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Journal du droit des jeunes

2003/2 (N° 222)


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Notre propos concerne la dynamique relative au souhait d’anciens usagers de l’Aide sociale à l’enfance d’ouvrir leur dossier administratif.

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Suivant les cas le dossier peut contenir, pour la personne consultante, des éléments de révélation quant à ses origines, par exemple, ou l’élucidation de son histoire familiale ou/et de son itinéraire de placement.

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La démarche de consultation mise en place à l’ASE permet de mettre en évidence combien ce processus est le plus souvent réparateur quels que soit la part et le contenu de « révélation » qu’il contient.

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L’accès aux dossiers dont il est question ici concerne les dossiers archivés, et non pas ceux qui sont en cours ; toutefois on peut en tirer des enseignements pour d’autres types de consultation.

Le cadre, sa dimension formelle et juridique

I - Présentation du service

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Cette mission est assurée par le pôle adoption de l’Aide sociale à l’enfance.

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Ce pôle est constitué d’une personne à temps plein et d’une personne à tiers temps ;(personnels administratif). Celles-ci peuvent avoir recours ponctuellement aux psychologues du service pour certaines situations complexes ou si le comportement de l’usager paraît complexe à gérer par du personnel administratif.

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Ce personnel bénéficie d’une séance par mois de régulation avec le psychologue, conseiller technique du service.

II - Statistiques

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En 2001,179 demandes sont arrivées au service

  • 83 demandes d’accès aux origines

  • 60 demandes de prise de connaissance du « parcours ASE »

  • 36 demandes de communication d’éléments aux fins d’attestations (activité salariée : retraite, période prise en charge : exonération de l’O.A…).

    En fait cela représente 143 consultations de dossiers

    Qui consulte ?

  • l’intéressé majeur ; les parents adoptifs d’un enfant mineur ; l’enfant mineur avec l’autorisation du représentant légal ; le tuteur ; les descendants directs de l’intéressé décédé ; un tiers avec autorisation de l’intéressé.

(Pour toutes les personnes autres que l’intéressé il y a nécessité de production de justificatifs prouvant le lien).

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Sur les 143 consultants :

  • 3 parents adoptifs d’enfants mineurs

  • 3 mineurs (12 – 15 ans)

  • 13 personnes de 18 – 25 ans

  • 43 personnes de 6 – 40 ans

  • 49 personnes de 41 – 60 ans

  • 27 personnes de 61 – 80 ans

  • 5 personnes de + 80 ans

La majeure partie des consultants se situe dans la tranche des 30 – 50 ans (76)

III - Modalités d’accès au dossier

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La loi N° 78-753 du 17 juillet 1978 prévoit dans son article 4 que « l’accès aux documents administratifs s’exerce : a) par consultation gratuite sur place… b) …par la délivrance d’une copie facilement intelligible … ».

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Dans le département 64, une consultation sur place est proposée systématiquement avec possibilité de délivrer des photocopies. Il a été fait le choix d’être présent avec les intéressés dans la découverte de leur dossier.

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Si l’usager réside hors département, le dossier est transféré à l’ASE de sa résidence (cette pratique est adoptée par tous les départements).

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L’usager peut venir avec une autre personne, mais la proposition lui est faite de le recevoir seul dans un premier temps, afin de préserver la dimension personnelle et intime de la démarche ; il est fait ensuite une synthèse de l’entrevue avec l’ensemble des personnes : la plupart du temps les interlocuteurs acceptent ces modalités sans réserve.

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NB : Quand ce n’est pas possible on remarque souvent que la présence de cet autre parasite l’entretien ; en effet ce dernier se montre beaucoup plus curieux que l’intéressé et l’empêche de s’exprimer pleinement ; nous observons une retenue et même une gêne chez l’intéressé.

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La demande est formulée par écrit (avec production des justificatifs : mandat, jugement tutelle, document établissant la filiation….).

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Le service accuse réception dans les 48 heures

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Si la demande est faite par une autre personne que l’intéressé, le service écrit à l’intéressé pour lui en faire part.

IV - Préparation du dossier

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Cette phase est essentielle car elle permet de poser le cadre juridique du contenu de la consultation en terme de document auxquels la personne pourra ou pas accéder. Cette phase comprend plusieurs étapes :

  • Recherche du dossier aux archives (préalablement recherche dans les registres d’inscription au service pour s’assurer que l’intéressé a bien été pris en charge par notre Département et pour retrouver ses nom et prénoms d’origine, s’il a fait l’objet d’une adoption).

  • Classement des documents pour respecter la chronologie des faits et faciliter leur compréhension.

