répertoire opérationnel des métiers et des emplois (ROME) [2][2] On consultera avec profit les différentes fiches métiers..., la « bible » des métiers conçue par l’ANPE, sous trois grandes catégories : parmi les métiers de la communication et du web éditorial, dans ceux de l’ingénierie documentaire et enfin autour des métiers de l’informatique, du développement web et de la conception graphique. Les métiers du référencement sont encore inconnus du ROME, au grand dam des professionnels de ce secteur d’emploi pourtant très actif [3][3] À consulter sur www. emploi-abondance. com. Le SEO....

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Les savoir-faire clés de l’administrateur d’une plateforme relèvent de la communication et des capacités d’animation. Les compétences de management sont aussi cruciales : tout l’art de l’administrateur consiste à mettre en œuvre une gestion de projet adaptée puis à animer de façon efficace des réseaux de contributeurs. Cette activité requiert une expérience solide de gestion de projet.

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Ces compétences s’apparentent aux domaines « Communication » et « Management » de l’Euro­référentiel des compétences[4][4] Euroréférentiel I&D. Volume 1 – Compétences et aptitudes... publié par l’ADBS. Les savoirs techniques (le domaine « Technologies » de l’Euroréférentiel) s’avèrent secondaires. L’administrateur fait appel aux experts pour le développement informatique et graphique. Il en va de même pour les compétences du domaine « Information » (notre cœur de métier), considérées comme secondaires par les administrateurs de CMS alors qu’elles sont centrales pour les administrateurs de systèmes d’information documentaire. À ce titre, les formations d’ingénierie documentaire semblent plutôt bien préparer les futurs professionnels tant à la conduite de projet qu’à l’administration fonctionnelle des outils.

Formation à la gestion de contenu et perspectives d’emploi

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En effet, depuis plusieurs années, les formations en documentation intègrent la gestion de contenu dans leurs enseignements. Les étudiants du master « Gestion de l’information » de Paris 8 [5][5] Master « Gestion de l’information et du document »..., administrateurs de blog et utilisateurs du CMS Moodle, sont initiés aux fonctionnalités de l’administration sous SPIP. Depuis 2003, les étudiants du master « Archives et images » de Toulouse Le Mirail [6][6] Master « Archives et image » de l’université Toulouse... suivent près de quatre-vingts heures de formation à l’administration de CMS et au web dynamique.

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Pour Bernard Pellefigue, enseignant et coordonnateur de ce master, ces formations « orientées gestion de projet ont pour objectif pédagogique d’initier les étudiants à la conception et à l’administration de plateformes sans pour autant viser l’expertise ». Annette Cattenat, responsable du master de Paris 8, pose le même préalable : « Il ne s’agit pas d’empiéter sur le « territoire » des métiers de l’informatique mais plutôt de favoriser le dialogue entre métiers, en mettant l’accent sur la structuration des données pour aller vers les outils. »

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On peut regretter que les formations initiales communiquent peu sur cette compétence qu’elles ont su développer pour renforcer l’employabilité des diplômés. Une opportunité que l’ADBS a su saisir en organisant de nombreuses manifestations avec les acteurs du domaine et en donnant accès aux offres du marché par le biais des services développés pour les adhérents, comme la toute nouvelle « base emploi ».

Portrait. Juliane Casier : chef de projet et administratrice de plateforme au sein d’un établissement public

Ingénieure en géologie, Juliane Casier choisit en 2006 de suivre un programme de master d’ingénierie du document numérique à Toulouse 2. Depuis 2007, elle est chef de projet d’une application de gestion de contenu développée sur Typo3 pour la Cité de l’eau.

Selon Juliane, les compétences techniques requises relèvent avant tout d’une solide expérience d’utilisation d’une plateforme et d’une bonne culture technique. En participant à la communauté open source, le chef de projet assure la surveillance des développements et le partage des bonnes pratiques. Mais cette fonction ne requiert aucune expertise technique complémentaire, qualité dévolue aux concepteurs et développeurs avec lesquels le chef de projet travaille en bonne intelligence. Incontournable, cette intelligence relationnelle confère sa légitimité au chef de projet. Comprendre et s’adapter aux modes de fonctionnement de chacun des acteurs est essentiel. Aux qualités d’écoute s’ajoutent celle de négociation, indispensable pour assurer une coordination efficace entre acteurs.

