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Documentaliste-Sciences de l'Information

2009/2 (Vol. 46)

  • Pages : 80
  • DOI : 10.3917/docsi.462.0032
  • Éditeur : A.D.B.S.

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RM : quel concept pour quel besoin ?

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Panorama. Saviez-vous que l’on pouvait déjà parler de gestion des documents et de l’information dans la Haute Antiquité ? Catherine Dhérent relate la longue évolution du « records management » et commente ses étapes fondatrices jusqu’au bouleversement numérique et aux travaux de normalisation qui dessinent les contours actuels de la discipline. Une réflexion sur l’émergence d’un nouveau métier complète ce tour d’horizon des pratiques et des acteurs du RM.

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Le records management est un système d’enregistrement des documents les plus utiles à un organisme, ceux qui font preuve de ses missions, de ses activités, de ses propriétés et lui permettent donc d’assurer ses droits, sa compétitivité et même sa survie.

Une histoire longue et mouvementée…

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C’est pourquoi d’aucuns font remonter le records management au Code d’Hammurabi. Celui-ci, roi de Babylone en 1792 avant J.-C., grand administrateur, eut l’idée de faire enregistrer, en le gravant sur des tablettes d’argile, le premier code législatif connu au monde. Depuis la lointaine Antiquité babylonienne, toute société souhaitant fixer sans conteste ses règles et les documents les plus utiles à la preuve de ces droits utilisa des moyens d’enregistrement sur des systèmes et des supports divers, jusqu’aux outils informatiques que nous connaissons aujourd’hui.

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Depuis l’époque médiévale, dans nos pays, les gardes des chartes ont pratiqué l’enregistrement des documents les plus importants dans des recueils. Ils savaient les documents isolés si fragiles, si faciles à égarer qu’ils les consignaient dans de gros volumes beaucoup plus repérables physiquement, les « chartriers », dont les reliures étaient munies de fermoirs métalliques qui préservaient le secret de leur contenu : non seulement la liste des documents indispensables à la vie de la seigneurie, du monastère ou de la cathédrale concernée, mais aussi la copie partielle ou intégrale de la plupart de ces documents de preuve.

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Lorsque se sont mises en place les institutions archivistiques publiques que nous connaissons aujourd’hui, celles-ci n’ont fait qu’améliorer ces techniques déjà éprouvées et les conseiller aux institutions dont elles recevaient la production documentaire parfois longtemps après sa création. Cependant certains pays ont connu des événements qui ont quelque peu perturbé le bon déroulement des choses.

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En France, la confiscation des biens du clergé à partir du 2 novembre 1789, puis de ceux des émigrés et des suspects à partir du 30 mars 1792, a vu affluer le contenu des coffres d’archives vers des sites de dépôts littéraires (les futures bibliothèques publiques) et d’archives publiques (départementales créées en 1796 et nationales en 1808). Ce sont des centaines de kilomètres linéaires de documents dont héritèrent brutalement nos prédécesseurs ! Parallèlement, se confirma tout doucement, au cours des XIXe et XXe siècles, le principe du versement périodique des dossiers importants des nouvelles administrations publiques.

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Au moment où se développait la première vague romantique et la redécouverte de la civilisation médiévale, la masse des documents anciens à traiter était si volumineuse que la formation dispensée au sein de l’École des chartes, créée en 1821 pour ceux qui devaient organiser les nouveaux dépôts d’archives, fut exclusivement tournée vers l’enseignement de l’histoire et de ses sciences auxiliaires. C’était encore le cas il y a une vingtaine d’années.

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Aucun de nos anciens ne fut donc sensible à la gestion des documents vivants. Ils n’avaient ni le goût ni le temps de s’en occuper…

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L’administration s’organisant, grossissant, ses agents toujours plus nombreux produisaient tout naturellement plus de documents. L’archiviste n’avait aucune maîtrise de ceux-ci. Il héritait au bout de très nombreuses années d’ensembles documentaires pour lesquels avaient parfois été mis en place des tables manuscrites, des répertoires (ceux de l’état civil, des courriers reçus ou expédiés, des procédures en cours dans un tribunal, etc.), donc des enregistrements.

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Mais il semble que, tout au long du XXe siècle, l’organisation administrative française se soit peu à peu dégradée, le premier coup lui ayant sans doute été porté lors de la Première Guerre mondiale. Les techniques d’enregistrement et de classement ont alors disparu d’un certain nombre d’administrations.

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Ce qui fut plus décisif encore fut l’introduction des technologies informatiques dans les services. Dans les dernières décennies du XXe siècle, on a cru que le seul fait d’avoir créé le document dans un outil informatique, quel qu’il soit, permettrait de le retrouver sans problème. On en oublia que qui dit enregistrement fiable dit centralisation de l’information, règles et procédures suivies par les producteurs de données et identifiant unique de chaque donnée. Chacun établit ses propres règles d’identification et de nommage, enregistra sur son disque dur ou classa dans sa messagerie électronique… pour finalement désespérer de retrouver l’information recherchée et se dire noyé dans la masse de documents !

Maîtriser le cycle de vie des documents

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En 1948, aux États-Unis, la commission Hoover avait eu à traiter de l’organisation et du fonctionnement de l’administration fédérale face à cette énorme production des bureaucraties modernes. C’est ainsi que Schellenberg avait exposé pour la première fois la théorie du cycle de vie qui devait permettre la destruction des documents devenus inutiles.

