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Documentaliste-Sciences de l'Information

2014/4 (Vol. 51)

  • Pages : 84
  • DOI : 10.3917/docsi.514.0040
  • Éditeur : A.D.B.S.

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« Les bibliothécaires savent ce qu’ils doivent à la normalisation : elle compose une partie de leur savoir et conditionne leur progrès ». Cette affirmation de Michel Melot, président du Conseil supérieur des bibliothèques [1][1] « Les nouveaux enjeux de la normalisation », Bulletin..., est emblématique des rapports entretenus par nos professions avec les normes depuis le début du XIXe siècle.

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Les normes représentent une vision consensuelle des métiers et de leurs activités, souvent fondées sur les bonnes pratiques, parfois sur l’innovation. Elles fournissent une description technique de processus mesurables en terme qualitatif et une terminologie professionnelle. « Il est difficile d’avoir accès aux normes, elles coûtent cher, sont trop nombreuses, concurrentes et pas hiérarchisées, leur terminologie est obscure ou inadaptée, etc. » : voici l’opinion de certains praticiens pourtant compétents et soucieux d’exercer au mieux leur métier. D’autres craignent de ne pas être informés de l’apparition de nouvelles normes, rendant leurs pratiques ou leurs outils obsolètes, les empêchant de communiquer au plan national ou international.

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La normalisation est ressentie comme une contrainte, voire une menace pour la profession. Or, les normes sont autant de réponses aux besoins de nos professions et la participation à la normalisation permet à la fois d’influer sur le contenu des normes (toujours consensuel, basé sur les pratiques les plus efficaces et les mieux partagées) et d’en être informé.

La normalisation : une longue histoire

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Lors de la Révolution, le besoin d’une pratique bibliographique homogène apparaît pour réaliser l’inventaire des titres des bibliothèques de la nation confisquées au clergé et à la noblesse. Au cours du 19e siècle, les bonnes pratiques catalographiques sont progressivement fixées grâce à la formation des bibliothécaires [2][2] Création en 1879 du Certificat d’aptitudes aux fonctions... et à l’École des Chartes. Les premiers efforts de normalisation sont initiés par l’Institut international de bibliographie de Paul Otlet, auteur, avec Henri La Fontaine, de la Classification décimale universelle, basée sur les travaux de l’Américain Melvil Dewey [3][3] Sylvie FAYET-SCRIBE, Cyril CANET, « Histoire de la....

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En 1911, l’Association des bibliothécaires français (ABF) crée une « commission chargée de constater et de coordonner les usages actuellement suivis dans les bibliothèques françaises pour la confection des catalogues d’auteurs et d’anonymes ». En 1918, la Commission permanente de standardisation voit le jour et à sa suite, en 1926, l’Association française de normalisation (Afnor). Après 1945, la coopération internationale se poursuit avec l’aide de l’Unesco et de l’Organisation internationale de standardisation (ISO).

Des organisations spécialisées

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Pour l’ISO, la norme est « un document, établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d’ordre optimal dans un contexte donné » […] Il convient que les normes soient fondées sur les acquis conjugués de la science, de la technique et de l’expérience et visent à l’avantage optimal de la communauté »[4][4]  Guide ISO/CEI 2:2004, Normalisation et activités.... Les normes sont par essence d’application volontaire [5][5] Catherine MATTENET, « Le paysage actuel de la normalisation »,... et tirent leur légitimité de la définition de la communauté qui concourt à leur élaboration.

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L’ISO/TC46, comité technique Information et documentation, a été créé en 1947, l’année de la fondation de l’ISO. Il entend répondre aux besoins créés par l’impact des technologies électroniques sur la production, la gestion et la conservation de l’information. Il s’agit d’assurer la maîtrise et la conservation du document virtuel et d’en garantir durablement l’accès et l’exploitation grâce à des systèmes de gestion interopérables. Chaque pays est représenté à l’ISO/TC46 par son organisme national de normalisation. En France, c’est l’Afnor/CG46, commission générale Information et documentation [6][6]  « L’Afnor/CG46 est cofinancée par la Direction générale.... Celle-ci définit la politique et l’orientation des travaux de normalisation française dans le domaine de l’information et de la documentation, assure la coordination des commissions de normalisation (CN) placées sous sa responsabilité et constitue une force de proposition pour l’ISO/TC 46 dont elle est le miroir [7][7] Activités présentées sur le site de l’ISO/TC 46. Depuis....

