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Documentaliste-Sciences de l'Information

2009/2 (Vol. 46)

  • Pages : 80
  • DOI : 10.3917/docsi.462.0030
  • Éditeur : A.D.B.S.

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Voici plus de dix ans, que notre communauté professionnelle a été sollicitée par l’ISO, via l’AFNOR, pour participer à la transposition au plan international d’une norme d’origine australienne. Quelques pionniers, documentalistes et archivistes, soutenus par nos associations professionnelles, ont senti, en se penchant sur ce texte, qu’il rejoignait des besoins nouveaux – preuve, traçabilité, risque, qualité – déjà exprimés dans certains milieux professionnels, préoccupations qui n’ont fait que s’accentuer au cours de cette décennie. Il suffit pour s’en convaincre de se référer aux affaires Enron et Andersen, à la loi Sarbanes Oxley en 2002, aux réglementations européennes, à la notion de « bonne gouvernance », mais aussi à la fragilité des archives électroniques et à l’obsolescence des formats et des systèmes...

Une voie nouvelle à explorer

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Les principes du « records management » et cette norme ISO 15489 publiée en 2001 représentaient donc une opportunité, pour les professionnels de l’information-documentation, de valoriser leur savoir-faire en matière de gestion de l’information, au même titre que la veille, l’intelligence économique ou le knowledge management. Voie nouvelle à plus d’un titre, car elle demandait aussi aux professionnels de se rapprocher et de partager le meilleur de leurs pratiques.

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La commission française CN 11, au sein de la CG 46 de l’AFNOR, a récemment adopté l’expression « management de l’information et des documents ». Mais, au-delà des principes et de l’appropriation d’une terminologie, il a fallu étudier les pratiques pour les rapprocher des nôtres, créer des outils, échanger nos expériences.

Des besoins et des pratiques avérés

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Y a-t-il une vraie réalité derrière tout cela ? S’agit-il d’un effet de mode, simplement une façon de renommer différemment des pratiques anciennes ? Autant de questions que peuvent se poser certains collègues non encore concernés. Nous ne le pensons pas. Membres actives de cette communauté, nous avons souhaité, en assurant la coordination de ce dossier, montrer la réalité des pratiques de RM, du privé au public, de la Commission européenne aux collectivités territoriales, des grands groupes aux établissements régionaux. Les besoins sont là, clairement ressentis et exprimés par nos clients internes…

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Dans une période où les institutions comme les entreprises traquent les coûts et se voient contraintes à une transparence renforcée ainsi qu’à une valorisation judicieuse de leurs connaissances, savoirs et savoir-faire sont enfin reconnus comme des actifs immatériels. Mais les documents qui les recèlent ne sont pas toujours gérés, repérés, décrits de façon à les rendre interrogeables et surtout identifiables dans des applications documentaires. Dans le même temps, le passage au tout électronique progresse de façon inexorable sur tous les terrains : applicatifs métiers, bases de données, bureautique, messagerie, transactions électroniques, etc. Les approximations de la gestion « papier » (stratification, recherche rétrospective archéologique…) sont rédhibitoires, transposées dans l’univers numérique. Enfin, on vient chercher les professionnels de l’information pour participer à la refonte des processus de l’entreprise ou de l’organisme à l’occasion de leur informatisation.

Une fonction d’appui au management

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Au fil du temps, la norme, les outils et les conditions de mise en œuvre ont évolué avec des projets réels, à grande échelle, dans des secteurs d’activité variés, publics ou privés. Le recul permet de resituer les activités constitutives du records management dans une continuité historique et explique que de nombreux acteurs du monde de l’information-documentation puissent, voire doivent être concernés par ces projets. Les relations avec les maîtrises d’œuvre que sont les DSI prennent souvent un tournant majeur à l’occasion de tels projets car, seules, elles ne peuvent apporter une réponse purement technique à une problématique économique et managériale. Ce qui apparaît de plus en plus clairement, c’est qu’il s’agit d’une démarche à forte incidence organisationnelle et à ce titre perçue souvent comme perturbante. Le management doit être porteur d’une stratégie qui va s’incarner dans la mise en œuvre d’une politique documentaire.