Les compétences documentaires ne sont pas perçues comme essentielles dans l’exercice d’une fonction qui nécessite avant tout de « sortir du cadre », d’être au plus près des contributeurs et en interrelation constante avec les différents acteurs et projets de l’entreprise.

juliane. casier@ siaap. fr

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Isabelle Gautheron

Au rayon des logiciels : une offre foisonnante

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Panorama. Comment se retrouver parmi les nombreux outils de gestion de contenu ? Comment situer les différentes solutions et déterminer leur valeur ajoutée ? Patrice Bertrand nous propose une grille de lecture afin de mieux saisir l’étendue de l’offre.

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Il y a de nombreuses manières de catégoriser les outils de gestion de contenu, et nous ne pourrons les évoquer toutes. Souvent, les frontières peuvent être floues, et un même outil peut avoir plusieurs finalités. On peut clairement dire si un outil est PHP ou bien Java mais, si l’on parle de son aptitude à gérer des documents, le classement n’est pas aussi tranché. Bien entendu, logiques de classement et démarches de choix d’outils sont très liées, puisque les critères de rangement sont aussi des critères de choix.

L’environnement technique

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On peut classer les solutions de gestion de contenus par grandes familles technologiques, et c’est souvent un des premiers critères de sélection. Beaucoup d’entreprises ou organisations ont un environnement de prédilection, voire de vraies contraintes en production. On distinguera alors la famille PHP, la famille Java, et la famille. Net, cette dernière étant assez réduite en matière de gestion de contenu. PHP est l’environnement privilégié des produits open source, et donc des produits d’animation de communautés : forums, wikis, blogs, etc. Java est l’environnement préféré des grandes entreprises, et donc des grands éditeurs traditionnels. L’environnement Java est objectivement plus performant, mais il bénéficie d’une offre moins riche. On peut mentionner aussi les environnements plus minoritaires, tels que Python (Zope) ou Perl, qui sont en perte de vitesse en matière de gestion de contenu.

Libre versus propriétaire

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On peut aussi distinguer les outils libres, open source, des outils propriétaires. Les premiers sont particulièrement vivaces et matures dans le domaine de la gestion de contenu, qu’ils ont commencé à investir dès 2000. À tel point que, ces dernières années, les outils propriétaires de bas et milieu de gamme ont été pratiquement éliminés du marché et que ceux qui restent ont une pérennité incertaine. Aujourd’hui, de nombreux cahiers des charges exigent des solutions open source, dans le secteur public mais aussi de plus en plus dans le privé. À noter que, au sein de cette famille, on peut distinguer les produits d’origine purement communautaire (Spip, Joomla, Drupal, Typo3) et les produits d’éditeurs (eZ publish, Liferay, Jahia). Les premiers peuvent bénéficier d’une forte dynamique et de nombreuses extensions, les seconds disposent d’un meilleur packaging et d’un support professionnel qui plaira aux directions informatiques.

Pur CMS, ou bien portail ?

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Certaines entreprises sont à la recherche d’un outil qui permettra d’agréger plusieurs sources d’informations pour former des pages tableaux de bord personnalisées. C’est un besoin usuel dans le contexte des intranets d’entreprise, qui réunissent contenus, bases de connaissances et informations issues d’applications métier. Il existe des produits particulièrement focalisés sur l’exploitation de portails (Liferay, UPortal), mais certains outils peuvent réunir portail et gestion de contenu dans un même ensemble (Jahia, Typo3), ce qui est sensiblement plus facile à déployer et à administrer. À défaut, on sera amené à intégrer un outil de pur portail avec un outil CMS, ce qui est toujours laborieux. Dans le monde Java, il existe une spécification commune en la matière, la « JSR168 », à laquelle se conforment tous les produits, qu’ils soient proposés par les grands éditeurs (IBM Web­sphere Portal, BEA, etc.) ou bien open source (Jetspeed-2, par exemple). Notons qu’un mouvement est amorcé en direction des portails « côté client », en réalisant l’intégration des informations au moyen de gadgets, sur le navigateur et non sur le serveur.

Ez publish : un produit d’étideur qui a actuellement le vent en poupe

Outil simple ou complexe ?

