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Documentaliste-Sciences de l'Information

2014/4 (Vol. 51)

  • Pages : 84
  • DOI : 10.3917/docsi.514.0036
  • Éditeur : A.D.B.S.

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Communiquer 15 fois son chiffre d’affaire chaque année à l’administration, produire 10 fois un document sur ses effectifs, c’est le lot de bien des entreprises. Ces redondances alourdissent la charge administrative et nuisent à la compétitivité de l’économie. Pour réduire le nombre de sollicitations, les administrations doivent mutualiser davantage les informations et les sources documentaires nécessaires. C’est ce que propose le programme « Dites-le nous une fois ».

Éviter les redondances

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Réduire la répétition des informations demandées est considéré par plus de 3 entreprises sur 4 comme la priorité de modernisation de l’administration dans ses relations avec les entreprises. Sur le plan économique, on estime de 3 à 5 % du PIB le coût total de la charge administrative pesant sur les entreprises. « Dites-le nous une fois » a vocation à ne plus les solliciter inutilement.

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Ce programme est un élément clé du choc de simplification voulu par le Président de la République. Il facilitera la vie des entreprises qui, ne perdant plus de temps à remplir des papiers, se concentreront sur leur cœur de métier, ce qui favorisera le développement économique. Faisant partie d’une des mesures du Pacte de responsabilité présenté par le Président de la République le 31 décembre 2013 [1][1]  www.gouvernement.fr/pacte-responsabilite-solidar... visant à « simplifier la vie des entreprises », le programme repose sur quatre leviers (voir encadré ci-contre).

Reconfigurer les échanges de données

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Ne plus redemander inutilement des informations aux entreprises suppose que les différents acteurs se soient organisés pour disposer des éléments utiles à leur propre métier (données, pièces justificatives, informations diverses relatives à l’entreprise concernée).

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Les difficultés rencontrées sont de plusieurs ordres.

  • Du point de vue de chaque acteur, la gestion de l’information n’est pas un problème en soi : l’administration obtient les informations auprès des entreprises. Mais une information donnée en fin d’année, par exemple, n’est pas forcément à jour lorsque l’agent doit traiter un dossier, ce qui l’oblige souvent à réitérer la demande auprès de l’entreprise.

  • Échanger des informations suppose de savoir qui d’autre les détient, ce qui est rarement le cas aujourd’hui du fait de la construction historiquement très verticale des organisations.

  • Même si le besoin est identifié ainsi que la source de la donnée, échanger suppose de disposer d’un système d’information comme base de travail. Or, dans près de 80 % des cas, les acteurs ne disposent pas d’un tel système : bon nombre de services locaux ne saisissent aucune donnée ou, lorsqu’ils les saisissent, c’est, au mieux, avec un outil local (souvent de type Excel, rarement en base de données) non partageable avec d’autres destinataires.

  • Pour développer un système d’information (SI), avec de préférence une capacité à offrir une démarche dématérialisée type démarche en ligne comme l’opère la Dila pour appuyer certains ministères, il faut avoir un certain volume à traiter pour que l’acteur public identifie un retour sur investissement substantiel pour lui-même et les entreprises concernées. Or, 2/3 environ des démarches représentent des volumes de l’ordre de 10 000 entreprises, avec une grande dispersion de tailles et de secteurs, ce qui explique que ce type de projet de modernisation des SI pour de tels échanges de données n’était pas, jusqu’à présent, prioritaire.

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Le programme doit donc se construire autour d’objectifs précis, partagés entre ministères et rythmés dans le temps, pour faire coïncider la vision cible, la capacité technique à échanger progressivement construite, et le cadre juridique encadrant ces échanges. Ce dernier devra également évoluer : un projet d’ordonnance est en préparation [2][2] Le droit à légiférer par ordonnance est inscrit dans... qui permettra de lever le secret pour réutiliser une information (que l’administration devait connaître dans le cadre d’une procédure donnée mais pour laquelle elle était obligée, car il s’agit de secret, de réitérer la demande auprès de l’entreprise). Il évoluera aussi avec les décrets d’application de la loi DCRA qui préciseront les domaines et les données où les échanges peuvent se faire, en s’appuyant notamment sur des dispositifs techniques déterminés.

Les quatre leviers du programme

L’échange des données entre les administrations afin de faire de la sollicitation directe de l’usager une exception

La réingénierie des formulaires afin de ne demander que les informations réellement utiles

La dématérialisation des procédures afin de pouvoir simplifier le traitement et la soumission d’informations

La confiance a priori afin de limiter les demandes de pièces justificatives. Les pièces ne sont demandées que lorsqu’elles sont nécessaires, non déjà détenues par l’administration et au moment opportun (présentation des pièces uniquement en cas de contrôle par exemple).