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En 1961, Yves Pérotin formula le concept des trois âges dans un article publié dans la revue Seine et Paris. Proposant les termes « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées » (ou « historiques »), il exhortait les archivistes à s’intéresser au contexte de production des documents avant leur versement aux archives pour mieux en contrôler l’évaluation. L’article d’Yves Pérotin a eu un retentissement immédiat et très large et fut traduit en anglais pour la revue The American Archivist (juillet 1966). La théorie du cycle de vie et celle, complémentaire, des trois âges ont fait franchir un pas très important à l’archivistique française et étrangère.

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Il s’agissait, pour Yves Pérotin, de s’intéresser au second âge, celui des « archives intermédiaires », le « plus scabreux », car c’est celui durant lequel les papiers déplacés des bureaux où ils ont été créés sont stockés en des lieux où ils sont laissés dans un « état d’abandon ». Il proposait la création de dépôts intermédiaires pour améliorer la gestion de ces archives et régler « assez facilement », selon lui, « les éliminations, les versements, la cotation des documents, le gardiennage et les communications ».

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Dès les années 1970, les archivistes ont été très actifs sur cet âge. Ceci leur a permis d’effectuer de nombreux versements dans les magasins. C’était un premier pas vers l’amont du cycle de vie.

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Mais ces versements se sont faits sans que l’archiviste ne connaisse la part de la production initiale qu’ils couvrent, non seulement en masse mais surtout en intérêt. Il n’avait guère les moyens de faire plus et s’est contenté d’espérer que « les bureaux fabriqueraient de bonnes archives ».

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Le besoin d’une plus grande transparence de l’administration, ainsi que d’une meilleure gestion de ses données, s’est considérablement renforcé depuis le début des années 1990. On aurait pu compter sur le développement de la forme numérique des données, pour mettre facilement à disposition non pas les documents eux-mêmes, dont une partie est un temps confidentielle, mais leur signalement. Or peu d’institutions fournissent aujourd’hui l’information sur leur production documentaire en raison du manque d’identification et d’enregistrement des documents dans des systèmes centralisés et partagés. Il faut toutefois souligner à cet égard les efforts des institutions communautaires, en particulier les registres du Parlement européen, du Conseil de l’Union et de la Commission européenne [1][1] Ces registres sont accessibles à l’adresse http://....

De nouvelles compétences à mettre en œuvre

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Le tacite aveu d’impuissance sur l’âge vivant exprimé par Yves Pérotin aurait dû inciter à reconnaître avec le temps qu’il était nécessaire de travailler aussi sur la phase de production afin que les archivistes héritent en aval de documents interprétables et exploitables sans ambiguïté à long terme. Ce qui gênait sans doute inconsciemment de nombreux archivistes était qu’ils comprenaient qu’ils ne seraient pas en mesure de jouer eux-mêmes ce rôle-là, que d’autres allaient occuper le terrain.

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L’informatisation de l’administration a rendu cette nécessité d’intervention en amont de plus en plus évidente. Il devenait dangereux de croire que la production même des documents ne nécessite pas les compétences d’un professionnel qui puisse l’orienter, la contrôler, créer les référentiels les plus adaptés au contexte. Intervenir a posteriori dans le cycle de vie, pas avant l’âge intermédiaire, n’est plus envisageable pour les documents numériques. L’archiviste n’aura rien à conserver si tel était le cas. Plusieurs s’en sont rendu compte à leurs dépens.

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Un autre fait perturbe sans doute aussi les archivistes. La notion d’« âge intermédiaire », dans laquelle ils s’étaient tellement investis depuis plus de trente ans, est en train de changer profondément. En effet, pour les documents électroniques, on peut difficilement concevoir un stockage physique « intermédiaire ». Les documents sont en ligne sur le serveur de production ou bien ils sont archivés sur un serveur ou des supports externes d’archivage, et ils répondent alors à des procédures de gestion et de communication très particulières que les archivistes ne maîtrisent pas totalement. La gestion « intermédiaire » se fait sur les serveurs de gestion courante et, comme il y a plus de quarante ans, l’« âge intermédiaire » échappe donc de nouveau à l’archiviste.

La naissance du métier de « records manager »

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C’est dans ce contexte administratif et technologique qu’est née la première norme internationale sur le records management et que les chercheurs en archivistique de l’université de Monash ont développé la notion de continuum pour la gestion des documents. Ce concept permet d’affirmer et de défendre devant des administrateurs que du soin qu’on en aura pris durant la vie administrative dépend la qualité de leur sort final (éliminations raisonnées et contrôlées ou conservation à long terme optimale). C’est alors qu’a commencé à être reconnu le métier de « records manager » qui régit cette vie administrative des documents.

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Si des archivistes français ont accepté depuis dix ans de reconnaître le besoin d’une gestion dès la création de l’information, la reconnaissance d’une spécificité professionnelle qui y soit attachée n’est pas encore complètement acquise. Ce n’est qu’en juillet 2007 que la direction des Archives de France a produit une circulaire nourrie sur le records management, reconnaissant ainsi une relative spécificité à cette discipline.

Qu’entend-on par « records management » ?

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Cette frilosité est une des raisons pour laquelle il a été longtemps difficile d’obtenir un consensus sur le sens de « records management » et de traduire l’expression en français. On a fort heureusement abandonné l’expression, totalement inconnue des autres professions, d’« archives courantes et intermédiaires » ou même celles d’« archives » ou d’« archivage ». Les partisans de la notion de « document qui fait preuve » sont nombreux et, si elle était considérée de façon très large comme témoignage d’une activité, sans connotation de preuve légale, il n’y aurait pas grand-chose à redire.

