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Documentaliste-Sciences de l'Information

2013/1 (Vol. 50)

  • Pages : 78
  • DOI : 10.3917/docsi.501.0024
  • Éditeur : A.D.B.S.

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La gouvernance est un concept managérial dont le succès actuel est intrinsèquement lié au contexte général de globalisation des échanges et de complexité croissante dans les organisations. Elle sous-entend, dans tous les cas, un mode de pilotage multi-parties prenantes. Les décisions n’y sont plus le fait d’un unique décideur, mais bien le fruit de la concertation et de décisions transverses. Ce qui suppose d’avoir soigneusement pesé le pour et le contre selon les différents intérêts des acteurs.

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Concept médiéval, le terme de « gouvernance » s’est répandu dans l’ensemble de la société à partir de sa redécouverte via des théories issues de la micro-économie et de la science administrative anglo-saxonne. Cette forme de management transversal trouve un écho particulier dans la bonne gestion de l’information, enjeu devenu majeur dans l’ère et l’économie du numérique. Depuis le milieu des années 90 [1][1] Dans cet esprit, nous pourrions remonter dès 1934 avec..., les missions documentaires sont en effet progressivement repensées au sein des organisations selon différents axes : optimisation de la qualité et développement de l’innovation, recherche de gisements de productivité et maîtrise des risques inhérents à l’exercice de l’activité et, bien sûr, mise en œuvre de solutions pour capitaliser les connaissances développées au sein de ces organisations.

Vision globale et approche pragmatique

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Revenir en détail sur le concept même de gouvernance de l’information était donc nécessaire. En ouverture du premier pôle, B. Guyot apporte un regard systémique sur le management de l’information. Connaissance de l’environnement et stratégie y sont des fondamentaux majeurs pour valoriser le bien commun que représente l’information. J.-P. Perrein décrit, dans un esprit comparable, cette gouvernance comme une nécessaire prise de hauteur. Il insiste sur la vision organisationnelle pour réussir la maîtrise des flux. Il montre aussi qu’au-delà du concept, cette gouvernance est désormais une réalité. P. Fuzeau explicite cette réalité par la recherche d’avantages avérés et mesurables qui s’incarne dans une démarche complexe marquée par l’art du compromis. Pour preuve de cette réalité, M. Cottin nous éclaire sur une gouvernance de l’information qui se codifie et se formalise peu à peu. Les nouvelles normes ne sont plus seulement techniques mais sont des normes dites de « haut niveau » à l’instar de normes comme ISO 9001 ou 14001. Enfin, gouvernance de l’information et système d’information - dans son acception technique - sont inséparables. J.-M. Rietsch le montre sous l’angle de la dématérialisation et de l’archivage électronique. Les enjeux sont tels (volumétries, investissements nécessaires, ruptures technologiques) que la traduction technique de la gouvernance doit être traitée au plus haut niveau des organisations.

Des leviers et des objectifs diversifiés

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Mais si le sujet n’est pas nouveau, la mise en œuvre d’expériences, de pratiques connaît un véritable essor dans des contextes aujourd’hui très divers, avec des objectifs eux-mêmes très variés : impératifs sociétaux, développement durable, économique ou patrimonial. Le premier «?regards croisés?» de ce dossier, fruit du retour de plusieurs organisations professionnelles, illustre à la fois cette diversité et le mouvement de fond qui semble se dessiner.

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L’exemple d’Orange témoigne d’une forte articulation entre maîtrise de l’information produite tout au long du cycle de vie et sécurisation de cette information. Il témoigne aussi d’une certaine culture d’entreprise et de son cœur de métiers dans l’industrie des télécoms. Dans d’autres contextes industriels, ce sont des contraintes financières et commerciales qui ont été les éléments déclencheurs. La gouvernance de l’information rencontre alors un tropisme plutôt marqué business intelligence que risk management. Ailleurs, poussée par une forte culture d’innovation et de marketing stratégique, c’est l’approche globale qui prévaut et on voit se dessiner le rapprochement de différentes facettes de la gestion de l’information (veille, KM, archivage). On voit également que les collectivités territoriales ne sont pas en reste de ces mouvements de coordination et de maîtrise de l’information produite par les services. Des modes de pilotage associant différentes entités se mettent en place dans le souci à la fois d’améliorer les services rendus par la collectivité et d’optimiser la communication interne. Un autre exemple de mode de pilotage est illustré par l’approche québécoise rapportée par M. Roberge. Celui-ci développe une démarche structurée en 14 étapes avec, comme préalable stratégique et gage de succès, l’établissement d’un plan de gouvernance documentaire.

Structurer une démarche de gouvernance

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On comprend ainsi que la gouvernance de l’information, parce qu’elle recouvre des réalités diverses, utilise aussi des vocabulaires et des définitions variables (voir p. 60) Son périmètre varie en fonction des raisons d’être, activités, enjeux et culture propres à une organisation. Il se dégage cependant des fondamentaux comme la nécessité d’une approche à un niveau stratégique, la mise en œuvre de la « responsabilité documentaire », la nécessité de pilotage et d’évaluation des résultats, et une vraie réflexion sur les compétences.