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Qui choisirait le complexe quand on peut avoir le simple ? Pourtant, l’étendue des possibilités va toujours de pair avec une certaine complexité. Il existe donc des outils qui pourront tout faire, mais demanderont un véritable apprentissage, et des outils plus limités, mais plus faciles à déployer. L’outil le plus puissant n’est pas toujours le plus adapté mais, dans ce choix délicat, il faut se préserver une bonne marge de progression. Par exemple, des outils tels que Spip ou Joomla sont toujours très appréciés, notamment dans le monde associatif, pour leur extrême facilité de déploiement et d’utilisation, mais les sites de médias ou les intranets plus sophistiqués auront besoin d’outils plus élaborés, capables de gérer des contenus structurés, de la catégorisation et du multipositionnement, comme eZ publish, par exemple.

E-CMS ou bien W-CMS ?

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On parle de Web CMS, ou W-CMS, pour un outil dont la vocation est de gérer un site web quels que soient sa complexité ou son envergure. À l’opposé, on parle de Enterprise CMS, ou E-CMS, lorsqu’il s’agit de gérer les contenus de l’entreprise dans leur globalité, indépendamment de la finalité d’un site particulier. Dans ce dernier cas, on inclut le plus souvent les contenus documentaires, tandis que le W-CMS se concentre sur les contenus textes, images et objets média.

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Il faut souligner que l’E-CMS n’est approprié que lorsqu’on se place vraiment dans la démarche de construction d’un référentiel réunissant presque tous les contenus de l’entreprise. On s’appuiera ensuite sur ce référentiel pour définir différentes publications, en ligne, imprimées ou diffusées sur d’autres supports. La démarche E-CMS est donc un choix stratégique, en amont du choix de solution.

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À l’inverse, un site de 100 000 pages, multilingue et hautement communautaire, sera souvent mieux géré par un outil W-CMS. Il y a quelques années, on a vu beaucoup de grandes entreprises choisir un des plus grands E-CMS pour construire leur site corporate, sur la logique du « Nous sommes grands, il nous faut un grand outil ». La plupart en sont revenus. Dans beaucoup de cas, le site de l’entreprise brasse en réalité, sous le contrôle de la communication, des contenus spécifiques qui ne gagnent pas à être réunis avec les contenus à vocation plus métier ou gestion de la connaissance.

Contenus et documents

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On peut considérer que les documents, fichiers bureautiques ou autres, sont des contenus. Les outils de gestion de contenu permettent tous de manipuler des documents, au minimum d’attacher un fichier à un contenu, mais ils ont des capacités très variables pour ce qui concerne la vraie gestion documentaire. Certains offrent une véritable médiathèque, avec des fonctionnalités de gestion sur les documents : versionning, workflow, habilitations, gestion des métadonnées et, bien sûr, recherche.

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Mais une des exigences de la GED est de modifier un document avec son application associée (traitement de texte, par exemple) et de le sauvegarder aussi simplement que sur un simple serveur de fichier. Pour autoriser cela, l’outil doit supporter des interfaces d’accès aux fichiers telles que Webdav ou CIFS. C’est le cas d’outils tels que Jahia ou bien eZ publish. Mais ils ne sont pas au niveau de produits comme Alfresco ou Nuxeo, des solutions particulièrement puissantes sur la GED, mais limitées sur les contenus web. De sorte qu’il est difficile aujourd’hui de bien couvrir l’ensemble des besoins avec un outil unique.

Outils spécialisés, outils généralistes

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Certains outils adoptent un positionnement de niche et excellent sur des fonctionnalités spécifiques.

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Avec la montée en puissance de l’approche communautaire dans les sites, il est courant que l’on ait à intégrer dans un site des modules de blog, de wiki ou de forum. Les outils de gestion de contenu les plus flexibles le permettent. Une question se pose alors : faut-il utiliser le même outil pour l’ensemble du site, avec un bénéfice en termes de simplicité et d’uniformité, ou intégrer différents outils, chacun étant le meilleur dans son domaine, comme Wordpress, B2Evolution ou Typepad pour les blogs, Mediawiki, ou bien encore PHP-BB pour les forums ?

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Cette deuxième solution est en général notre recommandation. Bien entendu, cette approche implique un petit effort d’intégration des produits, tant sur le plan graphique que sur l’identification unique des visiteurs.

