Vous consultezLes archives et la mutation informatique

AuteurBrigitte Mazon du même auteur

La mutation technologique de l’ère numérique a doublement transformé le monde des archives et tend à faire du métier de l’archiviste un mixte professionnel d’informaticien et d’archiviste. L’introduction de l’informatique dans les services d’archives a d’abord modifié et facilité la gestion matérielle des documents par l’utilisation d’outils dédiés au récolement, à la gestion de l’espace et au traitement des communications. Mais c’est dans l’immatériel, dans le traitement de l’information d’une part, et dans la conservation des nouveaux supports des documents d’autre part, que s’opère la mutation majeure du monde des archives. Les plates-formes d’archivage électronique des documents numériques, actuellement à l’état de projets pilotes, vont intégrer les récentes avancées de la description informatique des archives physiques, et c’est à ces dernières que nous consacrons ce bref exposé[1][1] Cette communication n’aurait pas vu le jour sans l’aide...
suite.

La description archivistique normalisée

2 Le document d’archives est un ensemble (longtemps défini comme « original et unique ») constitué d’un support matériel (ou numérique) et de l’information qu’il contient, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation et de recherche. Pour traiter de l’information, pour décrire à la fois le contenu informatif et le support des documents qu’il traite, l’archiviste produit des instruments de recherche sous la forme de bordereaux, de répertoires, d’inventaires.

3 Le monde des archives a compris tardivement l’intérêt de la normalisation nationale et internationale pour ses instruments de recherche. Le premier standard de description international des archives n’a vu le jour qu’en 1994, vingt-cinq ans après l’International Standard Bibliographic Descriptions (ISBD), né en 1969. Ce retard pris par rapport aux bibliothèques s’explique en partie par le fait que la description archivistique est complexe car elle traite de fonds uniques, décrits une seule fois et qu’elle implique des relations hiérarchisées entre les parties d’un fonds. La normalisation de la description s’est attachée au contenu des documents d’une part et au contexte de leur production d’autre part. Ainsi la norme générale et internationale de description archivistique l’Isad (G), publiée en 1994, traite de la description des documents d’archives, c’est à dire du contenu des documents. Elle a été suivie de la publication, en 1996, de la norme Isaar (CPF) qui a pour objectif la description des producteurs d’archives et plus largement du contexte des documents. Cette norme fournit les règles nécessaires à la rédaction de notices d’autorité décrivant les entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production des archives[2][2] Ces deux normes sont téléchargeables sur le site du...
suite.

Les principes fondamentaux

4 La description archivistique repose sur le principe du respect des fonds. C’est le principe fondamental selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient et, dans ce fonds, à sa place d’origine. Il comprend trois notions : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

5 La norme l’Isad (G) propose des descriptions à plusieurs niveaux, du fonds à la pièce. Elle compte 26 éléments répartis en 7 zones, leur combinaison permet la description multi niveaux de toute unité documentaire. La norme propose une démarche descriptive qui va du général au particulier, en ne fournissant que les renseignements appropriés au niveau décrit, en situant l’unité décrite dans la hiérarchie, en évitant la répétition d’informations dans des descriptions liées hiérarchiquement dans un principe d’héritage et de généralisation.

6 L’Isaar repose sur le principe de la provenance. Il présente des similitudes avec le contrôle d’autorité des noms d’auteurs dans les catalogues de bibliothèques. Toutefois l’application du principe du respect de la provenance implique aussi de rassembler des informations sur les producteurs et le contexte de la production des documents. Ainsi, d’une conception statique du respect des fonds (un producteur correspond à un fonds), on passe à une conception complexe, multidimensionnelle et dynamique. En effet, le contexte de production d’un fonds n’est plus seulement le producteur, mais différentes entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion des archives.

7 La normalisation de la description a permis de produire des instruments de recherche plus homogènes et cohérents, présentant une structuration hiérarchique très logique. Cette structuration hiérarchique a trouvé ultérieurement sa traduction informatique dans un format de dernière génération : le XML.