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Pour éviter toute interprétation trop étroite qui restreindrait considérablement le champ d’intervention et le nombre des documents susceptibles de recevoir ces traitements de faveur, le groupe de normalisation français penche de plus en plus vers « gestion de documents utiles », « gestion de l’information et des documents », voire « gestion de documents », tout simplement. Chaque professionnel peut ensuite, selon la volonté, les objectifs et les capacités de son entreprise ou de son administration, restreindre ou non le champ d’intervention. Le prix à payer en sera sans doute une définition moins précise des métiers qui y seront associés, des formations plus difficiles à mettre en place. En revanche, on se fait sans doute mieux comprendre et reconnaître des responsables de son organisme.

Différentes pratiques dans le monde

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La pratique du records management est historiquement plus répandue dans les pays anglo-saxons que dans les pays latins (si l’on excepte les procédures traditionnelles d’enregistrement évoquées plus haut, telles que la « Registratur » allemande).

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Les pratiques modernes fondées sur la norme ont d’abord gagné le secteur privé. Puis elles se développent dans le secteur public gagné lui aussi par des préoccupations de qualité, de transparence, de traçabilité… Le records management n’est en général mis en œuvre que lorsqu’il y a des risques très évidents, des besoins de preuve constants. Une administration à laquelle on ne demande pas régulièrement des comptes ne voit pas d’intérêt à investir dans des programmes demandant des efforts, une implication importante des dirigeants de l’organisme, quelques investissements humains et financiers.

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En Australie où elle est née, la norme ISO 15489 est surtout implantée dans le secteur privé et peu dans le secteur public, à l’exception de quelques collectivités locales.

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En août 2005, Robert Ducharme écrivait que, bien que rapidement entérinée par le conseil d’administration de l’Association des archivistes du Québec, cette norme ne soulevait pas d’enthousiasme au Québec et au Canada [2][2] « Technologies et normes archivistiques : la norme.... D’après lui, la raison en serait que, depuis plus de trente ans, les méthodes du records management sont connues outre-Atlantique et ne semblent donc guère novatrices.

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Il est vrai que, dans les pays anglo-saxons, les concepts de « records » et d’« archives » sont depuis toujours deux réalités différentes alors que dans les pays francophones, qui ont en général calqué leurs législations archivistiques sur le modèle de la loi française de 1979, le mot « archives » englobe les « records ». Des textes législatifs à la réalité de terrain, il y a un gouffre. Aucun agent de l’administration ne pense produire un document d’archives lorsqu’il fait un compte rendu de réunion ou un courrier. Pour lui, les archives sont des documents morts.

Quel pilote ?

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Les acteurs du records management au sein d’un organisme sont nombreux. On peut dire de façon un peu excessive que tout agent est un acteur, tant le système doit être compris et accepté par tous pour être performant. L’adhésion au moins à la démarche est importante car elle permettra la capitalisation de l’information utile, elle évitera les pertes de temps à récréer des données existantes, à les rechercher.

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Comme le RM est une composante de la gestion de la qualité, le pilotage de ce système pourra être intégré à l’entité qui en a la charge. Le RM devra en tout cas toujours relever d’une entité très proche de la direction générale de l’organisme.

INTERFACE DE L’APPLICATION DE GESTION DE LA PRODUCTION DOCUMENTAIRE DE LA BNF : DEFINITION DES PROPRIETES DU DOCUMENT
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Les bénéfices du records management sont grands à terme pour la constitution des archives historiques de l’institution, surtout lorsque les deux entités, gestion des documents et gestion des archives, sont étroitement liées, voire supervisées par la même personne comme c’est le cas à la Banque européenne d’investissement ou à la Bibliothèque nationale de France. Cela renforce la notion de continuum et aide à la préservation logique, en aval, des documents à moyen ou très long terme.

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Mais l’archiviste n’est pas a priori le records manager de son organisme. Sa formation scientifique peut l’aider à monter un système de RM. Il est notamment entraîné, au même titre que les bibliothécaires ou documentalistes, à élaborer des référentiels, à bâtir des classifications, il sait analyser des processus de travail. Mais il n’est pas spécialiste de la conduite du changement, il n’a pas toujours la capacité de négociation, a rarement l’autorité pour implanter des bonnes pratiques et piloter la qualité. L’étiquette même d’archiviste peut desservir celui qui doit lancer un processus de gestion des documents vivants.

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Le records manager doit tout connaître des affaires en cours, des négociations, des projets et de leurs difficultés, des contentieux. Il doit attirer l’attention sur les risques courus en ne documentant pas tel processus ou tel échange, il doit veiller à la forme de l’information, il doit pouvoir faire imposer des règles de travail, des bonnes pratiques… Le records manager contrôle totalement la production documentaire, donnant des règles aux entités, des modèles de documents, des référentiels comme les typologies documentaires et le cadre de classement. Ce sont des outils que connaissent bien les archivistes mais, eux, ils les bâtissent a posteriori. Ceux que construit le records manager doivent répondre à la réalité de terrain et être acceptés pour être utilisés par tous dans les processus de travail de l’organisme. •

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Catherine Dhérent

Normer, pour professionnaliser et échanger

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Repères. Depuis une dizaine d’années, en France et dans le monde, le records management fait l’objet d’importants travaux de normalisation. Des normes souvent complexes, mais qui permettent de construire une idée commune et partagée de ce que la discipline est ou devrait être au sein d’une organisation, qu’elle soit publique ou privée. Claire Sibille nous en dresse l’inventaire.