  • Tri des documents selon leur nature :

    • administratifs

    • médicaux

    • relevant du judiciaire

Seuls peuvent être communiqués les documents administratifs et médicaux :

  • Documents administratifs : Ce sont tous ceux qui ont été élaborés par l’ASE en l’absence d’intervention d’un juge ou avant l’intervention d’un juge ; la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) considère que même les rapports transmis au juge mais élaborés avant l’intervention de celui-ci sont de nature administrative.

  • Documents médicaux : depuis la loi du 4 mars 2002 ils sont directement remis à l’usager.

    Dans le 64 le médecin référent PMI se charge de la communication en recevant les intéressés et peut prendre contact avec le médecin traitant.

  • Documents de nature juridictionnelle : Ce sont les jugements, ordonnances, rapports élaborés dans le cadre d’une procédure… Dans tous ces cas l’intéressé est orienté vers la juridiction compétente.

    Remarque : Pour déterminer la nature des documents, administrative ou juridictionnelle, et le libre accès de ceux-ci, il existe une certaine complexité due aux différents avis de la CADA (pas toujours constants) qui se fonde sur plusieurs textes et notamment sur la Loi N° 79-18 du 3 janvier 1979 relative aux archives qui admet des dérogations quant au délai de libre de consultation pour des documents juridictionnels par exemple.

  • Tri des passages à occulter dans les documents administratifs :

    • si le dossier contient une demande de secret il est nécessaire d’occulter les éléments identifiants ;

    • les passages qui porteraient atteinte à la vie privée des tiers (concernant par exemple l’assistante maternelle, un membre de la fratrie) doivent être retirés ;

    • aussi bien que les passages qui porteraient atteinte à la sécurité des personnes

Les photos sont remises de droit.

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Dès que possible un courier est adressé au demandeur pour fixer un rendez-vous.

Communicabilité des documents juridictionnels

S’il est exact que les documents juridictionnels en tant que tels ne sont pas communicables pour ne pas être régis par la loi du 17 juillet 1978, autrement dit, que la CADA n’est pas compétente si un greffe refuse une communication d’ordonnance, jugement, dossier. Il en va différemment pour les jugements ou ordonnances concernant un enfant qui figurent dans son dossier et qui le concernent, car c’est bien lui qui a fait l’objet d’une mesure de protection.

La même CADA écrit dans son « Guide de l’accès aux documents administratifs (la documentation française1997 p. 13) : « Soit qu’ils en émanent, soit qu’ils les lui aient été adressés, ont un caractère administratif tous les documents détenus par l’administration qui, par leur nature, leur objet ou leur utilisation, se rattachent à l’exécution d’une activité de service public ». Dès lors, si certains documents juridictionnels n’ont pas ce caractère ; je considère que les jugements concernant l’admission de l’enfant l’ont et doivent lui être communiqués.

Bien évidemment, ce point de vue peut être contesté, nul n’ignore que je suis engagé pour l’accès à la vérité, dont les auteurs proclament avec raison qu’elle rend libre, et donc que je fais toujours l’interprétation la plus favorable aux usagers. Mais je veux ajouter qu’il n’y a aucun risque de recours contre l’administration (par qui ? par le bénéficiare ?) et donc aucun danger. Seule réserve : certains jugements de déchéance des parents pourraient contenir des informations défavorables à manier avec prudence. mais les jugements, rendus au nom du peuple français, sont publics. Il y a donc juste une notion de prudence à observer dans la manière de communiquer.

Pierre Verdier[1][1] Pierre Verdier est directeur de la Vie au grand air...

V - Déroulement de la consultation

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Différentes étapes garantissent un travail compétent et ajusté.

Avant l’ouverture du dossier

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Les tous premiers instants sont consacrés à la « prise de température » et à l’ajustement de notre vocabulaire et de notre attitude et cela en fonction de l’agressivité qui peut exister ou du besoin d’être rassuré chez le consultant. Viennent ensuite :

  • la vérification de l’identité du consultant ;

  • le rappel du droit en matière de communication de documents administratifs (art. 1de la loi 78-753 : quels documents sont considérés comme administratifs, art. 6 Respect de la vie privée des tiers, etc.) ;

  • en matière de recherche des origines et de médiation pour mise en relation (par exemple avec les ascendants ou les descendants) il leur est fait part des procédures offertes par la loi N° 2002-93 du 22 janvier 2002 ;

  • l’information sur le droit de l’usager à verser des observations écrites au dossier conformément à l’article 2 de la loi 78-753 « … sur sa demande ses observations… sont obligatoirement consignées en annexe au document concerné » (ex : maltraitance de la part d’une assistante maternelle non mentionnée au dossier, souhait de laisser une trace car l’histoire est trop incomplète…) ;

  • si le consultant est accompagné, proposition lui est faite à ce moment là de le recevoir seul (c’est ici que l’accompagnant sort) ;

  • le questionnement de sa demande ; que veut-il savoir ? tout ou certains éléments ?