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Autrement dit, les professionnels doivent apprendre à maîtriser les techniques documentaires ou archivistiques selon leurs origines professionnelles mais aussi à dialoguer au plus haut niveau de l’entreprise afin d’être reconnus comme partenaires. À ce titre, ils doivent repérer toutes les opportunités et avancer par étapes, parfois « dissimulés » à l’intérieur d’un autre projet tel qu’une démarche qualité, mais sans perdre de vue la cible. C’est donc une activité qui permet de repositionner nos métiers mais aussi de passer d’une fonction strictement support à une fonction d’appui au management en lui donnant les moyens de développer des activités comme la veille, la gestion des connaissances, de l’innovation ou des risques en s’appuyant sur un socle solide et organisé.

Repères, réflexions et témoignages

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Ce dossier a pour ambition de proposer une sorte d’arrêt sur image en présentant en trois parties l’état des lieux de la thématique.

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Tout d’abord, un ensemble de repères historiques, normatifs et sémantiques permettront de poser le sujet dans l’état qui est le sien à ce jour, sachant qu’il continue d’évoluer comme la norme qui le porte.

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Une deuxième partie est consacrée aux problématiques : les conditions d’émergence d’un projet de records management sont extrêmement variables et s’articulent selon les cas avec un projet de démarche qualité, de gestion des risques, de gestion électronique de documents. Le professionnel concerné – archiviste, documentaliste, voire bibliothécaire – doit identifier l’opportunité, convaincre des décideurs et construire la démarche. Les exemples montrent qu’un projet de records management est très rarement identifié comme tel et que c’est l’analyse du contexte et des besoins qui conduisent à l’inclure dans une stratégie globale. Comme tel, il implique une conduite du changement particulièrement construite et évolutive au fur et à mesure que les enjeux, d’abord compris par quelques-uns, seront repris par des secteurs diversifiés de l’organisation.

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C’est par des exemples concrets que le troisième pôle montrera comment la gestion de l’information et des documents constitue un projet particulièrement complexe qui nécessite un engagement au plus haut niveau. L’accent sera mis non seulement sur le côté global de la démarche mais également sur l’étape particulièrement structurante que constitue l’analyse des processus métiers. •

Résumé

Français

En une douzaine d’années, le records management « à la française » a creusé son sillon. Mise au point de normes, réflexion sur la valorisation des métiers de l’information-documentation, partage des pratiques : le RM s’est élevé au rang d’une discipline à part entière qui a ses professionnels, sa stratégie, ses processus et ses outils. Dans ce dossier en trois temps, Sylvie Dessolin-Baumann et Caroline Wiegandt rappellent les enjeux et fixent les repères de la « gestion de l’information et des documents ».

English

An evolving professionAn evolving profession
In little over a decade, a French version of Records Management has made its mark. Standards defined, enhanced status of info-doc professions discussed, practices shared: Records Management is now a separate discipline with its own professionals, strategies, processes and tools. This introduction reviews the issues and defines the domain of “information and document management”.

Español

Una profesión futuraEn poco más de una década, el "records management a la francesa" ha ahuecado su sillón. Desde el punto de vista de las normas, la reflexión sobre las profesiones de la información y de la documentación comparten algunas prácticas: el RM se eleva a la categoría de disciplina de pleno derecho que tiene sus profesionales, su estrategia, sus procesos y sus herramientas. Esta introducción recuerda los objetivos y fija las referencias de la "gestión de la información y de los documentos".

Deutsch

Ein Beruf entstehtIm Verlauf von einem Dutzend Jahren hat sich das Records Management in Frankreich etabliert. Definition von Normen, Überlegungen zur Valorisierung der IuD-Berufe, Praxisaustausch: Das RM hat sich zu einer eigenständigen Disziplin erhoben, die eigene Professionals, eigene Strategien, eigene Prozesse und eigene Tools aufweist. Diese Einführung nennt die Herausforderungen und benennt die Eckpunkte des „Managements von Informationen und Dokumenten“.

Pour citer cet article

Dessolin-Baumann Sylvie, Wiegandt Caroline, « Un métier en devenir », Documentaliste-Sciences de l'Information 2/2009 (Vol. 46) , p. 30-31
URL : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2009-2-page-30.htm.
DOI : 10.3917/docsi.462.0030.


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