Les normes ISO

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Le texte fondateur du records management est la norme ISO 15489 éditée originalement en anglais en 2001 et en français en 2002 par l’Organisation internationale de normalisation (ISO). Basée sur la norme australienne AS 4390-1996, cette norme est structurée en deux parties.

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La première [3][3] ISO 15489-1:2001 Information et documentation – « Records... fournit un cadre de travail de haut niveau pour la tenue de dossiers et définit plus particulièrement :

  • les avantages d’une bonne gestion des documents ;

  • les aspects juridiques ;

  • l’importance de l’attribution des rôles et des responsabilités dans la gestion des documents ;

  • les principes fondamentaux d’un programme de gestion de documents ;

  • la conception de systèmes de tenue de dossiers ;

  • les processus de gestion des documents ;

  • la vérification et la formation.

La deuxième partie [4][4] ISO 15489-2:2001 Information et documentation – « Records... est un guide de mise en pratique de la première. Elle comprend :

  • des directives supplémentaires sur les politiques de gestion des documents et les responsabilités à définir et à attribuer ;

  • plus d’explications sur la mise en œuvre de systèmes de tenue de dossiers ;

  • des conseils pratiques sur la mise en œuvre de processus et de contrôles de gestion des documents ;

  • de la formation en gestion des documents au sein de l’organisme.

L’ISO 15489 est actuellement en cours de révision.

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Deux autres normes internationales (en cours de traduction française) sont issues directement d’ISO 15489 dont elles viennent préciser certains aspects. Ce sont :

Les normes sur l’archivage électronique

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Des textes relatifs au « records management électronique » ont été élaborés par d’autres instances que l’ISO, mais selon les mêmes fondamentaux : ce sont MoReq, développé par la Commission européenne (voir encadré) et les Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique, publiés en juillet 2008 par le Conseil international des archives (ICA). Les Archives nationales d’une douzaine de pays ont participé à ce dernier projet, piloté par les Archives nationales d’Australie et sponsorisé par l’ICA.

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Les Principes et exigences fonctionnelles sont publiés sous forme de trois modules :

  • vue d’ensemble et déclaration de principes (l’importance d’un bon logiciel d’archivage) ;

  • lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les systèmes de gestion de documents électroniques (275 exigences selon les chapitres traditionnels du records management : capture, identification et classement, contrôle, conservation/destruction, recherche et restitution, administration) ;

  • lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les documents dans les systèmes de gestion (une alternative, en quatre étapes et quatre chapitres, avec analyse du risque : si les documents ne sont pas archivés dans un système d’archivage électronique, il est possible d’intégrer dans les applications métier des fonctionnalités d’archivage).

DE MOREQ1 À MOREQ2

Créé en 1996 et soutenu par la Commission européenne, le DLM Forum (Document Lifecycle Management) est un regroupement d’intérêt économique rassemblant une vingtaine d’archives nationales, des administrations, des entreprises et des organismes de recherche de l’Union européenne autour des problèmes de la gestion de l’information numérique et du records management dans un environnement électronique.

Dès le DLM Forum de 1996 s’est exprimé le besoin de spécifications complètes sur les exigences de l’archivage électronique à des fins de preuve. En 2001, la commande d’un recueil de spécifications pour l’archivage électronique par le programme IDA (Échange de données entre les administrations) de la commission européenne aboutit au développement du Modèle d’exigence pour l’organisation de l’archivage électronique ou MoReq1. MoReq est un modèle européen d’exigences fonctionnelles pour la gestion des archives électroniques, destiné à :

  • donner des éléments pour la rédaction de cahiers des charges fonctionnels en vue de l’acquisition de systèmes ou de services d’archivage électronique ;

  • fournir une référence pour les audits de systèmes existants ;

  • servir de matériau pour des enseignements ou des formations sur le records management ;

  • préciser aux fournisseurs de logiciels et de services les principales attentes fonctionnelles des utilisateurs.

Rédigées et diffusées en anglais, les spécifications MoReq1 font l’objet de diverses traductions entre 2002 et 2005, toutes également disponibles en ligne. La traduction française de MoReq1 relève de l’initiative de Marie-Anne Chabin, présidente d’Archive 17, avec l’appui de différentes sociétés françaises publiques et privées [*]. Six ans plus tard, la Commission européenne décide, avec le DLM Forum, de mettre à jour ces spécifications, en faisant rédiger une nouvelle version de MoReq (MoReq2) par le même prestataire que celui qui avait élaboré la version de 2001, le cabinet de conseil britannique Cornwell. La traduction française de MoReq2 (Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique), également réalisée par Marie-Anne Chabin, a été publiée sur le site de la direction des Archives de France pour la Conférence du 5e DLM Forum, les 10-12 décembre 2008 [**]. Les principales nouveautés de la version de 2008 sont l’ajout de groupes de spécifications, la mise à jour des groupes de spécifications existants pour tenir compte des pratiques les plus récentes, l’ajout d’une grille d’audit pour tester la conformité des outils aux exigences de MoReq, ainsi que le découpage des spécifications en modules autonomes, afin de favoriser leur application dans des environnements variés. La traduction française est accompagnée d’un chapitre préliminaire consacré à « l’environnement français ».