La description archivistique informatisée

8 Dans une première tentative, les archivistes américains ont, au début des années 1980, emprunté aux bibliothécaires le format Marc AMC (Archival and Manuscript Control) dérivé du format Marc (MAchine-Readable Cataloging) né en 1965. Ils ont adapté ce format bibliothéconomique aux notices descriptives des fonds d’archives. Grâce à ce format d’échange, ils ont pu intégrer les archives et les manuscrits dans de vastes ensembles de catalogues. Mais le format Marc avait ses limites : il ne permettait que le repérage de l’existence d’un fonds dans un dépôt donné, pas le repérage de dossiers et de documents à l’intérieur d’un fonds.

9 À la fin des années 1980, des chercheurs de l’Université de Californie ont orienté leurs recherches vers un système fondé sur des normes indépendantes des plates-formes logicielles capables de restituer une structure hiérarchique complexe, ce qui a mené au choix de SGML puis de XML.

10 XML (eXtensible Markup Language), est un méta-langage de balisage qui permet à la fois de faire des documents structurés et d’assurer la pérennité de l’information, tout en facilitant les échanges de données, car c’est un format ouvert et standard, non propriétaire. Les documents XML sont lisibles à l’œil, ils ne sont pas des documents binaires ou à codage complexe : XML est la pierre angulaire de l’archivage électronique. On peut faire directement du XML, mais il existe un vocabulaire (une liste des éléments et leur signification) et des « grammaires » que sont les systèmes de balises pré-établies, les DTD (Document Type Definition) qui contiennent les règles que doivent respecter les éléments et les attributs d’un document XML pour qu’il soit valide.

11 Ainsi les archivistes américains ont-ils proposé une DTD EAD, soit une bibliothèque de balises contenant les définitions des éléments et des attributs propres à la description archivistique. L’EAD est un standard professionnel très largement répandu, il est indépendant de toute plate-forme logicielle, fondé sur des standards durables, il est pérenne. L’EAD a intégré le standard de description international Isad (G). Grâce au méta-langage XML, on peut profondément structurer l’information. L’EAD avec ses 145 éléments permet de décrire le nombre de niveaux hiérarchiques que l’on souhaite, en allant du fonds, voire des ensembles de fonds, à la pièce, voire des parties de pièces.

Des outils électroniques de la troisième génération

12 Les archivistes, qui ont eu un temps de retard sur les bibliothécaires, sont entrés de plain-pied dans la troisième génération des outils électroniques. Leurs outils ne sont plus des logiciels de type documentaire, auxquels on a pu reprocher un mode d’interrogation étriqué, à plat, cloisonné… Dans les années 1980 certains archivistes, alors plus modernes que d’autres, ont pensé pouvoir trouver une évolution de leur métier dans l’utilisation pionnière de l’informatique documentaire. Mais ils ont fait fausse route : ils ont adapté les fondamentaux de leur métier aux outils du moment. Ils se sont mis à faire de la description à plat (chaque dossier étant décrit par une fiche). Or au fonctionnement à deux dimensions, qui convient à l’accès aux fiches juxtaposées du logiciel documentaire, s’est ajoutée une dimension supplémentaire qui permet une vision organisée fonctionnant en «  zoom » dans une matière hiérarchisée.

13 L’ensemble informatique constitué par l’instrument de recherche en XML/EAD et l’application permet d’interroger de façon ciblée le contenu de corpus de documents XML. Le moteur de recherche permet de passer d’une approche globale du fonds au détail du dossier ou de la pièce. Là où le logiciel documentaire ouvre des petites fenêtres juxtaposées, sans notion de contexte, les outils archivistiques permettent le recul, la vue d’ensemble en même temps que le gros plan sur le détail.

14 Ce traitement repose sur une méthode classificatoire différente de l’organisation thématique ou encyclopédique des bibliothécaires puisque chaque plan de classement de fonds d’archives est unique, il est hiérarchique et reflète l’organisation intrinsèque du fonds et de son producteur. Le monde des bibliothèque s’intéresse maintenant à ces formats et commence à les adopter, car ils permettent aussi le classement thématique des collections et le retour des systèmes classificatoires. Les archivistes quant à eux sont encore dans une période d’expérimentation et de découverte de leurs nouvelles pratiques : ils ont maintenant les normes, les outils et les méthodes de travail.