TYPO3 : un logiciel qui dispose de l’appui d’une large communauté
Pour en savoir plus

La société Smile publie régulièrement des livres blancs téléchargeables sur son site (www. smile. fr/ publications. Parmi eux :

  • Les portails open source

  • Choisir un CMS

  • La GED open source

  • Les CMS open source

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Patrice Bertrand

Focus. Libre ou propriétaire : comprendre l’alternative

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Guide. Dans le domaine de la gestion de contenu, les solutions open source ou libres ont atteint un degré de maturité qui offre désormais une alternative viable et fiable aux solutions propriétaires. Comment les utiliser et qu’en attendre exactement ?

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LES GRANDS PRINCIPES. Le logiciel libre répond aux quatre critères édictés par la Free Software Foundation (Richard Stallman) :

  • liberté d’exécuter un programme pour tous types d’usages ;

  • liberté d’accéder au code source, de l’étudier, de l’adapter ;

  • liberté de distribuer des copies d’un programme, modifié ou non, gratuitement ou non ;

  • liberté d’améliorer un programme et de publier ces améliorations.

En 1997, les critères de définition des logiciels libres ont été précisés en dix points, dans le cadre de l’Open Source Initiative ou OSI (www. opensource. org).

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TYPOLOGIE DES LICENCES. Il existe plusieurs types de licences pour logiciels libres qui en précisent les conditions d’utilisation.

  • La licence BSD (Berkeley Software Distribution), non restrictive, concerne l’utilisation de tout ou partie de programme.

  • La licence GPL (General Public Licence), la plus courante, fut longtemps considérée comme inconciliable avec le droit français avant d’être jugée applicable en mars 2007 par le TGI de Paris. Seules certaines licences, dont la liste est publiée par la Free Software Foundation, sont compatibles avec la GPL.

  • La licence Creative Commons ne concerne pas uniquement les logiciels et vise à protéger la liberté des auteurs quant à l’utilisation de leur œuvre.

  • La licence CeCILL (CEA, CNRS, INRIA Logiciels Libres) définit les principes d’utilisation et de diffusion en conformité avec le droit français en reprenant les principes de la licence GPL.

LES SPÉCIFICITÉS D’UN PROJET OPEN SOURCE. Les solutions libres drainent des communautés importantes de développeurs et d’utilisateurs, ce qui réduit la durée des cycles de développement et d’évolution des produits.

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Mais la spécificité principale d’un logiciel en open source est celle de la responsabilité et de l’engagement sur les résultats. Dans le cas d’un logiciel propriétaire, on s’inscrit dans une relation contractuelle entre le fournisseur et le client : obligation de bon fonctionnement, engagement sur les performances, vérification des résultats conditionnant le paiement des prestations. Dans un projet open source, surtout si la solution a été choisie a priori, la responsabilité repose entièrement sur les décisionnaires, le chef de projet et le groupe de travail qui l’entoure.

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La stratégie que l’on décide d’adopter en termes de reversement des développements et d’évolution du logiciel est également un point crucial. Trois grands cas de figure peuvent se présenter.

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Le projet en développement collaboratif. Les fonctions manquantes sont développées et reversées à la communauté. Dans ce cas, les risques se situent au niveau d’une dérive des coûts et délais, mais également d’un isolement si la communauté refuse d’intégrer les modifications. Pour prévenir ces risques, il faut d’une part avoir procédé, en amont, à une étude très sérieuse des fonctionnalités, de la vitalité de la communauté et de ses règles de contribution ; et d’autre part estimer le temps de développement puis contrôler le respect de cette estimation.

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Le projet « sur étagères ». Le logiciel est accepté tel quel, sans modifications. Dans ce type de projet, si un manque fonctionnel bloquant apparaît en cours ou à l’issue du projet, on risque une dérive budgétaire ou un retour arrière (et donc une perte de temps).

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Le projet d’intégration. Plusieurs logiciels open source sont associés sous une même interface graphique, ergonomique et fonctionnelle. Projets lourds et complexes, ils exigent une très bonne connaissance des logiciels de base, de leur interopérabilité, de la compatibilité de leurs licences, et ils requièrent des compétences informatiques poussées.