[*]

Voir : www. cornwell. co. uk/ moreq. La traduction française est téléchargeable sur : www. archive17. fr.

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Les objectifs et le champ d’application du texte de l’ICA et de MoReq2 sont très proches. Toutefois, les Principes et exigences fonctionnelles de l’ICA incluent l’archivage mixte (papier et électronique) parmi les exigences de base tandis que MoReq2 le met en option, et le vocabulaire est un peu différent même si les concepts essentiels sont ceux du records management.

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D’autres normes d’archivage électronique ont été élaborées par certains pays. On peut citer notamment DoD 5015.2-SDT (Design criteria standard for electronic records management software applications), développée par le département américain de la Défense pour les logiciels de records management, NOARK 4 (NOrsk ARKivsystem), pour la gestion électronique des documents administratifs en Norvège, ou encore DOMEA (Document management and electronic archives), norme de l’administration fédérale allemande qui établit des recommandations en matière d’intégrité et d’authenticité pour les archives électroniques.

Les normes archivistiques

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Depuis le début des années 1990, l’ICA a élaboré quatre normes « métier » pour la description archivistique. Ce sont :

  • ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, 1e édition, 2000, qui fournit des lignes directrices pour la description des documents d’archives ;

  • ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles, 2e édition, 2004, qui fournit les lignes directrices pour la préparation de notices d’autorité décrivant les entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion des archives) ;

  • ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions, 1re édition, 2008, qui donne des règles pour la description des fonctions des collectivités associées à la production et à la gestion des archives ;

  • ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives, 1re édition, 2008.

OAIS : LES CONDITIONS DE L’ARCHIVAGE à LONG TERME

La norme ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System) spécifie les composantes d’un système apte à assurer la préservation et l’accès à long terme aux documents. Il définit les concepts, les acteurs, les flux d’information et un modèle fonctionnel.

L’archive OAIS fait intervenir les producteurs qui soumettent les objets à archiver, le management, décideur de la politique d’archivage, et les utilisateurs, personnes ou applications qui accèdent aux objets (fig. 1).

FIGURE 1 - OAIS : LES ACTEURSFIGURE 1

L’information est manipulée sous forme de paquets incluant : paquet de versement (SIP) préparé par les producteurs, d’archivage (AIP) SIP transformé pour conservation, de diffusion (DIP) AIP transformé pour faciliter la communication. Six entités fonctionnelles communiquent entre elles et gèrent le flux de données : Entrées, Stockage, Gestion des données, Administration, Planification de la préservation et Accès (fig. 2).

FIGURE 2 - OAIS : MODELE FONCTIONNELFIGURE 2

Quatre types de migrations numériques, de la simple recopie à des opérations plus complexes de reformatage et d’autres méthodes, dont l’émulation, concourent à la préservation.

Marie-Élise Fréon est chef du service Numérisation au Département de la conservation à la BnF, après avoir été chef de projet pour la conservation des documents numériques. Elle participe aux travaux de la commission Afnor CN11 sur le records management. Elle a publié différents articles sur les métadonnées et sur les formats du document numérique. marie-elise. freon@ bnf. fr

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À première vue, les normes ISO et les normes de ICA semblent ne guère avoir de points de convergence puisque qu’elles s’appliquent à des documents à un moment différent de leur cycle de vie, dans des contextes distincts et pour des usagers différents.

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Toutefois, cette apparente disparité n’a pas empêché deux archivistes anglaises de se livrer à un travail comparatif approfondi. Après avoir formalisé en 23 éléments descriptifs toutes les données disséminées dans la première partie de la norme ISO 15489, elles les ont confrontés systématiquement aux 26 éléments d’ISAD(G) pour en conclure que 14 d’entre eux étaient communs aux deux normes [7][7] SHEPHERD (Elizabeth) et WEST (Victoria). « Are ISO.... Le même exercice appliqué aux métadonnées minimales ou facultatives énumérées au point 4.3.3 du Guide pratique (ISO 15489-2) permet d’ajouter un, voire deux points de convergence supplémentaires. Ainsi, la présentation du contenu (ISAD(G) 3.3.1) est à mettre en parallèle avec la description ou le résumé prévus par la norme ISO 15489-2. Cela pourrait être aussi le cas pour l’accroissement (ISAD(G) 3.3.3), suivant la manière dont on interprète « la relation avec d’autres documents procédant de la même activité ou action ou concernant la même personne ou le même dossier, si le document fait partie d’un dossier ».

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Sur les 6 éléments définis comme essentiels par ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO 15489 (référence ; intitulé/analyse ; dates ; importance matérielle et support ; nom du producteur). Seul le niveau de description échappe à ce parallèle. Inversement, les quatre métadonnées minimales de la norme ISO (identifiant ; horodatage ; titre ou description ; auteur, expéditeur ou destinataire) trouvent leur corollaire dans les éléments essentiels de la norme ISAD(G).

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Les normes de l’ICA ont donc un recouvrement important avec les métadonnées du records management, même si celles-ci sont généralement plus larges et peuvent inclure d’autres éléments tels que des métadonnées relatives aux processus de RM. Concernant les entités identifiées par l’ISO 15489 et l’ISO 23081, on constate là aussi un recouvrement partiel par rapport aux normes de ICA : les « records » (« documents d’archives » dans ISAD(G)), les « acteurs » (« entités », collectivités, personnes ou familles, impliquées dans la production, la gestion ou la conservation des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH), les « missions » et les « activités (« fonctions » des organismes et individus agissant comme des personnes morales dans la norme ISDF).

