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Documentaliste-Sciences de l'Information

2008/3 (Vol. 45)

  • Pages : 94
  • DOI : 10.3917/docsi.453.0056
  • Éditeur : A.D.B.S.

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Les étapes du projet : une aventure de longue haleine

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Repères. Si un projet de gestion de contenu se mène globalement comme n’importe quel projet informatique, il présente néanmoins quelques particularités qu’il convient de bien connaître. De l’identification du périmètre applicatif à la préparation du référencement et au suivi de la fréquentation, François Olléon détaille, étape par étape, le long cheminement d’un projet.

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Les projets de gestion de contenu mobilisent potentiellement un large groupe de personnes. Ils sont très souvent transversaux, multidisciplinaires et, de plus, ils font apparaître de nouvelles fonctions dans l’entreprise. Le webmestre d’antan, qui s’occupait de tout, voit aujourd’hui ses missions éparpillées entre de nombreux intervenants. Une des raisons de la mise en place d’un projet de gestion de contenu est peut-être justement de faire sauter le goulot d’étranglement de cette fonction. L’équipe de projet doit être constituée à l’aune de cette nouvelle organisation du travail : le comité de pilotage doit permettre de donner des consignes à tous les intervenants.

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Dans ses grandes lignes, la démarche de gestion de contenu reste similaire à tout autre projet informatique, tout en présentant quelques spécificités qui seront détaillées dans cet article.

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Tout va commencer par des questions d’ordre stratégique : à qui vais-je m’adresser, quel type de contenu est-ce que je veux présenter, qui va produire ces contenus et comment ?

Identification du périmètre

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La relation à établir entre rédacteurs et lecteurs peut prendre des formes très variées, et chacune d’elles induit une organisation et une solution technique très différentes.

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Si l’objectif est de permettre à une communauté d’utilisateurs d’accumuler un savoir facilement accessible et partageable, la bonne solution pourra être fondée sur un wiki. S’il s’agit plutôt de permettre à des experts de s’exprimer, on pensera à des solutions de type blog. Si l’on a besoin d’interpeller ces experts pour leur demander de l’aide, un forum fera mieux l’affaire. Pour créer un webzine, c’est-à-dire permettre à une équipe éditoriale restreinte de publier des articles d’un journal électronique, on utilisera un CMS (content management system).

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En général, on souhaite disposer d’un outil moderne pour mettre en place la partie institutionnelle du site internet d’une entreprise, ou la partie extranet de ce site qui va permettre à des internautes d’avoir accès à des bases de données internes ou à des fonctions métier (consulter son compte, payer en ligne, etc.). À chaque type de besoin va correspondre une organisation particulière : un « comité de rédaction », un type d’outil, peut-être des connexions à l’existant informatique de l’entreprise, avec des variantes importantes dans la démarche à adopter.

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La toute première étape d’un projet de gestion de contenu consiste donc à mettre d’accord tous les participants sur la définition du périmètre et sur le type de relations à instaurer entre producteurs et consommateurs de contenus. Cette étape peut être difficile quand l’intention initiale de « produire et partager du contenu » tient plus de la collection d’envies de bien faire plutôt que d’une analyse précise des modes de création et de diffusion à mettre en place. Cette situation est plus fréquente qu’on pourrait le croire ; la présentation des différents mécanismes possibles, par exemple au travers de quelques outils open source représentatifs de chacun de ces modes d’échanges, permet d’éclaircir rapidement la question.

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À la fin de cette phase, vous aurez rédigé une « expression du besoin fonctionnel » et, de préférence, vous disposerez d’une estimation des gains attendus : réduction des coûts, gains en qualité, élargissement de l’offre ou à défaut « vision stratégique ».

Cahier des charges, planning, budget et appel d’offre

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L’étape suivante consiste à transformer cette expression de besoins en cahier des charges permettant soit de lancer un appel d’offre pour trouver des produits logiciels et des prestataires qui seront chargés de la mise en œuvre, soit de mobiliser les ressources internes qui assureront cette mise en œuvre, soit, le plus souvent, une combinaison des deux. Les budgets, les plannings et la justification économique du projet seront détaillés. Cette phase s’achève par le choix d’un maître d’œuvre qui offre toutes les garanties de succès tout en ayant le meilleur rapport qualité prix.

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Commencent alors plusieurs types d’activités dont certaines peuvent d’ailleurs démarrer avant même que l’éventuel appel d’offre soit lancé.

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La nature du projet fait largement varier la liste de ces activités, mais on peut ici partir d’un cas un peu complexe qui va permettre d’illustrer la plupart d’entre elles. Supposons donc que le projet consiste à mettre en place le site web d’une entreprise, avec une partie institutionnelle classique relativement pérenne, une partie « actualité » qui sous-entend une mise à jour régulière au gré des orientations données par le service marketing, et un « espace client » extranet leur permettant de consulter des informations sur leur dossier, de déposer des demandes d’information et de payer des factures.