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On ajoutera plusieurs autres commissions nationales et internationales, comme la CN 171 - Applications pour l’archivage et la gestion du cycle de vie du document et les comités développant des référentiels de certification, comme le référentiel Engagement de service - Gestion interne des flux d’archives privées - Afnor Certification n° 239.

Les commissions de la CG 46

CN 4 - Interopérabilité technique : TC46/SC4 - Interopérabilité technique

CN 6 - Numérotation et identification : TC 46/SC 9 - Identification et description

CN 8 - Évaluation des résultats : TC 46/SC 8 - Qualité - Statistiques et évaluation de la performance

CN 10 - Conservation des documents : TC 46/WG 6 - Stockage pour matériaux d’archives : Groupes d’experts : GE 1 Papiers, cartes et cartons/GE 2 Conditionnements plastiques/GE 3 Révision de la norme ISO 11799 (Information et documentation -- Prescriptions pour le stockage des documents d’archives et de bibliothèques)

CN 11 - Archives/Gestion des documents d’activité : TC 46/SC 11 - Archives/Gestion des documents d’activité

CN 357 - Modélisation, production et accès aux documents (sans correspondance à l’ISO) : GE 1 Codes des noms de langues/GE 3 Description archivistique encodée DTD-EAD/GE 4 Données d’autorité/GE 5 Métadonnées des thèses/GE 6 Description bibliographique des documents édités/GE 7 Description bibliographique des manuscrits modernes et contemporains/GE 8 Traduction des noms des éléments et de leur sens d’utilisation (DTD TEI)/GE 10 Vocabulaires contrôlés

Participer et accéder à la normalisation

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Les normes facilitent les échanges, la gestion et la prévision et elles constituent aujourd’hui un langage international. Or, l’accès aux normes dans nos métiers est rarement gratuit. Il est possible pourtant de participer en tant qu’individu, au nom de son entreprise ou d’un groupe professionnel aux travaux des organismes nationaux ou internationaux de normalisation pour se tenir au courant et influencer des projets jusqu’à leur aboutissement. Les travaux vont de la rédaction à la traduction des textes, en passant par les commentaires sur les projets internationaux.

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Les organismes de normalisation comme l’Afnor procèdent à des enquêtes publiques et chacun peut accéder aux textes avant les votes pour les commenter. Ce sera le cas fin 2014 pour l’ISO 30302 Information et documentation - Système de management pour les documents d’activité - Guide d’implémentation et, en 2015, de la révision de l’ISO 15489-1 Records management - Partie 1 : Principes directeurs.

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La Bibliothèque nationale de France (BnF) et le ministère de la Culture (Service interministériel des Archives de France) publient régulièrement des références de normes en tant que textes d’application. C’est le cas, par exemple, des descriptions bibliographiques [8][8]  www.bnf.fr/fr/professionnels/liste_normes/s.prd_... ou du standard d’échange des données pour l’archivage (SEDA) [9][9]  www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archi.... Enfin, l’Afnor et la BnF organisent chaque année une journée d’étude sur les travaux normatifs en cours dont les résultats sont consultables en ligne [10][10] Actes de la journée BnF/Afnor de juin 2014 « Métadonnées....

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D’autre part, Afnor BiVi [11][11]  www.bivi.qualite.afnor.org/normes , portail dédié aux outils des documentalistes, archivistes, bibliothécaires, lancé en 2009, donne accès au texte intégral des 350 normes « cœur de métier » ainsi qu’à des articles thématiques d’experts. L’abonnement permet de mutualiser les coûts d’achat des normes.