15 Les instruments de recherche informatisés offrent à l’historien deux modes d’accès complémentaires à la description des fonds d’archives : la navigation par le plan de classement et la recherche par mot dans le plein texte de la description, le premier permettant de pallier les faiblesses inévitables du second. Un instrument de recherche en XML et son moteur de recherche offrent en outre la possibilité d’une gestion de liens dynamiques : liens vers les substituts numériques qui peuvent être des images, une version électronique des documents eux-mêmes ; liens entre instruments de recherche qui permettent de renvoyer d’un état des fonds vers des instruments de recherche détaillés, liens entre des descriptions à l’intérieur d’un même instrument de recherche. Les techniciens de l’accès à l’information disposent maintenant d’outils informatiques pour mettre en œuvre toutes les techniques documentaires : classification, indexation, plein texte, hypertexte et hypermédia. L’archiviste, même s’il a pour souci principal de respecter au plus près l’organisation naturelle des fonds qu’il décrit, construit nécessairement son objet, organise sa description, choisit ses descripteurs. Il rend compte de ses choix et participe ainsi à la construction des sources de l’historien.

16 La description archivistique normalisée et informatisée semble dorénavant bien établie, mais c’est à l’heure actuelle un autre défi que doit relever le monde des archives dans l’environnement numérique : celui de l’identification, de la collecte et de la conservation des documents dits « dématérialisés ». L’enjeu capital est celui de la pérennité des données numériques dont le contenu, indépendamment des supports physiques, constitue les futures sources de la preuve, de la recherche historique, du patrimoine, de la mémoire individuelle et collective. B. M.

Bibliographie

RÉFÉRENCES

• Clavaud, Florence, Sévigny, Martin, « Instruments de recherche : la mise en œuvre des nouvelles technologies », Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste, Association des archivistes français, Paris, 2004, pp. 159-189.

• Chabin, Marie-Anne, « Document trace et document source. La technologie numérique change-t-elle la notion de document ? », http://archivesic.ccsd.cnrs.fr /sic_ 00001020

• Dherent, Catherine, Les archives électroniques : manuel pratique, Paris, Direction des Archives de France/La Documentation française, 2002

• Travaux du groupe d’experts EAD de l’Afnor : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr /fr /archivistique /DAFlangage.html

• Travaux du groupe PIN (Pérennisation des informations numériques) : http://vds.cnes.fr /pin /

Notes

[1] Cette communication n’aurait pas vu le jour sans l’aide précieuse de Louis Colombani, inventeur d’Arkhéïa, logiciel de gestion et de traitement des archives qui, depuis sa conception initiale au début des années 1980, a intégré chacune des évolutions informatiques de l’archivistique contemporaine. Qu’il soit ici remercié de la généreuse transmission de son savoir.

[2] Ces deux normes sont téléchargeables sur le site du Conseil international des archives : www.ica.org

Résumé

La mutation technologique de l’ère numérique a doublement transformé le monde des archives et tend à faire du métier de l’archiviste un mixte professionnel d’informaticien et d’archiviste. L’introduction de l’informatique dans les services d’archives a d’abord modifié et facilité la gestion matérielle des documents par l’utilisation d’outils dédiés au récolement, à la gestion de l’espace et au traitement des communications. Mais c’est dans l’immatériel, dans le traitement de l’information d’une part, et dans la conservation des nouveaux supports des documents d’autre part, que s’opère la mutation majeure du monde des archives.

PLAN DE L'ARTICLE

• La description archivistique normalisée
• Les principes fondamentaux
• La description archivistique informatisée
• Des outils électroniques de la troisième génération

Brigitte Mazon « Les archives et la mutation informatique », Matériaux pour l’histoire de notre temps 2/2006 (N° 82), p. 100-102.
URL : www.cairn.info/revue-materiaux-pour-l-histoire-de-notre-temps-2006-2-page-100.htm.