À lire en ligne

Charte graphique et story-board

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En début de projet, on s’intéresse à la charte graphique du site ainsi qu’à l’organisation de la navigation en son sein, le story-board. D’un point de vue technique, en effet, toute la conception puis les développements en dépendront. Mais, plus fondamentalement, le story-board et la charte vont traduire une partie essentielle des objectifs stratégiques à atteindre avec votre site ; il est donc important de les préciser le plus tôt possible.

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C’est particulièrement vrai des parties institutionnelles des sites, pour lesquelles la présentation compte autant que le contenu. Si vous souhaitez promouvoir un type particulier d’information ou de service, le moyen d’accès doit être évident pour l’internaute, et le chemin à suivre le plus court possible (localisation sur les pages, nombre de clics). En pratique, il faudra jouer sur l’aspect visuel, sur la structuration des données et sur le cheminement dans les liens. De même, la présentation en elle-même véhicule de nombreux messages : illustrations, couleurs dominantes, choix des polices et des tailles de caractères.

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À la fin de cette phase, vous connaissez l’aspect graphique du futur site, ainsi que la logique de navigation. Les deux sont techniquement traduits dans des gabarits et des composants. Les gabarits (templates) constituent les squelettes des pages, dans lesquels viendront se loger des contenus textuels ou iconographiques. Les composants sont des fragments d’interfaces avec pour chacun une présentation, un fonctionnement interne et des fonctions d’administration.

Organisation des contenus et de leur production

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Le story-board fait aussi apparaître le rubriquage des contenus : c’est l’analyse des besoins des internautes qui doit déterminer cette organisation. Mais il faut noter que la structuration interne de la base, plutôt guidée par la recherche de l’efficacité de la production des contenus, peut être complètement différente. Le site peut, par exemple, être structuré par ligne de produits (pour le grand public, pour les professionnels) et le référentiel de contenus par service producteur (marketing, vente, SAV), chacun des services intervenant pour toutes les lignes de produits.

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Cette séparation entre présentation externe et production interne est précisément ce que l’on cherche avec les CMS. Ces outils ont en effet entre autres vocations d’industrialiser la production des contenus, en ne demandant à chaque intervenant que ce dont il est vraiment responsable : les auteurs rédigent, les spécialistes multimédias fabriquent les fichiers image, son ou vidéo, les spécialistes de la rédaction pour le web vérifient l’homogénéité du style d’écriture et l’efficacité du contenu pour le référencement, les graphistes font évoluer la charte graphique, les chefs de rubrique valident et autorisent la mise en ligne, les administrateurs du référentiel administrent, et toutes ces personnes interviennent en suivant des procédures souvent contrôlées par des outils de workflow.

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Pendant cette phase, le travail consiste donc à définir les différents postes de travail (tâches à accomplir, responsabilités endossées, compétences nécessaires), à écrire les procédures et à structurer les contenus pour atteindre les objectifs d’efficacité et d’industrialisation.

Couplage aux systèmes internes

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Une partie des contenus peut exister avant que le projet soit mis en place, par exemple pour des extranets qui donnent accès à des informations de gestion de l’entreprise (l’espace client leur permettant de consulter leur dossier), et plus généralement s’il s’agit de mettre en ligne des bases de données préexistantes.

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Dans la plupart des cas, on évite de modifier les systèmes existants et on se contente de mettre en place des extractions ou des « vues » pour consulter les données. Même ainsi, cette partie des sites peut devenir la plus coûteuse à réaliser, parce qu’elle fait forcément l’objet de développements spécifiques. Si, en outre, on souhaite donner la possibilité aux internautes d’agir directement sur les systèmes internes (par le biais de formulaires électroniques permettant des mises à jour, par exemple), les coûts peuvent devenir prohibitifs.

Paramétrage et développement

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Pendant cette phase, les informaticiens construisent le futur système. Comme il s’agit d’un système en technologie internet, et que ces projets s’appuient majoritairement sur des logiciels déjà en grande partie opérationnels, les développeurs doivent pouvoir vous donner assez tôt l’accès au site en cours de construction. Vous pouvez ainsi réduire l’habituel « effet tunnel » et planifier des cycles plus rapides de conception et de validation.

Validation du système

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Dans l’idéal, le travail de validation du système commence dès la phase de définition du besoin. En effet, rédiger un « cahier de recettes », c’est-à-dire une suite de fiches dans lesquelles on décrit une suite d’actions que l’on va réaliser avec le système et les résultats attendus, est une autre manière de décrire les attentes fonctionnelles. C’est d’ailleurs la réussite de ces tests qui permettra au maître d’ouvrage de valider ou non le système.

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Les logiciels ouverts sur l’internet comportent quelques particularités : contrairement aux projets internes aux entreprises, on n’a quasiment aucun contrôle sur l’utilisateur final, ni sur son comportement, ni sur son poste de travail. Il faut donc veiller à une large couverture des cas de test, en utilisant notamment les deux ou trois dernières versions majeures des navigateurs les plus courants, surtout si des technologies comme Java, Flash ou Ajax sont utilisées. Cette multiplication des tests peut coûter cher et l’utilisation d’un outil d’automatisation, quand elle est possible, est une bonne idée.