  • le listing des éléments souhaités ;

  • éventuellement le rendez-vous peut être différé si les éléments doivent être sélectionnés ou s’il y a besoin de plus de réflexion au vu des différentes hypothèses émises quant au souhait.

En général, la consultation durera aux environ d’une heure trente ou deux heures.

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Remarque : Deux aspects significatifs sont formulés par les demandeurs quant à l’ouverture de leur dossier :

  • la démarche est faite pour ne plus se poser la question de l’existence ou non des éléments de réponses à leurs interrogations ;

  • pour ceux qui ont déjà eu des informations, ils ressentent le besoin de pouvoir les valider.

Ouverture du dossier

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Chaque document est lu ; le plus souvent les intéressés souhaitent que l’accompagnant fasse une lecture à haute voix. Ils semblent avoir peur de toucher les documents.

Rôle de l’accompagnant administratif

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L’accompagnement est utile car souvent il est opportun de resituer les événements dans leur époque et leur contexte (professionnel, culturel, religieux…).

  • Ainsi des rappels seront faits tout au long de la lecture sur :

    • le regard porté par la société (donc les professionnels) à l’époque où se déroulent l’événement (ex : regard sur les mères célibataires en 1950 différent en 2000 - idem pour l’abandon) ;

    • les termes utilisés par les rédacteurs des rapports ; ex : le mot débile utilisé dans le sens de fragile, frêle, faible, mais souvent compris comme malade mental ou idiot ;

    • la subjectivité et la partialité de certaines appréciations ;

    • les jugements de valeurs propres au rédacteur.

  • Des explications seront apportées sur les documents, les procédures.

  • Les éléments positifs du dossier seront pointés (ex : la mère qui s’est adressée au service pour que l’enfant ait une famille, qui a choisi les prénoms, …).

  • Si l’intéressé a été adopté, on peut parler du parcours des parents adoptifs et montrer qu’il a été désiré.

  • Il est utile de donner une assise sociologique à leur situation personnelle en terme de chiffres (nombre d’enfants pris en charge, adoptés…) montrant qu’ils ne sont pas seuls dans cette situation.

    La lecture de certains documents ravive des souvenirs ou des émotions qui donnent lieu à différentes manifestations : rires, pleurs, colère… La présence et l’écoute de l’accompagnant est là importante. Celui-ci doit par ailleurs se dégager de tout sentiment de culpabilité au vu des réactions déclenchées par la consultation.

    L’accompagnateur doit pouvoir recadrer l’entretien car les dérapages surviennent aisément (ex. l’usager qui évoque beaucoup de souvenirs…).

  • Parfois on oriente l’usager vers des professionnels qui pourront l’écouter et l’aider si sa souffrance est trop grande.

L’ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

de Christophe Robert

Qu’il s’agisse d’informations personnelles, de décisions relatives à l’urbanisme, à l’aménagement du territoire, à l’environnement, à la santé, à la sécurité ou encore à la vie municipale, chacun peut aujourd’hui consulter de nombreux documents administratifs, en prendre copie, et, dans certains cas, en demander rectification.

Quels sont les documents que l’administration doit communiquer ? Comment formuler sa demande ? Quelle procédure suivre en cas de refus ?

Cet ouvrage s’adresse tant aux personnes désireuses d’obtenir la communication de documents administratifs qu’aux autorités administratives qui les détiennent.

C’est au travers d’exemples concrets, choisis en fonction des documents administratifs les plus fréquemment demandés aux diverses administrations, qu’il est proposé au lecteur de comprendre le droit applicable en matière d’accès à ces documents. Plusieurs modèles de lettres sont également proposés pour permettre à chacun de faire valoir ses droits.

Christophe Robert est rédacteur en chef adjoint du Journal des Maires.Titulaire d’un diplôme d’études supérieures spécialisées en droit des collectivités locales (université Paris V - René Descartes).

Les Éditions Journal des maires (http://www.journaldesmaires.com) ; 264 pages ; ISBN 2-914115-07-05 ; 30 euros.

Fin d’entretien

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  • Un bilan systématique est fait avec l’usager pour savoir et lui permettre d’exprimer s’il est satisfait ou s’il reste sur sa faim.