Les organisations professionnelles

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Les organisations professionnelles, dont l’ADBS [12][12] Voir : Normes et standards, l’une des pages thématiques... et l’AAF, sont historiquement impliquées dans l’élaboration et la diffusion des normes et leurs sites web représentent une source incontournable pour connaître les travaux en cours. Des échos des échanges sont également diffusés via les groupes de discussion ou réseaux sociaux tels que les groupe LinkedIn ADBS et « Communauté records management AAF/ADBS ».

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Ainsi, nous invitons l’ensemble des professionnels de l’information à prendre connaissance de ces travaux et de l’existence de normes. Ces bonnes pratiques peuvent en effet leur faire gagner un temps précieux et leur éviter certains écueils, leur faciliter le dialogue avec d’autres domaines (DSI, Qualité, etc.). Ils peuvent aussi rejoindre les rangs des représentants de nos métiers au sein des commissions. Ensuite, à chacun ainsi informé de constituer la boîte à outils normative de son organisme.

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La norme est un outil de gouvernance dont l’usage reste volontaire et très souvent morcelé ou sectoriel, ce qui implique de « savoir » avant d’accéder. Pour les professionnels, l’accès aux normes majeures commence dès les projets de création ou de révision et non avec les commentaires « orientés » sur la version finale. C’est ce qui fera souvent la différence entre un usage mesuré et pragmatique des normes et le temps perdu dans la critique et les interprétations a posteriori.

Traductions francophones et terminologie

Toutes les normes internationales sont élaborées par des comités d’experts qui formalisent en anglais un consensus avant publication. À l’ISO, le consensus final se fait par un vote sur un texte en anglais, français ou russe (langues officielles).

Le terme « record » dont la traduction n’avait pas fait l’objet d’un consensus en France a été traduit en 2010 par l’expression « document d’activité » par les experts des pays francophones à l’ISO TC46/SC11. L’application d’expressions différentes reste à l’appréciation des professionnels.

Notes

[1]

« Les nouveaux enjeux de la normalisation », Bulletin des bibliothèques de France, 1993, n° 5, cité dans : Bénédicte GRAILLES et Laurent DUCOL, « Les enjeux de la normalisation dans les services d’archives », Gazette des Archives, 4-2012, n° 228

[2]

Création en 1879 du Certificat d’aptitudes aux fonctions de bibliothécaires des Facultés des départements

[3]

Sylvie FAYET-SCRIBE, Cyril CANET, « Histoire de la normalisation autour du livre et du document : l’exemple de la notice bibliographique et catalographique ». Solaris, Décembre 1999/Janvier 2000

[4]

Guide ISO/CEI 2:2004, Normalisation et activités connexes - Vocabulaire général

[5]

Catherine MATTENET, « Le paysage actuel de la normalisation », Bulletin des bibliothèques de France, 1993, n° 5

[6]

« L’Afnor/CG46 est cofinancée par la Direction générale de l’enseignement supérieur, la Direction du livre et de la lecture et la Direction des archives de France ». Sonia BOSC, « ISO /TC46, 35e réunion annuelle », Bulletin des bibliothèques de France, septembre 2008, n° 5

[7]

Activités présentées sur le site de l’ISO/TC 46. Depuis 2001, la France préside le TC46 dont le secrétariat est assuré par l’Afnor.

[10]

Actes de la journée BnF/Afnor de juin 2014 « Métadonnées et confiance : quelles normes pour les échanges entre communautés ? ». Sur le site de la BnF

[12]

Voir : Normes et standards, l’une des pages thématiques du site de l’ADBS

Résumé

Français

[normes] Pour les métiers de l’information, la normalisation est un besoin historique. Aujourd’hui, les professionnels poursuivent leurs travaux au sein de plusieurs commissions d’organismes internationaux et nationaux élaborant des normes. Participer aux travaux des commissions de normalisation est l’un des moyens à envisager pour accéder à ces textes.

Plan de l'article

  1. La normalisation : une longue histoire
  2. Des organisations spécialisées
  3. Participer et accéder à la normalisation
  4. Les organisations professionnelles

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