Se faire aider : à quoi sert l’assistance à maîtrise d’ouvrage ?

Au cœur de tout projet informatique qui se respecte se trouve un couple d’acteurs incontournable. Le maître d’ouvrage (MOA) définit le besoin : c’est le « client ». Le maître d’œuvre (MOE) est celui qui réalise : c’est le « fournisseur ».

Réussir le projet tient autant au travail du maître d’œuvre qu’à celui du maître d’ouvrage : le premier est responsable de la qualité du logiciel et des produits annexes qu’il va livrer, le second de la qualité de l’environnement organisationnel et éventuellement technique dans lequel le système va s’intégrer. Les deux partagent la responsabilité de la bonne compréhension des objectifs du système et des contraintes à respecter.

Le maître d’œuvre est un professionnel de la conduite de projet dans le domaine pour lequel on a fait appel à lui. Ce n’est pas souvent le cas du maître d’ouvrage, pour lequel le projet sera une expérience unique. De nombreuses tâches lui échoient, pour lesquelles il n’a que peu de compétences : expression des besoins, choix des fournisseurs, suivi et validation de leur production, définition des nouvelles procédures de travail, accompagnement du changement, etc.

Pour que le maître d’ouvrage ne soit pas le « maillon faible » du projet, il peut se faire aider par un assistant qui apportera essentiellement l’expérience de conduite de ces projets : connaissance des possibilités offertes par le marché, des intervenants (éditeurs, intégrateurs, prestataires), de ce qui se fait ailleurs, des budgets et plannings habituels, du jargon, des chausse-trappes courantes.

L’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO) est ainsi un expert, un organisateur et un médiateur. Il fait gagner un temps précieux, évite les dérives, et réduit les conflits.

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Même ainsi, vous ne pourrez éviter toutes les surprises, et il faut prévoir la mise en place de formulaires permettant aux internautes de signaler les difficultés qu’ils rencontrent, et surtout un moyen de réagir rapidement (contrats de maintenance avec engagement de délais).

Mise en œuvre et préparation de l’exploitation du système

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Pour que le nouveau système soit opérationnel dans de bonnes conditions, toute une série de tâches doivent être accomplies : la formation des utilisateurs, la mise en place des plateformes techniques de test, de formation et d’exploitation, ou la définition des procédures d’exploitation.

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Comme pour la validation du système, il y aura quelques contraintes spécifiques liées à l’ouverture sur Internet, en particulier pour ce qui concerne le fonctionnement en vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept. Peu d’entreprises disposant d’un service informatique avec présence continue ou astreintes, il leur faudra donc faire appel à un prestataire hébergeur externe. C’est ainsi un nouveau prestataire et donc un nouveau contrat à mettre en place, pour lequel le point important à traiter est le type d’engagement que le prestataire va prendre, consigné dans une convention de niveau de service (SLA, service level agreement). Celle-ci précise les délais d’intervention sur incident, les procédures à suivre, les moyens mis en œuvre, et les pénalités en cas de non-respect des engagements.

Référencement et suivi de la fréquentation

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Créer un site de qualité, c’est bien. Faire en sorte qu’il soit bien référencé et qu’il draine un public nombreux, c’est mieux. La partie n’est pas facile à jouer, et l’intervention de spécialistes est souvent nécessaire pour assurer un bon ranking dans les moteurs de recherche.

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Ceux-ci vous conseilleront à plusieurs niveaux : technique (réécriture des URL, bonne utilisation du protocole HTTP), rédactionnel (la bonne manière de rédiger des textes qui font gagner des places dans les moteurs de recherche), publicitaire (achat d’AdWords sur Google, par exemple).

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La mesure du succès de ces démarches se fera en analysant les statistiques de consultation des sites. L’interprétation de ces outils n’est pas toujours simple, mais ils peuvent être extrêmement riches d’enseignements aussi bien sur la qualité du site, sur « ce qui marche et ce qui ne marche pas » que sur les attentes des utilisateurs (combien d’intranets voient leur succès assuré par l’annuaire interne et les menus de la cantine !).

Choisir un CMS

La gestion de contenu couvre un spectre de fonctionnalités très large, et aucun logiciel ne saurait y répondre en entier. Vous établirez la liste précise des fonctions que vous attendez et vous noterez chaque logiciel par rapport à cette grille. Sachez cependant que, même si celui que vous analysez semble disposer de la fonction attendue, dans ce domaine, tout logiciel est marqué par sa vocation originelle correspondant en général à un mode éditorial particulier (webzine, blog, wiki, gestion électronique de documents collaborative, etc.) et à un mode de développement (prêt à l’emploi ou framework, ensemble de briques de base). Il sera efficace dans cette spécialité initiale et, malgré les apparences, probablement plus faible dans les autres aspects. Apprenez à connaître les grandes catégories de logiciels existants et vérifiez la genèse de ceux que vous analysez.