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LES POINTS DE VIGILANCE. Les contraintes à prendre en compte, lorsque l’on se lance dans un projet open source, concernent donc :

  • l’évolution du logiciel : elle ne dépend pas d’une personne morale contractuellement engagée mais d’une communauté ;

  • la multiplicité des intervenants possibles (communautés et prestataires) ;

  • l’impossibilité de se retourner vers un éditeur en cas de dérive des délais de mise en œuvre ou de dysfonctionnement bloquant, sauf dans le cas où la solution open source a été proposée par un prestataire dans son offre ;

  • et, de ce fait, une nécessité encore plus marquée de veiller à l’appropriation de la solution par les administrateurs et les utilisateurs afin qu’ils s’impliquent activement dans la vie du logiciel.

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Laurent Soual

Témoignage. « Touteleurope.fr : la gestion de contenu au service de l’actualité européenne »

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Anne Bescond est responsable du système de gestion de contenu du Centre d’information sur l’Europe. « Toute l’Europe en un clic », telle est la baseline du portail édité par le Centre d’information sur l’Europe. Depuis la définition du sujet jusqu’à sa mise en ligne grâce au système de gestion de contenu, Anne Bescond expose le programme de travail des différents contributeurs.

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La couverture de la présidence française de l’Union européenne, qui a débuté le 1er juillet dernier, figure au premier rang des priorités de 2008 du Centre d’information sur l’Europe (CIE). Mais c’est tout au long de l’année que l’équipe est mobilisée pour mettre en ligne, sur le site principal www. touteleurope. fr ainsi que sur le blog etoile.touteleurope.fr, des informations relatives aux activités de l’Union européenne.

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Au programme d’une journée de travail : identification des sujets à traiter, définition du mode de traitement de l’information recueillie, rédaction et mise en ligne, organisation de l’amélioration continue de la qualité du site, promotion de celui-ci.

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DES CONTENUS CHAUDS ET FROIDS. Le travail quotidien commence, comme pour tout site web, par le choix des sujets à traiter, qu’il s’agisse de contenus « chauds » ou « froids », et par la spécification du type de traitement qui leur sera appliqué : article, question-réponse, entretien, fiche pratique, fiche de projet, infographie, billet dans le blog de la rédaction, etc. Selon le type d’information et le mode de traitement, ce seront différentes compétences qui seront mobilisées.

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Pour une actualité liée à un événement « prévu », tel qu’un sommet européen au cours du semestre de présidence française du Conseil de l’UE, le rédacteur s’appuie sur le communiqué de presse officiel de la présidence pour rédiger un article, ou assiste à la conférence de presse. À l’occasion des grands débats, les intervenants peuvent être interviewés par les rédacteurs, les débats font l’objet de comptes rendus et les séances de live blogging qui se sont déroulées pendant les débats peuvent même être relatées sous forme de billets sur le blog eToile.

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La publication d’un ouvrage donne éventuellement lieu à la rédaction d’une note de lecture, accompagnée dans la mesure du possible d’une interview de l’auteur, sous forme écrite, audio ou vidéo.

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L’analyse de l’actualité vue par les autres sites web est assurée par un rédacteur chargé de la veille qui rédige un billet « revue du web » sur le blog eToile.

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Ce sont plutôt des compétences de type journalistique qui sont requises pour traiter ces contenus « chauds » : analyse, hiérarchisation, rapprochement de différentes informations susceptibles de constituer un dossier, qualités rédactionnelles.

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Les contenus « froids » sont l’autre composante du site : présentation des politiques communautaires, pédagogie sur le fonctionnement des institutions de l’UE, informations pratiques sur les droits et démarches liés à la citoyenneté européenne, exemples de projets réalisés en France sur des fonds communautaires, annuaire des réseaux d’information sur l’Europe en France, etc. La mise à jour de ces contenus est éventuellement planifiée, en fonction de la fréquence d’actualisation définie par le rédacteur en chef. Outre leurs qualités rédactionnelles, les rédacteurs mobilisent dans ce cas d’autres compétences : pédagogie, connaissances juridiques, travail d’enquête pour mettre à jour l’annuaire ou pour collecter, auprès des préfectures de région, des exemples de réalisations concrètes, etc.

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UNE MEILLEURE VISIBILITÉ SUR DAILYMOTION. La rédaction se fait en général directement sur l’outil de publication utilisé pour le site : le système de gestion de contenu (CMS) Typo3 pour Touteleurope.fr, le logiciel blog Dotclear pour eToile.