  • On aborde les souhaits quant aux suites qu’il veut entreprendre (ex. recherche de la mère de naissance).

  • Divers conseils peuvent être donnés.

  • Proposition est faite que le service puisse servir de médiateur dans les démarches conséquentes à la consultation.

  • Le tiers accompagnant est invité pour la « reprise » de l’entretien (souvent l’usager nous dit qu’il lui fera plus tard).

  • À l’issue de l’entretien l’usager remplit un document attestant de la consultation.

La formalisation de ce parcours montre aussi bien l’importance de la « stratégie » de restitution de données que l’impact symbolique et affectif contenu dans cette démarche.

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Comment la réparation de soi-même, de son histoire et de l’image de l’autre fonctionne-t-elle dans ce dispositif d’accès à son dossier administratif ?

Révélation et réparation

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L’accès à son dossier administratif permet à la personne en quête de son parcours de trouver ou retrouver les données relatives à son enfance et à ceux qui l’ont accompagnée dans cette tranche de vie. Si elle arrive avec une certaine curiosité et anxiété, elle en sort le plus souvent apaisée et rassérénée en ce qui la concerne elle-même, et ses familiers.

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Par ailleurs, dans une dimension supplémentaire, il peut arriver que par l’entremise du dossier le sujet cherche à réparer quelque chose de son histoire.

I - Révélation dans un dossier

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En découvrant le contenu de son dossier, en particulier en ce qui concerne la recherche des origines, la personne découvre parfois des éléments qui lui étaient inconnus, en particulier sur sa généalogie ou sur sa naissance. Souvent ces découvertes n’ont pas d’effet cataclysmiques, mais au contraire apaisant !

Soulagement

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L’usager au sortir de l’entrevue exprime le plus souvent un soulagement psychique et physique ; la réalité n’était pas au delà de l’imaginaire, et ce quelle qu’elle soit. « Ma mère de naissance était donc déficiente mentale, je comprends maintenant qu’elle n’ait pu me garder ! ».

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La vérité rend libre ! En recueillant la part d’histoire qui lui revient, le sujet s’unifie dans sa dimension personnelle. Le poids imaginaire des non dits invalide la subjectivité et la liberté de penser. Savoir, dès lors, fait office de révélateur de liberté ; celle d’un sujet qui enfin se reconnaît porteur d’une histoire blessée, certes, mais personnelle. Il transmettra ce savoir soulageant plutôt que le poids de l’imaginaire.

Sentiment d’existence

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En parcourant les documents qui relatent, parfois avec justesse, d’autres fois avec commisération ou condescendance, ou encore avec de fortes connotations moralisantes son itinéraire de placement, le consultant exprime un sentiment d’existence. « Au vu de l’épaisseur de mon dossier, je suis surpris de voir que j’étais si bien suivi ». Le dossier est porteur d’une forte charge symbolique. Il est la trace de l’existence passée, l’album qui fixe les différentes étapes de l’enfance et de l’adolescence de la personne. Il confirme au consultant le sentiment d’avoir existé et celui d’avoir été reconnu par la société. En « écrivant sur » le professionnel marque son « intérêt pour » et conditionne « la capacité d’existence de » celui dont il parle.

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Le dossier devient une parole adressée par delà le temps à l’enfant le plus souvent devenu adulte. Cette charge signifiante, n’est pas directement liée au contenu lui-même mais plutôt au fait qu’il y a eu une parole, des actes et par là un intérêt. C’est comme si l’intentionnalité contenue dans la technicité des écrits servait de « pousse à vivre » à l’enfant, bien sur au moment où c’est écrit, mais aussi longtemps après. C’est d’ailleurs à cause de cette charge symbolique que l’idée de réparation par l’entremise de ce dossier peut faire son chemin chez certains.

La question du tiers

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L’accompagnement par le personnel administratif, dans la consultation du dossier revêt une importance particulière. Il personnalise la dimension sociétale telle que le dossier la concrétise. Les traces de l’intervention sociale, celle que tout citoyen peut requérir, sont animées et habitées par ce professionnel qui devient le porte parole de tous ceux qui, avant lui, sont intervenus auprès de l’enfant ou de sa famille. En donnant une voix à l’écrit, l’administration garantit la forme vivante du symbole et plus spécialement celle du tiers. À l’œuvre dans tout processus social, le tiers, celui des appareils d’état, des textes législatifs ou de la figure paternelle, prend visage dans cet événement qu’est la consultation du dossier en présence et avec l’accompagnement d’un tiers.