Quelques questions discriminantes permettent ainsi de faire un premier tri :

  • cherchez-vous une fonction bien particulière, ou une infrastructure qui vous permettra de créer n’importe quel type de site ?

  • l’information à diffuser prendra-t-elle la forme de pages web créées avec l’outil, ou s’agit-il de gérer des contenus créés par ailleurs (des fichiers bureautiques, des images, etc.) ?

  • quels poids relatifs accordez-vous aux éléments suivants : présentation graphique du site, gestion des workflows de production, structuration des contenus, richesse de l’indexation, moteur de recherche, ergonomie du back office, gestion des droits d’accès, couplage avec le système d’information existant ?

L’architecture technique du logiciel doit être compatible avec votre existant. Les environnements PHP, J2EE et autres.net sont loin d’être compatibles entre eux, aussi bien d’un point de vue strictement technique qu’en regard des compétences dont le futur exploitant devra disposer. Le responsable de votre service informatique peut refuser le logiciel de vos rêves soit parce que le coût d’intégration dans votre existant sera trop élevé, soit parce qu’il est fondé sur une technologie inconnue de ses équipes (PHP, un langage très courant pour les CMS open source, est encore jugé très « exotique » par nombre de services informatiques).

Un bon site web est vivant, pas seulement du point de vue du contenu mais aussi du point de vue des modes d’interaction disponibles. Prévoyez en conséquence une maintenance évolutive (interne ou TMA – tierce maintenance applicative) à long terme. Assurez-vous de la pérennité du logiciel : s’il est open source, vérifiez le dynamisme de la communauté qui le fait vivre. Si vous faites appel à un prestataire extérieur, assurez-vous aussi de sa pérennité ; de ce point de vue, d’ailleurs, le choix de ce prestataire est tout aussi important que le choix du logiciel de base.

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La conduite d’un projet de gestion de contenu est un travail de longue haleine. Pour que tout cet effort ne soit pas vain, il faut que l’application mise en place soit réellement utilisée ! C’est là que commence la partie la plus intéressante : encourager, développer, pérenniser les usages et, en retour, vérifier que les bénéfices attendus sont bien là.

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François Olléon

Retour d’expérience. « Nouveau site de l’ADBS : entre gestion de contenu et portail d’entreprise »

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Loïc Lebigre est responsable du service Formation continue de l’ADBS. Séparation entre fond et forme, gestion dynamique de la structure et des rôles des contributeurs, organisation de la diffusion, cycle de vie des documents, sans parler des fonctions de personnalisation des accès ou d’interaction des usagers avec le système…La nouvelle version du site de l’ADBS présente une nouvelle façon de produire des contenus et de les gérer. Le récit de cette refonte, présenté par Loïc Lebigre.

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Ouvert depuis le 21 avril 2008, le nouveau site de l’ADBS (dont la dernière version datait de 2002) était dans les esprits depuis plusieurs années. Dès la fin 2005, un groupe de travail avait commencé de réfléchir sur les contours d’un nouvel outil. Ses recommandations avaient été rendues publiques à la mi-2006. Il s’agissait d’abord d’afficher clairement la « marque ADBS », de préciser son positionnement et ses valeurs :

  • en rendant visibles les pôles d’expertise de l’association en matière de « métiers et compétences » et « outils et méthodes » ;

  • en renforçant la valeur de l’adhésion via les travaux ADBS (dossiers thématiques, bibliographies spécialisées, etc.) et une meilleure exploitation de l’annuaire pour piloter l’accès à des groupes de travail et à des espaces réservés ;

  • en améliorant les interactions avec des sources ou des partenaires externes.

Sur un plan plus fonctionnel, les changements devaient porter sur une plus grande visibilité des différentes parties du site (contenus professionnels, vie de l’association, communication externe, etc.), un meilleur accès aux informations contenues sur le site (structuration, navigation et recherche) et la mise en place de solutions de paiement en ligne sur certains produits (adhésions, ouvrages, manifestations, etc.).

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PRESQUE UN PORTAIL D’ENTREPRISE. Par souci de prendre un peu de distance par rapport à l’existant, la rédaction du cahier des charges a été confiée en septembre 2006 à une société spécialisée dans l’assistance à maîtrise d’ouvrage (Olkoa), qui a fait émerger de nouveaux besoins cruciaux : gestion fine des droits des utilisateurs, coexistence dans le futur site de fonctions de CMS et de portail, articulation forte avec le système de gestion interne, importance de la reprise de l’existant.

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Le groupe de projet, au sein de la Délégation permanente, était coordonné pour le fonctionnel par Claudine Masse, déléguée générale, et sur les aspects plus techniques par Loïc Lebigre, responsable du service Formation. Fin 2006, plusieurs sociétés ont été contactées, parmi lesquelles des intégrateurs de solutions open source, des sociétés de conseil en architecture technique et différents éditeurs de CMS et/ou de portails. Il était apparu que, du fait d’une interaction très forte avec le système d’information interne, le site envisagé s’apparentait presque à un portail d’entreprise.