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Le rédacteur en chef ou le responsable de produits valident les contenus avant leur mise en ligne. En effet, si les orientations éditoriales et la cohérence de l’ensemble sont assurées par le rédacteur en chef, chaque rédacteur a la responsabilité d’un type de produit : revue de presse, fiches pratiques, analyse de sondage, revue du web, etc.

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Certains produits sont réalisés collectivement, telle la revue de presse quotidienne. Ainsi, trois rédacteurs parcourent la presse imprimée et en ligne et les portails d’informations puis définissent ensemble le sujet qui fera l’objet d’une synthèse rédactionnelle. Les trois rédacteurs saisissent simultanément dans Typo 3, puis l’un d’entre eux assure l’envoi aux abonnés en utilisant une plateforme d’e-mailing externe.

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D’autres produits sont réalisés par un seul rédacteur. Ainsi, lorsqu’un rédacteur effectue une interview vidéo, il assure lui-même l’ensemble de la chaîne de traitement : élaboration des questions, tournage de l’entretien, montage, mise en ligne sur Dailymotion, transcription du texte, rédaction de l’article sur Typo3 avec insertion du code html du player Dailymotion. C’est en 2007 que le CIE a choisi d’héberger ses vidéos sur Dailymotion afin d’assurer une meilleure visibilité à ses propres contenus. Et depuis mai 2008, le centre a signé une convention avec la plateforme d’hébergement et de partage de vidéos pour devenir éditeur official content, ce qui renforce la légitimité des vidéos de Touteleurope.fr et de eToile aux yeux des internautes.

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DES GABARITS PRÉDÉFINIS ET CONTEXTUELS. L’alimentation du site Touteleurope.fr sur Typo3 se fait en saisie « semi-libre » ou sur formulaires.

Carte d’identité : le Centre d’information sur l’Europe

Le CIE a été créé en 1992 par la Commission européenne et le Gouvernement français en tant que centre d’information, de documentation et de ressources ouvert au public, sous l’appellation « Sources d’Europe ».

En 2004, avec une équipe de dix salariés, le CIE s’est recentré sur l’Internet et la production de contenus multimédias.

En 2008, le centre s’est ouvert à différents partenaires publics et privés impliqués dans les questions européennes pour poursuivre ses missions :

  • informer les citoyens sur l’actualité européenne ;

  • décrypter de façon pédagogique le fonctionnement, les actions de l’Union européenne et l’impact de la construction européenne sur la vie quotidienne des citoyens ;

  • offrir au grand public un espace d’expression et de débat sur les questions européennes ;

  • faire connaître les droits liés à la citoyenneté européenne.

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Le rédacteur, dans certains cas, compose lui-même ses pages : il sélectionne d’abord l’un des gabarits prédéfinis selon le niveau d’arborescence dans lequel il souhaite publier puis insère des éléments de contenus à l’intérieur de sa page, grâce à un éditeur de texte WYSIWYG. La saisie du texte est libre, mais les styles sont toujours prédéfinis (titre 1, titre 2, liste à puces, encadrés, etc.).

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Plus fréquemment, la saisie se fait sous la forme de « contenus structurés » : le rédacteur doit remplir les champs d’un formulaire (date, titre, chapeau, contenu, illustration, thème, etc.) et la page sur le site est générée automatiquement à partir d’une requête dans la table de contenus structurés concernée. Ainsi, le contenu de l’onglet « Actualités » dans la sous-rubrique « Euro » sera généré à partir d’une extraction de la table « Articles » sur le champ « Thème ». L’affichage en mode liste utilisera les champs « Date », « Illustration », « Titre », « Chapeau » ; l’affichage en mode « Fiche » utilisera en plus le champ « Contenu ».

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WEBMARKETING. Le travail des rédacteurs sur la chaîne de traitement de l’information est complété par celui de l’administrateur des sites, qui occupe une fonction transversale. Il est chargé notamment de l’élaboration de procédures, du maintien de la cohérence ergonomique de la version actuelle, de l’évolution des gabarits, réalisés en interne lorsqu’il s’agit de modifications mineures ou externalisés lorsque de nouveaux besoins se manifestent.

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Enfin, des actions suivies en matière d’analyse d’audience et de webmarketing (achat de mots clés, campagne de bannières, échanges de liens, etc.) sont indispensables pour favoriser le développement du site.