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La dimension de révélation opère dans le registre du symbolique qui permet la reprise à tout moment de l’histoire du sujet. Mais qu’en est-il de la réparation !

II - Réparation par l’entremise de ce dossier

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La loi N° 78-753 du 17 juillet 1978 dans son article 2, autorise le consultant à « entrer » de façon plus active encore dans le dossier. En effet si celui-ci le désire, il peut apporter des observations écrites qui viendront compléter ou modifier l’écrit.

Les commentaires

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Si le consultant n’est pas d’accord avec ce qui est écrit, ou s’il désire compléter certains éléments il peut les notifier et demander à les insérer au dossier. Il semble que par là, une certaine fonction de réparation opère. À ces traces de son itinéraire devant lequel il est passif, le consultant apporte sa contribution active, par ses amendements et commentaires. Il était « sujet devant » son histoire et devient par là « sujet de » son histoire ; il se l’approprie en substituant plus de réel à l’imaginaire de celle-ci. Il devient un peu plus celui qu’il (re)cherche.

Prévoir

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Certains anticipent cette possibilité et prévoient la chose. Mme L. vient consulter son dossier ; tout en étant très intéressée par ce qui est écrit et qu’elle connaît en partie, elle ne souhaite pas avoir de photocopies de ces documents. Au moment de refermer son dossier, elle interrompt le mouvement et sortant rapidement de son sac une photo de son mariage, elle l’y glisse dedans, à la première page ; au préalable elle avait pris soin d’écrire au dos de la photo « voilà après tout ça, une histoire qui finit bien ». Elle avait prévu sa démarche et fugacement a pu la réaliser.

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Ce dossier prenait dès lors un sens différent : il restait toujours le témoin d’un itinéraire de placement et de « souffrance » passée, mais aussi du bonheur présent. En plus que de régler consciemment un compte avec le passé il s’agissait peut-être aussi inconsciemment de lui manifester une certaine gratitude.

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La consultation du dossier est un moment hautement symbolique pour le sujet où il croise son itinéraire de placement et son histoire personnelle. Il y a une forte charge affective à partir du moment où le sujet traverse, par l’écrit, l’accompagnement et son propre désir, les souvenirs qui le concerne et l’avenir qui s’ouvre différemment en lui.

En conclusion

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L’ensemble de cette démarche met en évidence la puissance symbolique et imaginaire des documents administratifs. Le dossier permet de connaître ou/et de vérifier quelque chose de son histoire pour un « mieux vivre » à partir des traces d’un passé que l’écrit raconte.

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La présence d’un personnel dans cette exploration de son passé permet de contextualiser les éléments relatifs à la révélation d‘éléments inconnus et d’optimiser les capacités de réparation de cette démarche. Par sa présence le professionnel représente tous les autres professionnels du passé et situe la démarche dans une continuité vivante et dynamique.

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L’usager, en posant la demande de consultation est certes profondément actif, mais en modifiant le contenu du dossier, par un écrit, une photo ou tout autre ajout il optimise la puissance de réparation ; dès lors il devient devant son itinéraire, initialement raconté par d’autres, le locuteur personnel de son histoire passée présente et à venir.

Notes

[*]

Rédacteur responsable du pôle adoption

[**]

Psychologue conseiller technique ASE

[1]

Pierre Verdier est directeur de la Vie au grand air et l’auteur, notamment, de « RETROUVER SES ORIGINES, L’accès au dossier des enfants abandonnés » (voy. la rubrique bibliographique, page 63 de ce numéro).

Plan de l'article

  1. Le cadre, sa dimension formelle et juridique
    1. I - Présentation du service
    2. II - Statistiques
    3. III - Modalités d’accès au dossier
    4. IV - Préparation du dossier
    5. V - Déroulement de la consultation
      1. Avant l’ouverture du dossier
      2. Ouverture du dossier
      3. Rôle de l’accompagnant administratif
      4. Fin d’entretien
  2. Révélation et réparation
    1. I - Révélation dans un dossier
      1. Soulagement
      2. Sentiment d’existence
      3. La question du tiers
    2. II - Réparation par l’entremise de ce dossier
      1. Les commentaires
      2. Prévoir
  3. En conclusion

Pour citer cet article

Bénavente Alice, Mialocq Henri, « La question de la consultation des dossiers à l'Aide sociale à l'enfance », Journal du droit des jeunes, 2/2003 (N° 222), p. 27-30.

URL : http://www.cairn.info/revue-journal-du-droit-des-jeunes-2003-2-page-27.htm
DOI : 10.3917/jdj.222.0027


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