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L’essentiel des critères de choix reposait sur la capacité des outils à gérer l’ensemble des objets dont l’ADBS avait besoin et sur le fait de disposer d’interfaces suffisamment intuitives pour des utilisateurs non spécialistes de la gestion de contenu. Enfin, il était essentiel que l’application retenue puisse s’interfacer correctement avec le système de gestion interne administré sous SQL Server.

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L’idée était de privilégier un système robuste, fondé sur des standards, et qui accorderait à l’équipe une bonne autonomie de production. L’outil devait en effet disposer à la fois de fonctions avancées de gestion de contenu, mais également des fonctions de portail (permettant d’articuler le site à des sous-applications) et d’espaces collaboratifs.

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À fonctionnalités comparables, K-Portal de la société Kosmos (www. kosmos. fr) semblait disposer de sérieux atouts par rapport à ses concurrents (notamment open source) : simplicité de la gestion éditoriale, richesse des fonctions de gestion des droits, facilité à articuler n’importe quel contenu du site avec n’importe quel autre et à réserver des rubriques et des espaces à des contributeurs identifiés, possibilité de créer des instances d’espaces collaboratifs, d’associer divers formulaires aux objets du site, etc. Soucieux de confronter nos impressions avec des utilisateurs d’applications effectivement déployées, nous avons effectué plusieurs visites qui ont largement conforté nos intuitions.

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En avril 2007 a été prise la décision de confier la maîtrise d’œuvre du projet à Eurodoc, intégrateur de la solution K-portal qui se révélait, en outre, très motivé par le projet. Dès le mois de mai, un calendrier de phasage du projet a été proposé au groupe de pilotage constitué en interne. En juillet, une première formation à l’outil a été réalisée pour les personnes de la Délégation permanente les plus directement concernées par le projet, afin de permettre un dialogue plus performant avec le prestataire dans le cadre des spécifications. Les propositions de contribution et les attentes des animateurs de l’association ont été recueillies au même moment.

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DISTINGUER LES FONDAMENTAUX. L’architecture de l’information et son organisation visuelle ont été conçues au même moment. Les premières propositions graphiques ont été fournies dès l’été. En interne, différentes propositions de structuration ont circulé et les propositions de « nommage » des rubriques ont fait l’objet d’un assez large consensus.

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Dès le début du projet ont été définis les fondamentaux qui conditionnaient l’ouverture du site :

  • intégration graphique dans une application K-Portal ;

  • intégration de l’annuaire et génération des droits associés dans K-Portal ;

  • développement des objets métier et tests de bon fonctionnement (vocabulaire, manifestation, formation diplômante, stage, offre d’emploi, CV, ouvrage, article de la revue, fiche métier et fiche compétence).

Repères
  • Septembre 2006 : lancement officiel du projet Web+ et réalisation du cahier des charges

  • Avril 2007 : choix de la solution K-Portal

  • Juillet 2007 : spécifications, maquettage et développement

  • Décembre 2007-avril 2008 : récupération des données de l’ancien site, déboguage des objets métier et intégration avec le SI

  • Avril 2008 : ouverture du nouveau site www. adbs. fr

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En revanche, l’ouverture du site n’a pas été remise en cause par l’absence à ce moment de certaines options, comme l’adhésion en ligne (et de façon plus générale les achats en ligne), la mise en place des newsletters ou le transfert sur le nouveau serveur des sites régionaux et sectoriels et de toutes les applications périphériques. Tous ces développements ont été menés dans les semaines qui ont suivi l’inauguration du site.

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Les échanges avec les prestataires se sont déroulés au travers d’un cahier de spécifications qui s’est enrichi à mesure que nos demandes se précisaient. Il n’était pas toujours très aisé de déterminer ce que devaient être les composantes de chaque objet : les informations qu’ils devaient contenir et les données de gestion pour y accéder. En effet, nous étions dans un processus de spécification à mi-chemin entre le modèle physique des données et un schéma plus abstrait mais qui n’était pas formalisé comme tel. Tant que les objets développés spécifiquement pour l’ADBS n’avaient pas été installés dans l’application de test, il était difficile de mesurer l’impact réel de certaines de nos décisions.

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Même si le projet n’est pas encore terminé et que, globalement, il se déroule selon le scénario prévu, nous ne saurions trop insister sur l’importance de disposer d’instruments communs pour spécifier correctement une application (outil de modélisation et/ou maquette fonctionnelle).

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UNE DYNAMIQUE D’ÉCHANGES ET DE VALORISATION DE L’INFORMATION. Un des éléments clés de l’application était de pouvoir récupérer la quasi-totalité de l’existant. La moitié (tout ce qui pouvait être automatisé par des transferts de bases de données) l’a été par le prestataire et l’autre par des interventions manuelles plus ou moins complexes en fonction de la restructuration qu’elles imposaient à certains contenus.