Les normes françaises

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La sensibilisation au records management ne cesse de progresser depuis cinq ans en France notamment autour des travaux effectués par la commission compétente de l’AFNOR (CG46/CN11) qui travaille actuellement sur un projet de révision de la norme 15489 ainsi que sur une traduction française de l’ISO 23081, première partie, et de l’appropriation progressive du concept par les institutions (Direction des Archives de France) et les associations professionnelles (élaboration en 2005, par l’Association des archivistes français (AAF) et l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS), d’un document commun : Comprendre et pratiquer le records management : analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises[8][8] Voir Documentaliste – Sciences de l’information, avril...).

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En dehors d’ISO 15489, les deux textes les plus connus en France sont la norme NF Z 42-013, qui énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité, et le modèle OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System), à l’élaboration duquel a participé le CNES et qui a été reconnu par l’ISO en 2002 (voir encadré).

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Les circulaires de la direction des Archives de France (DAF) dans le cadre du contrôle scientifique et technique sur les services d’archives publics viennent compléter les normes sur le records management. C’est ainsi qu’ont été diffusées ces trois dernières années de nombreuses études et notes d’information sur la gestion des archives courantes et intermédiaires et l’archivage électronique dans le secteur public. Interministérielle, la DAF a également joué un rôle central dans l’audit transversal sur l’archivage dans les ministères lancé par la Direction générale de la modernisation de l’État (DGME) en 2007 [9][9] Voir : www. archivesdefrance. culture. gouv. fr, rubriques....

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Il convient enfin de signaler le standard d’échange de données pour l’archivage publié, en 2006, par la DGME et la DAF. Ce standard vise à faciliter l’interopérabilité entre le système d’informatisation d’un service d’archives et les systèmes d’information de ses partenaires (producteurs et utilisateurs) pour les opérations de transfert, de communication, de destruction et de restitution. •

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Claire Sibille de Grimoüard

Témoignage. « Une logique européenne et un pragmatisme nord-américain »

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Au Canada aussi règnent l’inflation et la dématérialisation des documents, se développent les normes et s’enracinent les concepts de traçabilité et de qualité… Mais Florence Ott constate qu’au Nouveau-Brunswick, la notion de « risque juridique » a transformé plus vite les métiers de la « gestion documentaire ».

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Professionnelle française de l’information, je me suis installée récemment au Canada, au Nouveau Brunswick, où j’enseigne la gestion de l’information à l’Université de Moncton. Comme en Europe, la gestion de l’information et des documents est confrontée à l’inflation des documents, à leur dématérialisation, à leur diffusion exponentielle via les nouvelles technologies, à l’importance de la législation, des normes, de la qualité, de la traçabilité, de la sécurité…

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JUDICIARISATION. Les professionnels de la communauté canadienne francophone (au Québec, mais aussi en Acadie et dans des provinces anglophones) ont intégré une logique européenne avec un pragmatisme nord-américain. La proximité des États-Unis a certainement anticipé l’impact des nouvelles technologies de l’information qui ont frappé plus tôt et plus fort qu’en Europe. Elles ont été adoptées d’autant plus rapidement qu’elles facilitaient les échanges, freinés jusqu’ici par l’étendue du territoire de ce pays à la grandeur d’un continent. Par ailleurs, la « judiciarisation » croissante de l’économie et de la société fait prendre très au sérieux le « risque juridique ». En particulier, l’accès des citoyens aux données personnelles, la protection des données et des documents électroniques sont régis par des lois spécifiques, que les administrations se doivent d’appliquer. Enfin, la gestion de l’information est perçue comme partie prenante du développement durable.

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COMPÉTENCES MULTIPLES. Bien sûr, la gestion documentaire n’est plus limitée au seul support papier : elle englobe les documents numériques et multimédias, ce qui engendre des classements et des conservations multiples. De ce fait, traiter l’information ne relève pas d’une seule discipline mais de plusieurs compétences. La collaboration avec les qualiticiens, les informaticiens, les documentalistes et les autres spécialistes des sciences de l’information devient une nécessité. La « gestion documentaire » (terme obligé pour « records management »), c’est-à-dire l’analyse documentaire, l’élaboration de métadonnées pertinentes ainsi que des plans de classification et des calendriers de durée de conservation est pratiquée de longue date et requiert des personnes ressources sachant gérer des documents multiformes, dématérialisés, fragiles, reliés à leur contexte et authentifiés.

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C’est ce qu’a anticipé l’Université de Moncton (www. umoncton. ca) en ouvrant en 2001 un baccalauréat en gestion de l’information unique dans le Canada francophone, cursus de quatre années portant autant sur les technologies (programmation, bases de données, multimédia, commerce électronique) que sur les contenus de l’information (veille, recherche d’information, législation, éthique, classification, traitement documentaire, documents numériques). •

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Florence Ott

Quelques mots pour le dire

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Mots clés. A comme « Activités », P comme « Plan de classement, V comme « Validation »… Myriel Brouland a collecté les termes (en français et en anglais…) qui définissent le records management, ses concepts, ses process et ses pratiques fondamentales. À lire et à relire.