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Outre le traitement de l’actualité, certains projets mobilisent toute l’équipe. Sont ainsi en préparation deux nouvelles plateformes de contenus destinées à des publics spécifiques et un dispositif d’information permettant de couvrir l’événement majeur de l’année 2009 : les élections au Parlement européen.

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Anne Bescond

Notes

[1]

Ce métier peut connaître des appellations diverses : chef de projet web (interne), webmaster ou webmestre, responsable multimédia, gestionnaire de site.

[2]

On consultera avec profit les différentes fiches métiers concernées par le domaine sur le ROME : www. anpe. fr/ espacecandidat/ romeligne (Références 32213, 32214, 32321 et 32341).

[3]

À consulter sur www. emploi-abondance. com. Le SEO Camp, association de référenceurs, œuvre pour la reconnaissance du métier (www. seo-camp. org).

[4]

Euroréférentiel I&D. Volume 1 – Compétences et aptitudes des professionnels européens de l’information-documentation, par l’European Council of Information Associations (ECIA). 2e édition. ADBS Éditions, 2004. Document consultable sur www. adbs. fr.

[5]

Master « Gestion de l’information et du document » de l’université Paris 8 : http:// hypermedia. univ-paris8. fr/ doc/ master. html.

[6]

Master « Archives et image » de l’université Toulouse 2 ; www. univ-tlse2. fr.

Résumé

English

Content management appeared at the end of the last century and its scope remains unclear. Overall, this includes both methods and tools to optimize content and site organization. To place this discipline in the electronic environment, we present the fundamental concepts, issues faced by organizations, functional limits and principal functionalities.

Español

La gestión de contenido, aparecida a finales del noventa, sigue con contornos todavía imprecisos. Globalmente, designa la metodología y las herramientas que permiten optimizar la organización de los contenidos y de los sitios. Para situar bien esta disciplina en el paisaje digital, presentación de los conceptos básicos, de las apuestas para las organizaciones, del perímetro funcional, y de las mayores funcionalidades.

Deutsch

Das Konzept des Contentmanagements ist Ende der neunziger Jahre entstanden, doch seine Umrisse sind teilweise noch unscharf. Im Allgemeinen bezeichnet es die Methodologie und Tools, welche es ermöglichen, die Organisation von Inhalten und Websites zu optimieren. Um diese Disziplin in der digitalen Umgebung zu definieren, nennt dieser Beitrag die grundlegenden Konzepte, die Herausforderungen für Unternehmen, die funktionelle Abdeckung und die wichtigsten Funktionen.

Plan de l'article

  1. Le B. A. BA de la gestion de contenu
    1. Périmètre fonctionnel
      1. Domaines couverts
      2. À ne pas confondre avec…
    2. Principes de base de la gestion de contenu
      1. Distinction fond / forme
      2. Structuration des contenus
      3. Caractérisation des contenus
      4. Référentiel des contenus
      5. Dynamisme
    3. Les fonctionnalités des outils de gestion de contenu
      1. L’administration du back office
      2. Le module de contribution
      3. Le workflow éditorial
      4. Le module de publication
    4. L’offre du marché
  2. Les sept familles d’acteurs en jeu
    1. Au cœur des métiers de la gestion de contenu
    2. Compétences multiples, communication et management à l’honneur
    3. Formation à la gestion de contenu et perspectives d’emploi
  3. Au rayon des logiciels : une offre foisonnante
    1. L’environnement technique
    2. Libre versus propriétaire
    3. Pur CMS, ou bien portail ?
    4. Outil simple ou complexe ?
    5. E-CMS ou bien W-CMS ?
    6. Contenus et documents
    7. Outils spécialisés, outils généralistes
  4. Focus. Libre ou propriétaire : comprendre l’alternative
  5. Témoignage. « Touteleurope.fr : la gestion de contenu au service de l’actualité européenne »

Pour citer cet article

Lalaude Myriam, Gautheron Isabelle, Bertrand Patrice, Soual Laurent, Bescond Anne, « Découvrir la gestion de contenu », Documentaliste-Sciences de l'Information 3/2008 (Vol. 45) , p. 44-55
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2008-3-page-44.htm.
DOI : 10.3917/docsi.453.0044.


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