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En janvier 2008, l’application de test a été ouverte. Des échanges très étroits avec le prestataire ont alors débuté pour pallier certaines lacunes, affiner certains mécanismes ou corriger l’apparence visuelle des informations en front office.

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C’est principalement sur l’articulation avec le système d’information interne que des problèmes sont apparus, en partie réglés depuis. Mais le véritable défi devant nous réside dans l’animation du réseau de contributeurs potentiels et dans la création d’une dynamique d’échanges et de valorisation des informations publiées.

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Loïc Lebigre

La gestion de contenu à la portée de tous

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Repères. Aujourd’hui, grandes entreprises et petites structures partagent le même intérêt pour la problématique de la gestion et de la diffusion de contenu. Si une TPE (très petite entreprise) ou un consultant indépendant ne disposent pas des moyens humains et financiers suffisants pour mettre en place des systèmes de gestion sophistiqués, ils peuvent trouver sur le marché des solutions plus adaptées pour initier leur démarche.

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Qui crée, archive et transmet d’importantes quantités de contenus (virtuels, imprimés, numérisés, etc.) doit rapidement faire face à un problème de taille : comment gérer la volumétrie, partager et diffuser l’information ? Sans grands moyens pour acquérir des logiciels spécialisés, sans compétence technique particulière ni connaissance des outils du marché accessibles, les TPE optent souvent pour des solutions inefficaces et peu pérennes, par exemple un site statique, certes peu onéreux, mais difficile à utiliser et à mettre à jour. Pour ces petites entreprises, mais également pour tous ceux (consultants, indépendants, curieux, etc.) qui souhaitent s’initier en douceur à la gestion de contenu, il existe des solutions qui permettent de créer et de gérer un site web sans connaissances techniques spécifiques, pour une somme modique ou même gratuitement.

Les plateformes de création de sites web

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Il existe de nombreuses interfaces très simples à utiliser, qui offrent la possibilité de créer et de gérer des sites au rendu professionnel, pour un tarif attractif (au maximum 25 euros par mois). Nous en avons sélectionné trois pour illustrer leur richesse fonctionnelle : Jimdo, Weebly et SiteKreator.

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Ces plateformes offrent les mêmes fonctionnalités de base : une inscription simplissime avec choix du nom du site, la possibilité de sélectionner une charte graphique parmi un choix plus ou moins important de thèmes. Mais elles proposent également des fonctionnalités de gestion de contenu intéressantes.

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• Création d’une arborescence : les interfaces de gestion du menu de navigation permettent de créer les rubriques du site, de gérer leur emplacement hiérarchique au sein du menu, et parfois de créer des sous-niveaux.

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• Organisation des pages : la création des pages se fait via la sélection ou l’insertion de modules (texte, images, vidéos, flux RSS, etc.) qu’il est possible de manipuler grâce à des « glissés-déposés ».

Sur Weebly, il est possible d’insérer des modules par un simple glissé-déposé, de structurer sa page en autant de colonnes que souhaité et de bouger les modules dans la page
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• Création du contenu : sur la plupart des interfaces, la mise à jour se fait de manière simple et visuelle grâce à un WYSIWYG (What you see is what you get : « Ce que vous voyez est ce que vous obtenez ») qui permet de ne pas travailler en code HTML. En cliquant sur le contenu à modifier, un éditeur de texte apparaît, permettant ainsi de rédiger et de mettre le contenu en forme, d’insérer des images, des liens, des tableaux, etc.

Sur Jimdo, il suffit de cliquer sur la partie à modifier, pour qu’un éditeur de texte s’affiche
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• Les options : les formules gratuites proposent généralement un module de statistiques pour suivre l’audience du site et la possibilité d’insérer et de gérer des balises méta destinées aux moteurs de recherche. Certaines d’entre elles imposent de la publicité. Les formules d’abonnement (allant de un à 25 euros par mois) proposent des options de type envoi de newsletters, protection de tout ou partie du site par mot de passe, nom de domaine spécifique, insertion de formulaires, création de blogs et de forums, etc.

Les blogs

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Les blogs séduisent de plus en plus d’entreprises en raison de leur souplesse, de leur simplicité d’utilisation, de leurs coûts réduits et de leur capacité à rassembler une communauté. Le blog est un outil de gestion et de publication web puissant : vous pouvez l’utiliser pour communiquer et recueillir des opinions auprès de cibles externes (clients, prospects, partenaires, concurrents, etc.) ou vous en servir pour partager l’information et gérer les connaissances au sein de votre équipe.

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Attention toutefois à ne pas le confondre avec un site web : alors qu’un site diffuse un message institutionnel et contrôlé, un blog est un espace d’échan­ge et de dialogue qui, en donnant à l’internaute la possibilité de laisser des commentaires, permet une communication moins officielle et plus réactive.