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Records

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Documents ou données, enregistrés dans un système selon des règles prédéfinies. Dans l’esprit de la norme ISO 15489, la notion de records recouvre toutes les informations créées, reçues et conservées (quels que soient la nature, le support et le format) à des fins de preuve ou pour leur intérêt (caractère d’actif). Dans les faits, la notion recouvre toute information que l’organisme aura décidé de conserver au titre de sa valeur stratégique, informationnelle ou légale.

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Selon le contexte, on parle aussi de « document », d’« information », d’« archive » d’« information probante », d’« information gérée », ou d’« information utile ».

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Nature du record

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Un record peut être aussi bien la donnée gérée dans une base telle qu’une base de données de facturation qu’une fiche de salaire ou une lettre de mise en recouvrement et le courrier de réponse associé, ou un rapport d’audit ou d’expertise susceptible de prouver les conditions de réalisation d’une action donnée.

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Support du record

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On produit aujourd’hui plus de 95 % des documents sous format numérique, mais l’expérience prouve qu’on imprime encore beaucoup. La gestion cohérente des supports papier et électronique est un élément important de la stratégie de RM.

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Format du record

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Le format de la donnée ou du document pose la question de la pérennisation dans le temps, laquelle est particulièrement sensible pour les formats numériques. Il convient, si possible, de s’orienter vers les formats les plus ouverts et normalisés.

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Gestion des documents et de l’information

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Voir Records management

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Records management ou Gestion des documents et de l’information

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Sous l’angle du process, le RM est un système de gestion de l’information à valeur probante et utile qui met en œuvre tout moyen nécessaire à la conservation de l’information jusqu’au terme de sa valeur probante et qui en garantit l’authenticité, l’intégrité, la traçabilité, la confidentialité, et l’accessibilité.

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Sous l’angle de la politique de management de l’information, il est la composante en charge de garantir la valeur probante. À ce titre il s’intègre dans la démarche globale de gestion du cycle de vie de l’information incluant la production, le stockage et l’organisation, la capitalisation et le partage, la diffusion et l’archivage.

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Cycle de vie

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Période qui s’étend de la conception ou de la réception du document jusqu’à sa destruction logique et physique. Le cycle comprend quatre étapes : création, gestion, diffusion, conservation (source : ADAE-Aproged Cycle de vie). Cette expression, utilisée originellement pour modéliser la gestion des documents électroniques, est de plus en plus usitée en records management pour traduire la notion de « records continuum » qui s’oppose à la théorie archivistique des « trois âges ».

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Plan de classement

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Outil permettant le classement systématique des activités et des informations à archiver selon des catégories définies logiquement et a priori dans un système de classification.

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Le plan de classement du RM est basé sur les grandes fonctions des organismes, qu’il y ait ou non une direction dédiée. Il ne s’agit donc pas d’un classement structurel (lié à une organisation) ou thématique (lié à la nature des contenus). Il est hiérarchique et décrit les grands domaines, les activités et actions associées. Il s’applique quel que soit le support d’information. En théorie, le passage d’un plan de classement à l’autre doit être transparent.

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Accès

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Fonction du système de management de l’information donnant l’autorisation, les possibilités et les moyens de rechercher, de retrouver et d’exploiter l’information.

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Activité

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On trouve, dans les plans de classement du records management, aussi bien des activités opérationnelles (liées aux métiers) que des activités fonctionnelles (activités transverses dites parfois de support qui concernent, par exemple, les fonctions administratives et comptables des organismes). L’intérêt supposé de l’approche par activité est de s’affranchir des problèmes d’organigramme. L’inconvénient est qu’elle est difficilement appréhendée par les producteurs, plus habitués à une structuration liée à l’organisation et à leurs thématiques propres (clients, projets, etc.).

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Valeur

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La notion de valeur fait référence à :

  • la valeur légale ou probante des informations et documents: Elle a trait aux droits et devoirs de l’organisme ;

  • la valeur informationnelle : les documents et données contiennent des informations indispensables à la conduite des activités de l’organisme ;

Le champ du RM couvre spécifiquement ces deux premières dimensions. Mais souvent, dans une politique globale d’archivage, on englobe la valeur historique qui permet de restituer l’histoire de l’organisme ou d’une de ses activités ou fonctions.

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Analyse des processus

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Il s’agit d’une approche méthodologique visant à réunir les informations sur les processus, fonctions et actions de l’organisme en vue d’identifier les documents et informations à intégrer et gérer dans le système de records management. Il existe deux types d’analyse : fonctionnelle (décomposition des fonctions en processus) et séquentielle (enchaînement d’opérations). Chacune d’elles intervient après une revue du contexte (missions générales de l’organisme et réglementation).

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Métadonnées

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Les métadonnées sont les données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents archivés et leur gestion dans le temps. Elles peuvent être organisées selon leur type (données de gestion, documentaires, techniques, etc.). On notera qu’il faut éviter la confusion fréquente entre métadonnées documentaires et documentation associée aux données (par exemple, le champ « code postal » dans une base de données peut justifier de conserver le référentiel des codes postaux de l’époque. Ce document n’est pas une métadonnée mais constitue une documentation associée aux données qui doit être elle-même archivée.)

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L’univers électronique oblige à penser et créer ces métadonnées dès l’amont, c’est-à-dire dès la création du document. L’intelligence et l’efficacité d’un système de RM résideront dans la capacité à articuler les différents points de vue sur l’information et à automatiser au maximum la récupération des métadonnées (auteur, service/direction, date, type de document et durée de conservation associée, etc.).