Des objectifs concrets

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Le programme vise à définir, avec l’ensemble des administrations concernées, les potentiels de dématérialisation, de réingénierie et d’échanges de données entre administrations, démarche par démarche. Les administrations doivent se mettre en ordre de marche pour permettre aux entreprises, d’ici 3 ans, de ne plus avoir à fournir qu’une seule fois leurs données d’identité, sociales et comptables ainsi que toute pièce justificative déjà fournie par ailleurs.

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Pour les acteurs publics, cela implique que, sur chacun de ces volets, les systèmes de back office se soient adaptés pour récupérer la donnée auprès de la source identifiée comme étant authentique (un acteur de référence) de manière à ce que chaque agent dispose des informations utiles dans l’instruction de ses dossiers.

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Aujourd’hui, le programme simplifie déjà 17 formulaires sur des événements prioritaires pour les entreprises : marchés publics, recrutement d’un salarié, obligations fiscales. Cette première vague a notamment abouti à la suppression de la déclaration de PEEC (participation des employeurs à l’effort de construction) qui concerne près de 100 000 entreprises. Une nouvelle vague de 30 simplifications sera mise en œuvre sur la période 2014-2015.

Un potentiel d’échanges à exploiter

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« Dites le nous une fois », avec l’initiative « Marché public simplifié » (MPS), a modifié en profondeur les réponses aux appels d’offre publics. Une entreprise peut désormais répondre à un marché public en fournissant uniquement son numéro Siret, en lieu et place des différents documents de consultation et justificatifs nombreux qui lui étaient demandés. Depuis juin 2014, il est désormais possible de répondre à un marché public simplifié sur l’une des 10 principales places de marché existantes.

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Les apports du service « Marché public simplifié » (MPS) :

  • démontrer le double potentiel de l’échange d’informations : allègement drastique pour l’entreprise, prédilection pour le principe de confiance a priori et intérêt pour l’acheteur à recevoir un dossier, des justificatifs et des données sources d’une bien meilleure fraicheur et fiabilité, et nativement numérisées ;

  • construire les solutions d’échanges (briques techniques) directement avec les partenaires et en fonction de leurs usages ;

  • disposer de briques d’échanges d’informations réutilisables avec de nombreux partenaires et pour de nombreux cas de démarches demandant l’exploitation de sources documentaires similaires ;

  • s’inscrire comme une réponse à l’évolution du droit : en articulation avec la direction des Affaires juridiques, la transposition de la directive européenne sur les marchés publics prévoit, via l’article 45 du décret applicable depuis le 1er octobre 2014, que ces informations ne soient plus exigibles auprès de l’entreprise dès lors qu’un système d’accès gratuit à l’information existe.

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Lancée en juillet 2014, l’initiative « Aide publique simplifiée » (APS), application élargie du principe d’échange de données, fonctionne selon le même principe que « Marché public simplifié » : pour solliciter une aide publique, l’entreprise n’aura plus à fournir aucun document justificatif à l’appui de sa demande, dès lors que ce sont des éléments déjà détenus par une autre administration. L’organisme détenteur de la subvention récupérera directement les informations sur l’entreprise auprès des administrations compétentes.

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Les différents projets menés de manière agile comme MPS et APS et les travaux approfondis menés avec les différents partenaires construisent progressivement la refondation des échanges de données et documentaires pour un meilleur service rendu tant aux usagers qu’aux agents gestionnaires de l’information. Les perspectives en terme d’enrichissement des sources documentaires sont nombreuses, notamment si l’on considère le potentiel de traitement de l’information que suggèrent les apports du programme « Dites le nous une fois », couplés à l’apport de l’Open data (par exemple sur des données géographiques) et du Big data (données contextualisées qualifiant l’environnement considéré).

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La refonte du design de nombreux services au public, permis par ces échanges rénovés, ira donc bien au-delà de l’échéance à 3 ans, comme l’a démontré l’expérience de pays voisins. Il offrira un cadre totalement renouvelé permettant des échanges entre administration et usagers fondés sur la confiance, la proactivité et le service.

Finalement, qu’est-ce que « Dites-le nous une fois » va changer ?

– Je n’aurai plus que mon seul n° Siret à fournir en lieu et place des autres données d’identité de mon entreprise.

– Je ne communiquerai plus qu’une fois mon chiffre d’affaires, mes effectifs ainsi que l’ensemble de mes données fiscales et sociales.

– Je ne communiquerai plus d’attestation fiscale, d’attestation sociale, de justificatif d’identité, ni aucune autre pièce produite par l’administration.

Notes

[2]

Le droit à légiférer par ordonnance est inscrit dans la loi d’habilitation de novembre 2013.

Résumé

Français

[formalités] Réduire les charges administratives, les entreprises en rêvaient. Le programme « Dites-le nous une fois », qui contribue déjà à faciliter leur vie, a des implications pour l’administration.

Plan de l'article

  1. Éviter les redondances
  2. Reconfigurer les échanges de données
  3. Des objectifs concrets
  4. Un potentiel d’échanges à exploiter

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