Les offres du marché

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Si vous souhaitez lancer un blog, vous aurez le choix entre deux types de plateformes :

  • en mode hébergé (Wordpress, Typepad, Blogger, Gandi, etc.) : ce sont les plus simples à utiliser et elles sont généralement gratuites. Les espaces de stockage offerts sont cependant limités et les fonctionnalités avancées souvent payantes ;

  • à installer sur son serveur : elles offrent davantage d’autonomie en termes d’espace de stockage, d’installation d’extensions, de thèmes graphiques, etc. Mais elles nécessitent une connaissance technique de base. Les plus connues dans le monde professionnel sont Wordpress et Dotclear.

Les fonctionnalités des blogs

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À côté d’un espace réservé aux billets classés par ordre antechronologique, deux ou trois colonnes présentent généralement les catégories de classement, un calendrier et, selon les options, une liste de liens proposés par l’auteur, la liste des billets les plus lus, etc. À chaque billet sont associés des commentaires publiés par les visiteurs.

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Offrant les mêmes fonctionnalités de base que les plateformes de création de sites web (inscription avec choix du nom du blog, sélection d’un thème graphique, etc.), les blogs proposent également certaines fonctions de gestion de contenu.

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• Création d’utilisateurs : utile pour les blogs collaboratifs, cette fonctionnalité permet de créer des profils d’utilisateurs et de leur associer des droits (rédacteur, contributeur, relecteur, administrateur, etc.).

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• Rédaction et mise à jour des contenus : grâce à un éditeur de texte WYSIWIG, il est possible de rédiger son contenu sans avoir à taper du code HTML, d’insérer des liens, des images, de la vidéo, etc.

Grâce à l’éditeur, il est possible de rédiger sans le moindre code html
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• Création de catégories : faciles à créer et à gérer, ces rubriques permettent de classer les billets et d’afficher une arborescence sur le blog. Sur certaines plateformes, il est possible de créer deux niveaux de catégories, ce qui permet d’afficher un véritable menu de navigation sur le blog.

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• Gestion des fichiers multimédias : une médiathèque permet de stocker des images, du son, des vidéos, etc. Pour économiser de l’espace de stockage, il est possible d’insérer des vidéos hébergées sur des plateformes spécialisées type YouTube ou Dailymotion.

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• Options de publication : certaines plateformes proposent un mini-cycle de publication qui associe des statuts aux billets : « en cours de relecture », « publié » ou « non publié ».

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• Statistiques : toutes les plateformes proposent des outils permettant de suivre l’activité du blog (nombre de visites et de visiteurs, articles les plus lus, etc.).

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• Flux RSS : disponibles en natif sur toutes les plateformes, ils permettent aux internautes d’être régulièrement informés des nouveautés du blog.

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• Options de référencement : les blogs ont une puissance de référencement indéniable puisque les mises à jour régulières des contenus et les échanges de liens avec les autres blogs incitent les moteurs à leur attribuer une pondération de classement plus importante.

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Bahia Bedjaoui

Focus. Comment rater son projet en beauté

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Méthode. La meilleure façon de rater son projet est de n’accorder aucune importance à ce qui fait l’essence même de la gestion de contenu : la structure et les mécanismes de production du contenu, ainsi que les pratiques des utilisateurs du système. Un antiguide pour les - vraiment - nuls.

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MÉCONNAISSEZ LE CONTENU. Il est généralement conseillé d’entreprendre une étude détaillée du contenu de votre site. Sur le plan horizontal pour définir comment s’organisent les sections et les pages les unes par rapport aux autres, ou quelle est la section de rattachement primaire de chaque unité de contenu ; sur le plan vertical pour étudier la structure interne de chaque page et des différents types de contenu et ainsi optimiser la réutilisation de contenu. N’oubliez donc pas d’ignorer cette première étape. Et si quelqu’un vous demande de faire un inventaire de contenu, contentez-vous de hausser les épaules. Variante amusante : ne pas avoir de contenu et compter sur le système de gestion de contenu pour s’en charger automatiquement.

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IGNOREZ LES DÉTAILS DU PROCESSUS. Si vous commencez à vous demander comment devraient s’organiser la rédaction et la publication, vous courez droit au succès. Pour rater en beauté, gardez un œil sur les autres acteurs du projet qui pourraient bien se mêler de mettre en place des ateliers de réflexion et de produire des documents décrivant la vie du document à publier, depuis sa conception jusqu’à sa mise en ligne et sa révision périodique.

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RESTEZ FLOU SUR LES RESPONSABILITÉS. N’oubliez jamais qu’en attribuant un responsable de la modification et de la validation à chaque page, vous risquez que le contenu ne reste pertinent et à jour. Bannissez donc tout document ressemblant de près ou de loin à une liste des sections du site associée à leur responsable. De même, évitez de vous lancer dans une description des différents rôles des utilisateurs : contributeur, validateur, administrateur. Ce sont tous un peu les mêmes, non ?