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Migration et conversion

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L’environnement électronique impose des contraintes techniques fortes liées à l’absence de pérennité des supports, des formats et des systèmes qui induit un mouvement permanent des différentes composantes de l’archivage (systèmes, données, documentation associée et métadonnées). Il faut donc être techniquement en mesure de proposer des solutions pour pallier ces contraintes. On se trouve donc dans l’obligation de prévoir :

  • la conversion des données : elle consiste à copier des données numériques d’un support de stockage à long terme vers un autre support du même type, sans modification aucune de la chaîne de bits ;

  • des migrations des données vers de nouveaux supports et/ou de nouveaux formats en fonction de leur obsolescence.

Validation

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La validation n’est pas toujours une signature qui engage une personne et/ou l’entité qu’elle représente. Une information peut être considérée comme validée dès qu’elle a fait l’objet d’une diffusion qui officialise le document (par exemple l’envoi d’une facture à un client, le rapport remis au commanditaire, la note de stratégie diffusée dans l’entreprise…). Dans la pratique, cela pose la question, parfois délicate, de la gestion des multiples versions d’un document, avant sa validation, et de la création de métadonnées qui lui sont associées. •

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Myriel Brouland

Notes

[1]

Ces registres sont accessibles à l’adresse http:// europa. eu/ documents/ registers/ index_fr. htm

[2]

« Technologies et normes archivistiques : la norme ISO 15489 sur le records management ». RESSI, Revue électronique suisse de science de l’information, août 2005, n° 2. http:// campus. hesge. ch/ ressi/ Numero_2_juillet2005/ articles/ PDF/ RESSI_008_DD_Technologies. pdf

[3]

ISO 15489-1:2001 Information et documentation – « Records Management » – Partie 1 : Principes directeurs.

[4]

ISO 15489-2:2001 Information et documentation – « Records Management » – Partie 2 : Guide pratique.

[5]

ISO 23081-1:2006 Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1 : Principes et ISO 23081-2:2007 Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 2 : Sujets conceptuels et de mise en œuvre.

[6]

ISO 26122:2008 Information et documentation – Analyse du processus des « records ».

[7]

SHEPHERD (Elizabeth) et WEST (Victoria). « Are ISO 15489-1:2001 and ISAD(G) compatible? », Parts 1 et 2. Records Management Journal, 2003, volume 13/1 et 13/2, p. 9-23 et 62-69.

[8]

Voir Documentaliste – Sciences de l’information, avril 2005, vol. 42, n° 2, p. 106-117.

[9]

Voir : www. archivesdefrance. culture. gouv. fr, rubriques Gérer les archives/Records management et collecte et /Archives électroniques, dont les notes d’information DITN./RES/2005/007 du 13 octobre 2005, Étude relative à la réalisation de plates-formes d’archivage électronique, DITN/RES/2007/006 du 23 juillet 2007, Records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public, et DITN/RES/2007/005 du 23 juillet 2007, Audit archivage dans les ministères.

Résumé

English

Understanding the issues and the basicsUnderstanding the issues and the basics
Did you realize that records and information management was already a topic of discussion in ancient times? This article tells the long story of records management, from its founding steps up through the digital revolution and the development of formal standards that now shape this discipline. Our overview of practices and RM professionals concludes with a discussion of the emergence of this new field.

Español

Comprender los objetivos y los fundamentos¿Sabía que ya se podía hablar de la gestión de los documentos y de la información en la Antigüedad? Este artículo relata la larga evolución del "records management" y comenta sus etapas de fundación hasta el cambio radical numérico y los trabajos de normalización que diseñan los contornos actuales de la disciplina. Se trata de una reflexión sobre la urgencia de que una nueva profesión complete este cambio en el horizonte de las prácticas y los profesionales del RM.

Deutsch

Die Herausforderungen und Grundzüge verstehenWussten Sie, dass man schon in grauer Vorzeit vom Management von Dokumenten und Informationen sprechen konnte? Dieser Aufsatz stellt die lange Entwicklung des „Records Managements“ dar und kommentiert die Etappen seiner Begründung bis hin zur Erschütterung durch die Digitalisierung und zu den Arbeiten an der Normalisierung, die den derzeitigen Rahmen der Disziplin setzen. Dieser Überblick der Praktiken und Akteure des RM wird durch eine Überlegung zur Entwicklung eines neuen Berufs vervollständigt.

Plan de l'article

  1. RM : quel concept pour quel besoin ?
    1. Une histoire longue et mouvementée…
    2. Maîtriser le cycle de vie des documents
    3. De nouvelles compétences à mettre en œuvre
    4. La naissance du métier de « records manager »
    5. Qu’entend-on par « records management » ?
    6. Différentes pratiques dans le monde
    7. Quel pilote ?
  2. Normer, pour professionnaliser et échanger
    1. Les normes ISO
    2. Les normes sur l’archivage électronique
    3. Les normes archivistiques
    4. Les normes françaises
  3. Témoignage. « Une logique européenne et un pragmatisme nord-américain »
  4. Quelques mots pour le dire

Pour citer cet article

Dhérent Catherine, de Grimoüard Claire Sibille, Ott Florence, Brouland Myriel, « Comprendre les enjeux et les fondamentaux », Documentaliste-Sciences de l'Information, 2/2009 (Vol. 46), p. 32-42.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2009-2-page-32.htm
DOI : 10.3917/docsi.462.0032


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