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Pour la mise en application de la gouvernance, J.-P. Perrein revient sur le volet organisationnel et le juste partage des rôles (gouvernance, management, gestion). Une démarche de mise en place d’un dispositif de gouvernance est une démarche structurée. A. Jules livre un essai de formalisation et de positionnement des différents éléments structurant la démarche : politique documentaire, modélisation des processus et outils documentaires. J. Mourain développe une démarche comparable à travers la méthodologie de déploiement de la plate-forme RSD GLASS®‚ où règles de gestion (habilitations, durée de conservation de l’information) sont intégrées pour gouverner l’ensemble de l’information de référence contenue dans les outils technologiques d’une organisation. J.-P. Blanger, prenant appui sur les projets de dématérialisation, insiste pour sa part sur les freins mais aussi sur les risques qu’il y a à ne pas s’engager dans une telle démarche.

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De nature transverse, la gouvernance de l’information implique de fait l’ensemble des facettes de nos professions. Pour clôturer ce dossier, Marie-Anne Chabin et Claudine Masse nous livrent leurs avis sur les compétences attendues des professionnel(le)s face aux perspectives qui s’ouvrent à eux.

Notes

[1]

Dans cet esprit, nous pourrions remonter dès 1934 avec la pensée du belge Paul Otlet qui dans son traité de documentation définissaient que les « buts de la documentation organisée » consistaient « à pouvoir offrir sur tout ordre de fait et de connaissance des informations documentées : 1° universelles quant à l’objet, 2° sûres et vraies, 3° complètes, 4° rapides, 5° à jour, 6° faciles à obtenir, 7° réunies d’avance prêtes à être Communiquées, 8° mises à disposition du plus grand nombre ».

Résumé

Français

La gouvernance de l’information ne se résume ni à la seule gestion des documents et des données, ni au seul management du système d’information ; elle en traduit plutôt le nécessaire dépassement au sein d’une démarche globale qui articule l’organisation (multi-polaire), les modes opératoires et les technologies. Initiée dans des contextes très diversifiés pour répondre à des problématiques sociales, business ou métier, elle a dépassé aujourd’hui le cadre d’un simple vœu pieux pour s’incarner au travers d’instances, de processus et de méthodes de pilotage. Une opportunité historique pour les professionnels de l’information tandis que la perception de la valeur des actifs informationnels arrive à maturité.

English

Information: time for governanceInformation governance can’t be summed up as document and data management or as information system management; it must go beyond these practices to address the core of a global method that integrates a multi-polar organization, the way it functions and uses technology. Information governance emerged from widely diverse contexts to address social, business or professional issues, but today it goes beyond simple wishful thinking and is found in numerous professional situations, processes and piloting methods. Information professionals have a historic opportunity as the value of information assets is no longer in question.

Español

Información: el tiempo del gobiernoEl gobierno de la información no se resume como la simple administración de documentos y datos, ni tampoco como la simple gestión de un sistema de información, sino más bien como la transición dentro de una gestión global que articula la organización (multipolar), los modos operativos y las técnicas. Iniciado en contextos muy diversos para responder ante problemáticas sociales, negocios u oficios, hoy en día ha excedido el marco del simple compromiso piadoso para encarnarse a través de instancias, procesos y métodos de control. Una oportunidad histórica para los profesionales de la información mientras que la percepción del valor de los activos informativos llega a su madurez.

Deutsch

Information – die Zeit der GovernanceInformation Governance lässt sich weder auf das Management von Dokumenten oder Daten reduzieren, noch auf das alleinige Management des Informationssystems: Sie stellt eher die nötige Fortführung in einem globalen Ansatz dar, der die (verschieden ausgerichtete) Organisationen, operativen Methoden und Technologien kombiniert. Ursprünglich in sehr diversifizierten Umfeld erstellt, um sozialen, wirtschaftlichen oder beruflichen Problematiken zu begegnen, hat sie heute das Stadium eines naiven Wunschdenkens verlassen und wir Realität in Instanzen, Prozessen und steuernden Methoden. Dies ist eine historische Gelegenheit für Information Professionals, da die Einschätzung des Wertes von Information als Aktivposten erwachsen wird.

Plan de l'article

  1. Vision globale et approche pragmatique
  2. Des leviers et des objectifs diversifiés
  3. Structurer une démarche de gouvernance

Pour citer cet article

Jules Arnaud, Lebigre Loïc, « Information : le temps de la gouvernance », Documentaliste-Sciences de l'Information, 1/2013 (Vol. 50), p. 24-25.

URL : http://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2013-1-page-24.htm
DOI : 10.3917/docsi.501.0024


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