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LAISSEZ DE CÔTÉ TOUTE RÉFLEXION SUR L’ASPECT ET LA STRUCTURE DES PAGES. Les systèmes de gestion de contenu, s’ils sont bien configurés, peuvent permettre de mettre à jour vos pages de façon simple, avec le même aspect que des pages produites de façon traditionnelle (c’est-à-dire comme en 1991). Prenez donc garde à ne pas adapter les modèles (ou templates) par défaut de votre système ou à ne pas débarrasser le rendu en ligne de tout ce qui le rend si caractéristique de tel ou tel système de gestion de contenu. Quoi de plus gratifiant en effet que d’entendre les visiteurs du site s’exclamer au premier coup d’œil : « Oh ! On dirait bien un millième site géré avec MamJooPip 3 CMS ! »

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N’ANCREZ PAS LE SYSTÈME DANS L’ORGANISATION. Un système de gestion de contenu étant censé gérer le contenu de tout ou partie d’une organisation, il donne le meilleur de lui-même quand des représentants de chaque fonction clé sont impliqués dans le projet. Groupe d’utilisateurs ou comité de pilotage sont les lieux où le meilleur peut arriver. Mais qui a besoin de connaître les besoins ou l’opinion des utilisateurs, et pourquoi faudrait-il impliquer dans la prise de décision d’autres personnes que celles qui mènent le projet ?

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RESTREIGNEZ LE PROJET AU LANCEMENT DU SYSTÈME. C’est bien connu : une fois l’application lancée, elle s’administre toute seule… Plus sérieusement, dès que le système est en production, tout un tas de désastres pourraient se produire. Alors, par pitié, évitez de perdre votre temps en suivi, laissez juste faire le temps. En moins de six mois, vous pourrez dire adieu à toute qualité du contenu, à toute cohérence des processus ou à quelque accessibilité que ce soit de votre site web.

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Heureusement pour vous, les systèmes de gestion de contenu ne sont pas magiques. Mais si vous parvenez à mener à bien votre projet malgré tous ces conseils, vous pourrez toujours vous introduire nuitamment en salle machine pour débrancher le serveur hébergeant votre application !

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Raphaële Lamaze-Beyssac

Résumé

English

Overall, a initiative to develop content management follows the classic steps of any IT project; but there are features specific to content management that should not be ignored. From identifying the application’s limits to preparing referencing and tracking user traffic: a project’s long road.
A very small company or independent consultant may lack adequate staff and financial resources to set up sophisticated management systems, but they can purchase suitable solutions to help get their project off the ground.

Español

Si un proyecto de gestión de contenido se trata globalmente como cualquier proyecto informático, presenta por lo tanto algunas particularidades que cabe conocer bien. Desde la identificación del perímetro aplicado a la preparación de las referencias y hasta el seguimiento relativo a la frecuentación : el largo camino de un proyecto.
Si una muy pequeña empresa o un consultante independiente no disponen de medios humanos y financieros suficientes para montar sistemas de gestión sofisticados, pueden encontrar en el mercado soluciones más adaptadas para iniciar su trámite.

Deutsch

Ein Projekt im Bereich Contentmanagement ist zwar genauso durchgeführt wie jedes andere EDV-Projekt, doch es beinhaltet einige Eigenheiten, die man gut kennen sollte. Der lange Weg des Projektes führt von der Identifizierung der abgedeckten Anwendung über die Vorbereitung zur Verlinkung bis hin zur Überprüfung seiner Nutzung.
Wenngleich ein sehr kleines Unternehmen oder ein unabhängiger Berater nicht über genügend personelle und finanzielle Mittel verfügen, um komplexe Management-Systeme zu entwickeln, so können sie doch auf dem Markt Lösungen finden, die geeignet sind, ihre Entwicklung zu initiieren.

Plan de l'article

  1. Les étapes du projet : une aventure de longue haleine
    1. Identification du périmètre
    2. Cahier des charges, planning, budget et appel d’offre
    3. Charte graphique et story-board
    4. Organisation des contenus et de leur production
    5. Couplage aux systèmes internes
    6. Paramétrage et développement
    7. Validation du système
    8. Mise en œuvre et préparation de l’exploitation du système
    9. Référencement et suivi de la fréquentation
  2. Retour d’expérience. « Nouveau site de l’ADBS : entre gestion de contenu et portail d’entreprise »
  3. La gestion de contenu à la portée de tous
    1. Les plateformes de création de sites web
    2. Les blogs
      1. Les offres du marché
      2. Les fonctionnalités des blogs
  4. Focus. Comment rater son projet en beauté

Pour citer cet article

Olléon François, Lebigre Loïc, Bedjaoui Bahia, Lamaze-Beyssac Raphaële, « Monter son projet de gestion de contenu », Documentaliste-Sciences de l'Information, 3/2008 (Vol. 45), p. 56-66.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2008-3-page-56.htm
DOI : 10.3917/docsi.453.0056


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